Paragraaf 1 - Uitzonderingsrapportage
1. Rechtmatigheid
In 2024 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden.
2. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie
Gegevens over naturalisatieverzoeken, reisdocumenten, visa en optieverzoeken worden ontleend aan de wettelijke registratie, tezamen met de verplichting tot archiveren van de bijbehorende documenten. Voornoemde registraties worden ondersteund door geautomatiseerde gegevensbestanden (zoals RAAS en NVIS). Voorts worden gegevens voor de andere categorieën ontleend aan het ‘Document Management System’, waarin alle inkomende en uitgaande stukken waarop en archiveringsverplichting ligt, worden geregistreerd.
3. Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering
Sturing van het financieel beheer verloopt op basis van maandelijks vergelijk tussen begroting, het maandelijks gegenereerde uitputtingsoverzicht en de voorgenomen uitgaven.
4. Misbruik en oneigenlijk gebruik
Er zijn geen bijzonderheden te melden.
5. Overige aspecten van de bedrijfsvoering
Er zijn geen bijzonderheden te melden.
6. Fraude- en corruptierisico’s
Er waren dit jaar geen fraudemeldingen/signalen en of integriteitsschendingen. Binnen de context van het land heeft het feit dat er weinig aanbieders beschikbaar zijn, de aandacht van het Kabinet. Dat geldt ook voor andere aspecten die lokaal spelen. Het Kabinet volgt de ontwikkelingen in de externe omgeving en reflecteert deze vervolgens op de eigen organisatie. Het onderwerp fraude wordt maandelijks besproken tijdens het Intern Beheer- en Conculair overleg. Eveneens vindt er een jaarlijks met de Audit Dienst Rijk een «Fraudegesprek» plaats.
De Directie ziet toe op de implementatie van functiescheiding, waarbij taken en verantwoordelijkheden zodanig over verschillende functies binnen de organisatie zijn verdeeld, zodat het «vierogenprincipe» te allen tijde wordt toegepast. Daarnaast vinden er diverse periodieke controles plaats, zoals bijvoorbeeld het voorraadbeheer van noodpaspoorten en visa.
Jaarlijks wordt de Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO-IC) herzien, waarbij bestaande risico’s geëvalueerd en potentiële nieuwe risico’s geïdentificeerd en beoordeeld worden. Eind 2024 is gestart met een adviestraject met een externe partij, waarbij alle onderwerpen worden besproken per proces zoals; procesdefinitie, procesbewaker, betrokkenen bij het proces, risico’s en beheersingsmaatregelen, wet- en regelgeving, systemen, documenten en het procesverloop. Op basis van deze evaluatie worden passende maatregelen getroffen om risico's te verkleinen, te beheersen of te mitigeren.
Eveneens vindt er periodiek (jaarlijks) door een externe beveiligingsfunctionaris een audit plaats naar de beveiliging van reisdocumenten. De audit verschaft inzicht in hoe het proces van reisdocumenten in de dagelijkse praktijk wordt uitgevoerd. Ook geeft de audit een beeld van het kennisniveau van de medewerkers ten aanzien van het beveiligingsbewustzijn, de opslag, verstrekking, uitreiking en administratie van reisdocumenten. De resultaten van de audit worden beschreven in een eindrapportage. De aanbevelingen uit deze rapportage worden besproken en daar waar mogelijk overgenomen en geïmplementeerd.
Dit jaar is een beveiligingsadvies gegund aan een externe partij ten aanzien van de organisatorische, bouwkundige en elektrotechnische maatregelen van het Kabinet, waarbij als uitgangspunt de richtlijnen van het Normenkader Beveiliging Rijksgebouwen (NkBR) worden gehanteerd.
Paragraaf 2 - Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen
Er zijn geen bijzonderheden te melden.
Paragraaf 3 - Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering
Er zijn geen bijzonderheden te melden.