Paragraaf 1 - Rapportage bedrijfsvoering

1.1 Rechtmatigheid

Toelichting

In de afgerekende voorschotten op de saldiblans is de ‘meest waarschijnlijke fout’ lager dan de rapporteringstolerantie, echter de gepresenteerde bedragen worden wel toegelicht in de tabel omdat het ‘maximale bedrag aan fouten en onzekerheden’ de rapporteringstolerantie heeft overschreden door toepassing van de gehanteerde steekproeftechniek. Hieronder worden de overschrijdingen op de toegestane toleranties toegelicht. Dit gebeurt op basis van de grootste posten binnen het desbetreffende artikel of onderdeel.

Artikel 4 - Verplichtingen

De Subsidieregeling Kwaliteitsimpuls Personeel Ziekenhuiszorg (KiPZ) is bedoeld voor activiteiten ten behoeve van het opleiden van medewerkers in ziekenhuizen, klinieken en universitair medische centra in de medisch specialistische sector. In 2023 is besloten om de subsidieregeling nog voor maximaal één jaar te verlengen tot eind 2024, inclusief het risico op staatssteun, hetgeen geresulteerd heeft in een fout van € 238 miljoen. De Kamer is in oktober 2023 geïnformeerd dat staatssteunrisico’s aanwezig zijn in deze regeling. Vorig jaar is in het Jaarverslag 2023 geconcludeerd dat wegens nieuwe inzichten sprake is van staatssteun op de verplichtingen omtrent deze subsidie. Per 1 januari 2025 zijn de middelen die voorheen met de KiPZ samenhingen, opgegaan in het financiële instrumentarium van het programma Toekomstbestendige Arbeidsmarkt Zorg en Welzijn (TAZ). De subsidieregeling die de KiPZ opvolgt, de Subsidieregeling Strategisch opleiden MSZ, voldoet aan de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV), waardoor het staatsteunprobleem per 2025 is opgelost.  

Artikel 6 – Verplichtingen

Bij de Slotwet 2024 was er voor artikel 6 extra verplichtingenruimte nodig. Deze ruimte was nodig doordat de verplichting omtrent de instellingssubsidie 2025 aan NOC*NSF in eerste instantie niet is aangegaan in 2024. Dit is gecorrigeerd per Slotwet wegens nieuwe inzichten over de omgang met instellingssubsidies. Er is geen sprake geweest van een verlaging van het verplichtingenbudget in 2024, waardoor er een begrotingsonrechtmatigheid (fout) is opgetreden van € 49,9 miljoen op de verplichtingen van artikel 6. Deze systematiek en controles rondom de verplichtingen van instellingssubsidies voor 2026 is aangepast om dit soort fouten te voorkomen.

De Subsidieregeling Stimulering bouw en onderhoud van sportaccommodaties (BOSA) is bedoeld voor amateursportorganisaties voor de bouw- en onderhoudskosten van sportaccommodaties en de aanschaf van sportmaterialen. In 2023 is een groot aantal aanvragen binnengekomen het totale gevraagde bedrag overschreed ruimschoots het plafond dat is ingesteld voor deze subsidies. In totaal gaat het om circa 1.500 aanvragen voor een bedrag van € 30,9 miljoen. Besloten is toen om aanvragen boven het plafond niet te honoreren in 2023 maar de aanvragen voor 2023 door te schuiven naar 2024. Om de administratieve last te beperken, is gekozen om de in 2023 ontvangen aanvragen aan te houden en in 2024 in behandeling te nemen. In de veronderstelling dat hiermee ook aan de voorwaarden van afwijzen zoals opgenomen in de regeling is voldaan. Met een kasschuif uit de jaren 2025-2027 naar 2024 is bovendien voorkomen dat de aangehouden aanvragen uit 2023 ten koste zouden gaan van nieuwe aanvragers in het jaar 2024. Het niet afwijzen van de aanvragen boven het subsidieplafond 2023 leidt tot een fout in de rechtmatigheid van € 30,9 miljoen. 

