Het versneld op orde brengen van onze informatiehuishouding en het vergroten van de transparantie naar de samenleving en parlement zijn belangrijke lessen uit het verslag ‘Ongekend onrecht’ van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK, december 2020). Daarnaast heeft de Wet open overheid (Woo) per 1 mei 2022 de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen. Dit betekent dat de overheid (nog) transparanter moet worden.
SZW heeft de verbetering van haar informatiehuishouding en de implementatie van de Wet open overheid belegd in het programma ’ENIGMA, Informatiehuishouding Open op Orde 2021 ‒ 2026’. Het programma heeft tot doel om het informatiebeheer van SZW te verbeteren, transparanter te maken en om het bewustzijn van de omgang met openbaarheid van informatie in het DNA van medewerkers en in het werk van SZW te verankeren.
In 2024 is het verbeteren en het transparanter maken van de informatiehuishouding van SZW verder vormgegeven. In deze paragraaf worden de highlights van deze inspanningen inhoudelijk nader toegelicht voor de twee hoofdonderdelen van deze opgave, namelijk de verbetering van de informatiehuishouding (langs de vier actielijnen van het programma ENIGMA) en de actieve openbaarmaking (implementatie Woo). Vervolgens wordt over de passieve openbaarmaking gerapporteerd. Ten slotte wordt ingegaan op de financiën van het programma ENIGMA.
Verbetering van de informatiehuishouding (highlights)
Actielijn 1. Informatieprofessionals
Ook in 2024 is veel aandacht besteed aan de bewustwording en het vergroten van de kennis van de SZW-medewerkers op het gebied van informatiebeheer. Onder meer door de start van een project dat ervoor zorgt dat er bij indiensttreding van medewerkers structurele aandacht en een passend trainingsaanbod is met betrekking tot openbaarmaking en informatiehuishouding. Vanaf 2024 maakt het Kwaliteitsraamwerk Informatievoorziening (KWIV) onderdeel uit van het (strategisch) personeelsbeleid en -planning van de organisatie. Het KWIV geeft aan welke eisen en competenties noodzakelijk zijn voor het profiel van de informatieprofessional.
Daarnaast is binnen SZW een pilot uitgevoerd om te onderzoeken aan welke informatieprofessionals er behoefte bestaat. Op basis van de uitkomsten hiervan zal in 2025 worden bezien hoe dit in de organisatie kan worden ingebed.
Actielijn 2. Volume en aard van de informatie
De e-mailarchiveringsknop in Outlook, die interdepartementaal zou worden ontwikkeld, is niet gerealiseerd. De planning is inmiddels doorgeschoven naar Q1 2025.
De implementatie van de Capstone methodiek (uitsluitend archivering van e-mails van sleutelfunctionarissen >S16) is niet gerealiseerd. In 2024 is interdepartementaal besloten om de Capstone methodiek voor e-mailarchivering om te zetten in een beleidskader e-mailarchivering. In de loop van 2025 kan dit mogelijk worden geïmplementeerd.
De sociale media archivering is in 2024 geïmplementeerd.
Actielijn 3. Informatiesystemen
Een goed werkend Document Management systeem (DMS) is randvoorwaardelijk voor het op orde brengen van de informatiehuishouding (goed kunnen opslaan, archiveren en eenvoudig/snel/goed terugvinden van informatie). Het nieuwe DigiDoc Online is in 2024 geïmplementeerd en het oude DigiDoc 2 is niet meer toegankelijk voor de SZW-medewerkers.
Archiefwaardige informatie op de netwerkschijven wordt niet beheerd, wat in strijd is met de Archiefwet. Daarom worden enkele projecten uitgevoerd om de netwerkschijven op te schonen en de medewerkers te bewegen om vanuit Digidoc Online te werken. In 2024 zijn vier pilots vanuit Netwerkschijven op orde afgerond, waarvan in Q1 2025 het evaluatierapport wordt opgeleverd. In 2025 wordt een organisatiebrede deadline gesteld voor het op ‘read-only’ zetten van de schijven, ze zijn dan enkel nog beschikbaar om te raadplegen.
Actielijn 4. Bestuur en naleving
Er is een beleidskader voor informatiebeheer vastgesteld.
Een eerste versie van het dashboard Informatiehuishouding is gereed. Deze dashboards worden gedeeld met de organisatie in de context van het kwaliteitssysteem. De implementatie daarvan is vanaf Q2 2025.
