Het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) besteedt op een gestructureerde wijze aandacht aan de bedrijfsvoering. Via de interne planning- en controlcyclus waaronder de begrotings- en jaarplancyclus en het toezichtsarrangement – bewaakt BZ of de doelstellingen op doelmatige en rechtmatige wijze worden gerealiseerd. Waar nodig wordt bijgestuurd.

Deze paragraaf gaat in op de bedrijfsvoeringvraagstukken die zich gedurende het begrotingsjaar 2021 hebben voorgedaan en waarvan de informatieverstrekking voor het inzicht en de oordeelsvorming door de Tweede Kamer van belang is. Op basis van de Rijksbegrotingsvoorschriften informeren wij u over toezeggingen aan de Algemene Rekenkamer (AR) naar aanleiding van het rapport van bevindingen bij het jaarverslag 2020, risico’s van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) en fraude, lopende ICT-projecten en het Audit Committee.

Paragraaf 1: Uitzonderingsrapportage

RechtmatigheidUit de controle door de Auditdienst Rijk (ADR) over 2021 is gebleken dat de rapporteringstoleranties niet zijn overschreden, met uitzondering van de toleranties die betrekking hebben op de verantwoordingen over geheel hoofdstuk V, de verplichtingen op artikel 4, de betalingen en ontvangsten op artikel 1 en de betalingen en ontvangsten op artikel 4.

Bij de afgerekende voorschotten over hoofdstuk V, die zijn gebaseerd op een statistische steekproef, wordt de overschrijding met name veroorzaakt door onzekerheid wegens ontoereikende verantwoordingsinformatie. Uit de evaluatie van de steekproef blijkt dat voor dit hoofdstuk de maximale fout en onzekerheid de tolerantie overschrijdt. De tolerantie bedraagt EUR 21.256.400. De meest waarschijnlijke fout en onzekerheid is EUR 13.624.907 en de maximale fout en onzekerheid is EUR 24.782.057.

Bij de betalingen op artikel 1, die zijn gebaseerd op een statistische steekproef, wordt de overschrijding met name veroorzaakt door een gedane betaling zonder dat aan de rapportagevoorwaarden is voldaan. Uit de evaluatie van de steekproef blijkt dat voor dit artikel de maximale fout de tolerantie overschrijdt. De tolerantie bedraagt EUR 12.639.900. De meest waarschijnlijke fout is EUR 6.709.864 en de maximale fout is EUR 17.293.633.

Bij de betalingen en ontvangsten op artikel 4, die zijn gebaseerd op een statistische steekproef, wordt de overschrijding met name veroorzaakt door een betaling zonder aantoonbare liquiditeitsbehoefte. Uit de evaluatie van de steekproef blijkt dat voor dit artikel de maximale fout de tolerantie overschrijdt. De tolerantie bedraagt EUR 9.419.800. De meest waarschijnlijke fout is EUR 4.580.000 en de maximale fout is EUR 12.366.000.

De verplichtingen worden systeemgericht gecontroleerd. Aanvullend vinden gegevensgerichte controlewerkzaamheden plaats. De in de onderstaande tabel opgenomen bedragen zijn absoluut. De overschrijding is met name veroorzaakt door het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels. De organisatie zag zich hier overigens bij de twee zaken die het betrof toe genoodzaakt omwille van de continuïteit en doelmatigheid van de bedrijfsvoering.

Bij de controle van bovengenoemd artikelen is, met uitzondering van de verplichtingen op artikel 4, een statistische steekproef gebruikt. In kolom 7 en 7a wordt daarom geen percentage toegelicht. De som van de meest waarschijnlijke fouten en onzekerheden (kolom 6) heeft immers de rapporteringstolerantie (kolom 3) niet overschreden.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

InkopenBZ heeft in 2021 de inkooporganisatie en het inkoopbeheer verder versterkt. Zo zijn de kwaliteit van de inkoopdata en de werking van het inkoopproces aangescherpt door uitvoering van spendanalyses en nader onderzoek met de BZ-directies. Hierdoor is beter zichtbaar op welke deelaspecten verdere verbetering wenselijk is. Ook is de kwaliteit van de inkoopdata verder verbeterd en is het informatie-dashboard voor het inkoopbeheer op basis van de verkregen inzichten doorontwikkeld. Daarnaast is gewerkt aan inbedding van de inkoopbeheeractiviteiten in de lijn bij BZ-directies en de Financiële Service Organisatie. Uitwerking en vaststelling van het toezichtmodel vindt plaats in 2022. Aandacht gaat hierbij uit naar het verminderen van de arbeidsintensiteit.