Samenvattende staat baten-lastenagentschappen

Voor wat betreft de agentschappen wordt er in totaal een onrechtmatigheid van € 22 miljoen geconstateerd. Deze onrechtmatigheid is hoofdzakelijk het gevolg van de onrechtmatige Rijksbrede overbruggingsovereenkomsten IMOA, financieel advies, audit advies en inkoopadvies bij zowel het RIVM als het CIBG. Als laatste heeft het CIBG onrechtmatig medicinale cannabis ingekocht voor € 13 miljoen. Dit komt voort uit een onrechtmatige verlening van de bestaande overeenkomst voor levering.

1.2 Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

De afzonderlijke beleidsdirecties verzorgen en leveren de niet-financiële informatie aan die wordt gebruikt in het jaarverslag. Er wordt voor indicatoren zoveel als mogelijk aangesloten bij de Staat van Volksgezondheid en het Centraal bureau voor de Statistiek. Wanneer dit niet mogelijk is, komt de informatie uit andere openbare bronnen. De bronvermelding van de indicatoren wordt vermeld in het jaarverslag. Er zijn geen bijzonderheden te melden.

1.3 Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Hieronder worden de voornaamste aandachtsgebieden binnen de bedrijfsvoering beschreven over het jaar 2024, waaronder die aandachtsgebieden die de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer hebben genoemd in de verantwoordingsonderzoeken over het jaar 2023.

Categoriemanagement raamovereenkomsten

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW), Algemene Zaken (AZ) en Financiën (Fin)zijn categoriemanager op een aantal rijksbrede raamovereenkomsten. De overbruggingsovereenkomsten voor Interim Management & Organisatieadvies en Financiële Adviesdiensten (IenW) zijn als onrechtmatig beoordeeld. Daarnaast zijn ook de overeenkomsten voor beeldbank en communicatieadvies (AZ) en voor onderwijskundige diensten en IV gerichte training (Fin) op onderdelen (aantal percelen) als onrechtmatig beoordeeld. De desbetreffende ministeries hebben dit toegelicht in hun bedrijfsvoeringsparagraaf van het jaarverslag. De aangegane verplichtingen op deze overeenkomsten zijn als onrechtmatig bestempeld. In het verslagjaar gaat het bij ons ministerie om circa € 18,9 miljoen (IenW), € 0,1 miljoen (AZ) en € 0,7 miljoen (Fin).

Externe inhuur

VWS heeft in 2024 21% van de personele uitgaven besteed aan de inhuur van externen. Dit is een overschrijding van de zogenaamde Roemer-norm, te weten 11%-punt (de norm bedraagt 10%). Als gevolg van tijdelijkheid van opdrachten, een krappe arbeidsmarkt en benodigde specialistische (IT) kennis hebben RIVM, CIBG, aCBG en directies uit het VWS-kerndepartement te maken gehad met relatief hoge uitgaven voor externe inhuur. Een uitgebreide toelichting op de overschrijding van de norm wordt gegeven in bijlage 4: Inhuur externen.

1.4 Misbruik en oneigenlijk gebruik

In 2024 is gestart met de herziening van het beleid voor M&O, gezien verdere verbeteringen op dit terrein nodig worden geacht. Naast aanvullingen op het vlak van governance, controle-, review- en sanctiebeleid wordt in het herziene M&O beleid meer aandacht besteed aan de beheersmaatregelen. Om de kwaliteit van de risicoanalyses op subsidies en specifiekeuitkeringen (spuk) te verbeteren is in april 2024 een nieuw format voor de risicoanalyse uitgebracht. Bij deze risico’s wordt onder andere rekening gehouden met risico’s bij aanvragers, dubbelfinanciering en leveren van de prestatie. Deze risico’s worden nu nog niet verplicht opgenomen in de analyse, daar zit verdere verbetering in voor 2025. Ten opzichte van het oude format zijn veel wijzigingen doorgevoerd. Zo is onder andere de handleiding verduidelijkt, dienen de risico’s gekoppeld te worden aan het artikel van de betreffende subsidie- of spuk-regeling en is er meer ruimte om de overwegingen met betrekking tot de (rest)risico’s toe te lichten. Op basis van een intern onderzoek zijn geen materiële tekortkomingen geconstateerd in het format van de risicoanalyse en is vastgesteld dat de formats beter worden ingevuld. Een ander verbeterpunt op M&O gebied betreft de verdere professionalisering van de interne controles op M&O. Hierbij is meer nadruk gelegd op het verbeteren van de bedrijfsprocessen en vergroten van de betrouwbaarheid van de informatie. Het nieuwe M&O beleid zal in 2025 worden geformaliseerd, hiermee blijft dit onderdeel in ontwikkeling.

