Base description which applies to whole site

6. Bedrijfsvoeringsparagraaf

Scope

De scope van deze bedrijfsvoeringparagraaf is de bedrijfsvoering waarvoor de Minister van Infrastructuur en Waterstaat verantwoordelijk is. (hoofdstuk XII Infrastructuur en Waterstaat, het Infrastructuurfonds en het Deltafonds). De bedrijfsvoering, inclusief het financieel beheer binnen het Ministerie van IenW, is op orde maar verslechterd zoals ook weergegeven in de onderstaande uitzonderingsrapportage. De financiële overzichten geven een getrouw beeld van de uitkomsten van de begrotingsuitvoering.

1. Uitzonderingsrapportage

Om te voldoen aan de rapportagecriteria uit de rijksbegrotingsvoorschriften wordt in dit onderdeel gerapporteerd op de onderstaande rapportage-items:

  • comptabele rechtmatigheid;

  • totstandkoming van de niet-financiële verantwoordingsinformatie;

  • begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering;

  • overige aspecten van de bedrijfsvoering.

A. Comptabele rechtmatigheid

Uit de controle door de Auditdienst Rijk (ADR) over 2020 is gebleken dat de rapporteringstoleranties niet zijn overschreden met uitzondering van de toleranties die betrekking hebben op:"de betalingen van de artikelen 17, 97 en 98, de verplichtingen van het begrotingshoofdstuk en van de artikelen 13, 14 en 17 en de agentschappen". Bij de betalingen is dit voornamelijk een gevolg van onzekerheden bij het vaststellen of de juiste prestatie is geleverd. Bij de verplichtingen heeft het ministerie van Financiën liquiditeitsverruiming verstrekt aan de ZBO's CBR, LVNL en ACNL. Het ministerie heeft aan het ministerie van Financiën terzake garanties verstrekt voordat deze voorwaardelijke verplichting is gemeld aan de Staten-Generaal. Hierdoor zijn de rapporteringstoleranties van de verplichtingen van de artikelen 14 en 17 overschreden. Bij de verplichtingen diende specifieke uitkeringen lager dan €10 mln. ondergebracht te worden in een verzameluitkering zoals de Financiële Verhoudingswet voorschrijft. BZK heeft echter in 2015 aangegeven dat deze uitkeringsvorm niet meer wordt toegepast. In onderstaande tabellen worden de overschrijdingen weergegeven.

Tabel 78 Overzicht overschrijdingen rapporteringstoleranties fouten en onzekerheden

(1) Rapporterings-tolerantie

(2) Verantwoord bedrag in € (omvangsbasis)

(3) Rapporterings-tolerantie voor fouten en onzekerheden in €

(4) Bedrag aan fouten in €

(5) Bedrag aan onzekerheden in €

(6) Bedrag aan fouten en onzekerheden in €

(6a) Waarvan bedrag aan fouten en onzekerheden gerelateerd aan noodmaatregelen in €

(7) Percentage aan fouten en onzekerheden t.o.v. verantwoord bedrag = (6)/(2)*100%

(7a) Waarvan percentage aan fouten en onzekerheden gerelateerd aan noodmaatregelen t.o.v. verantwoord bedrag = (6a)/(2)*100%

Verplichtingen

        

Totaal artikelen verplichtingen

9.910.861.000

198.217.220

225.760.835

881.753

226.642.588

2,3%

0%

HXII Artikel 13 Bodem en Ondergrond

35.953.000

3.595.300

9.350.000

81.471

9.431.471

26,2%

0%

HXII Artikel 14 Wegen en Verkeersveiligheid

281.913.000

25.000.000

42.526.834

42.526.834

15,1%

0%

HXII Artikel 17 Luchtvaart

167.781.000

16.778.100

144.203.932

2662

144.206.594

85,9%

0%

         

Uitgaven1

        

HXII Artikel 17 Luchtvaart

34.452.000

3.445.200

216.159

4.598.787

4.814.946

14,0%

0%

HXII Artikel 97 Algemeen departement

67.280.000

6.728.000

-

3.436.106

3.436.106

0%

0%

HXII Artikel 98 Apparaatsuitgaven kerndepartement

348.644.000

25.000.000

344,33

19.240.316

19.240.660

0%

0%

         

Samenvattende staat Baten-en Lasten agentschappen

3.239.211.000

64.784.220

40.800.967

26.894.786

67.695.753

2%

0%

1

Bij de controle van onderstaande artikelen is een statistische steekproef gebruikt. In kolom 7 wordt bij art 1297 en 1298 daarom geen percentage toegelicht omdat de som van de meest waarschijnlijke fouten en onzekerheden (kolom 6) de rapporterings- tolerantie (kolom 3) niet heeft overschreden.

B. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

C. Begrotingsbeheer, financieel beheer en materiële bedrijfsvoering

Begrotingsbeheer

Zolang een voorstel van wet tot wijziging van een begrotingsstaat niet tot wet is verheven en in werking is getreden, wordt nieuw beleid dat ten grondslag ligt aan die wijziging, niet in uitvoering genomen, tenzij uitstel van de uitvoering naar het oordeel van de minister van IenW niet in het belang is van het Rijk en zij de Staten-Generaal daarover heeft geïnformeerd. De informatieverstrekking aan de Staten-Generaal zoals bovenstaande bepaling uit de comptabiliteitswet voorschrijft, is niet volledig nageleefd bij het verstrekken van een lening aan de Waddenveren. Informatie daarover aan de Staten-Generaal is verstrekt met brief TK 23645 nr 728.

De liquiditeitsverruiming van LVNL, CBR en ACNL als gevolg van corona had eerder aan het parlement gemeld moeten worden.

Financieel beheer

Het algemene beeld is dat in de basis het financieel- en materieel beheer op voldoende niveau is om de rechtmatigheid van de geldstromen te borgen met uitzondering van de kwaliteit van de prestatieverklaringen op de betalingen. De Auditdienst Rijk heeft vastgesteld dat het verplichtingenbeheer ontoereikend is en heeft geadviseerd om de administratie, beheer en beheersing te versterken.

Met betrekking tot het aangaan van verplichtingen is er sprake van een ordelijk en controleerbaar proces met de onderstaande opmerkingen. 

Onvolkomenheid aanbestedingen

De monitor voor de naleving van de wet- en regelgeving voor aanbestedingen is in het verslagjaar verbeterd. Bij RWS is de verbeteraanpak in 2020 gericht op een jaarlijkse structurele monitoring op aanbestedingsprocedurekeuze over alle vier de inkoopdomeinen (GWW, Kennis, IV en BV). Er zijn in SAP geautomatiseerde rapportages ontwikkeld die transparanter en beter reproduceerbaar zijn, maar desondanks arbeidsintensief blijven. In de monitor 2020 zijn nu aanvullend op 2019 ook de wijzigings- en verlengingscontracten en nadere overeenkomsten onder raamcontracten meegenomen. M.b.t. de inhuurcontracten en light inkopen zijn afzonderlijke monitors ontwikkeld. Tevens is actie genomen m.b.t. de volledigheid en juistheid van het inkoopdossier. RWS heeft aan de ADR gevraagd een root-course-analyses uit te voeren naar de aspecten die hierin mogelijk een rol spelen (waaronder bijvoorbeeld het autorisatiebeleid en vertrouwelijkheid). De analyses worden volgens huidig plan opgeleverd in kwartaal 2 van 2021.

Uit een in 2020 gehouden interne analyse naar het inhuurproces bij RWS komt naar voren dat niet in alle gevallen sprake is van een juiste begrotingsbelasting en dat de naleving naar het inhuurproces onvoldoende is. In 2021 wordt bezien op welke wijze hierop kan worden verbeterd.

Overbruggingsovereenkomsten.

IenW is categoriemanager op een aantal rijksbrede raamovereenkomsten. Vier rijksbrede raamovereenkomsten (Interim Management & Organisatieadvies, Inkoopadvies, Auditdiensten en Financiële Adviesdiensten) zijn verlengd middels een overbruggingsovereenkomst. De eerste drie na bezwaren van marktpartijen bij de aanbesteding van de nieuwe raamovereenkomsten, waarna op advies van de Landsadvocaat deze aanbestedingen door IenW zijn ingetrokken. De overbruggingsovereenkomsten zijn daarmee onrechtmatig vanwege het ontbreken van een aanbesteding. Het gevolg hiervan is dat alle aangegane verplichtingen op deze overeenkomsten rijksbreed onrechtmatig zijn. Het gaat voor IenW in totaal in het huidig verslagjaar om een bedrag groot ca. 15 miljoen euro. De her-aanbestedingen zijn gestart en naar verwachting zullen nieuwe contracten in het 3e kwartaal van 2021 beschikbaar komen. Op de noodzakelijke verbeteringen in het beoordelings- en inlichtingenproces wordt toegezien door het verantwoordelijk management.

