In de samenleving en binnen het Rijk groeit de behoefte aan gerichte informatie en transparantie. De overheid streeft ernaar om een open overheid te zijn. Door informatie actief openbaar te maken, krijgt de samenleving beter zicht op keuzes van de overheid en afwegingen hierbij. Ook is er bij een open overheid meer ruimte om samen met burgers beleid te maken. Een goede digitale informatiehuishouding is hierbij een randvoorwaarde.
Binnen het ministerie van VWS lopen meerdere trajecten in het kader van een open overheid. Naast het programma Implementatie Wet open overheid (Woo) loopt ook het vijf jaar durende programma VWS Open op Orde (2021-2026).
Actieve openbaarmaking
Sinds 1 juli 2021 worden beslisnota’s bij Kamerstukken over beleidsvorming en wetgeving meegestuurd naar de Kamer. Met ingang van Prinsjesdag 2022 is dit uitgebreid naar alle Kamerstukken over voortgang, kennisdeling, begroting en internationale en Europese onderhandelingen. Het programma VWS Open op Orde heeft beleidsdirecties ondersteunt in de voorbereidingen op het openbaar maken van de beslisnota’s zodat dit op een eenduidige manier gebeurd.
VWS Open op Orde verzorgd ook workshops voor kleine groepen medewerkers, zodat aan de slag kan worden gegaan met een eigen casus. Tevens zijn een aantal medewerkers per directie opgeleid als eerste aanspreekpunt m.b.t. actieve openbaarmaking.
Vanuit het programma Implementatie Woo worden de VWS-concernonderdelen geïnformeerd en ondersteund over het (op termijn) actief openbaar maken van de informatiecategorieën genoemd in de Woo. Voor VWS gaat het om 14 informatiecategorieën, zoals bijvoorbeeld onderzoeksrapporten en convenanten. Het actief openbaar maken van deze informatiecategorieën is nog niet verplicht. Voorwaarde is dat er een digitaal platform beschikbaar is waarop of waarlangs belanghebbenden deze documenten kunnen vinden. Het ministerie van BZK ontwikkelde een platform open overheidsinformatie, ook wel PLOOI genoemd, waarop deze informatiecategorieën in eerste instantie openbaar zouden worden gemaakt. Deze ontwikkeling is echter stopgezet naar aanleiding van een advies van het adviescollege ICT-toetsing (AcICT) en het daaropvolgende besluit van de minister van BZK. Het ministerie van BZK streeft er naar om in 2023 een Woo-verwijsindex beschikbaar te stellen die verwijst naar de eigen platforms van overheidsorganisaties, waaronder die van VWS, waarop gefaseerd alle verplicht openbaar te maken informatiecategorieën worden gepubliceerd.
Het programma Woo brengt de werkprocessen rond de totstandkoming en openbaarmaking van de verschillende informatiecategorieën in kaart. Het uitgangspunt is: wanneer de informatiehuishouding op orde is, kan (beter) aan de Woo voldaan worden. Indien van toepassing, worden werkprocessen in samenwerking met de betreffende organisatieonderdelen aangepast en geoptimaliseerd. Daarnaast werkt het programmateam nauw samen met ICT-gerelateerde onderdelen om de systeemaanpassingen voor te bereiden die noodzakelijk zijn voor deze actieve openbaarmaking. Tevens wordt ingezet op voorlichting richting VWS-medewerkers hoe zij zo goed mogelijk aan dit proces kunnen bijdragen.
Het programma Woo heeft ook invulling gegeven aan de vereiste om een zogeheten ‘contactpersoon Woo’ aan te stellen. Bij deze persoon kunnen bijvoorbeeld burgers en maatschappelijke organisaties terecht om een informatievraag te verduidelijken. Iedere keer staat de vraag centraal ‘of het een informatievraag is die direct beantwoord kan worden uit al aanwezige openbare informatie óf dat een Woo-verzoek ingediend dient te worden om informatie die (nog) niet openbaar is op te vragen’. De contactpersoon Woo is via een eigen mailadres bereikbaar, heeft een netwerk bij de (beleids)directies en juridische afdeling en is daarmee in staat om een informatieverzoeker op weg helpen.