1.5 Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Op het gebied van lifecyclemanagement (LCM) voor ICT systemen is een plan van aanpak opgesteld. Voornaamste maatregel hierin is het verder borgen van het centraal inzicht in de essentiële kenmerken van IT systemen binnen VWS. Hieraan is mede door de actualisatie van de Routekaart Lifecyclemanagement (versie 3.0 is op 3 oktober 2024 vastgesteld) invulling aan gegeven. In deze Routekaart wordt het ontwikkelpad naar centraal inzicht beschreven in samenhang met de governance. Het doel is om in 2026 alle applicaties in beeld te krijgen. Hierbij is er bewust voor gekozen dat voor de niet-bedrijfskritische applicaties alleen een basisset aan kenmerken in beeld wordt gebracht; volledig inzicht op deze applicaties is per definitie niet noodzakelijk omdat deze de kern en continuïteit van de bedrijfsvoering niet beïnvloeden. De jaarlijkse rapportage LCM, waarin wordt gerapporteerd over de voortgang zoals geschetst in de Routekaart, is op 10 december 2024 vastgesteld.

Een belangrijk aspect in versterking van informatiebeveiliging binnen VWS is het centraal inzicht in informatiebeveiligingsrisico’s en -incidenten. 2024 stond in het teken van de weerstand tegen oplopende internationale dreigingen en de invoering van nieuwe Europese wetgeving die deze ontwikkelingen moet pareren. De concernorganisaties van VWS laten allen een groei zien in zowel het creëren van inzicht in informatiebeveiligingsrisico’s als ook het adequaat acteren op incidenten en voeren ieder een bewustwordingsprogramma uit.

Het blijft een uitdaging om digitale criminelen en statelijke actoren een stap voor te blijven. Om VWS hier zo goed als mogelijk op voor te bereiden is er ingezet op creatieve maatregelen, zoals ‘red teaming’ (het testen van de beveiliging van een organisatie door middel van aanvalssimulaties). Ook was het door uitbreiding van de capaciteit mogelijk een centrale dreigingsanalyse te stellen en onderzoek te doen naar digitale dreigingen. Deze aanpak is zeer succesvol gebleken, omdat meer inzicht is verkregen in de kwetsbaarheden van de processen en systemen van de concernorganisaties.

Dit inzicht is van toegevoegde waarde gebleken in de voorbereiding op crisissituaties, zoals de uitval door de Crowdstrike beveiligingssoftware en het NAFIN-defensie netwerk. Hiermee sluit VWS goed aan op de nationale crisisstructuur.

Op 4 oktober 2023 is het definitieve Nederlandse Herstel- en Veerkrachtplan (HVP) goedgekeurd. Het Ministerie van VWS geeft uitvoering aan de volgende drie maatregelen: Stimuleringsregeling E-Health Thuis COVID-19, IC-opschaling en Tijdelijke extra personele capaciteit voor de zorg in crisistijd  Zoals aangegeven werkt het kabinet hard aan de implementatie van het Herstel- en Veerkrachtplan. Nederland heeft in 2024 twee betaalverzoeken ingediend bij de Europese Commissie ter waarde van € 1,3 miljard en € 1,2 miljard. Het eerste betaalverzoek is inmiddels goedgekeurd en de Europese Commissie beoordeelt op dit moment het tweede betaalverzoek. Het Ministerie van VWS was voor de eerste twee betaalverzoeken verantwoordelijk voor de uitvoering en verantwoording van de doelstellingen Stimuleringsregeling E-Health Thuis COVID-19 en IC-opschaling en het borgen van de financiële belangen van de Unie voor de relevante maatregelen van het Ministerie van VWS.

