Openbaarheidsparagraaf

Het Ministerie van OCW heeft in 2022, in het kader van verbetering van de Informatiehuishoudingen het transparanter maken van de organisatie, naast de reeds lopende trajecten, nieuwe initiatieven in gang gezet. Dit mede naar aanleiding van het verschijnen van het rapport Ongekend Onrecht en de inwerkingtreding van de Wet open overheid (Stb. 2021, 499 en Stb. 2021, 500) op 1 mei 2022.

Binnen het ministerie zijn deze ontwikkelingen ondergebracht bij het programma OCW Open dat vier jaar lang werkt aan de opdrachten die voortkomen uit de kabinetsreacties op de rapporten Ongekend Onrecht, Werk aan Uitvoering en Klem tussen balie en beleid (Kamerstukken II 2020/21, 35510, nr. 2, 29362, nr. 290 en 35387, nr. 2). Er wordt binnen dit programma gewerkt met een aantal deelprogramma’s, waaronder Informatievoorziening. Binnen het deelprogramma Informatievoorziening wordt gewerkt aan een transparanter OCW.

In 2024 is door middel van een reorganisatie de Afdeling Open Overheid opgericht (AOO). Deze afdeling is onderdeel van de directie WJZ en heeft ook een afdelingshoofd wat lid is van het MTWJZ. Het voormalig team Openbaarheid, wat voorheen onderdeel was van de afdeling ACW is in het geheel overgegaan naar de nieuwe afdeling. De reden hiervoor is het belang van het onderdeel Openbaarheid binnen het bestuursdepartement en ook de groei van het team Openbaarheid tot een aantal fte’s wat doorgaans is ondergebracht in een volwaardige afdeling. Tevens zorgt deze nieuwe organisatiestructuur voor kortere lijnen en is de afdeling zichtbaarder en dus makkelijker vindbaar en aanspreekbaar.

Samen met het programma OCW Open werkt AOO aan de verschillende actielijnen. Het programma OCW Open is daarbij verantwoordelijk voor de afstemming met het rijksbrede programma Open Overheid, ambtelijk vakmanschap, communicatie en de verbinding met de andere deelprogramma’s. De AOO is onderdeel van de juridische directie en dus verantwoordelijk voor de juridische validiteit van de actieve en passieve openbaarmaking.

Actielijn: Het actief openbaarmaken van beslisnota’s

Eén van die actielijnen is de implementatie van de interdepartementale beleidslijn om beslisnota’s bij Kamerstukken actief openbaar te maken (Kamerstukken II 2020/21, 28362, nr. 56). In een beslisnota zijn de overwegingen, alternatieven, relevante feiten en risico’s op een rij gezet voor de bewindspersoon. Door bij Kamerstukken deze beslisnota’s bij te voegen wordt het inzichtelijk en navolgbaar op welke manier beslissingen zijn genomen. Sinds 1 juli 2021 worden beslisnota’s bij Kamerstukken over wetgeving en beleidsvorming meegestuurd naar de Tweede Kamer en sinds Prinsjesdag 2022 geldt dit voor alle Kamerstukken. Deze manier van werken is inmiddels succesvol geïmplementeerd in het werkproces van de verschillende beleidsdirecties.

Actielijn: Implementatie van de Woo – Passieve en Actieve Openbaarmaking

Een tweede actielijn binnen het deelprogramma Informatievoorziening betreft de concern brede implementatie van de Wet open overheid (Woo). Per 1 mei 2022 is deze wet in werking getreden, met uitzondering van de actieve openbaarmakingsplicht voor specifiek in de wet genoemde documenten. Sinds die datum wordt uitvoering gegeven aan het inwerking getreden deel van de Woo.