IenW is categoriemanager op een aantal rijksbrede raamovereenkomsten. BZ is door het ministerie van IenW geïnformeerd dat de ADR een drietal overbruggingscontracten (Interim Management & Organisatieadvies, Inkoopadvies en Auditdiensten) als «onrechtmatig» heeft beoordeeld. Het ministerie van IenW heeft dit toegelicht in de Bedrijfsvoeringsparagraaf van haar jaarverslag. Als gevolg daarvan worden de verplichtingen die op deze nadere overeenkomsten onder deze overbruggingsovereenkomsten worden aangegaan als onrechtmatig bestempeld. Over 2021 gaat het bij BZ om circa € 1,9 miljoen. Het ministerie van IenW verwacht in het tweede kwartaal van 2022 te kunnen voorzien in rechtmatige rijksbrede raamovereenkomsten.

Bedrijfsvoering en COVID-19Ook in 2021 is veel thuisgewerkt vanwege COVID-19. Goede ICT-thuiswerkvoorzieningen en videobelmogelijkheden zijn daarbij essentieel voor het onderling goed samenwerken tussen collega’s en met andere organisaties. Hiervoor is geïnvesteerd door videovoorzieningen door te ontwikkelen en (netwerk)capaciteit uit te breiden. Dit geldt voor zowel Nederland als voor de posten in het buitenland, waarbij de situatie in het buitenland sterk afhankelijk is van de lokale situatie. Goede internetverbindingen zijn daar niet altijd mogelijk. Wereldwijde chiptekorten zorgden voor vertraging in levering van beeldschermen en andere apparatuur die nodig zijn voor videobellen op de kantoorlocaties. Dat de voor hybride werken benodigde technische voorzieningen daarmee nog niet altijd optimaal functioneren, maakt zowel de medewerkers als de organisatie minder wendbaar. Ondanks alle corona-beperkingen en hier en daar technische belemmeringen konden de reguliere en vitale processen toch doorgaan. Het hybride werken maakt inmiddels deel uit van het reguliere werkproces, een ontwikkeling die veel vraagt van de flexibiliteit en vitaliteit van de medewerkers. Door de leidinggevenden en in samenwerking met de hoofddirectie Personeel en Organisatie/Arbo zijn goede afspraken gemaakt over begeleiding van medewerkers op dit vlak. Regels voor thuiswerken in corona-tijd zijn gebaseerd op de Rijksbrede afspraken op dit vlak.

Daarnaast is vanuit de hoofddirectie Bedrijfsvoering een integraal programmateam opgezet dat BZ begeleidt in de transitie naar hybride werken. Huisvesting vormt hierbij - naast IT en ‘gedrag’/personeel - een van de drie hoofdonderdelen.

Beheer vastgoedIn 2021 heeft BZ de huisvestingsvisie voor de komende jaren vastgesteld. De visie is gebaseerd op vier speerpunten: duurzaamheid, doelmatigheid, veiligheid en toekomstbestendigheid. De komende jaren vormt deze visie de leidraad voor alle investeringsbeslissingen. Ondanks een reorganisatie en COVID-19 slaagde de Directie Huisvesting en Facilitaire Zaken erin om in 2021 meerdere projecten op te leveren in o.a. Sydney, Miami, Ouagadougou, Nur Sultan, Caracas, Atlanta en Amman. 

Misbruik en oneigenlijk gebruikDe minister van Buitenlandse Zaken is verantwoordelijk voor de integrale bedrijfsvoering met uitzondering van de procesmatige beheersing van de activiteitencyclus bij projecten en programma’s in het kader van ontwikkelingssamenwerking. Dit laatste valt onder de verantwoordelijkheid van de minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking. Het beleid richt zich op aandacht voor malversaties door derden en maatregelen om deze te voorkomen en te signaleren.

