Base description which applies to whole site
+Toon begrotingsfasen

5.2 Tijdelijke baten-lastendienst Doc-Direkt

Inleiding

Doc-Direkt bestaat sinds 1 januari 2011 en valt onder het Directoraat-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk (DGOBR).

De Missie

Doc-Direkt is de rijksbrede shared service organisatie die archieven bewerkt ten behoeve van een toegankelijke, tijdige en transparante informatievoorziening van de rijksoverheid. Doc-Direkt draagt bij aan het zijn van een betrouwbare rijksoverheid.

De Visie

Doc-Direkt zorgt ervoor dat de rijksoverheid op het vlak van documentaire informatiehuishouding in control en op orde is. Dit doen we voor nu, voor morgen en voor later. Doc-Direkt draagt hiermee bij aan de kernwaarden van de democratie en aan goed openbaar bestuur. Doc-Direkt werkt vraaggestuurd, ketengericht, doelgericht en zakelijk dienstverlenend. Doc-Direkt is deskundig, betrouwbaar, vernieuwend en flexibel. Doc-Direkt is een inspirerende organisatie waar professionals met plezier werken.

De Taken

De organisatie Doc-Direkt heeft drie hoofdtaken:

  • 1. beheren en bewerken van de reguliere instroom;

  • 2. wegwerken van de achterstanden van na 1976; alle achterstanden moeten in 2019 (totaal 10 jaar) zijn weggewerkt;

  • 3. oppakken digitale archiefbewerking; m.i.v. 2012 zal het oppakken van de digitale archiefbewerking nader uitgewerkt worden.

Organisatieontwikkeling

Doc-Direkt is een zich nog ontwikkelende nieuwe baten-lastendienst waarbij de personele instroom is gerealiseerd vanuit de diverse ministeries. Het instromende personeel zal (deels) nog moeten worden om- en bijgeschoold. Daarnaast is Doc-Direkt opgericht met (in ieder geval) het doel om in de jaren 2010–2019 een achterstand weg te werken en tegelijk de reguliere aanwas onder controle te houden. Dit houdt een constante werkstroom in van naar berekening 65 km te bewerken archief per jaar. De huidige capaciteit zal dat niet kunnen verwerken, indien er geen nieuwe methode(s) van selectie en verwerking worden geïnitieerd. Derhalve vinden er thans pilots plaats in het kader van de Nieuwe Selectie Aanpak (NSA), die zicht moeten geven op een snellere be- en verwerking van de archieven van het Rijk. De NSA wordt ontwikkeld onder verantwoordelijkheid van het Nationaal Archief in nauwe samenwerking met de zorgdragers/opdrachtgevers van Doc-Direkt.

Exploitatie

Begroting van baten-lastendienst voor het jaar 2012 (x € 1 000)
Baten-lastendienst Doc-Direkt
 

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

Baten

             

Opbrengst moederdepartement

0

13 767

11 781

11 300

10 704

10 337

10 259

Opbrengst overige departementen

0

11 112

13 573

14 079

14 598

14 814

14 892

Opbrengst derden

0

0

0

0

0

0

0

Rentebaten

0

0

0

0

0

0

0

Vrijval voorzieningen

0

0

0

0

0

0

0

Bijzondere baten

0

0

0

0

0

0

0

Totaal baten

0

24 879

25 354

25 379

25 302

25 151

25 151

               

Lasten

             

Apparaatskosten

             

– Personele kosten

0

14 315

14 315

14 315

14 315

14 315

14 315

– Waarvan eigen personeel

 

13 815

13 815

13 815

13 815

13 815

13 815

– Waarvan externe inhuur

 

500

500

500

500

500

500

– Materiële kosten

0

10 057

10 551

10 446

10 493

10 514

10 648

– Waarvan ICT

 

800

800

800

800

800

800

               

Overige lasten

             

– Rentelasten

0

0

24

29

30

16

7

– Afschrijvingskosten

0

0

214

339

464

306

181

– Dotaties voorzieningen

0

0

0

0

0

0

0

– Bijzondere lasten

0

0

0

0

0

0

0

Totaal lasten

0

24 372

25 104

25 129

25 302

25 151

25 151

               

Saldo van baten en lasten

0

507

250

250

0

0

0

Toelichting

Uitgangspunt voor de begroting van baten en lasten van Doc-Direkt is een kostendekkende exploitatie. Voor de begroting 2012 is de begroting 2011 als uitgangspunt genomen. Doc-Direkt zet hierbij gehanteerde vooronderstellingen, normen en verwachtingen voort als uitgangspunt voor de begrote cijfers van volgend jaar en verder.

Doordat Doc-Direkt zich nog in de ontwikkelingsfase bevindt, is Doc-Direkt in staat om de opgelegde taakstellingen, zowel generiek (leidend tot tariefverlagingen) als additioneel (leidend tot versobering of efficiency), te bewerkstelligen uit zowel productie- als productiviteitsverbetering. Grondslag hiervoor zijn de gegevens over 2011. Beide taakstellingen zijn in bovenstaand cijferbeeld verwerkt.

De invulling van de generieke taakstelling leidt tot lagere baten. Door de productiviteitsverbetering kan Doc-Direkt meer werk verzetten en dus in rekening brengen, waardoor de baten stijgen. Beide ontwikkelingen leiden tot nagenoeg gelijkblijvende baten over de jaren heen.