Passieve Openbaarmaking (afhandelen van Woo-verzoeken)

De Afdeling Open Overheid behandelt alle Woo-informatieverzoeken voor het bestuursdepartement en coördineert alle verzoeken gericht aan de buitendiensten. Uit de invoeringstoets die het Ministerie van Binnenlandse zaken heeft laten uitvoeren door SEO, blijkt dat het aantal Woo informatieverzoeken rijksbreed toeneemt in aantal en omvang. Dit geldt ook voor de Woo-informatieverzoeken aan het Ministerie van OCW. Kwantitatieve informatie over 2024 wordt afzonderlijk gerapporteerd in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk. Inmiddels werkt de AOO met de Woo-Hulptooling (Octobox) voor de afhandeling van Woo-verzoeken.

Actieve Openbaarmaking (van informatiecategorieën)

De implementatie van de Woo houdt ook in dat uitvoering wordt gegeven aan de inspanningsverplichting om informatie actief openbaar te maken. De Woo verplicht het ministerie om overheidsinformatie uit eigen beweging openbaar te maken. Het gaat om een resultaatsverplichting om bepaalde informatiecategorieën bij ontvangst of opstellen binnen een bepaalde termijn actief openbaar te maken en om een inspanningsplicht om andere overheidsinformatie openbaar te maken. De inspanningsplicht geldt sinds 1 mei 2022. Rondom de inspanningsplicht is de directie Kennis in samenwerking met de AOO bezig om beleid op te stellen. De resultaatsverplichting treedt gefaseerd in werking. Het uitgangspunt is dat er vier tranches zijn waarvan er steeds één per keer in werking treedt. De eerste tranche is op 1 november 2024 met Koninklijk Besluit in werking getreden. Deze tranche bevat de volgende informatiecategorieën: Wetten en Algemeen Verbindende Voorschriften, overige besluiten van algemene strekking, informatie over de organisatie en werkwijze, bereikbaarheidsgegevens en vergaderstukken van de Staten-Generaal. De inwerkingtreding van deze tranche is zonder bijzonderheden gerealiseerd. Op dit moment is het samenwerkingsverband van AOO en OCW Open druk bezig met het voorbereiden van de inwerkingtreding van tranche 2 op 1 juli 2025.

De inspanningen zijn ook gericht op de technische aansluiting via de Woo-index en het herijken van processen binnen het Ministerie van OCW, opdat ontvangen en opgestelde documenten die onder de actieve openbaarmakingsverplichting vallen, straks tijdig worden gepubliceerd via de Woo-Index.

Momenteel wordt vanuit de interne bedrijfsvoering concernbreed samengewerkt aan het realiseren van de passende inhoudelijk/technische voorziening om actieve publicatie van de informatiecategorieën mogelijk te maken. Tevens wordt er interdepartementaal samengewerkt om tot een generiek Rijkspublicatieplatform te komen. Met dit generiek en gezamenlijk platform willen de betreffende departementen hun publicatielacune, die ontstaan is doordat de PLOOI publicatieomgeving een Woo-Index is geworden, oplossen. Het Ministerie van OCW ligt bij al deze ontwikkelingen op schema en volgt de interdepartementale voortgang op de voet.

Conform de Woo is een contactpersoon aangesteld voor het Ministerie van OCW waar burgers, bedrijven en instellingen terecht kunnen voor vragen over de beschikbaarheid van overheidsinformatie. De Woo-contactpersoon in onderdeel van de AOO.

Actielijn: Realisatie en inrichting van Woo-Dashboards

Het Ministerie van OCW is aangehaakt bij de kopgroep voor het voorbereiden en komen tot afspraken tot het gaan hanteren van departementaal overstijgende Woo-Dashboards. Deze Dashboards verwerken alle gegevens rond de Woo en geven daarmee een accuraat en compleet beeld van hoe het staat met de openbaarmaking. Het streven is om gezamenlijk tot een effectieve en haalbare eenduidigheid te komen hoe een dergelijk dashboard in de praktijk vertaald kan worden naar de interne bedrijfsvoering.