Voor een nadere toelichting over misbruik en oneigenlijk gebruik/fraude bij projecten en programma’s die worden uitgevoerd in het kader van ontwikkelingssamenwerking wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van BHOS.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

ArchiveringBZ heeft in het kader van het rijksbrede Programma Open op Orde en in lijn met de door het kabinet genomen maatregelen naar aanleiding van de POK ingezet op een structurele verbetering van de informatiehuishouding (IHH). De basis hiervoor vormt het BZ-actieplan Informatiehuishouding. Over de uitvoering van het actieplan wordt gerapporteerd aan de regeringscommissaris. Alle hieronder beschreven initiatieven maken onderdeel uit van het BZ-actieplanInformatiehuishouding.

In 2021 zijn de projecten Archivering Websites en Opruimen Netwerkschijven gestart en is de functionele uitwerking van SharePoint2019 afgerond. In december 2021 is de migratie van de eerste Sharepoint-sites naar productie gestart, waarbij de focus volledig ligt op inregeling en maatwerk. De planning is dat het project SharePoint2019 in het eerste kwartaal van 2022 wordt afgerond.

In lijn met de rijksbrede prioriteitstelling lagen de accenten rond archivering op het archiveren van e-mailberichten en berichtenapps. De uitvoering hiervan loopt door in 2022, waarbij voor het veiligstellen van de berichtenapps business cases worden opgesteld. Het project Zoek en Vind is nog niet opgestart in 2021. Naar verwachting zal dit binnen het kader van het deelproject Digitale Werkomgeving BZ (DWO) in 2022 worden opgestart.

De bewustwordingscampagne «Stay Linked to Information Management (SLIM)» heeft in 2021 de focus verlegd naar het geven van voorlichting aan BZ-medewerkers over de bredere informatiehuishouding en de projecten uit het BZ-actieplan. Hoewel in 2021 circa 500 meter archief is verwerkt, hebben de Coronabeperkingen de bewerking van papieren BZ-archieven vertraagd. Inmiddels zijn er nieuwe afspraken gemaakt om de achterstanden in te halen.

Tot slot wordt in 2022 versterking van de IHH-functie bij diverse BZ-directies gerealiseerd, waarbij het zwaartepunt bij de directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie ligt. Eind 2021 is de financiering daarvoor rond, maar de concrete personele invulling ervan nog niet.

InformatiebeveiligingVoor BZ is informatiebeveiliging van cruciaal belang. Het lijdt geen twijfel dat onvoldoende informatiebeveiliging vergaande en ontregelende gevolgen kan hebben. Bijvoorbeeld doordat vertrouwelijke informatie bij de verkeerde partijen terechtkomt. Mede naar aanleiding van de bevindingen in 2020 van de Algemene Rekenkamer (AR) en de Audit Dienst Rijk (ADR) is het project Olympia in 2021 gecontinueerd: Olympia fase 2. Hierin zijn de volgende resultaten opgeleverd.

Het accreditatiebeleid en -proces is herzien en geformaliseerd. De achterstand op accreditaties is verder ingelopen waarbij de openstaande voorwaarden van te accrediteren systemen grotendeels zijn ingevuld. In het kader van risicomanagement is voor de implementatie van de Baseline Informatiebeveiliging een plan van aanpak opgesteld. Voor de kritieke systemen zijn de maatregelenplannen geactualiseerd. Daarnaast zijn de niet-kritieke systemen geïnventariseerd. Met betrekking tot toegangsbeveiliging is het «Open Tenzij»-beleid herzien naar «Gesloten Tenzij»-beleid en is de toegang tot de digitale samenwerkingsruimten overeenkomstig aangepast. De volledige implementatie van het nieuwe beleid zal in 2022 en 2023 plaatsvinden. Ook is het incidentmanagementproces verbeterd naar aanleiding van een uitgevoerde evaluatie. Tot slot zijn de voorbereidingen voor de implementatie van de Governance Riskmanagement en Compliance (GRC)-tool uitgevoerd. De GRC-tool wordt in 2022 in productie genomen en ondersteunt de IB Planning en IB Control-cyclus (PDCA).

