In de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag van het begrotingshoofdstuk Defensie (X) wordt gerapporteerd over het begrotingsbeheer, financieel beheer en materiële bedrijfsvoering, overige aspecten van de bedrijfsvoering, over de Rijksbrede bedrijfsvoeringonderwerpen en belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering. Hieronder wordt gerapporteerd over de rechtmatigheid en het verplichtingenbeheer indien slechts van toepassing op het DMF.
Rechtmatigheid
Er hebben zich geen overschrijdingen van de rapporteringstoleranties op de artikelen van het Defensiematerieelfonds voorgedaan.
Het totaal aan fouten en onzekerheden voor de rechtmatigheid van aangegane verplichtingen van het DMF bedraagt over 2024 € 214 miljoen. Dit betreft (Europese) aanbestedingsfouten veroorzaakt door het niet of niet juist toepassen van de aanbestedingsregels.
In 2024 is in 28 gevallen gebruik gemaakt van de escalatieprocedure verwerving. In die procedure wordt expliciet vooraf afgewogen of sprake is van een onontkoombare noodzaak tot aanbesteding van een overheidsopdracht of verlenging van een overeenkomst om op basis daarvan af te wijken van de (Europese) aanbestedingsregelgeving.
Het totaal aantal dossiers voor beide begrotingen waarvoor de escalatieprocedure is ingeroepen, is over beide begrotingen 46 stuks en is ten opzichte van 2023 (totaal 32 dossiers) toegenomen. De waarde van de verplichtingen die hier uit voortvloeien, zijn met een totale waarde van € 97 miljoen lager ten opzichte van 2023.
Van de € 214 miljoen is Defensie in 2024 voor een totaalbedrag van € 35,7 miljoen onrechtmatige verplichtingen aangegaan voor inkopen onder categoriemanagement.
Het Ministerie van IenW is categoriemanager op een aantal Rijksbrede raamovereenkomsten. De overbruggingsovereenkomsten voor Interim Management & Organisatieadvies, en Financiële Adviesdiensten zijn als «onrechtmatig» beoordeeld. Het Ministerie van IenW heeft dit toegelicht in de Bedrijfsvoeringsparagraaf van haar jaarverslag. Als gevolg daarvan worden de verplichtingen die op deze nadere overeenkomsten onder deze overbruggingsovereenkomsten worden aangegaan als onrechtmatig bestempeld. In het verslagjaar gaat het bij het Ministerie van Defensie om circa € 21,4 miljoen.
Het Ministerie van Economische Zaken is categoriemanager voor de raamovereenkomsten op het gebied van ICT-inhuur. Deze raamovereenkomsten zijn in 2023 rechtmatig aanbesteed en gegund, maar er werken onrechtmatige verplichtingen door in 2024, omdat de inhuurovereenkomsten in 2024 nog doorliepen en gebruik is gemaakt van bestaande verlengingsopties in deze overeenkomsten. In dit verslagjaar gaat het bij het Ministerie van Defensie om circa € 14,3 miljoen.
Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering
Begrotingsbeheer
In de loop van 2024 is het gebruik van het voedingsartikel DMF (artikel 7) opgeheven. Als gevolg hiervan is de inkomstenrealisatie van het fonds in 2024 € 0, wat leidt tot een weergave van een negatief eindsaldo van € 7.457,9 miljoen. Dit is echter de weergave van de technische verwerking in de administratie. Daadwerkelijk is het positief eindsaldo op het fonds € 4.029,9 miljoen.
Eventuele verdere administratieve correcties, door het buiten gebruik stellen van het voedingsartikel, worden in 2025 verwerkt.
Verplichtingenbeheer
Het financieel beheer op de uitgaande geldstromen ten behoeve van de F-35 naar JPO-USA vindt deels plaats op basis van door Defensie vanuit het JPO (Department of Defense USA) ontvangen informatie. Deze kent beperkingen en is niet voorzien van dekkende jaarlijkse assurance vanuit de nationale auditfunctie USA. Ook het nacalculatieproces volgt enkele jaren na feitelijke oplevering van de toestellen. Deze assurance is gewenst, omdat logistieke stromen in het F-35 productieproces in de tijd later volgen op de financiële stromen en onderling niet precies aan te sluiten zijn. Een nadere toelichting en beschouwing op de processen die hierbij van belang zijn, zijn door de AR beschreven in hun rapport ‘Financiële processen JSF’ van oktober 2018. Deze financiële processen zijn sindsdien ongewijzigd gebleven. Het JPO heeft gestreefd naar een verbetering van de uitvoering van de financiële processen en het verbeteren van interne beheersmaatregelen om fouten in de facturering te voorkomen. De ‘checks and balances’ zoals uitgevoerd door de controllers van Defensie en de liaisons die werkzaam zijn op het JPO en op de NL Ambassade zijn nog altijd in place. Zo stemmen zij de processen binnen Defensie en binnen het JPO af op de administratie. Hoewel de initiële aanschaf/investeringsfase in Nederland geleidelijk wordt afgerond, is de exploitatiefase al geruime tijd gestart en is daar ook al de nodige ervaring mee opgedaan. Voor de financiële processen binnen het JPO maakt dit echter weinig verschil. Beide fases vallen onder de PSFD MOU en verschillen niet van de processen zoals beschreven in het rapport van de Algemene Rekenkamer uit 2018.