Onvolkomenheid «kleine inkopen rws»

Naar aanleiding het extern onderzoek van KPMG over het (light) inkoop- en betaalproces zijn alle voorgenomen acties uitgevoerd bij de Bestuurskern en RWS uitgevoerd. Bij RWS is het Kader light inkopen herijkt, met verduidelijking van rollen en verantwoordelijkheden. Tevens is de monitoring light inkoopproces versterkt, o.a. door het vaststellen en uitvoeren van een monitorings- en controlplan light inkopen, waaronder het uitvoeren van periodieke spendanalyses m.b.t. repeterende light inkopen, ‘maverick buying’, etc. Één van de verbetermaatregelen betrof het periodiek monitoren van de light inkopen op basis van een control- en monitoringsplan light inkopen. De light inkopen worden vanaf 2020 integraal gemonitord en de uitkomsten hiervan worden per 3 maanden aan de directeuren bedrijfsvoering teruggekoppeld, op basis waarvan – waar nodig – betrokkenen worden aangesproken. In 2020 is met een onafhankelijke interne audit de realisatie van de verbetermaatregelen getoetst. Hierbij is geconstateerd dat de verbetermaatregelen adequaat zijn geïmplementeerd.

Op de Bestuurskern wordt het light proces herzien. Er is een via interne controle onderzoek een analyse gemaakt en komend jaar worden voorstellen voor verbetering van het proces verwerkt in het verbeterplan. Ook de diensten zullen hierbij worden betrokken als gebruiker van het light proces.

Prestatieverklaringen Bestuurskern

Ook gedurende 2020 is veel aandacht geschonken aan de tekstuele kwaliteit van de afgegeven prestatieverklaringen. Maandelijks zijn de inkoopfacturen voor betaling hierop integraal gecontroleerd en is over de uitkomsten van deze integrale controle maandelijks gerapporteerd aan de beleidsdirecties. De uitkomsten van deze controles lieten een dusdanige positieve ontwikkeling zien dat deze integrale controle vanaf juli 2020 is beëindigd.

Contractbeheersing RWS

Met systeemgerichte contractbeheersing (SCB) toetst RWS risico gestuurd het kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer om na te gaan of de contractuele verplichtingen worden nageleefd. Om het behaalde niveau van het functioneren van SCB te monitoren is in 2020 wederom - zowel bij de aanleg- als bij de onderhoudsprojecten – een selfassessment uitgevoerd naar de kwaliteit van de SCB, waarvan de uitkomsten zijn gereviewd. In het kader van de getroffen Corona maatregelen is door RWS in april het Kader Contractbeheersing aangevuld met een «Tijdelijke Contractbeheersstrategie GWW n.a.v. Corona». Medio 2020 is naar aanleiding van de verlenging van de Corona maatregelen een «Verlenging tijdelijke contractbeheersstrategie GWW naar aanleiding van Corona» vastgesteld. De intentie van deze tijdelijke contractbeheersstrategie was het borgen van de beheerste en rechtmatige voortgang van projecten en bijbehorende betalingen aan opdrachtnemers gedurende de Corona maatregelen. De ondergrens voor het rechtmatig kunnen betalen is in de tijdelijke contractbeheersstrategie bepaald op a) veilig kunnen werken en b) het kunnen borgen van de technische levensduur van de infrastructuur. Door RWS is medio 2020 onderkend dat het langer voortduren van de Corona maatregelen en het continueren van de tijdelijke contractbeheersstrategie mogelijk consequenties zou kunnen hebben voor de veiligheid, kwaliteit of rechtmatigheid. Hierop zijn per 1 oktober en per 1 december risico-analyses uitgevoerd op basis waarvan geen verhoogde risico’s zijn gesignaleerd. De tijdelijke contractbeheerstrategie wordt vooralsnog gecontinueerd.

Er is in overleg met de marktsector besproken hoe, de maatregelen tegen Corona in acht nemend, het werk zoveel mogelijk kan doorgaan en indien mogelijk versneld kan worden (bijvoorbeeld door verminderde verkeersintensiteit). Daarbij zijn onder andere een protocol ‘Samen veilig doorwerken’ ontwikkeld en aanpassingen in de werkwijze bij aanbestedingen doorgevoerd (bijvoorbeeld voor het uitvoeren van inlichtingen, marktconsultaties en dialooggesprekken). Waar de coronamaatregelen leiden tot knelpunten binnen projecten, handelt RWS doortastend vanuit het perspectief «best for project» met inachtneming van de geldende wet- en regelgeving. Daarbij stelt RWS zich redelijk en billijk op richting de opdrachtnemer, bijv. waar het gaat om het verlenen van uitstel van termijnen. Er zijn voorts afspraken gemaakt om gedurende de corona-periode sneller en vaker te betalen.