Algemene verordening Gegegevensbescherming (AVG)In 2021 is de verantwoordelijkheid voor het verwerken van persoonsgegevens in de lijn versterkt door inrichting van het AVG-coördinatorenoverleg en het AVG-managementoverleg. Ook is de overgang gemaakt naar een nieuw AVG-register. Het vullen van het AVG-register is een continu proces waarbij BZ ook in 2022 inzet op het wegwerken van achterstanden. Vanwege de overgang naar het nieuwe register zijn er sindsdien geen verwerkingen gepubliceerd op Rijksoverheid.nl. In 2022 probeert BZ om dit alsnog mogelijk te maken.

Veel aandacht is besteed aan de opvolging van de Informatiebeveiliging- en Privacy-vragenlijsten, middels ‘inloopspreekuren’ en individuele sessies met BZ-directies en posten. Aandachtspunten zijn besproken in deze sessies met de posten en worden opgepakt. In 2022 zal opnieuw de IB- & privacy-vragenlijst worden verstuurd naar risicovolle directies en posten.

Ook is er veel gedaan op het thema bewustwording middels themasessies met AVG-coördinatoren, directies en posten. De interne 24/7-Plaza-site over het onderwerp ‘privacy’ is geheel tweetalig opgezet. Er zijn steekproeven gehouden op de juistheid en actualiteit van het AVG-register, bij hoofdzakelijk risicovolle directies. Dit zijn directies waar veel persoonsgegevens worden verwerkt. Bij de controle van 22 verwerkingen is o.a. naar het volgende gekeken: zijn de verwerkingen vastgesteld (bij 14 niet het geval), zijn alle velden ingevuld (bij 11 niet het geval), is de pre-PIA (Privacy Impact Analyse) uitgevoerd (bij 8 niet het geval) en is een verwerkersovereenkomst toegevoegd (bij 11 niet het geval). De resultaten van de steekproeven zijn teruggekoppeld aan de directies ter opvolging.

Paragraaf 2: Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Grote ICT-projecten: Eidos

BZ ontwikkelt met het project Eidos een nieuw en verbeterd backoffice-systeem om Schengen- en Caribische visumaanvragen mee te verwerken. Dit systeem maakt het mogelijk het visumproces volledig digitaal uit te voeren en past binnen de digitaliserings- en innovatiedoelstellingen rondom consulaire dienstverlening. Implementatie van het backoffice-systeem moet leiden tot een efficiënter en effectiever visumproces. In het backoffice-systeem worden persoonsgegevens verwerkt, inclusief biometrie van de aanvragers. Voor de afdekking van risico’s op datalekken is een PIA opgesteld. BZ neemt risico’s en gedefinieerde maatregelen mee in de ontwikkeling en implementatie van het systeem. Eind 2021 is met de livegang van ‘Kairos Carib’ een start gemaakt met het gedigitaliseerde Caribisch visumaanvraagproces. Verwacht wordt dat de implementatie volgens plan van aanpak in maart 2022 wordt afgerond. Ondertussen wordt door de teams verder gewerkt aan de digitalisering van het Schengenvisumaanvraagproces.

Gebruik open standaarden en open source softwareConform de Instructie Rijksdienst maakt BZ gebruik van de lijst van open standaarden van Forum Standaardisatie bij het verwerven en/of realiseren van nieuwe informatievoorzieningen. Hierbij wordt in de beginfase beoordeeld welke open standaarden voor de informatievoorzieningen van toepassing zijn en als eis neergezet voor de implementatie van deze voorziening. Daarnaast wordt er bij BZ actief gestuurd op de halfjaarlijkse metingen op deze standaarden die via de CISO-Raad worden verspreid.

