De Wet open overheid (hierna: Woo) is sinds mei 2022 de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Met deze nieuwe wet is een belangrijke stap gezet naar een open en transparantere overheid. Hoofdonderdelen van de Woo zijn: openbaarmaking op verzoek, openbaarmaking uit eigen beweging en het op orde brengen van de informatiehuishouding. Openbaarmaking op verzoek wordt ook wel ‘passieve’ openbaarmaking genoemd: de documenten worden openbaar gemaakt op basis van informatie waar om is gevraagd. Openbaarmaking uit eigen beweging, of wel ‘actieve’ openbaarmaking, houdt in dat het ministerie proactief informatie openbaar maakt - ook als daar (nog) niet om is gevraagd.

Om dit te kunnen doen, is een adequate en toegankelijke informatievoorziening nodig; en die leunt op zijn beurt op een gezonde informatiehuishouding. Het in de begroting aandacht schenken aan de beleidsvoornemens over de uitvoering van de Woo is ook één van de verplichtingen. In deze paragraaf wordt weergegeven hoe het ministerie van Justitie en Veiligheid en het ministerie van Asiel en Migratie (hierna JenV/AenM) hieraan invulling geven.

Openbaarmaking

Vanaf het begin van 2024 is de behandeling van Woo-verzoeken binnen het bestuursdepartement van JenV/AenM gecentraliseerd bij de nieuwe directie Openbaarmaking. Hiermee wordt gezorgd voor een tijdige en kwalitatief hoogwaardige afhandeling van Woo-verzoeken. De directie Openbaarmaking adviseert ook de taakorganisaties van JenV/AenM op het gebied van de Woo, in het bijzonder de actieve en passieve openbaarmaking. Advisering over technische kanten van publicatie en over de informatiehuishouding (zoals archivering), ligt bij de directie Informatievoorziening en Inkoop. In samenwerking met andere onderdelen van het bestuursdepartement geeft de directie Openbaarmaking invulling aan actieve openbaarmaking van informatie. Het gaat hier om zowel de verplichte informatiecategorieën, als de inspanningsverplichting die toeziet op openbaarmaking uit eigen beweging. Naast de uitvoering van actieve openbaarmaking op het bestuursdepartement, wordt er gewerkt aan beleidskaders voor actieve openbaarmaking. Zo is in 2024 een start gemaakt met het ontwikkelen van een JenV/AenM-brede visie op de inspanningsverplichting.

De afhandeling van Woo-verzoeken, het vormgeven aan actieve openbaarmaking en de ondersteuning van de parlementaire enquête Corona (ook ondergebracht bij de directie Openbaarmaking) worden uitgevoerd met de huidige capaciteit op het bestuursdepartement. Omdat de vraag om (actieve) openbaarmaking toeneemt, is het belangrijk om voldoende te investeren in digitale hulpmiddelen en mogelijk ook AI-toepassingen.

JenV/AenM zet hiermee niet alleen in op een adequate uitvoering van de Woo maar wil zo ook de transparantie van de organisaties in het JenV/AenM-domein verder bevorderen. Tenslotte participeert JenV/AenM vanuit haar Woo-deskundigheid in de interdepartementale evaluatie van de Wet open overheid.

Verbetering informatiehuishouding

Het JenV-programma Open op Orde startte in 2021, met als scope het (inmiddels) JenV/AenM-brede concern - de Politie en Rechtspraak hebben op basis van hun rechtstatelijke positie een eigen programma - en de opdracht om gestructureerd te werken aan een verbetering van onze informatiehuishouding (hierna: IHH). Sindsdien zijn flinke stappen gezet met het oplossen van een aantal generieke uitdagingen bij de JenV/AenM-organisaties. Het volwassenheidsniveau van 2,3 (op een vierpuntschaal) in 2023 is gestegen naar 2,4. De op het oog kleine stap in de vooruitgang is verklaarbaar vanwege het toegenomen realiteitsgehalte: we krijgen steeds meer en beter inzicht in de stand van de informatiehuishouding en wat er daarbij nog te doen staat. Tegelijkertijd is de stijging over alle actielijnen het geval en daarmee de bevestiging van een consistente groei in de volwassenheid. Het streven is eind 2026 volwassenheidsniveau 3 te bereiken.

Het programma werkt aan een meerjarig portfolio dat is opgebouwd langs de vier rijksbrede actielijnen ‘Professionals’, ‘Volume en aard van informatie’, ‘Systemen’ en ‘Sturing en naleving’. Daarnaast zijn er vanuit de Regeringscommissaris Informatiehuishouding prioriteiten meegegeven aan alle departementen en heeft JenV/AenM ook haar eigen prioriteiten bepaald. Het Open op Orde-programma helpt de organisaties met de uitvoering en invoering hiervan.

Actielijn 1 Professionals

Voor het versterken van de IHH-capaciteit - zowel kwalitatief als kwantitatief - is met financiële ondersteuning van het programma bij verschillende organisaties voorzien in zo’n 30 fte extra structurele IHH-capaciteit. Ook is eind 2024 een formatieonderzoek gedaan naar wat in de volle breedte nodig zou zijn om het huidige volwassenheidsniveau vast te houden en naar niveau 3 te brengen; de consequenties van hiervan worden in 2025 verder uitgewerkt en vertaald naar bestuurlijke besluitvorming. Bij een van de grotere onderdelen is een pilot gestart voor een strategisch ontwikkelplan voor de bevordering van de IHH-deskundigheid. Als dit succesvol is, kan het verder worden opgeschaald. In lijn hiermee wordt komend begeleiding aangeboden bij het opzetten van Strategische Personeelsplanningen voor IHH. Tenslotte zijn in september 25 trainees gegevensmanagement bij 14 organisaties gestart als Chief Data Officers in de dop. De Taskforce Gegevenshuishouding waar het traineeship onderdeel van uitmaakte is met meerjarige financiële ondersteuning overgedragen aan de staande organisatie.

