Scope
De scope van deze bedrijfsvoeringsparagraaf is de bedrijfsvoering waarvoor de Minister van Infrastructuur en Waterstaat verantwoordelijk is (begrotingshoofdstuk XII, Mobiliteitsfonds en Deltafonds). De financiële bedrijfsvoering van het ministerie vindt plaats binnen de rapporteringstoleranties, tenzij anders wordt vermeld in onderstaande uitzonderingsrapportage (deel 1). Daarna wordt er gerapporteerd over enkele voorgeschreven rijksbrede onderwerpen (deel 2). Tot slot wordt u over enkele specifieke IenW-onderwerpen geïnformeerd (deel 3).
Deel 1 uitzonderingsrapportage
Deel 1 bestaat uit de volgende onderdelen:
1. Rechtmatigheid
2. Totstandkoming niet financiële verantwoordingsinformatie
3. Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering
4. Misbruik- en oneigenlijk gebruik
5. Overige aspecten van de bedrijfsvoering
6. Fraude-en corruptierisico's (geen uitzonderingsrapportage).
1. Rechtmatigheid
Uit de aangeleverde bedrijfsvoeringsinformatie en de aangeleverde steekproefinformatie van de ADR is gebleken dat de rapporteringstoleranties niet zijn overschreden.
2. Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie
Er zijn geen bijzonderheden te melden.
3. Begrotings-en financieel beheer en materiële bedrijfsvoering
Voortgang op onvolkomenheden Algemene Rekenkamer (AR)
1. Prestatieverklaren IenW. De kwaliteit van het prestatieverklaren is dit jaar opnieuw sterk verbeterd. De aangetroffen fouten beperken zich voornamelijk tot het financieel beheer waar managementaandacht voor is gevraagd. Bij RWS kon de rechtmatigheid van de gecontroleerde posten niet altijd uitsluitend worden vastgesteld op basis van de in het SAP inkoopdossier aanwezige documenten. Op basis van opvragen van aanvullende informatie kon de rechtmatigheid bij nagenoeg alle gevallen worden vastgesteld.
2. Aanbesteden kerndepartement. Door verdere doorontwikkeling en professionalisering is er dit jaar weer een stap vooruit gezet. Budgethouders, ondersteund door inkopers in hun nabijheid, sturen op rechtmatige inkoop. De voortgang op de opvolging van de overbruggingsovereenkomsten betreft het gunnen door IenW van perceel Organisatieadvies vanaf 15 maart 2024 en het gunnen van perceel ICT/IV-inhuur door EZK per 1 januari 2024. In het verslagjaar is er door het management besloten om voor circa €22 miljoen (waarvan EMK terrein €18,3 miljoen) niet rechtmatig contracten aan te gaan.
3. Aanbesteden RWS. Het inkoopbeheer verbetert zoals blijkt uit de ontwikkeling van de key controls van het inkoopproces en het werken binnen de rapporteringstoleranties voor agentschappen. De digitale ondersteuning van het inkoopproces behoeft verbetering waardoor er meer datagestuurd zicht komt op de kwaliteit en tijdige beschikbaarheid van de vastleggingen. De belangrijkste auditbevindingen hebben betrekking op de kwaliteit van de inkoopplanning, de onderbouwing van de procedurewijze bij contractwijzigingen, de juiste en tijdige vastlegging van aangegane verplichtingen en de volledigheid van het inkoopdossier.
Voortgang op interimrapportage ADR 2024
1. Overbruggingsovereenkomsten. Het ministerie van IenW is categoriemanager voor de rijksbrede raamovereenkomsten voor inhuur professionals voor onder meer Interimmanagement (twee aanbestedingspercelen), organisatieadvies en de financiële adviesdiensten (drie aanbestedingspercelen). De verplichtingen die onder overbruggingsovereenkomsten voor percelen in het uitvoeringsjaar zijn aangegaan zijn onrechtmatig. Voor interimmanagement het gehele jaar. Voor organisatieadvies was dit aan de orde tot 15 maart 2024. Voor de financiële adviesdiensten voor drie percelen vanaf 1 december 2024. De totale onrechtmatig gegunde opdrachtwaarde van IenW onder de overbruggingscontracten voor Interimmanagement, Organisatieadvies en financiële adviesdiensten bedroeg in 2024 € 0,8 miljoen. De totale gegunde opdrachtwaarde van IenW onder de overbruggingscontracten gesloten door andere ministeries bedroeg in 2024 € 6,3 miljoen.
2. Toezicht en aansturing ProRail. In het begrotingsjaar is gewerkt aan meer zichtbare beoordeling van voorschotverlening aan ProRail, bestaan van het sanctiebeleid en toepassing van de nieuwe controleprotocollen.