Met betrekking tot open Source voert BZ bij het nieuw realiseren, moderniseren of vervangen van informatievoorzieningen een analyse van de mogelijke oplossingen uit. Hierbij wordt gekeken naar beschikbare voorzieningen binnen het Rijk, het departement, wat commercieel beschikbaar is en welke open source-producten in aanmerking komen. Op basis van een aantal indicatoren wordt beoordeeld welke voorziening het beste aansluit bij de behoefte van BZ. Open source-producten zullen altijd via een leverancier afgenomen worden in verband met de vereiste ondersteuning.

Activiteiten Audit CommitteeHet Strategisch Audit Committee van BZ adviseert de departementsleiding over onderwerpen als de kwaliteit van de bedrijfsvoering, inclusief de financiële vastlegging, de regie op het auditbeleid, het evaluatiebeleid, het risicomanagement en de uitkomsten daarvan. In 2021 heeft het Strategisch Audit Committee vier keer vergaderd. Het Strategisch Audit Committee heeft aanbevelingen gedaan over onderwerpen zoals verduurzaming BZ-organisatie, strategisch evalueren, integraal risicomanagement, huisvesting buitenland, actieve openbaarmaking, personeelsbeleid, vraaggestuurde onderzoeken en auditprogrammering van de ADR en het verantwoordingsonderzoek van de Algemene Rekenkamer. Het Strategisch Audit Committee heeft drie externe leden. Voor het externe lid waarvan de zittingstermijn eind 2020 afliep is in begin 2021 een nieuw extern lid aangetreden.

Departementale Checks and BalancesDe departementale beleidsuitvoeringsprocessen voor iedere activiteit De departementale beleidsuitvoeringsprocessen voor iedere activiteit waarvoor financiering wordt aangevraagd zijn niet gewijzigd in 2021. Wel is in 2021 concrete vooruitgang geboekt met het meerjarige project Modernisering Activiteitencyclus (MAC), dat is gericht op optimalisering van het beleidsuitvoeringsproces en modernisering van het toezicht. Verwachting is dat in de loop van 2022 het beoordelingsproces van financieringsaanvragen meer digitaal kan worden ondersteund. Voor een nadere toelichting rondom MAC wordt verwezen naar het onderdeel Informatiemanagement in deze bedrijfsvoeringsparagraaf.

Paragraaf 3: Belangrijkste ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Herinrichting bedrijfsvoeringOm de integraliteit van de ondersteuning van het postennet en het departement te versterken, heeft BZ er voor gekozen om de uitvoering van de bedrijfsvoering te bundelen. Per 1 april 2021 werken 3W (personeel), FSO (financieel & inkoop) en DHF (huisvesting & facilitair) samen in een nieuwe hoofddirectie: de Hoofddirectie Bedrijfsvoering (HDBV) met één loket bedrijfsvoering voor alle collega’s wereldwijd. De servicedesks sluiten zo beter op elkaar aan en het loket is te bereiken via één toegangs(telefoon)nummer. Dit zorgt voor een beter afgestemd producten- en dienstenaanbod dat voor BZ-collega’s gemakkelijk te vinden en aan te vragen is. Het nieuwe Bureau Bedrijfsvoering (BBV) ondersteunt bij de onderlinge afstemming binnen HDBV én met de afstemming met collega’s op de posten en het departement. (zie het onderdeel ‘Doorontwikkeling centralisatie dienstverlening departement en posten’).

Doorontwikkeling centralisatie dienstverlening departement en postenIn 2021 zijn de laatste regionale diensten in het kader van taakspecialisatie gecentraliseerd en is een start gemaakt met de optimalisatie van de dienstverlening. Zo zijn belangrijke stappen gezet met het project BZelf, een zoekapplicatie waarmee de producten en diensten van de bedrijfsvoeringsdirecties worden ontsloten. Via BZelf kunnen BZ-medewerkers, meer en sneller dan voorheen, 24/7 van de aangeboden diensten gebruik maken. Planning is dat begin 2022 de eerste fase van BZelf operationeel wordt.

In 2021 lag de focus van de stafafdeling Bureau Bedrijfsvoering op het meer integraal aanbieden van de dienstverlening (gebruiker centraal) en het bieden van een aanspreekpunt voor de posten bij ingewikkelde of domein-overstijgende vraagstukken. Zo zijn onderzoek en aanbevelingen gedaan om de informatielast van de posten verder te verbeteren en beheersen. In 2021 is tevens een nieuwe lichting van acht Operationeel Managers opgeleid, die met name is bedoeld om de Operationeel Manager-functie op de posten te versterken.