De beheersing van de contracten zonder SCB heeft in 2020 extra aandacht gehad. Er lopen verschillende initiatieven, kennissessies en experimenten om de beheersing van deze kleinere contracten (niet SCB) te verbeteren, waaronder extra checks op de onderbouwing van prestatieverklaringen. Tevens ook gericht op het verminderen van het aantal prestatieverklaarders in SAP, het centraliseren en vereenvoudigen van daadwerkelijke SAP handelingen, het verbeteren en het vereenvoudigen van het PV-formulier en verdere aandacht voor houding en gedrag. Uit in 2020 gehouden interne audits komt evenwel het beeld naar voren dat de contractbeheersing van de kleinere contracten (niet SCB) nog niet aan het gewenste niveau voldoet, hetgeen zich in belangrijke mate toespitst op de onderbouwing van de prestatieverklaring.

D. Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Onvolkomenheid «Informatiebeveiliging kerndepartement»

Op het vlak van informatiebeveiliging zijn in 2020 stappen gezet. De CISO heeft een plek gekregen in het OenF rapport. De sporen van de cyberstrategie IenW zijn bijna allen afgerond en binnen de mogelijkheden zijn doelen voor 2020 uit het vastgestelde werkprogramma informatiebeveiliging gerealiseerd. Zo zijn we de overgang aan het maken van verantwoording middels de In-control-verklaring naar sturing op het hoogste management niveau (informatiebeveiligingsbeeld, IBB) en is een start gemaakt met het structureel voeren van risicogesprekken tussen beleid en RWS. We hebben echter in 2020 ook deels niet kunnen bereiken wat we voor ogen hadden. Interne redenen hiervoor zijn, dat het bereiken van doelen meer inspanning vergde dan vooraf ingeschat en tegenvallende personele capaciteit (ziekte, reorganisatie). Externe redenen waren Corona-maatregelen en ontwikkelingen als herziening taakbesluit CIO-stelsel.

Onvolkomenheid «Lifecyclemanagement»

In december 2020 is het besluit CIO-stelsel Rijksdienst vastgesteld door de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Dit besluit geeft belangrijke handvatten voor de doorontwikkeling van de CIO-functie en de sturing op informatievoorziening. De eerste stappen zijn het afgelopen jaar al gezet bij IenW door het inrichten van de centrale directie CDIV en deze stapsgewijs uit te breiden. Hiermee wordt een belangrijke randvoorwaarde ingevuld om ondermeer de vastlegging en het onderhoud van de applicaties in het ICT-landschap inclusief het lifecycle management te versterken. De prioriteit van de CDIV ligt op het vergroten van concernbreed inzicht en overzicht en het versterken van de IV-Governance. Daar voor is een onderzoek gestart naar de Ist-situatie t.a.v. lifecycle management binnen de onderdelen van IenW. Dit is onderdeel van een plan van aanpak om lifecycle management op centraal niveau naar een hoger volwassenheidsniveau te brengen. Deze activiteiten worden door het centrale CIO-office in nauwe samenwerking opgepakt met de CIO’s van de onderdelen om hun kennis en ervaring, waaronder RWS, te benutten.

2. Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

  • MenO- risico's en ontwikkelingen betreffende het MenO-beleid

    MenO- risico's worden zoveel als mogelijk beheerst bij de coronaregelingen en anders toegelicht. Zo heeft de staatssecretaris uitleg verstrekt over het restrisico als gevolg van de uitwerking van de «+2%» in de regeling specifieke uitkering beschikbaarheidsvergoeding regionaal ov.

  • Grote lopende ICT-projecten

    Het ministerie van IenW vermeldt, conform rijksbrede afspraken, alle projecten en programma’s met een meerjarig ICT-component van tenminste € 5 miljoen op het Rijks ICT-dashboard. Halverwege het jaar rapporteren de diensten over majeure wijzigingen en actualiseren, waar nodig, de informatie op het Rijks ICT-dashboard. In 2020 heeft het departementale CIO-office workshops georganiseerd over het Rijks ICT-dashboard en is het proces voor het actualiseren aangescherpt.

    Door Adviescollege ICT-toetsing (voormalig Bureau ICT Toetsing (BIT)) is in 2020 één advies opgeleverd over het project Areaal Informatievoorziening Rijkswaterstaat/Bouw Informatie Management (AIRBIM). Het onderzoek heeft in 2019 plaatsgevonden. Daarnaast heeft het Adviescollege ICT-toetsing in 2020 het programma IA sourcing en het programma Opvolging Bedrijfsvoering Systeem (OBS) getoetst. Voor IA sourcing wordt het advies in januari 2021 opgeleverd en voor OBS in Q1 2021. IenW heeft in 2020 meer projecten voor een toets aangemeld bij het Adviescollege ICT-toetsing, maar niet alle aangemelde projecten zijn getoetst. BIT maakt op basis van een risicoanalyse zelfstandig de afweging welke projecten worden getoetst. Naast de onderzoeken van het Adviescollege ICT-toetsing zet IenW bij ICT-projecten ook andere (interne en externe) toetsen in. De BIT-toetsen zijn openbaar en raadpleegbaar via de website van het Adviescollege ICT-toetsing.

