Base description which applies to whole site
+Toon begrotingsfasen

5.2. Nationaal Archief

5.2.1. Algemene toelichting

Het Nationaal Archief beheert de archieven van de rijksoverheid en archieven van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest). In de depots ligt bijna duizend jaar geschiedenis van Nederland opgeslagen in archieven en in duizenden kaarten, tekeningen en foto’s.

De missie van het Nationaal Archief is het dienen van ieders recht op informatie en het geven van inzicht in het verleden van ons land door inzet voor een sterk archiefbestel, een afgewogen beleid voor archiefwaardering en selectie en optimale zorg voor alle rijksarchieven en de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en onsite en online te presenteren.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister van OCW een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchiefbewaarplaatsen, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en elf rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. De archiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van de Regionale Historische Centra (RHC’s). De RHC’s zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een financiële bijdrage ontvangen. Deze begroting handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s zijn onderdeel van artikel 14 van de begroting van OCW.

Tabel 1 Begroting van baten-lastenagentschap voor het jaar 2020 (bedragen x € 1.000)
 

Slotwet 2018

Vast-gestelde begroting 2019

2020

2021

2022

2023

2024

Baten

             

Omzet

             

Omzet moederdepartement

38.559

35.566

40.819

38.170

38.169

38.169

38.058

Omzet overige departementen

400

400

400

400

400

400

400

Omzet derden

792

683

740

775

825

850

850

Rentebaten

0

0

0

0

0

0

0

Mutatie projectgelden

416

2.959

3.167

2.124

1.456

1.150

533

Vrijval voorzieningen

144

55

27

27

27

7

0

Bijzondere baten

0

0

0

0

0

0

0

Rentebaten

             

Totaal baten

40.311

39.662

45.153

41.496

40.877

40.576

39.841

               

Lasten

             

Apparaatskosten

38.818

37.006

43.026

39.440

38.920

38.935

38.918

personele kosten

18.305

17.532

19.347

18.639

18.478

18.463

18.493

 

waarvan eigen personeel

14.892

15.664

16.873

16.187

15.955

15.923

15.923

 

waarvan inhuur externen

2.335

872

1.421

1.406

1.481

1.498

1.528

 

waarvan overige personele kosten

1.078

996

1.053

1.046

1.042

1.042

1.042

materiële kosten

20.513

19.474

23.679

20.801

20.442

20.472

20.425

 

waarvan apparaat ICT

912

1.001

1.100

1.101

1.102

1.102

1.102

 

waarvan bijdrage aan SSO's

2.726

5.017

6.361

6.283

6.313

6.313

5.265

 

waarvan overige materiële kosten

16.875

13.456

16.218

13.417

13.027

13.056

14.058

Afschrijvingskosten

1.554

2.636

2.119

2.051

1.954

1.639

921

materieel

1.554

2.636

2.119

2.051

1.954

1.639

921

 

waarvan apparaat ICT

97

291

77

68

60

60

0

immaterieel

0

0

0

0

0

0

0

Dotaties voorzieningen

0

0

0

0

0

0

0

Overige kosten

0

0

0

0

0

0

0

Bijzondere lasten

0

0

0

0

0

0

0

Rentelasten

9

20

7

5

3

2

1

Totaal lasten

40.381

39.662

45.153

41.496

40.877

40.576

39.841

Saldo van baten en lasten

– 70

0

0

0

0

0

0

Toelichting baten lasten:

Baten

De omzet van het moederdepartement betreft de inkomsten van het Nationaal Archief voor de geleverde producten en diensten. Deze bestaat uit structurele middelen voor de primaire activiteiten (1e geldstroom) en incidentele middelen voor projectmatige activiteiten (2e geldstroom).

De bijdrage 2020 van het moederdepartement is ten opzichte van 2019 gestegen vanwege vooral de loon- en prijscompensatie. Vanaf 2019 is structureel geld toegekend voor het aanstellen van een applicatie portfolio manager.

Vanaf 2012 is de subsidie aan het Centraal Bureau voor Genealogie (CBG) opgenomen, die namens het moederdepartement wordt verstrekt. Het Nationaal Archief vervult hierin alleen de kasfunctie. De subsidie voor 2020 bedraagt € 1,87 miljoen.

Omzet overige departementen

Het Nationaal Archief fungeert als rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zuid Holland en ontvangt daarvoor een jaarlijkse bijdrage.

Omzet derden

De omzet derden bestaat hoofdzakelijk uit inkomsten van derde partijen voor specifieke producten en diensten.

Mutatie projectgelden

Dit betreft de inzet projectgelden en investeringsbijdragen die zijn vooruit ontvangen voor de ontwikkeling van specifieke eenmalige producten en diensten voor verschillende opdrachtgevers. Het gaat met name om het programma DTR en het masterplan Concentratie Archiefdepot.

Vrijval voorzieningen

Dit betreft de onttrekking aan de voorziening voor de kosten van wachtgeld en reorganisatie.

Lasten

Apparaatskosten

– Personele kosten

De personele kosten zijn gebaseerd op een formatie van ca. 200–210 fte. In 2020 tot en met 2024 blijven de personele kosten stabiel op een niveau waarop het Nationaal Archief met voldoende kwaliteit diensten en producten kan leveren.