Baten-lastendienst Doc-Direkt
Verdeling omzet naar productgroepen
 

2011

2012

2013

2014

2015

2016

Baten

           

Bewerken

17 858

16 209

16 341

16 404

16 360

16 360

Beheren

6 074

7 390

7 303

7 190

7 103

7 103

Overige diensten

947

1 755

1 735

1 708

1 688

1 688

Totaal baten

24 879

25 354

25 379

25 302

25 151

25 151

Toelichting

Doc-Direkt verwerft als baten-lastendienst omzet met diverse producten en diensten zoals die zijn vastgelegd in de Producten- en Dienstencatalogus Doc-Direkt (PDC). De PDC wordt vastgesteld in het interdepartementaal opdrachtgeversoverleg. Dit vormt de grondslag voor de financieringssystematiek.

Voor het meten van het volume (q) van deze diensten en producten worden uiteenlopende eenheden gebruikt: meters, pallets, dossiers, uren en projecten. Afhankelijk van de soort benodigde onderliggende activiteiten heeft een meeteenheid meerdere specifieke tarieven (p). Alle producten en diensten zijn te bundelen tot drie productgroepen:

  • 1. Beheren:

    • Opslag van semi-statische archieven;

    • Het beheer van semi-statische archieven zoals materiële verzorging, verstrekken van inlichtingen en verzorgen van uitleningen, in- en uithuizing van bestanden, afvoer van vernietigbare bestanden.

  • 2. Bewerken:

    • Het selecteren en toegankelijk maken van archieven van termijnbestanden;

    • Het selecteren, toegankelijk maken en materieel verzorgen van archieven bestemd voor overbrenging naar een openbare archiefbewaarplaats alsmede voorbereiding en begeleiding van deze overbrenging.

  • 3. Overige diensten:

    • Uitvoeren en/of begeleiden van maatwerkopdrachten;

    • Advies op verzoek;

    • Ontwikkelen en beheer selectielijsten;

    • Speciaal transport.

De ontwikkeling van de PDC bespreekt Doc-Direkt met de klantenraad. De klantenraad is vanaf de eerste drie maanden van 2011 operationeel.

Kasstroomoverzicht

Kasstroomoverzicht voor het jaar 2012 (x € 1 000)
Baten-lastendienst Doc-Direkt
   

2010

2011

2012

2013

2014

2015

2016

1.

Rekening-courant RHB 1 januari (incl. deposito)

0

 

507

757

1 007

1 007

1 007

2.

Totale operationele kasstroom

0

507

464

589

464

306

181

3a.

Totaal investeringen (-/-)

0

– 800

– 400

– 400

0

0

0

3b.

Totaal boekwaarde desinvesteringen (+)

0

0

0

0

0

0

0

3.

Totaal investeringkasstroom

0

– 800

– 400

– 400

0

0

0

4a.

Eenmalige uitkering aan moederdepartement (-/-)

0

0

         

4b.

Eenmalige storting door het moederdepartement(+)

0

0

         

4c.

Aflossingen op leningen (-/-)

0

 

– 214

– 339

– 464

– 306

– 181

4d.

Beroep op leenfaciliteit (+)

0

800

400

400

0

0

0

4.

Totaal financieringskasstroom

0

800

186

61

– 464

– 306

– 181

5.

Rekening-courant RHB 31 december (=1+2+3+4)

0

507

757

1 007

1 007

1 007

1 007

Toelichting

Er loopt een aanbesteding voor een productiesysteem ten behoeve van het primair proces (voor de processen bewerken van archieven en beheren van archieven en voor warehousemanagement).

Doelmatigheid

Overzicht

2011

2012

2013

2014

2015

2016

Doelmatigheidsindicatoren

           

Kostprijzen/uur:

           

Bewerken

68,00

66,98

65,96

64,94

63,92

63,92

Beheren

62,00

61,07

60,14

59,21

58,28

58,28

Overige diensten

144,00

141,84

139,68

137,52

135,36

135,36

FTE-totaal (excl externe inhuur)

318

318

318

318

318

318

FTE productief

263

273

273

273

273

273

Uren per productieve fte

1 370

1 375

1 380

1 380

1 385

1 385

Saldo van baten en lasten (%)

2

1

1

0

0

0

Realisatie achterstand in kilometers

20

30

30,6

31,2

31,5

31,5

Ziekteverzuim %

5%

5%

5%

5%

5%

5%

Toelichting

In de dalende kostprijzen tussen 2012 en 2015 is de generieke taakstelling verwerkt.

In de invulling van de additionele taakstelling wordt voorzien door:

  • de aanname dat door verworven kennis en ervaring de productiviteit met 5 uur stijgt in 2012 ten opzichte van 2011, met 10 uur in 2013 en 2014 ten opzichte van 2011 en met 15 uur in 2015 en 2016 ten opzichte van 2011;

  • de introductie van de Nieuwe Selectie Aanpak (NSA). Hierdoor zal met minder uren eenzelfde hoeveelheid meters kunnen worden bewerkt. De NSA is naar verwachting op termijn (2015 en verder) van toepassing op ca 50% van de uitgevoerde bewerkingen en levert dan een totale verbetering op van 5% in het proces Bewerken. In de jaren 2013 en 2014 wordt de Nieuwe Selectie Aanpak al gedeeltelijk ingevoerd. Voor 2013 wordt uitgegaan van een efficiencyverbetering van 2%, voor 2014 van 4%.

Realisatie achterstand wordt vooralsnog aangehouden op gemiddeld 30 km per jaar.

Ziekteverzuim: de Verbaannorm voor Doc-Direkt is 4,9%. Doc-Direkt houdt vooralsnog de ziekteverzuimindicatie van 5% over 2011 aan en streeft dit ook voor 2012 en verder na.

Licence