Base description which applies to whole site

5.2 Tijdelijke baten-lastendienst Doc-Direkt

Inleiding

Doc-Direkt is de rijksbrede shared service organisatie die archieven beheert en bewerkt ten behoeve van een toegankelijke, tijdige en transparante informatievoorziening van de rijksoverheid. Doc-Direkt draagt bij aan het zijn van een betrouwbare rijksoverheid.

Doc-Direkt heeft drie hoofdtaken:

  • 1. Beheren en bewerken van de instroom van regulier fysiek archief.

  • 2. Beheren en bewerken van de fysieke archiefachterstanden van na 1976; alle achterstanden moeten in 2019 (totaal 10 jaar) zijn weggewerkt.

  • 3. Oppakken digitale archiefbewerking. Sinds 1 januari 2012 is het oppakken van de digitale archiefbewerking nader ingevuld. Doc-Direkt helpt kerndepartementen digitaal werken mogelijk te maken, door begeleiding van het transitieproces van een papieren naar een digitale informatiehuishouding en door het uitvoeren van digitaal gegevensbeheer en gegevensverwerking.

In 2013 werkt Doc-Direkt verder aan het mogelijk maken van digitaal werken voor de kerndepartementen. De departementen hebben hiervoor een gezamenlijke ontwikkelagenda opgesteld. Doc-Direkt streeft hierbij naar verdere samenwerking en uitbreiding van de digitale dienstverlening naar de departementen. In het kader van compacte rijksdienst werkt Doc-Direkt, bij de realisatie van E-depot, samen met het Nationaal Archief. De reeks van pilots vanaf 2009/2010 wordt in 2013 vervolgd.

Voorts werkt Doc-Direkt verder aan het wegwerken van de papieren achterstanden en aan de ontwikkeling van de organisatie tot een volwaardige baten-lastendienst. In 2011 bleek het financieel beheer onvoldoende op orde. In de afgelopen maanden zijn belangrijke stappen gezet in de daadwerkelijke verbetering van het financieel beheer. In 2012 is de uitvoering van het verbeterplan voor de bedrijfsvoering om het financieel beheer op orde te krijgen en te houden gestart, met twee aanvullende accountantsonderzoeken na 4 en 8 maanden. In 2013 moet sprake zijn van structurele inbedding van de verbeteringen.

Exploitatie

5.2.1 Begroting van baten en lasten (x € 1000)
Baten-lastendienst Doc-Direkt
 

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

Baten

             

Omzet moederdepartement

7 369

20 218

20 010

19 414

19 047

18 969

18 969

Omzet overige departementen

7 178

11 377

11 858

12 454

12 821

12 899

12 899

Omzet derden

176

0

0

0

0

0

0

Rentebaten

0

0

0

0

0

0

0

Vrijval voorzieningen

0

0

0

0

0

0

0

Bijzondere baten

4 969

0

0

0

0

0

0

Totaal baten

19 692

31 595

31 868

31 868

31 868

31 868

31 868

               

Lasten

             

Apparaatskosten

23 299

30 604

30 876

30 908

30 850

30 916

31 144

– personele kosten

13 156

16 548

16 539

16 302

15 934

15 701

15 625

– waarvan eigen personeel

 

15 686

15 739

15 502

15 134

14 901

14 825

– waarvan externe inhuur

 

862

800

800

800

800

800

– materiele kosten

10 143

14 056

14 337

14 606

14 916

15 215

15 519

– waarvan apparaat ICT

 

800

800

800

800

800

800

– waarvan bijdrage aan SSO's

   

12 179

12 407

12 671

12 924

13 183

Afschrijvingskosten

727

725

800

761

933

879

676

– materieel

727

725

800

761

933

879

676

– waarvan apparaat ICT

           

 

– immaterieel

           

 

Overige kosten

111

70

72

75

77

70

46

– dotaties voorzieningen

           

 

– rentelasten

111

70

72

75

77

70

46

– bijzondere lasten

           

 

Totaal lasten

24 136

31 399

31 750

31 744

31 860

31 864

31 866

Saldo van baten en lasten

– 4 444

196

118

124

8

4

2

Toelichting

Uitgangspunt voor de begroting van baten en lasten is een kostendekkende exploitatie.