Actielijn 2 Volume en aard van de informatie

Op het gebied van de papieren achterstanden heeft het programma voorzien in middelen om onder andere de inzet van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te continueren bij de scanstraten van de Justitiële Informatiedienst en het Nederlands Forensisch Instituut. Ook zijn de papieren achterstanden bij het Openbaar Ministerie in kaart gebracht en is geadviseerd over hoe deze achterstanden weg te werken.

Voor de digitale achterstanden is het afgelopen jaar een aparte taskforce opgezet. Met tooling zijn de digitale achterstanden op verschillende netwerkschijven in kaart gebracht. Ook voor komend jaar staan er nieuwe organisaties op de rol, de inhoudelijke en technische randvoorwaarden worden momenteel ingeregeld.

Daarnaast is een aanbesteding uitgevoerd voor de verwerving van kunstmatig intelligente document herkenningssoftware voor de bouw van een ‘Digitale Archivaris’. Deze kan straks grote documentcollecties sneller voorzien van de juiste metadata en ze in het daarvoor bestemde systeem plaatsen, waardoor stukken sneller en beter vindbaar worden.

Tenslotte is website-archivering in het afgelopen jaar belegd in de staande organisatie en in aanvulling op de bestaande archiefdienst is een kwaliteitsdienst ingekocht om de vindbaarheid van website-informatie zeker te stellen. Op chatarchivering is er een pilot afgerond, inclusief de geleerde lessen en een DPIA; voor de inkoop en realisatie van een oplossing voor chatarchivering treedt JenV/AenM op als frontrunner.

Actielijn 3 Informatiesystemen

In het kader van rationalisatie en uniformiteit wil JenV/AenM haar organisaties aan laten sluiten op bestaande documentmanagement en recordmanagement systemen. Voor twee organisaties zijn daartoe procesanalyses uitgevoerd en informatiestromen in kaart gebracht; daarmee kunnen zij hun processen effectief onderbrengen in een zaaksysteem - een randvoorwaarde om hygiënisch met informatie om te kunnen gaan - zijn de randvoorwaarden gecreëerd om te kunnen werken volgens de selectielijst.

Rijksbreed wordt gewerkt aan een publicatieplatform voor actieve openbaarmaking. Het programma heeft hiervoor diverse (technische) aansluitscenario’s en een quickscan ontwikkeld waarmee de huidige (IV/ICT) situatie in kaart wordt gebracht; daarmee kan het programma gericht adviseren over het te volgen aansluitscenario. In lijn hiermee is ook een eerste, concept handreiking opgeleverd.

Actielijn 4 Sturing en naleving

Het afgelopen jaar en ook de komende twee jaar kunnen de organisaties een beroep doen op het programma bij het versterken van de sturing op de informatiehuishouding, het uitvoeren van de jaarlijkse IHH-volwassenheidsmeting en het verder organiseren van de rapportage en verantwoording daarover.

Voor het voldoen aan de Archiefwet is op het terrein van selectiebeleid halverwege 2024 een centrale taskforce gestart die in 2025 verder wordt geïntensiveerd.

Zowel de administratie van het programma als alle relevante IHH-informatie van de organisaties zijn ondergebracht in een portfoliomanagementapplicatie, gecombineerd met onderliggende, veilige documentopslag in het documentmanagementsysteem. Op termijn worden hier automatisch IHH-klantbeelden uit gegenereerd.

Tenslotte is voor de nog resterende looptijd van het programma een transitieplan opgesteld dat zich richt op enerzijds de herbelegging binnen het bestuursdepartement van taken en structurele middelen en anderzijds de meer beleidsmatige aspecten die ingaan op hoe we in de volle breedte blijven groeien qua volwassenheid op informatiehuishouding.

Financiën

Het basisbudget voor het Open op Orde-programma bedroeg € 9,9 mln. Daarnaast werd vanuit het BZK-programma Open Overheid voor 2024 voor € 1,449 mln. additionele middelen beschikbaar gesteld, opgeteld € 11,349 mln. Tenslotte kon gebruik worden gemaakt van de eindejaarsmarge uit 2023 (€ 6,0 mln.) waarmee het totaal beschikbare budget uitkwam op € 17,349 mln.

De verdeling van het beschikbare budget over 2024 over de verschillende actielijnen ziet er als volgt uit:

Onder de streep is sprake van een minimale onderbesteding van 0,5%. Omdat centrale voorzieningen voor onder andere een publicatieplatform, e-mailarchivering en chatarchivering achter blijven op de planning is een deel van de hiervoor gereserveerde middelen onder actielijn 3 ingezet voor extra investeringen in activiteiten onder de actielijnen 1 en 2. Datzelfde geldt voor de begrote kosten voor de sturing en naleving van actielijn 4; deze onderbesteding hangt samen met het afscheid van een flink aantal externe professionals en de start van de transitie van delen van het programma naar de staande organisatie. Het ligt in de lijn der verwachting dat de uitgaven op deze post in 2025 verder dalen.