Ondersteunende processen ten behoeve van Consulaire dienstverlening2021 was opnieuw een crisisjaar met grote gevolgen voor de consulaire dienstverlening. COVID-19 beperkte nog steeds reisbewegingen naar veel landen binnen en buiten Europa. Tegelijkertijd wisselden de inreisvoorwaarden voor Nederland. Hier bovenop kwam de crisis in Afghanistan en daarmee de evacuatie van Nederlanders en andere groepen uit Kaboel.

Het visumproces werd in nauwe samenwerking met Consulaire Service Organisatie (CSO) weer op gang gebracht nadat dit door de COVID-pandemie zo goed als stillag. Binnen dit proces en het reisdocumentenverleningsproces diende met alle lokale en soms snel wisselende COVID-beperkingen wereldwijd rekening gehouden te worden. Zodoende bleef de totale hoeveelheid verleende visa circa 75% achter t.o.v. het jaar 2019 en waren de aanvragen complexer van aard vanwege het EU-inreisverbod.

De informatievoorziening door het ‘Nederland Wereldwijd’-contactcentrum (voorheen ‘24/7 Contactcenter’) is ook in 2021 verder geprofessionaliseerd. Onder andere middels een flexibeler personeelsbestand en het aantrekken van externe capaciteit via een partnerorganisatie waardoor er sneller kan worden op- en afgeschaald. Ook is een gezamenlijk informatiesysteem verder geïmplementeerd. Waar voorheen een groot deel van de klantvragen op visumterrein lag, werd het klantencentrum in 2021 overspoeld door COVID-19-gerelateerde vragen over gesloten grenzen, repatriëring, reisadviezen en de crisis in Afghanistan. Niettemin werd - in het kader van het project ‘Loket Buitenland’ – conform planning de rijksbrede dienstverlening verder uitgebreid. Inmiddels is er voor mensen die in het buitenland (gaan) wonen, werken of studeren over alle producten en diensten die binnen het bereik van het project vallen informatie beschikbaar. Dat wordt vervolgens, ook na afloop van het project medio 2022, verder doorontwikkeld en uitgebreid aan de hand van kwaliteitsmonitoring en feedback van burgers.

PersoneelsbeleidIn 2021 is een aantal veranderingen ingezet om de vacaturevervulling te verbeteren. Optimalisering is in gang gezet van zowel de instroom (bredere werving van medewerkers aan de start van hun loopbaan, zodat het aantal tijdelijke contracten kleiner wordt en meer divers talent wordt binnengehaald), als de doorstroom (beperking ‘hypermobiliteit’ en ruimte voor specialismen) en de interdepartementale uitwisseling. Hierbij wordt het aantrekken van specialistische kennis bemoeilijkt door de huidige arbeidsmarkt.

Met name als gevolg van de COVID-situatie heeft BZ in 2021 moeite gehad om banen te realiseren voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt, zoals vastgelegd in de Banenafspraak. In de BZ-organisatie is een koers bepaald voor 2022 om de inzet verder te verhogen. BZ zoekt daarbij ook aansluiting bij de voorgenomen rijksbrede extra inspanningen.

De toe- en afnemende COVID-maatregelen in 2021 hadden zowel een positief als negatief effect op de werkomstandigheden. Bleek enerzijds een betere werk-privé balans een positief effect, anderzijds zijn sociale cohesie, creativiteit en motivatie een groeiend probleem. In Sociaal Medische Overleggen is hier veel aandacht aan besteed. Voornamelijk psychische klachten hebben grote invloed op het werk. Iedere mogelijkheid is aangegrepen om bewustwording van de impact van werk op psychisch welzijn te vergroten, zowel bij leidinggevenden als bij medewerkers.

De Hoofddirectie Personeel en Organisatie heeft gerichte medische advisering gegeven voor de wereldwijde operatie om vaccins naar de posten te versturen en over veiligheid op de posten in de COVID-crisiscoördinatie. Stages op de posten waren in ieder geval tot maart 2022 helaas nog steeds alleen op afstand mogelijk.