1.6 Fraude- en corruptierisico's

In 2024 zijn, zoals besproken in het Audit Committee van eind 2023, de risico’s op interne fraude bij twee risicovolle processen (het verlenen van subsidies en het aangaan van inkoopverplichtingen) in eerste aanzet in kaart gebracht. In november 2024 zijn voor beide onderwerpen afzonderlijke dialoogsessies georganiseerd De voorbesprekingen en daaropvolgende sessies hebben geleid tot waardevolle inzichten over (potentiële) risico’s op interne fraude. De besproken risico’s op beide processen zullen (net als eventuele overige risico’s op interne fraude bij andere processen) verder worden uitgewerkt als onderdeel van het interne controleplan 2025. Het algemene beeld voor beide processen is dat daar waar er risico’s worden gezien, deze voor zover als mogelijk zijn afgedekt door de interne beheersmaatregelen, waarbij functiescheiding en het belang van handhaving hiervan op alle niveaus een rode draad is.

De materiële risico’s op misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) hebben betrekking op het proces van subsidieverlening en de verlening van specifieke uitkeringen. De risico’s op M&O, waaronder onterecht gelden verstrekken aan aanvragers die niet aan de voorwaarden van de regeling voldoen, of het niet naleven van wet- en regelgeving, maken samen met de bijbehorende beheersmaatregelen deel uit van de risicoanalyse. Zie verder paragraaf 1.4.

Over 2024 zijn geen meldingen gedaan van fraude en corruptie van materieel belang.

Paragraaf 2 - Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

2.1 Gebruik open standaarden en open source software

Cloudbeleid

Eind 2022 is Rijksbreed Cloudbeleid vastgesteld. Op basis hiervan heeft VWS eind 2023 het cloudbeleid in lijn gebracht met het Rijksbreed Cloudbeleid. Dit beleid verduidelijkt wat kan en mag met cloud, zodat verantwoord gebruik beter mogelijk is.In 2024 hebben zowel de Algemene Rekenkamer als de Auditdienst Rijk onderzoek gedaan naar het publiek cloudgebruik binnen het Rijk. De inzichten uit het onderzoek worden verwerkt in de herziening van het rijksbrede cloudbeleid dat volgend jaar is voorzien door de Staatssecretaris Digitalisering en Koninkrijksrelaties. VWS zal in 2025 met haar cloudbeleid aansluiten bij het (Rijks)beleid.

Open standaarden

Het gebruik van open standaarden en deelname aan standaardisatieforums is essentieel om interoperabiliteit, veiligheid, innovatie en efficiëntie binnen de digitale infrastructuur te waarborgen. Open standaarden voorkomen vendor lock-in, bevorderen samenwerking tussen systemen en organisaties en verhogen de betrouwbaarheid en beveiliging door breed geaccepteerde en getoetste kaders. Daarnaast stimuleren ze innovatie door een gelijk speelveld te creëren en dragen ze bij aan kostenbesparing door hergebruik en schaalbaarheid van IT-oplossingen. Gezien de toenemende regelgeving, zoals NIS2, zijn open standaarden bovendien cruciaal om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en transparantie te bevorderen. Overheidsbreed zijn er zowel afspraken, als ook wettelijke vereisten over het adopteren van specifieke technische standaarden. Het Forum Standaardisatie draagt deze standaarden uit en monitort de adoptiegraad. VWS heeft in 2024 de aanpak op de domeinen in gebruik voor o.a. websites en e-mailvoorzieningen aangepakt met positief resultaat. In juli 2024 voldeden de domeinen voor 63,5% aan de verplichte richtlijnen en in december voldeden ze voor 68,5% aan de verplichte richtlijnen. VWS laat hier de grootste groei zien onder de ministeries in aantallen verbeterde websites en e-maildiensten. De prognose is dat de trend zich voortzet.

