Paragraaf 1 - Rapportage voor de volgende verplichte onderdelen

1. Rechtmatigheid

In 2024 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden.

2. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Gegevens over naturalisatieverzoeken, reisdocumenten, visa en optieverzoeken worden ontleend aan de wettelijke registratie, tezamen met de verplichting tot archiveren van de bijbehorende documenten. Voornoemde registraties worden ondersteund door geautomatiseerde gegevensbestanden (zoals RAAS, RAP en NVIS). Voorts worden gegevens voor de andere categorieën producten ontleend aan het programma Decos-Join, waarin alle relevante inkomende en uitgaande stukken waarop een archiveringsverplichting ligt, worden geregistreerd en gedocumenteerd.

3. Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Het Kabinet van de Gouverneur verkrijgt haar middelen uit de Begroting IIB Hoge Colleges van Staat (artikel 6). Dit betreft een meerjarige vastgestelde begroting.

Het financieel beheer voldoet aan de eisen van rechtmatigheid, ordentelijkheid en controleerbaarheid en is zo doelmatig mogelijk ingericht.

Het Kabinet van de Gouverneur heeft haar wens kenbaar gemaakt te willen verhuizen naar meer geschikte kantoorhuisvesting (zie Voorjaarsnota 2024 voor de besluitvorming hierover). Met dat in het achterhoofd is de intentie van het Kabinet van de Gouverneur om onderhoud en investeringen uit te stellen of te vertragen. Toch heeft er een aantal nodige onderhoudswerkzaamheden en investeringen moeten plaatsvinden. Bij het Kabinet zijn een aantal nieuwe kozijnen geplaatst en bij Cas Ceremonial zijn de binnenmuren geschilderd. Alleen het hoognodige onderhoud wordt uitgevoerd en investeringen worden alleen gedaan als de veiligheid of bedrijfsvoering belemmerd wordt. Dit zorgt mede voor het budgetoverschot in 2024.

4. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het Kabinet van de Gouverneur van Aruba is zich zeer bewust van risico’s ten aanzien van dit onderwerp en hanteert instrumenten om het Kabinet zo goed mogelijk te beschermen. Voordat een lokaal aangestelde werknemer in dienst kan treden dient een VOG overlegd te worden of wordt de werknemer gescreend door de lokale veiligheidsdienst. Voor uitgezonden medewerkers is Verklaring van geen bezwaar van de Nederlandse veiligheidsdienst een vereiste. De werknemer tekent bij indiensttreding een geheimhoudingsverklaring en legt een eed af. Alle lokale medewerkers zijn in dienst getreden op basis van de ALP (Arbeidvoorwaarden Lokaal Personeel) met o.a. een hoofdstuk disciplinaire straffen waarin maatregelen zijn opgenomen mocht er sprake is van ongewenste gedragingen. De ALP wordt uitgereikt aan iedere werknemer die in dienst treedt. De directeur van het Kabinet is in voorkomende gevallen bevoegd disciplinaire maatregelen te treffen.

Daarnaast hanteert het Kabinet een toegangscontrole en -autorisatie en heeft veiligheidsvoorzieningen genomen door het inzetten van cameramonitoring en inbraak- en brandbeveiliging. Er is tevens beleid bepaald hoe bedrijfsmiddelen moeten worden gebruikt. Werknemers kunnen bovendien in contact treden met een vertrouwenspersoon om verdacht gedrag te melden wanneer zij zich niet vrij voelen om dit bij de leiding te melden. Het Kabinet zorgt voor trainingen om de werknemer bewust te maken van risico’s en situaties om ongewenste gedragingen te kunnen herkennen. In reguliere vergaderingen wordt stil gestaan bij  het onderwerp integriteit en veiligheid

5. Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Organisatie

Medio juni 2024 is een nieuw hoofd bedrijfsvoering in dienst getreden, als opvolger van zijn per 1 juli 2024 vertrokken voorganger. Dit betreft een uitgezonden rijksambtenaar.

Per 1 november 2024 is de functie van facilitair medewerker/Hofmeester vervuld. Dit werd daarvoor ingevuld door middel van een uitzendkracht.

Huisvesting

In voorliggende jaren heeft het Kabinet van de Gouverneur haar wens kenbaar gemaakt te willen verhuizen naar meer geschikte kantoorhuisvesting. Middels besluitvorming in de Voorjaarsnota 2024 is een bedrag van € 8 miljoen opgenomen in 2026 als Reservering voor het Kabinet van de Gouverneur. In het laatste half jaar van 2024 is het Kabinet van de Gouverneur gestart met de voorbereidingen voor het verhuizingsproces. Het Kabinet is zowel met het Land Aruba als met private partijen in gesprek om de huisvestingsopgave adequaat vorm te geven en in te vullen.

6. Fraude- en corruptierisico’s

In de beschreven/vastgestelde AO/IC (Administratieve Organisatie & Interne Controle) zijn verschillende middelen opgenomen ter dekking van de risico’s van fraude en corruptie die de grootste financiële en/of reputatieschade voor het Kabinet van de Gouverneur zouden kunnen betekenen. Deze is in 2024 geactualiseerd en hierin worden ook wensen genoemd voor verdere verbetering van de AO/IC.

De afdeling consulaire zaken houdt zich bezig met het uitvoeren van regelgeving betreffende het nationaliteitsrecht (de Rijkswet op het Nederlanderschap en de Paspoortwet, alsmede aanverwante regelgeving). Jaarlijks vindt binnen deze afdeling een audit plaats door een door de Gouverneur aangewezen beveiligingsfunctionaris ten aanzien van het verstrekken van reisdocumenten. Deze audit richt zich voornamelijk op de uitvoering van het paspoortafgifteproces. Het door de beveiligingsfunctionaris beschreven beveiligingshandboek wordt ook door de afdeling consulaire zaken gevolgd bij de verstrekking van reisdocumenten, waaronder nationaal paspoorten en nooddocumenten en biedt tevens mede de basis voor de uit te voeren audit. De door het Kabinet van de Gouverneur behandelde dossiers van zowel naturalisatie als opties worden van tijd tot tijd door de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) getoetst aan de geldende regelgeving.

Paragraaf 2 - Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Paragraaf 3 - Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Het Kabinet van de Gouverneur is zich bewust van de voortdurende veranderingen van de bedrijfsvoering in reactie op technologische ontwikkelingen en maatschappelijke veranderingen en dat zij hierin moet meebewegen. Met name van belang in het bevorderen van efficiëntie, duurzaamheid en veiligheid.