  • Gebruik open standaarden en open source software

    In 2020 is er niet afgeweken van het gebruik van de door het Forum Standaardisatie voorgeschreven open standaarden bij het verwerven of (door)ontwikkelen van de informatievoorziening van IenW. Net als in voorgaande jaren stuurt IenW op de toepassing daarvan bij het Werken onder Architectuur: de van toepassing zijnde open standaarden worden opgenomen in de architectuurdocumenten van het betreffende project en worden vertaald naar eisen in de documenten t.b.v. inkoop of aanbesteding. Om de toepassing van open standaarden ten aanzien de Digitale Toegankelijkheid kracht bij te zetten, is binnen IenW een Handreiking en een Praktische Toepassing Verplichte Eisen aan Digitale Voorzieningen opgesteld. Hierin worden richtlijnen vertaald naar toepasbare, concrete eisen voor aanbestedings- en ontwerpdocumenten .

    IenW hanteert een in 2011 vastgestelde Open Source strategie die aangeeft dat - in geval van gelijke geschiktheid - bij verwerving of (door)ontwikkeling van de informatievoorziening, de voorkeur uitgaat naar de toepassing van Open Source Software. Ook hier is in 2020 niet van afgeweken.

  • Betaalgedrag

    Aan de betalingsnorm wordt voldaan.

  • Activiteiten Audit-Committee

    Het audit committee is viermaal bijeengekomen. Naast de top of mind van de leden is gesproken over de voortgang van maatregelen om bevindingen en onvolkomenheden in de bedrijfsvoering op te lossen. Daarbij werd gebruik gemaakt van het samenvattend auditrapport, de tussentijdse brieven van de ADR, presentaties over informatiebeveiliging, algoritmes en mobiliteitsfonds, notities risicomanagement en aanpak zelfevaluatie Audit Committee en een voortgangsverslag vraaggestuurde audits.

  • Normenkader financieel beheer

    Het departementaal toezicht op het normenkader financieel beheer voor de ZBO’s is belegd bij FIB. Het departementale toezicht opdat het normenkader financieel beheer wordt toegepast bij sectorwetgeving is belegd bij de beleidsdirectoraten-generaal. De Aw/ILT toetst samen met Waarborgfonds Sociale Woningbouw aan de hand van een gezamenlijk beoordelingskader het financieel beheer bij de woningbouwcorporaties in opdracht van het ministerie van BZK.

3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Organisatieontwikkelingen

Strategische Agenda IenW (grenzeloos samenwerken)

Over Morgen is het IenW brede organisatie ontwikkelprogramma waarin beleid, bedrijfsvoering, uitvoering, inspectie en kennisinstituten zijn verenigd. IenW wil de komende jaren verder doorontwikkelen als speler in samenwerkingsarrangementen met partners. Dit vertaalt zich ook door in de organisatie van de bedrijfsvoering. Er is behoefte aan nieuwe vaardigheden, werkwijzen en zienswijzen. In 2020 is verder verhelderd wat de effecten zijn van andersoortige werkwijzen naast de reguliere lijnorganisatie en – sturing, de toename van informatie gestuurd werken en werken en leren in opgaven buiten de lijn.

Bestuurskern bedrijfsvoering

In 2020 is de herinrichting van de bedrijfsvoering van het kerndepartement uitgevoerd. Vanaf 1 september van dit jaar gaan Financiën, Management en Control (FMC) en Integrale Bedrijfsvoering IenW (IBI) samen verder onder één noemer: Financiën en Integrale Bedrijfsvoering (FIB). Door het veranderprogramma ‘Bedrijfsvoering in Beweging’ is ook op andere terreinen geïnvesteerd naar een stabiele basis en een flexibele, wendbare en proactief werkende bedrijfsvoering. Zo zijn er processen gerobotiseerd, is een beeld van de gewenste cultuur geformuleerd en zijn er stappen gezet in het informatie gestuurd werken met data. Eind 2020 is gestart met de overdracht naar de lijn.

