In 2021 heeft het departement initiatieven genomen voor de verbetering van de informatiehuishouding en het transparanter maken van de organisatie. In deze paragraaf wordt dit inhoudelijk nader toegelicht en hoe de daarvoor toegekende middelen zijn ingezet. Onderstaand wordt ingegaan op de drie hoofdonderdelen van de Wet open overheid (Woo).
SZW heeft de verbetering van haar informatiehuishouding en de implementatie van de Wet open overheid sinds 2020 belegd in het programma ENIGMA, naar een duurzaam digitaal informatiebeheer SZW. Het programma heeft tot doel om het informatiebeheer van SZW te verbeteren, transparanter te maken en om het bewustzijn van de omgang met openbaarheid van informatie in het DNA van medewerkers en in het werk van SZW te verankeren.
De verbetering van de informatiehuishouding is een meerjarig traject. De in 2021 ingezette acties lopen de komende jaren door. In het groeimodel volgt meer aandacht voor wat er bereikt is met de ingezette acties en middelen.
Actieve openbaarmaking
Ten behoeve van de verbetering van de informatievoorziening aan het parlement worden sinds 1 juli 2021 bij toezending van stukken aan de Kamer ook de onderliggende departementale nota’s openbaar gemaakt. Dit zijn de onderliggende stukken die door de bewindspersonen zijn gebruikt bij de besluitvorming. Op 1 juli is de eerste fase van de Beleidslijn actieve openbaarmaking beslisnota’s in werking getreden. Dit betekent dat sindsdien de onderliggende beslisnota’s bij Kamerstukken in de categorieën «Wetgeving en Beleidsvorming» actief openbaar gemaakt worden. De categorieën "Voortgang/stand van zaken", "Kennis- en informatiedeling", «Begrotingsstukken» en «Europese en internationale onderhandelingen» volgen in een later voorstel. In het najaar van 2021 is de beleidslijn geëvalueerd zodat de uitkomst daarvan in 2022 kan worden meegenomen in een nieuw voorstel voor de verdere implementatie van de overige categorieën.
Tevens heeft SZW een Visie op Open Overheid vastgesteld voor het actief openbaar maken van informatie.
Passieve openbaarmaking (Wob/Woo-verzoeken)
Het is van groot belang om burgers, bedrijven en journalisten tijdig van informatie te kunnen voorzien. De maximale termijn voor de beantwoording van Wob/Woo-verzoeken wordt onder de Woo aanzienlijk korter (42 versus 56 dagen). Daarnaast schrijft de Woo termijnen voor waarbinnen het bestuursorgaan in contact moet treden met verzoeker als er onduidelijkheden zijn, of om nadere afspraken te maken over de verdere afhandeling van het verzoek. Daarom wordt geïnvesteerd om de arbeidsintensieve werkstroom die de afhandeling van Wob/Woo-verzoeken met zich meebrengt op orde te krijgen en te houden. Zo wordt het werkproces momenteel heringericht, worden nieuwe afspraken gemaakt om de samenwerking tussen de directie Wetgeving, Bestuurlijke en Juridische Aangelegenheden (WBJA), beleid en de Nederlandse Arbeidsinspectie (de dossierhouders) zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en is eind 2021 slimme laktooling in gebruik genomen. Ook gaat aandacht uit naar de inhoudelijke wijzigingen onder de Woo.
Verbetering van de informatiehuishouding
Naar aanleiding van de bevindingen van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (PoK) is in april het Generiek actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid ‘Open op Orde’ opgesteld. In juli 2021 is in navolging hierop een departementaal actieplan ingediend bij Bureau Regeringscommissaris (BRC). Er is een nulmeting informatiehuishouding uitgevoerd om het volwassenheidsniveau op het gebied van informatiehuishouding te bepalen en er heeft een haalbaarheidstoets op het actieplan plaatsgevonden. Er is een nieuwe, duurzame governance ingericht.
Er is in 2021 reeds ingezet op de bewustwording en het vergroten van de kennis van de SZW-medewerkers op het gebied van informatiebeheer. Hier wordt in 2022 en volgende jaren verder op ingezet. Daarnaast is een verkenning uitgevoerd naar het databeheer bij SZW. Hieruit komen adviezen over de benodigde acties voor het databeheer van SZW, rekening houdend met de eisen vanuit het perspectief van informatiehuishouding. Ook is een inventarisatie uitgevoerd om de informatiesystemen van SZW in kaart te brengen. Hieruit volgt in 2022 een beoordeling en een verbeterplan.
Het veiligstellen en archiveren van websites, chatberichten en e-mail is projectmatig opgepakt. De beleidslijn voor het archiveren van chatberichten is vastgesteld en wordt uitgevoerd. Hier wordt ook in 2022 vervolg aan gegeven. De webportfolio van SZW is geschoond en websites worden gearchiveerd. E-mails worden momenteel gedurende een periode van 10 jaar veiliggesteld ten behoeve van onder andere Wob/Woo verzoeken. Website- en emailarchivering vindt plaats conform de rijksbrede kaders. Een verdere implementatie van deze kaders wordt na 2021 rijksbreed opgepakt.
In de begroting van 2021 is de openbaarheidsparagraaf nog niet opgenomen. Welke kwantitatieve gegevens de komende jaren meegenomen dienen te worden bij de verantwoording wordt rijksbreed onderzocht. Het programma ENIGMA kent in 2021 twee financieringsstromen: het programmabudget (€ 1 miljoen) uit eigen middelen en het in april door BZK toegekende startbudget uit POK-IHH-gelden ten behoeve van Open op Orde (€ 2,4 miljoen waarvan € 1,2 miljoen voor de zbo’s SVB en UWV). Het totale budget is geraamd op € 2,2 miljoen en de realisatie is € 1,3 miljoen bij het jaarverslag 2021. Het startbudget uit de POK-IHH-gelden is relatief laat in het jaar ontvangen. Het budget was hoofdzakelijk voor inzet van (tijdelijk) personeel. De combinatie van late ontvangst en een lange werving maakte dat het budget niet volledig kon worden ingezet of anders aangewend. De afhankelijkheid van de schaarste op de arbeidsmarkt op dit vakgebied blijft in deze een aandachtspunt.