3. De RWS-inhuurdesk is in mei 2024 live gegaan. De implementatie van de nieuwe inhuurapplicatie ging gepaard met problemen ten aanzien van het inladen van de data en de functionaliteit voor het accorderen/mandateren van de inhuuraanvragen. Deze knelpunten hebben geleid tot achterstanden in de verwerking van aanvragen. Medewerkers van de inhuurdesk zijn en worden getraind in hun adviesvaardigheden passend binnen de geldende wet-en regelgeving en het interne RWS beleid. De herinrichting van de inhuurapplicatie is nog gaande en wordt uitgevoerd in samenwerking met de eigenaar van de inhuurapplicatie, het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK). RWS verwacht dat dit doorloopt tot en met het 2e kwartaal van 2025.
4. Misbruik en oneigenlijk gebruik
Het departement heeft geen subsidieregelingen in uitvoering waarbij er vooraf geconstateerd is dat er sprake is van een verhoogd risico op misbruik en oneigenlijk gebruik. De resultaten van de jaarlijkse ADR review op subsidieregelingen over 2022 en 2023 zijn gepubliceerd op rijksoverheid.nl. De ILT IOD heeft in het verslagjaar geen onderzoeken uitgevoerd naar misbruik en oneigenlijk gebruik van subsidieregelingen van het departement. De ILT IOD heeft met de domeinteams in het verslagjaar diverse onderzoeken van het FraudeExpertiseKnooppunt uitgevoerd.
5. Overige aspecten van de bedrijfsvoering
Voortgang op interimrapportage ADR 2024
1. Naleving AVG
Gestreefd wordt naar een privacyvolwassenheid niveau 3. Hoewel in 2024 een toename is te zien in het aantal verwerkingen in behandeling is het streefdoel in het verslagjaar niet behaald. Het privacyregister is nog niet voldoende op orde.
Artificial Intelligence
De verordening artificiële intelligentie (AI) is sinds 1 augustus 2024 van kracht. Om het ministerie in staat te stellen te voldoen aan de regels van de verordening is het ai-impactassessment aangepast. Deze bestaat nu uit een risicokwalificatietoets en een overzicht van de maatregelen die de ontwikkelaars van ai moeten nemen indien hun ai-systeem binnen de scope van de verordening valt. Daarnaast is en wordt binnen het ministerie bewustzijn gecreëerd over de regels alsmede over het proces tot naleving. In het verslagjaar is gewerkt aan compliancy, communicatie en de inrichting bij IenW. Er wordt gekoerst op systematisch veilig oppakken van AI en er mee experimenteren. Via een op te stellen actieplan met verschillende ontwikkelplateaus wordt aangesloten op lopende initiatieven van onze partners en intern IenW.
6. Fraude- en corruptierisico's
De rijksbegrotingsvoorschriften schrijven voor dat de belangrijkste materiële fraude- en corruptierisico's worden gerapporteerd inclusief de genomen maatregelen om deze te beheersen. De risico's die worden gerapporteerd zijn mede gebaseerd op de departementale risicoanalyse.
Binnen de beleidsdirecties is er voornamelijk aandacht voor integriteit. De fraude en corruptierisico's krijgen minder expliciete aandacht van de beleidsdirecties. Het grootste risico is het bevoordelen van bevriende partijen dat wordt ondervangen door vier ogen controle en functiescheiding. Voor de verdere beheersing wordt voornamelijk vertrouwd op de functiescheiding bij de financiële processen waarbij de uitvoering door bedrijfsvoeringsdirecties wordt verzorgd. Bij de ILT wordt de kans op corruptie onderkend met name bij vergunningverlening en toezicht. De ILT werkt aan maatregelen om de weerbaarheid van medewerkers te vergroten en een cultuur van integriteit en transparantie te bevorderen. Over belangrijkste materiële risico's bij RWS rapporteerden we in de bedrijfsvoeringsparagraaf 2022; een actualisering van deze risicoinventarisatie is gepland voor 2025. Het integriteitsbeleid van RWS is verankerd met verschillende beheersmaatregelen in de organisatie. Naar aanleiding van een boek over ongewenst gedrag bij RWS is bij iedereen onder de aandacht gebracht dat een onveilige werkomgeving en ongewenste omgangsvormen onacceptabel zijn. Concrete vermoedens van integriteitsschendingen worden centraal geregistreerd, onderzocht en gerapporteerd. Afgesproken is om de uitkomsten van de departementale risicoanalyse jaarlijks te actualiseren en te agenderen in het Audit Committee van het departement.
Deel 2 Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen
In deel 2 rapporteren we over de volgende onderwerpen:
1. Open standaarden en open source software
2. Betaalgedrag
3. Evaluatie van het Audit Committee
4. Departementale checks and balances subsidieregelingen
5. Normenkader financieel beheer
6. Beheer projecten Nationaal Groeifonds
1. Open standaarden en open source software
De naleving van de Internetstandaarden is verbeterd. Sturing op verbetering wordt ook nagestreefd voor websites die wel de maatschappelijke opgaven van IenW betreffen maar waarvan het eigenaarschap niet bij IenW is belegd. Het ministerie werkt met het Beheer en OntwikkelModel voor Open Standaarden (BOMOS). Ook neemt het ministerie een actieve houding aan door met het Forum voor Standaardisatie af te stemmen over verbetering en toepassing van standaarden en potentiële uitbreidingen daarvan.