KNMI

Om de noodzakelijke veranderingen te realiseren zijn in 2020 acties ingezet om de organisatie wendbaarder te maken, de benodigde kennis en vaardigheden op het gebied van ICT en projectleiding te vergroten en competenties te versterken. Medio 2020 heeft de KNMI daartoe o.a. het strategisch personeelsplan ICT vastgesteld. Deze gaat o.a. in op werken binnen devops teams, softwareontwikkeling op basis van cloud technologie, databeheer, datascience en software-developing.

RWS

Veel van het werk is doorgegaan ondanks COVID-19. RWS heeft ten behoeve van een veilig, bereikbaar en leefbaar Nederland over het geheel bezien de productiedoelen weten te realiseren. Daarnaast zijn er verbeteringen in de bedrijfsvoering doorgevoerd en in gang gezet. Enkele voorbeelden daarvan zijn:

Om een scherper beeld te krijgen van de instandhoudingsopgave hebben RWS en ProRail de budgetbehoefte voor instandhouding opnieuw opgebouwd en extern laten valideren. Daarbij zijn we tot de conclusie gekomen dat extra inspanningen nodig zijn om de instandhoudingsopgave aan te kunnen teneinde het benodigde kwaliteitsniveau vast te houden. Om de opgave aan te kunnen moet het assetmanagementproces en de daartoe benodigde (financiële) administratie op een hoger niveau worden gebracht. In 2020 zijn de benodigde verbeteringen in beeld gebracht die we vanaf 2021 door gaan voeren. De Tweede Kamer is 17 december 2020 geïnformeerd over het meerjarige ontwikkelplan assetmanagement. De met AIRBIM in gang gezette verbeteringen in de administratie van areaalgegevens maken onderdeel uit van het ontwikkelplan;

In 2020 werkte RWS, samen met de markt, door aan een veranderopgave onder de titel ‘Op weg naar een vitale infrastructuur’. Doel van deze opgave is een transitie van de marktsector naar een vitale sector die in staat is de grote, complexe toekomstige productieopgave op het gebied van infrastructuur te kunnen vervullen. Binnen deze aanpak wordt geëxperimenteerd met bijvoorbeeld portfoliocontracten. Die lijken perspectief te bieden om tot een betere risicoverdeling van grote projecten te komen en om voldoende volume en voorspelbaarheid voor de markt om rendabel te kunnen innoveren in de projecten. Daarnaast moet de toepassing van een twee-fasen proces leiden tot een betere verdeling en beheersing van risico’s in grote en complexe projecten, bijdragen aan de financiële zekerheid van bedrijven en financiële voorspelbaarheid van projecten voor RWS als opdrachtgever;

De ‘Fabriek’ (werktitel) is een organisatieontwikkeling die in 2020 gestalte kreeg. Deze staat voor de doorontwikkeling van drie organisatieonderdelen die samen de productie van RWS verzorgen ter versterking van de interne samenwerking en daarbij gehanteerde werkmethoden teneinde beter gesteld te staan voor de groeiende en veranderende opgave. In 2020 zijn de uitgangspunten voor de verdere ontwikkeling vastgesteld en is een kwartiermaker benoemd;

In aansluiting op de in 2019 vastgestelde i-Strategie 2.0 is dit jaar de Data Strategie vastgesteld. De eerste initiatieven vanuit de Data Strategie zijn gestart om de kwaliteit, de toegang en het gebruik van data te verbeteren. Met het uitvoeren van de i-Strategie 2.0 en de Data Strategie wordt Informatievoorziening een integraal onderdeel van het werk om zo de productie opgave van RWS in de toekomst te kunnen realiseren;

Het integrale ontwikkelbeleid voor MD, de drie ladders (management, advies en project/programmamanagement, het zogenaamde Top Triple Ladder beleid ), heeft in 2020 verder vorm gekregen. Zo is een start gemaakt met het corporate ontwikkelprogramma voor potentiëlen, is er een ontwikkelnetwerk voor (potentiele) topadviseurs in ontwikkeling en wordt er in de vlootschouw nog nadrukkelijker gekeken naar wat er nodig is om ervoor te zorgen dat sleutelposities op alle ladders nu en in de toekomst bezet kunnen worden door de juiste mensen;

Afgelopen jaar is verder geïnvesteerd in de aanpak van arbeidsverzuim o.a. door inzet van verzuimcoaches, optimalisatie van de verzuimketen en adequate ondersteuning voor de leidinggevende. De corona crisis heeft daarbij de focus van het programma in de loop van 2020 aangescherpt. Aanvullend op de eerdere aanpak zijn diverse maatregelen genomen om het thuiswerken en leidinggeven op afstand te ondersteunen;