In 2021 werd bijzondere aandacht besteed aan de psychosociale en arbeidsmarktbegeleiding van de voormalige lokale collega’s van de Nederlandse ambassade in Kaboel en hun gezinnen. Zij kwamen in augustus 2021, toen de machtsovername door de Taliban hen juist door hun werk voor Nederland in onmiddellijk gevaar bracht, van Afghanistan naar Nederland.

Integriteit, veilige werkomgeving, diversiteit en inclusieEen veilige werkomgeving, integer gedrag en voldoende diversiteit & inclusie (hieronder afgekort tot D&I) zijn voor BZ belangrijke waarden die ook in 2021 brede aandacht kregen. Op basis van geleerde lessen, is onder andere geïnvesteerd in een integrale afweging bij complexe meldingen en zijn procedures rondom zorg en communicatie met direct betrokkenen verbeterd. Tevens is het onderzoeksprotocol geactualiseerd. Naar de meldingsbereidheid van BZ-medewerkers werd een extern onderzoek gestart, waarvan de resultaten met advies in 2022 worden verwacht.

In 2021 zijn twee HR-adviseurs aangesteld specifiek voor medewerkers die hun vragen niet aan hun leidinggevende of andere bestaande loketten kunnen voorleggen. Ook is een aantal nieuwe trainingen ontwikkeld en aangeboden waarin de onderwerpen integriteit en een veilige werkomgeving centraal staan. Voor nieuwe medewerkers werd in het opleidingsprogramma een specifieke module opgenomen. 

Verder actualiseerde BZ het informatieaanbod over integriteit, veilige werkomgeving en D&I en maakte het interactiever. Zo is een begin gemaakt met het interactief integreren van de ministeriële gedragscode in de rijksbrede gedragscode (GIR), het herstructureren van het interne portaal Integriteit en het vervaardigen van een infographic veilige werkomgeving. In de aanloop naar de Week van de Integriteit konden medewerkers via Rijksportaal kennisnemen van een reeks persoonlijke verhalen waarin telkens een dilemma centraal stond. In de week zelf vond een online evenement plaats waarin diverse bestuurders met elkaar over dilemma’s in gesprek gingen. Bovendien werden alle directies en posten voorzien van een vernieuwd dilemmaspel.

Ook keurde de Bestuursraad het nieuwe Actieplan D&I goed, waarmee de continuïteit en vooruitgang op de doelstellingen van D&I worden gegarandeerd. D&I werd «in de lijn» belegd en werd onderdeel van regulier personeelsmanagement op alle niveaus. Bovendien werden twee Strategische Adviseurs D&I aangesteld. Zij rapporteren aan de SG, jagen het D&I-beleid aan en monitoren dit. Bij de hoofddirectie Personeel en Organisatie trad een coördinator D&I aan. De Bestuursraad ging bovendien akkoord met de partnernotitie waarmee onder andere beoogd wordt zoveel als mogelijk obstakels te beslechten voor plaatsing van LHBTIQ+-collega’s op de posten. Tot slot ontvingen de ambassades instructies hoe het aantal vrouwelijke honorair consuls te vergroten.

Tot slot organiseerde BZ diverse D&I-bijeenkomsten die ruim bezocht en goed gewaardeerd werden. De voorbereiding van een verkenning naar racisme op de werkvloer - die in 2022 van start gaat - werd in 2021 afgerond.