Passieve openbaarmaking
Vanuit het programma Implementatie Woo wordt gewerkt aan de verbetering van de passieve openbaarmaking. Het doel van deze verbetering ligt nadrukkelijk op het inkorten van de huidige afhandeltermijnen. Onder de voorganger van de Woo, de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB), had een bestuursorgaan vier weken de tijd om aan een informatieverzoek te voldoen met eenmalig de mogelijkheid om de termijn met vier weken ter verlengen. Onder de Woo is de verlengingstermijn ingekort tot twee weken. Met de aanwezige VWS-directies wordt gewerkt aan het verbeteren van de werkprocessen om aan de termijnen te voldoen.
Aanwending Woo-budget
Voor de implementatie en uitvoering van de Woo was in 2022 een budget van € 1.174.000 beschikbaar. Dit budget is op basis van al in 2019 bepaalde criteria toegekend aan een aantal directies en andere concernonderdelen. Omdat de wet pas op 1 mei 2022 in werking trad, bleek de verdeling onevenwichtig uit te pakken. Vanuit dit gegeven is besloten om een herverdeling toe te passen waarbij directies en andere concernonderdelen, aan de hand van zogeheten in te dienen fiches, hun plannen voor actieve en passieve openbaarmaking beter kunnen financieren.
Verbetering van de informatiehuishouding
Om informatie (actief) beschikbaar te kunnen stellen, te kunnen verantwoorden en de bedrijfsprocessen goed te laten verlopen is het belangrijk om overheidsinformatie goed op te slaan. Als we onze informatie op orde hebben, kunnen we als ministerie van VWS goed samenwerken, open, transparant en betrouwbaar zijn. Dit vindt plaats aan de hand van vier rijksbreed vastgestelde actielijnen: Informatieprofessionals, Volume en Aard van de informatie, Informatiesystemen en Bestuur en nalevering.
Vanuit de actielijn Informatieprofessionals is enerzijds aandacht voor capaciteit en opleiding van de informatieprofessionals en anderzijds richt zich het op het informeren van de medewerkers over goed informatiebeheer. In 2022 is met de implementatie gestart van het Kwaliteitsraamwerk Informatievoorziening (KWIV) – profielen voor I-professionals. Er is ingezet op het aantrekken van extra capaciteit die nodig is voor het kunnen uitvoeren van de opgave voor het verbeteren van de informatiehuishouding. Daarnaast zijn er bij een aantal organisatieonderdelen reeds opleidingsplannen opgesteld ter ontwikkeling van de informatieprofessionals. Er zijn communicatieadviseurs en andere experts aangetrokken om de bewustwording over goed informatiebeheer bij medewerkers te verhogen.
Vanuit de actielijn Volume en aard van de informatie is de implementatie van web archivering afgerond, de beleidslijn berichtenverkeer VWS vastgesteld en is de bestuursraad akkoord gegaan met het regulier uitlezen van het berichtenverkeer van de BR-leden en bewindspersonen. Tevens is in 2022 in samenwerking met het Nationaal Archief gestart met het actualiseren van generieke selectielijsten.
Vanuit de actielijn Informatiesystemen wordt er ingezet op de verbetering van architectuur, systemen en applicaties. Vanuit deze actielijn moet er meer aandacht komen voor ‘archiving by design’ waar aan de voorkant wordt gekeken naar de duurzame toegankelijkheid van informatie over de hele levenscyclus.
Vanuit de actielijn Bestuur en naleving is ingezet op het versterken van de onderlinge samenwerking op het gebied van informatiehuishouding binnen het concern en in aansluiting op de rijksbrede ontwikkelingen. Er is een concernbreed actieplan voor de verbetering van de informatiehuishouding en organisatieonderdelen hebben specifieke eigen plannen. VWS is gestart met de ontwikkeling van een visie op informatiebeheer. Ook werkt VWS mee aan de ontwikkeling van een sturingsmiddel in de vorm van een dashboard voor informatiehuishouding.