Diversiteit & Inclusie heeft binnen RWS een stevige impuls gekregen. Er is hard gewerkt om het aandeel medewerkers met een afstand tot de arbeidsmarkt en jonge medewerkers te verhogen en met resultaat: eind 2020 werkten 170 collega’s via de Banenafspraak bij RWS en was het aandeel jong 17%. Daarnaast is er binnen directieteams steeds meer expliciete aandacht gecreëerd voor inclusie;

In de zoektocht naar mogelijke toekomsten van RWS is door het programma Expeditie2050 een viertal scenario’s ontwikkeld. In elk scenario is onderzocht wat de rol en meerwaarde van RWS in de toekomst kan zijn: wat maken we, met wie, hoe? Deze scenario’s zijn een middel, geen doel. Ze zijn bedoeld om het gesprek over strategische vraagstukken te vergemakkelijken. De scenario’s van Expeditie RWS2050 zijn daarbij niet alleen bedoeld voor de discussie binnen RWS, maar ook voor gesprekken met partners buiten RWS.

ILT

Met de Koers ILT 2021, de ontwikkelopgave die sinds 2016 is ingezet, blijft de ILT continu in ontwikkeling met als doel maatschappelijk effect te realiseren ten behoeve van het publieke belang. Het jaar 2020 stond in het teken van de basis op orde krijgen, na de grote organisatorische veranderingen in 2019. De extra capaciteit werd geplaatst in een Flexpool om het programmatisch werken ten behoeve van het toezicht te versterken en de wendbaarheid van de organisatie te vergroten.

In 2020 zijn er kleine aanpassingen in de organisatiestructuur aangebracht waarmee meer recht kon worden gedaan aan de uitgangs­ punten met betrekking tot de span of control van leidinggevenden en ondersteuning van de Inspecteur-Generaal en de directeuren. In 2020 is daarnaast een ontwikkeltraject gestart voor de leidinggevenden die bijdraagt aan de vormgeving van de Koers 2021.

De ILT heeft de samenwerking met contractpartners binnen en buiten het departement verder vorm gegeven. Met RWS zijn nieuwe afspraken gemaakt om het werving en selectieproces vorm te geven waarbij specifieke aandacht is voor wendbaarheid, diversiteit en inclusiviteit. Het is tenslotte goed gelukt om de wervingsopgave in het kader van het programma Merkbaar Meer te realiseren met ruim 200 vervulde vacatures.

Omvorming Prorail tot zbo

In februari 2020 is het wetsvoorstel Publiekrechtelijke omvorming ProRail bij de Tweede Kamer ingediend en is de lagere regelgeving in consultatie gebracht. Mede door de bijzondere omstandigheden gerelateerd aan de coronacrisis heeft de Staatssecretaris in de zomer de Tweede Kamer geïnformeerd dat de inwerkingtredingsdatum van 1 januari 2021 naar achteren geschoven wordt. In het najaar van 2020 zijn vragen van Kamerfracties m.b.t. het wetsvoorstel beantwoord in een Nota naar aanleiding van het Verslag, een Nota naar aanleiding van het Nader Verslag en een Kamerbrief aangaande de financiële gevolgen van de omvorming. Ondertussen worden er binnen IenW en ProRail voorbereidingen getroffen voor een soepele implementatie van het wetsvoorstel. De rol van aandeelhouder van ProRail die binnen IenW wordt vervuld zal met de omvorming wijzigingen in de rol van eigenaar van het zbo. De eigenaar zal o.a. een werkgeversfunctie richting de Raad van Bestuur gaan vervullen. De huidige concessie- en subsidieverlener binnen IenW zal de rol van opdrachtgever gaan vervullen. De driehoek van ProRail, eigenaar en opdrachtgever die daarmee ontstaat, zal gaan samenwerken volgens de Samenwerkingsvisie die gelijk met de nota naar aanleiding van het Verslag aan de Kamer is verzonden.

Opvolging bedrijfsvoeringssysteem IenW

In het verslagjaar is de aansturing verduidelijkt. Een advies van het Adviescollege ICT-toetsing wordt in het eerste kwartaal van 2021 verwacht. Aankoop en implementatietraject is gevorderd met de keuze van SAP voor Hana. De technische migratie en een aanbesteding voor de dienstverleningsovereenkomst voor housing, hosting en beheer wordt voorbereid.