Open source

Open source is een prioritair thema voor VWS. Het is complexe materie waarin intensief wordt opgetrokken met andere departementen en Forum Standaardisatie. Er is onder meer een brede analyse uitgevoerd op de interne processen, die zouden moeten leiden tot toepassen van open source. Uit de analyse blijkt dat de sturing op de processen kan worden verbeterd waardoor de toepassing van open source wordt bevorderd. Hier zal VWS komend jaar verder aan werken.

2.2 Betaalgedrag

VWS heeft over 2024 94,5% van de facturen binnen 30 dagen betaald. Hiermee heeft het ministerie niet voldaan aan de rijksbrede norm van 95% om de facturen binnen 30 dagen te betalen.

Een belangrijke oorzaak is de factuurafhandeling bij het RIVM, verantwoordelijk voor de helft van alle facturen. Dankzij de getroffen verbetermaatregelen is het aantal op tijd betaalde facturen in 2024 bij het RIVM gestegen naar 92,3% ten opzichte van 86,4% in 2023. De verwachting is dat de maatregelen gericht op de middellange termijn tot verdere verbetering van de betaaltermijn zullen leiden.

2.3 Audit Committee

Het Audit Committee (AC) adviseert het departementaal management over de bedrijfsvoering, het auditbeleid en het risicomanagement. Het AC van VWS heeft in 2024 vier keer vergaderd. Het AC heeft met name aandacht besteed aan de voortgang van de verbeterplannen omtrent het financieel beheer. Daarnaast zijn de gebruikelijke zaken als het jaarverslag VWS 2023, het Auditrapport VWS 2023 en het Interim-auditrapport 2024 van de Auditdienst Rijk, en het Verantwoordingsonderzoek VWS 2023 van de Algemene Rekenkamer besproken.

In 2024 heeft een zelfevaluatie van het AC plaatsgevonden. Enkele aandachtspunten uit de evaluatie zijn het verder brengen van het risicomanagement, de vergadertijd verlengen, het aantal externe leden omhoog brengen naar drie en de adviezen duidelijker samenvatten en de stand van zaken terugkoppelen bij de volgende vergadering.

2.4 Normenkader financieel beheer

VWS past in zijn toezichtsrelaties met de zelfstandige bestuursorganen en rechtspersonen met een wettelijke taak het normenkader financieel beheer waar mogelijk toe. Er hebben zich in 2024 geen beleidsmatige of algemene ontwikkelingen voorgedaan ten aanzien van het toezicht op dit normenkader.

2.5 Beheer NGF projecten

Over de Nationaal Groeifonds (NGF) projecten PharmaNL en DUTCH die in 2024 in uitvoering waren namens VWS zijn geen afwijkingen in het financieel beheer te melden.

Paragraaf 3 - Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Een belangrijke ontwikkeling in de bedrijfsvoering had betrekking op het herinrichten van de financiële functie. Er is een probleemanalyse12 opgesteld waaruit bleek dat de capaciteit van de financiële functie te beperkt was en dat er te weinig centrale sturing was. Op basis van deze probleemanalyse is besloten tot een uitbreiding van de capaciteit, het uniformeren van rollen en processen en versterken van de interne controle. In 2024 zijn alle acties om de herinrichting te operationaliseren uitgewerkt. Het grootste deel van de uitbreiding van de capaciteit is gerealiseerd. Ook is een organisatie en formatie rapport geschreven voor de directie Financieel-Economische Zaken waarin de bestaande taken zijn uitgebreid met de DG controller en advies functionaliteit, interne controle en support voor beleids- en stafdirecties. De heringerichte organisatie zal per eind Q1 2025 starten. Ook is de ADR gevraagd een onderzoek te doen naar de voortgang en randvoorwaarden implementatie verbeterprogramma financiële beheersing VWS. De aanbevelingen uit dit rapport zijn in samenwerking met het VWS-programma Goed Verbonden meegenomen in een veranderagenda. Deze aanbevelingen richten zich met name op gedragsaspecten. De veranderagenda bestaat uit twee pijlers: vakmanschap opbouwen en zakelijk, onafhankelijk en gelijkwaardig werken. De veranderagenda richt zich op alle medewerkers van VWS Bij de verantwoording over het jaar 2024 kijkt VWS ook terug op de uitvoering van de bedrijfsvoeringskaders. Deze zijn bij het opstellen van de jaarplannen en de begrotingen aan alle onderdelen van het concern VWS meegegeven.