Actieve openbaarmaking
In de Wet open overheid (Woo) is geregeld dat de overheid (nog) transparanter moet worden en daarom moet ook SZW een deel van haar informatie (documenten) tijdig actief openbaar maken naar de burger toe, daar waar de burger dat nu nog vaak via een Woo-verzoek moet opvragen.
In de Woo staat beschreven welke 11 informatiecategorieën verplicht openbaar moeten worden gemaakt onder artikel 3.3. Daarnaast is er een inspanningsverplichting voor (de openbaarmaking van) overige informatie. In 2024 is verder gewerkt aan de inventarisatie van de documenten die openbaar moeten worden gemaakt in het kader van de bovengenoemde 11 informatiecategorieën. Daarbij zijn deze verplichte informatiecategorieën op werkveld- en directieniveau inzichtelijk gemaakt en verwerkt in concept infographics. Deze worden in Q1 2025 definitief opgeleverd als nulmeting voor de actieve openbaarmaking. Dit is de basis voor de vervolgstap (doorlichting opstellen, vaststellen en publicatieprocessen per verplichte informatie categorie) om als SZW te voldoen aan de publicatie-eisen Woo 2025/2026.
Er zijn in 2024 twee pilots inspanningsverplichting actieve openbaarmaking gestart om een SZW werkwijze/plan van aanpak te ontwikkelen om naast de 11 verplichte informatiecategorieën andere documenten/dossiers openbaar te maken.
Het betreft de pilots:
1. Het actief openbaar maken van de tervisieleggingstukken van de directie Uitvoeringstaken Arbeidsvoorwaardenwetgeving; deze pilot is afgerond.
2. Het actief openbaar maken van het beleidsdossier Herziening kinderopvangstelsel; deze pilot is opgestart en de eerste resultaten worden in Q1 2025 openbaar gemaakt.
Passieve openbaarmaking
Het is van groot belang om burgers, wetenschappers en journalisten tijdig van informatie te kunnen voorzien ingeval zij een Woo-verzoek indienen. Hiervoor is het noodzakelijk om binnen SZW een goed ingericht werkproces te hebben. De maximale termijn voor de beantwoording van Woo-verzoeken bedraagt 42 dagen. Deze termijn is door SZW in 2024 nog niet gehaald.
In het jaar 2024 heeft SZW ingezet op een bewuste sturing op het bijhouden van de instroom. Wat opvalt is dat de gemiddelde doorlooptijd van de zaken die binnen dat jaar zijn ontvangen dichterbij de wettelijke termijn beweegt: voor de zaken ontvangen in 2024 geldt een gemiddelde doorlooptijd van 60 dagen. Het lukt echter niet om de (ijzeren) voorraad te verkleinen. In rapportages van de Woo-cijfers komt dat tot inzicht in het gegeven dat de afhandeling van een zaak uit die oudere voorraad direct de gemiddelde doorlooptijd bezien over de gehele voorraad opstuwt.
SZW heeft daarmee de taak om in goed contact met verzoekers tot een gerichte aanpak te komen in dossiers en om herhaaldelijk te blijven communiceren bij te verschuiven deadlines. Ook SZW verkent mogelijkheden om de met regelmaat opkomende zeer omvangrijke verzoeken in gesprek met de verzoeker zo behapbaar en planbaar mogelijk te behandelen. De aanpak van SZW om in voorkomend geval verzoekers middels een inventarislijst inzicht te bieden in de bij de zoekslag gevonden documenten is een voorbeeld van een aanpak die de verzoeker in staat stelt om diens verzoek gerichter terug te brengen tot minder door SZW te beoordelen documenten. Deze aanpak is door de Adviescommissie Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) genoemd in het «whitebook Woo» met tips voor behandeling van Woo-verzoeken.
Voor de kwantitatieve gegevens over de passieve openbaarmaking wordt verwezen naar de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk.
Financiën programma ENIGMA
Het programma ENIGMA had in 2024 drie financieringsstromen: de POK-IHH-gelden van BZK, de middelen die zijn ontvangen in het kader van de Woo en middelen die SZW zelf heeft ingezet voor het programma. Het budget voor het programma ENIGMA was in 2024 in totaal € 7,4 miljoen. Er is in 2024 meer uitgegeven dan dit budget (namelijk € 8,0 miljoen). Het tekort is binnen SZW opgevangen.