Artikel 3.5 openbaarheidsparagraaf van de Wet open overheid (Woo) schrijft voor dat een bestuurs-orgaan in de jaarlijkse begroting aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens m.b.t. het transparanter maken van de organisatie en de verbetering van de informatiehuishouding. In de jaarlijkse verantwoor-ding (het jaarverslag) wordt beschreven wat er is gedaan en bereikt met de toegekende middelen. In de voorliggende paragraaf verantwoordt het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) zich over het jaar 2024. Ingegaan wordt op de drie hoofdonderdelen uit de Woo:
1. Actieve openbaarmaking
2. Passieve openbaarmaking
3. Verbetering van de informatiehuishouding.
Actieve openbaarmaking
IenW sluit met een stapsgewijze aanpak aan bij het tempo24 en de koers die rijksbreed voor actieve openbaarmaking is ingezet. Per 1 november 2024 is voldaan aan de eerste tranche actief openbaar te maken categorieën informatie (art. 3.3). Met een concern-brede implementatieaanpak bereiden de IenW-onderdelen zich voor op openbaarmaking van de volgende tranches. T.b.v. de inspanningsverplichting Woo (art. 3.1) maakt IenW al informatie openbaar.
IenW geeft sinds 2021 invulling aan het Kabinetsbeleid om bij stukken aan het parlement ook de onderliggende beslisnota’s25 openbaar te maken. Met monitoring wordt de naleving van deze werkwijze geborgd in de organisatie. In opdracht van het ministerie van BZK is een onderzoek onder parlements-leden, journalisten en rijksambtenaren uitgevoerd naar de beslisnota’s. IenW is in afwachting van de resultaten, die mogelijk leiden tot aanscherping van de werkwijze.
Passieve openbaarmaking
De ingezette koers om de doorlooptijden van de afhandeling van Woo-verzoeken te verkorten is in 2024 voortgezet. De eerste resultaten hiervan zijn waarneembaar. Het contact met de verzoeker is geïntensiveerd en vindt eerder in het proces plaats. Daarnaast werkt IenW met (deel)besluiten en zorgt voor een betere samenwerking met de inhoudelijk deskundige. De verdere optimalisatie van het proces heeft concern-breed de aandacht, in samenhang met de Woo-contactpersoon en het actief openbaar maken van Woo-verzoeken en besluiten. Hierbij sluit IenW zoveel mogelijk aan op de rijksbrede koers en ontwikkelingen.
Verbetering van de informatiehuishouding
Het ministerie van IenW heeft voor de implementatie van de Woo en verbetering van de informatiehuis-houding een concern-breed plan open overheid en informatiehuishouding opgesteld. Met dit plan is inzichtelijk gemaakt wat de totale opgave inhoudt en welke ambities IenW stelt. Met gerichte acties is gewerkt aan verbetering van de informatiehuishouding. Inzichtelijk is gemaakt hoe het informatie-landschap er uit ziet, waar het effect van de verbetering het grootst is (stapsgewijze aanpak), welke acties dit vraagt van de organisatie. IenW werkt hierbij nauw samen met het coördinerend departement BZK, het rijksbrede programma Open Overheid en partijen en leveranciers in het landschap. De ondersteuning voor de informatiehuishouding bij IenW is verder geprofessionaliseerd en versterkt, met aandacht voor: professionals, volume en aard van informatie, informatiesystemen, bestuur en naleving. De volgende acties zijn ingezet:
Professionals (IV-professional en rijksambtenaren)
Het Kwaliteitsraamwerk IV-professional (KWIV-profielen) is geïmplementeerd. De naleving en monitoring daarvan is in de lijn geborgd. Voor het ontwikkelen van kennis en vaardigheden van IV-professionals en rijksambtenaren benut IenW de rijksbreed ontwikkelde cursussen en trainingen (Leerhuis26). Transparantie en informatiehuishouding zijn onderwerpen die worden behandeld bij de introductie van nieuwe medewerkers. Ook is er aandacht voor communicatie naar en hulpmiddelen (o.a. workshops) voor managers en medewerkers.
Volume en aard van informatie
In 2024 is het totale informatielandschap in beeld gebracht. Dit maakt het mogelijk om gericht verbeterstappen te zetten. Er wordt gewerkt aan koers rond duurzame toegankelijkheid (DUTO), met daaraan gekoppeld een gereedschapskist met instrumenten en sjablonen om de adviseurs te ondersteunen bij het toepassen van het raamwerk. Het, conform Archiefwet en Algemene Verordening Gegevensbescherming, archiveren van e-mails wacht op rijksbreed beleid en een rijksbrede technische oplossing. Dit wordt in 2025 verwacht. Ditzelfde geldt voor het archiveren van chatberichten. Met een implementatieaanpak bereiden de IenW-onderdelen zich voor op de ontvangst van het rijksbreed beleid en de technische oplossingen. Ditzelfde geldt voor bewindspersonen en de ambtelijke leiding, waar ter overbrugging, met tijdelijke oplossingen wordt gewerkt.
Informatiesystemen
IenW maakt zoveel mogelijk gebruik van Rijksbreed ontwikkelde voorzieningen. Ook heeft IenW in 2024 de eerste stappen gezet in de vervanging van het DMS-systeem.
Bestuur en naleving
Het concern-breed plan open overheid en informatiehuishouding is in 2024 vastgesteld in de bestuursraad van IenW. De departementale voortgang en sturing verloopt via de bestuursraad en de reguliere lijn P&C-cyclus. Daarnaast is conform de rijksbrede afspraak een volwassenheidsmeting uitgevoerd en is gerapporteerd over de financiën aan het Rijksbrede programma open overheid (BZK). In 2024 is de tweejaarlijkse monitor van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (IOE) ingevuld. De uitkomsten uit beide zelfevaluaties zijn betrokken bij het vaststellen van de stand van zaken en het inzetten van verbeteracties.