In 2012 is een sterke stijging van de omzet zichtbaar als gevolg van de uitbreiding van de digitale archiefbewerking. Daarnaast is een gelijkblijvende omzet verondersteld. Bij een dalende omzet van het moederdepartement wordt ingestoken op een toename van de omzet bij overige opdrachtgevers.. Naar aanleiding van onderzoek op de ketensturing «wegwerken archiefachterstanden» wordt een toekomstvisie voor Doc-Direkt opgesteld. Het perspectief van overige, c.q. nieuwe, opdrachtgevers wordt daarin als één van de scenario’s nader uitgewerkt.

Als gevolg van de invulling van de efficiency taakstelling laten de personele kosten vanaf 2012 een dalend verloop zien.

Bij de materiële kosten is rekening gehouden met 2% indexatie. De stijging wordt ook zichtbaar in de bijdrage aan SSO’s waarbij een groot deel van de dienstverlening wordt afgenomen.

Kasstroomoverzicht

5.2.2 Kasstroomoverzicht (x € 1 000)
Baten-lastendienst Doc-Direkt
   

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

1.

Rekening-courant RHB 1 januari (incl. deposito)

0

507

365

485

609

616

620

2.

Totale operationele kasstroom

– 1 042

921

920

885

941

883

678

3a.

Totaal investeringen (–/–)

– 98

– 579

– 655

– 735

– 635

0

0

3b.

Totaal boekwaarde desinvesteringen (+)

0

0

0

0

0

0

0

3.

Totaal investeringkasstroom

– 98

– 579

– 655

– 735

– 635

0

0

4a.

Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–)

0

0

0

0

0

0

0

4b.

Eenmalige storting door het moederdepartement(+)

1 190

0

0

0

0

0

0

4c.

Aflossingen op leningen (–/–)

– 634

– 725

– 800

– 761

– 933

– 879

– 676

4d.

Beroep op leenfaciliteit (+)

98

579

655

735

635

0

0

4.

Totaal financieringskasstroom

654

– 146

– 145

– 26

– 298

– 879

– 676

5.

Rekening-courant RHB 31 december (=1+2+3+4)

– 486

703

485

609

616

620

622

Toelichting

De investering voor 2012 heeft deels betrekking op de overname van scanners van BZK door Doc-Direkt. Voor de financiering is een beroep gedaan op de leenfaciliteit, voor het overnamedeel als initiële lening en voor het overige deel als gewone lening.

De investeringen vanaf 2013 hebben betrekking op vervangingsinvesteringen. Voor de financiering is een beroep gedaan op de leenfaciliteit.

Doelmatigheid

5.2.3 Doelmatigheidsindicatoren
Baten-lastendienst Doc-Direkt
 

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

Omschrijving generiek deel

             

Verloop kostprijs (basisjaar 2011 = 100)

100

95

96

96

95

96

95

Verloop tarieven (basisjaar 2011 = 100)

100

117

118

118

117

117

116

Totale omzet per product(groep) of dienst DVO-A

7 369

11 781

11 300

10 704

10 337

10 259

10 259

Totale omzet per product(groep) of dienst DVO-I

4 524

11 377

11 858

12 454

12 821

12 899

12 899

Fte-totaal, excl. externe inhuur

244

304

304

300

287

277

271

Saldo van baten en lasten (% van de baten)

– 23%

1%

0%

0%

0%

0%

0%

De kostprijs laat een reëel dalend verloop zien met een sterke reductie in 2012. Als gevolg daarvan laten de tarieven vanaf 2012 een reëel dalend verloop zien. Wel is in 2012 een trendbreuk ten aanzien van de tarieven zichtbaar als gevolg van de uitbreiding van de digitale archiefbewerking. Ten aanzien van de personele kosten wordt tot en met 2014 een nullijn verondersteld. Daarna is ook een jaarlijkse indexatie opgenomen.

De reële tarief- en kostprijsdaling (onder invloed van de taakstelling) wordt bereikt door een afbouw van het aantal fte en een stijging van het aantal productieve uren per FTE.

De omzet DienstVerleningsOvereenkomst-A (wegwerken van de archiefachterstanden) neemt licht af vanaf 2013, terwijl de verwachte omzet DienstVerleningsOvereenkomst-I (losse opdrachten van departementen) zal stijgen.

Licence