De kaders en richtlijnen die gelden voor de bedrijfsvoering van het Rijk zijn opgenomen in het zogenaamde ‘Kaderboek Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk 2022’ en het bijbehorende ‘Informatiestatuut Rijksoverheid 2024’. Voor 2024 waren er daarnaast een aantal speerpunten meegegeven voor het hele concern: Creëren en behouden divers personeelsbestand en Banenafspraak VWS zet in op rijksbrede richtlijnen voor gender- en culturele diversiteit. Voor functies vanaf schaal 15 geldt een streefcijfer van 45-55% vrouwen, voor VWS is dit nu 50,4%. Culturele diversiteit wordt gemonitord via de CBS Barometer Culturele Diversiteit met streefcijfers voor 2026: 16% medewerkers met een herkomst buiten Europa in de schalen 11-14 en 12% in de schalen 15+. In 2023 behaalde VWS (concernbreed) de streefcijfers, de cijfers over 2024 komen in mei 2025 beschikbaar. Het inzetten op meer inclusief werven en selecteren moet leiden tot meer gelijke kansen op het gebied van gender- en culturele diversiteit in de instroom en doorstroom. Daarnaast zet VWS in op een inclusieve werkomgeving en inclusief leiderschap en werkt VWS daarmee aan het behoud van de diversiteit.

De «Banenafspraak» is een afspraak tussen kabinet en werkgevers om te zorgen voor extra banen voor mensen met een arbeidsbeperking. De Banenafspraak werkt met een jaarlijks te behalen quotum. Er zijn diverse interventies uitgevoerd om invulling te geven aan de wettelijke verplichtingen rondom de Wet Banenafspraak. Deze interventies hebben niet alleen bijgedragen aan de groei van het aantal medewerkers vanuit het doelgroepenregister, maar ook aan een betere bekendheid en acceptatie van de Banenafspraak binnen het ministerie. Hierbij is inclusie steeds vanzelfsprekender. De cijfers over 2024 zijn in de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk 2024 opgenomen.

Het bevorderen van een sociaal veilige werkomgeving was ook een belangrijke ontwikkeling in de bedrijfsvoering. In 2024 hebben bijna alle dienstonderdelen een thematisch en breed Medewerkersonderzoek (MO) gehouden over sociale veiligheid en ongewenste omgangsvormen. Op basis van de uitkomsten hiervan zijn vervolgstappen gezet, zoals verdiepende gesprekken, trainingen en opleidingsprogramma’s. Er zijn concrete acties ondernomen om sociale veiligheid te bevorderen en bespreekbaar te maken. Een voorbeeld hiervan is de organisatie van de Week van de Sociale Veiligheid. Maak werk van te hoge werkdruk Bij een aantal specifieke afdelingen is veel aandacht besteed aan het beheersbaar maken van de werkdruk. Waar nodig heeft hiervoor verdiepend onderzoek plaatsgevonden. VWS stimuleert de organisatie om regelmatig op alle niveaus het goede gesprek over werkdruk te blijven voeren. Ondanks alle inspanningen is het niet in alle gevallen gelukt om de hoge werkdruk naar een acceptabel niveau terug te brengen. Dit is ook het gevolg van het niet kunnen vervullen van vacatures. VWS blijft een actief beleid voeren rond te hoge werkdruk.