Duurzaamheid

Het ministerie van IenW heeft in 2020 verder gewerkt aan het verankeren van duurzaamheid in zijn eigen beleid, uitvoering en bedrijfsvoering. Voor 2024 is een volgend tussendoel vastgesteld van 40% en worden verdere maatregelen voorbereid, op weg naar energie- en klimaatneutraal IenW in 2030. Voor de uitvoering is in 2020 de Strategie Naar Klimaat neutrale en Circulaire Rijksinfrastructuurprojecten in uitvoering gegaan, in samenwerking met RWS en ProRail. Ook is gewerkt aan nadere invulling van circulaire economie in het eigen handelen van IenW en aan de inzet op meervoudig ruimtegebruik op het RWS-areaal. IenW heeft trede 5 op de CO2-Prestatieladder bereikt, waarmee het steeds meer grip krijgt op de sturing op CO2. De resultaten van duurzaam IenW staan in het IenW-duurzaamheidsverslag.

Ontwikkelingen cybersecurity

In het verslagjaar is meegewerkt aan regelgeving (wijziging Bbni, onder verantwoordelijkheid van V&J) en is er een start gemaakt met het opstellen van een Ministeriele Regeling waardoor IenW nadere eisen voor cybersecurity stelt aan aanbieders van essentiële diensten op de beleidsterreinen van IenW, ingevolge de wet beveiliging netwerk- en informatiesystemen (Wbni). Er is verder uitvoering gegeven aan het programma versterken cyberweerbaarheid in de watersector 2019-2022. De sturing en beheersing van IenW bedrijfsprocessen gericht op informatiebeveiliging en cybersecurity betekent dat voorzien moet worden in medewerkers met de juiste kennis, vaardigheden en houding op posities in de ambtelijke top, ondersteunende staf, bij de beleidsdirecties, en in de uitvoering en toezicht.

Jaarlijks wordt gewerkt aan het informatiebeveiligingsbeeld (IBB) op basis van de IBB´s van de organisatieonderdelen van IenW. Hierin wordt verantwoording afgelegd over het afgelopen jaar en ook vastgelegd op welke wijze en met welke inzet het management sturing geeft aan de versterking van informatiebeveiliging/cybersecurity en het voldoen aan privacywetgeving, zodat de risico’s hiervan worden beheerst.

Covid-19 effect op organisatie

Door de uitbraak van het COVID-19 virus is 2020 een bijzonder jaar geweest. Om het werk ondanks de nieuwe werkrealiteit zo goed mogelijk door te laten gaan en de gemaakte afspraken na te komen, is van alle medewerkers een grote inspanning gevraagd én geleverd.

In het afgelopen jaar is in eerste instantie het systeem voor crisiscoördinatie in werking gezet en hebben dienst­ onderdelen voor de eigen aanpak crisis teams opgezet. Nu de crisis langer aanhoudt, verloopt de aanpak via de reguliere management­ lijnen. Hierbij wordt gebruik gemaakt van kaders, werkwijzen en tools die op (inter)departementaal niveau zijn aangereikt en waaraan de IenW- onderdelen in de ontwikkeling daarvan een belangrijke bijdrage hebben geleverd. Daarnaast zijn eigen instrumenten voor het management en medewerkers ontwikkeld. Dit alles met de insteek om niet alleen aandacht te hebben voor veranderingen op het vlak van werkinhoud, maar ook om medewerkers zo veel en zo goed mogelijk te ondersteunen in uitdagingen die zij in hun eigen omgeving in combinatie met hun werk in 2020 hebben ervaren. Tenslotte is er een thuiswerkenquête uitgevoerd bij RWS en bij de andere dienstonderdelen om de impact onder de medewerkers te peilen op onder andere het werk, de beleving en de gezondheid. De uitkomsten zijn benut voor aanvullende acties. De uitkomsten van IenW tezamen met de andere departementen zijn verder input voor het interdepartementale programma Rijksdienst 2022 dat het komende jaar huisvestingsbeleid en kaderstelling zal herzien als gevolg van het werken op kantoor en elders (hybride werken). IenW is gestart met een projectteam om hier mede invulling en uitwerking intern IenW aan te geven.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

In 2020 is de sturing op de compleetheid van het register verwerkingen vergroot door in de werkprocessen te borgen dat periodiek in dienstonderdelen wordt gecontroleerd op de actualiteit van de verwerkingen in het register en privacy risico’s in een pdca cyclus te borgen. Toezicht op naleving van de AVG, als onderdeel van de beleidscyclus, leidde in 2020 tot de constatering dat de agentschappen ILT en RWS nog een grote AVG opgave hebben. Aan de hand van kwartaalrapportages monitort de Functionaris Gegevensbescherming (FG) de voortgang op deze opgave bij beide dienstonderdelen, totdat die opgave is gerealiseerd.

In 2020 is de digitale cursus AVG theorie en praktijk ontwikkeld. Zo ook het digitale webinar Thuiswerken? Wees alert! Beide staan in het Leerportaal IenW en zijn beschikbaar voor iedere medewerker van het ministerie.

Licence