2. Betaalgedrag
Het ministerie voldoet aan de rijksbrede norm.
3. Evaluatie van het Audit Committee
In het uitvoeringsjaar heeft geen evaluatie van het AC plaatsgevonden.
4. Departementale checks and balances subsidieregelingen
In dit onderdeel wordt tenminste elke vijf jaar een beschrijving opgenomen van de departementale checks and balances voor subsidieregelingen. De kaderwet subsidies IenM en onderliggende regelingen vormen het kader voor de subsidieregelingen van het ministerie. Binnen deze kaders stelt HBJZ in opdracht van de beleidsafdeling de subsidieregelingen op. De uitvoering van de subsidieregelingen vindt voornamelijk plaats door ProRail (hoofdspoorwegen), door RVO (bedrijven), door Connekt (transities) en door het kerndepartement (instituten verkeersveiligheid). De directie FEZ heeft kaders gesteld waaraan de administratieve organisatie moet voldoen. Via het instrument risicoanalyse wordt er door de uitvoerders op toegezien dat er geen middelgrote en grote risico's bij de uitvoering worden geaccepteerd. Als IenW wel besluit om subsidieregelingen met middelgrote en grote risico's te accepteren dan worden deze gemeld in de bedrijfsvoeringsparagraaf.
5. Normenkader financieel beheer
In 2013 presenteerde de toenmalige minister van Financiën het gemeenschappelijk normenkader voor goed financieel beheer en een kaderstelling voor extern financieel toezicht bij instellingen die een publiek belang dienen. In het verslagjaar zijn er geen afwijkingen gerapporteerd.
6. Beheer projecten Nationaal Groeifonds
Er is gewerkt aan de verbeteringen van controleprotocollen om bij de vaststelling van de subsidie te kunnen nagaan of voldaan wordt aan de kostencategorieën van de Algemene GroepsVrijstellingsVerordening (AGVV).
3. Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering
In dit deel rapporteren wij over de belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering:
1. Voortgang op ontwikkelplan assetmanagement IenW
2. Voorschot- en verplichtingenbeheer specifieke uitkeringen en subsidies
3. Duurzaamheid
4. Herstel- en veerkrachtplan.
1. Voortgang op ontwikkelplan assetmanagement IenW
Naar aanleiding van de evaluatie van het rijksbrede verslaggevingsstelsel is het verbetervoorstel gedaan om te onderzoeken hoe assetmanagement in combinatie met het financieel waarderen en administreren van bezittingen, de informatievoorziening voor zowel externe als interne stakeholders kan versterken. Op 3 juli 2023 presenteerde IenW de jaarlijkse voortgangsrapportage, TK36200A nr 80, waarin verduidelijkt wordt wat er nog te doen is op weg naar de ambitie om voor assetmanagement voor wegen, vaarwegen en watersystemen te voldoen aan de internationale standaard voor assetmanagement: de ISO 55000.
De Tweede Kamer is op 2 oktober 2024 geïnformeerd over het inzicht in areaaldata bij ProRail en Rijkswaterstaat. In deze informatie wordt ook het ontwikkelprogramma assetmanagement genoemd.
2. Voorschot- en verplichtingenbeheer:specifieke uitkeringen/subsidies
In het verslagjaar is geconstateerd dat de processen subsidies en specifieke uitkeringen moeten worden aangepast zodat de voorschotten worden afgewikkeld op datum vaststellingsbeschikking en niet op het moment dat de terugvordering is ontvangen/de nabetaling is verricht. Deze processen worden in 2025 aangepast.
De ADR heeft geconstateerd dat door het volgen van het huidige subsidieproces de voorschotstanden ultimo 2023 voor circa €295 miljoen te hoog gewaardeerd staan in de saldibalans 2023. Naar aanleiding van deze bevinding wordt een correctie toegelicht in de beginstand van de saldibalans van circa €295 miljoen en is een correctie doorgevoerd in de voorschottenadministratie van circa €283 miljoen (wv €243 miljoen Regeling specifieke uitkering beschikbaarheidsvergoeding regionale OV-concessies) per ultimo 2024. In de voorschottenstand ultimo 2024 staan de voorschotten opgenomen, die RVO heeft verstrekt namens het ministerie.
3. Duurzaamheid
Het ministerie rapporteert in het duurzaamheidsverslag 2024 over duurzaamheid in het verslagjaar.
4. Herstel- en veerkrachtplan
In het interim auditrapport adviseert de ADR om een strakke en haalbare planning te hanteren voor het aanleveren van de benodigde informatie voor mijlpaal ERTMS planstudie en doelstelling iWKS om potentiële financiele gevolgen te vermijden. Naar aanleiding van de toetsing door de ADR zijn er diverse toezeggingen door IenW gedaan.