HuisvestingIn 2021 werkte het grootste deel van de organisatie door COVID noodgedwongen vanuit huis. Ondanks ambitieuze voornemens vanuit BZK zijn de kantoorgebouwen van BZ tot dusverre nog nauwelijks beter toegerust op hybride werkvormen. Ook voor het structurele tekort aan werkplekken voor BZ in het gebouw Rijnstraat 8 is nog geen oplossing gerealiseerd, omdat de door BZK toegezegde huisvestingsnorm van 0,9 wp/fte nog niet is bereikt. Verder heeft de Algemene Rekenkamer in 2021 geconstateerd dat het Rijkskantoor Rijnstraat 8 niet voldoet aan alle veiligheidseisen die van toepassing zijn voor het ministerie van BZ. BZ onderschrijft deze conclusie. Om dit te op te lossen heeft het ministerie van BZK, als hoofdeigenaar van het Rijkskantorenstelsel, een projectteam gestart, dat zal komen met concrete voorstellen op het gebied van de fysieke toegangsbeveiliging in Rijnstraat 8. Daarop vooruitlopend heeft BZ aanpassingen aan gedragsregels (zichtbaar dragen Rijkspas en consequent ophalen bezoekers) voorbereid. De problematiek rondom de glazen gevelplaten van Rijnstraat 8 is in 2021 opgelost. Voor de toekomst blijft het ministerie van BZ in samenspraak met het ministerie van BZK zich richten op een unilocatie in het Haagse centrum.

InformatiemanagementHet ministerie werkt met veel verschillende soorten informatie en bronnen. Om de BZ-organisatie adequaat met feitelijke informatie te ondersteunen bij het behalen van de doelen wordt het steeds belangrijker om informatiegestuurd te gaan werken. Om uitvoering te geven aan die ambitie werkt BZ onder andere aan de hieronder genoemde projecten.

In 2021 is voor verschillende doelgroepen gewerkt aan het ontsluiten van meer informatie uit diverse bronsystemen via digitale dashboards. Zo is het platform MIBZ, dat o.a. financiële informatie en informatie over de activiteitencyclus onttrekt uit SAP, uitgebreid en gebruikersvriendelijker gemaakt. Het gebruik van het platform is hierdoor in 2021 enorm toegenomen. Het meerjarig project Modernisering Activiteitencyclus is gericht op het stroomlijnen van werkprocessen rond het beheer van activiteiten – waaronder ontwikkelingssamenwerking – die door externe partijen worden uitgevoerd. Er is een multidisciplinaire projectorganisatie ingericht met verschillende belanghebbenden. Behalve procesoptimalisatie is de inzet om een gebruikersvriendelijke applicatie te ontwikkelen. Er is brede aandacht voor kennisopbouw en –behoud door de medewerkers. Dit organisatie-brede verandertraject heeft een beoogde doorlooptijd tot in 2023.

Ook is gewerkt aan het digitaliseren van werkprocessen door bijvoorbeeld repeterende handelingen met weinig toegevoegde waarde te automatiseren. Zo is onder andere binnen financiële werkprocessen robotisering geïntroduceerd en toegepast.

Voor de ontwikkelingen rondom SharePoint2019 wordt verwezen naar het hoofdstuk ‘Archivering’.

CrisismanagementBZ beschikte tot 2021 nog niet over een formeel Departementaal Crisiscoördinatie Centrum (DCC) dat structureel bemenst wordt, inter- en intradepartementaal samenwerkt en coördineert en kan worden opgeschaald via een flexibele crisisschil indien de situatie daarom vraagt. Mede naar aanleiding van de ervaringen tijdens de Afghanistancrisis is in 2021 begonnen met de opbouw van een DCC.

Verduurzaming van de BZ-organisatie: Mission SustainableVoor wat betreft verduurzaming van de BZ-organisatie stond 2021 in het teken van het optuigen van het kader en governance van het verduurzamingsprogramma Mission Sustainable. Hiertoe is een programmagroep opgericht die bestaat uit afgevaardigden van beleidsdirecties, postennet en bedrijfsvoering. Naast de coördinatie van het programma is een aantal activiteiten bij het team Mission Sustainable van de directie Bedrijfsvoering belegd: Verduurzaming zakelijke mobiliteit van medewerkers BZ (in 2022 wordt deze activiteit structureel elders belegd), Verduurzaming van het postennet (in nauw overleg met de directie Postennet) en de uitrol van de CO2-prestatieladder. Na vaststelling van de strategie van het programma in de Bestuursraad, zijn verschillende directies zoals Huisvesting en Facilitaire Zaken, Communicatie en Financial Service Organisatie eind in Q4 2021 gestart om voor hun directie een langjarig plan van aanpak verduurzaming op te stellen.