– Materiële kosten

Dit betreft onder andere de huisvestingskosten zoals de huurkosten en servicekosten samenhangend met de huisvesting en kantoorautomatisering. Tevens zijn onder deze post de materiële uitgaven verantwoord die worden gedaan in het primaire proces, zoals voor het fysieke depot, de digitale taken rijksarchieven, tentoonstellingen, dienstverlening en in de projecten. Door de dalende inkomsten moeten de overige materiële kosten ook dalen om de begroting sluitend te maken.

De bijdrage aan SSO’s stijgt ten opzichte van de vastgestelde begroting 2019, omdat in 2020 de nieuwe opslaglocatie in Emmen het hele jaar operationeel is. De stijging ten opzichte van de Slotwet 2018 is vanwege de SSO’s die zijn aangepast aan de gehanteerde definitie van SSO’s volgens de Rijksbrede kostensoortentabel en de kosten van de nieuwe opslaglocatie in Emmen.

Afschrijvingskosten

Forse instandhoudingsinvesteringen in het fysieke depot en de ICT hardware zijn de komende jaren niet te verwachten, omdat deze investeringen recent zijn gedaan en we geen investeringen verwachten op basis van de huidige prognose van de datagroei.

Rentelasten

De rentelasten dalen t.o.v. de vastgestelde begroting vanwege het niet opnemen van een lening in 2018 die het Nationaal Archief voornemens was af te sluiten voor investeringen in met name ICT hardware en in het nieuwe depot op locatie Emmen.

Tabel 2 Kasstroomoverzicht over het jaar 2020 (bedragen x € 1.000)
 

Omschrijving

Slotwet 2018

Vastgestelde begroting 2019

2020

2021

2022

2023

2024

1.

Rekening-courant RHB 1 januari + depositorekeningen

21.945

16.719

20.708

20.178

19.961

20.315

20.781

 

+/+ totaal ontvangen operationele kasstroom

56.024

36.349

42.664

39.388

39.437

39.462

39.351

 

– /– totaal uitgaven operationele kasstroom

– 40.396

– 37.026

– 43.034

– 39.445

– 38.923

– 38.937

– 38.920

2.

Totaal operationele kasstroom

15.628

– 677

– 370

– 57

514

525

431

 

– /– totaal investeringen

– 6.187

– 7.151

0

0

0

0

0

 

+/+ totaal boekwaarde desinvesteringen

0

0

0

0

0

0

0

3.

Totaal investeringskasstroom

– 6.187

– 7.151

0

0

0

0

0

 

– /– eenmalige uitkering aan moederdepartement

– 500

0

0

0

0

0

0

 

+/+ eenmalige storting door het moederdepartement

0

0

0

0

0

0

0

 

– /– aflossingen op leningen

– 100

– 600

– 160

– 160

– 160

– 60

– 60

 

+/+ beroep op leenfaciliteit

0

0

0

0

0

0

0

4.

Totaal financieringskasstroom

– 600

– 600

– 160

– 160

– 160

– 60

– 60

5.

Rekening courant RHB 31 december = stand depositorekeningen (=1+2+3+4)

30.786

8.291

20.178

19.961

20.315

20.781

21.152

Toelichting kasstroomoverzicht:

De operationele kasstroom in 2020 is nagenoeg in balans.

De financieringskasstroom betreft de aflossing van de leenfaciliteit welke is aangegaan ten behoeve van de verbouwing van de publieke ruimte, het fysieke depot en investeringen in ICT.

Het verschil in de verwachte Rekening Courant RHB positie begin 2020 ten opzichte van de vastgestelde begroting 2019 wordt met name veroorzaakt door terugbetalingen van RHC’s van hun gereserveerde onderhoudsfonds.

Kapitaaluitgaven:

Specificatie kapitaaluitgaven agentschap NA 2020

 

Investeringen gebouw

 

Kantoormeubilair

 

Kantoormachines

 

Automatiseringsapparatuur

 

Depotinrichting

 

App. conservering & restauratie

 

Inrichting studiezaal

 

Totaal investeringen

0

Aflossing op leningen

– 160

Totaal financieringskasstroom

– 160

Kapitaaluitgaven

– 160

Doelmatigheid

Tabel 3 Overzicht doelmatigheidsindicatoren
 

Slotwet 2018

Vastgestelde begroting 2019

2020

2021

2022

2023

2024

 

Omschrijving Generiek Deel

               
                 

Gemiddeld gewogen kostprijs per productgroep:

               

–  de (gem) prijs per km fysiek archief (capaciteit)

15

14

14

14

14

14

14

1

–  de (gem) prijs per Terabyte digitaal archief (capaciteit)

1.163

1.290

1.290

1.290

1.290

1.290

1.290

1

Gemiddeld gewogen uurtarief intern personeel:

               

–  primaire taken – activiteiten

51

54,5

54,5

54,5

54,5

54,5

54,5

2

Aantal fte:

               

–  formatie op lumpsum en projecten

198,29

200–210

200–210

200–210

200–210

200–210

200–210

 

Saldo baten en lasten:

– 70.332

0

0

0

0

0

0

 

Ontwikkeling aantallen bezoekers:

               

–  bezoekers

19.078

20.000

20.000

20.000

20.000

20.000

20.000

 

–  onderwijs

7.539

13.000

13.000

13.000

13.000

13.000

13.000

 

–  studiezaal – bezoekers

15.433

12.000

12.000

12.000

12.000

12.000

12.000

 

–  studiezaal – raadplegingen archiefstukken

104.570

100.000

100.000

100.000

100.000

100.000

100.000

 

–  Website Nationaal Archief (x 1.000)

1.721

1.500

1.500

1.500

1.500

1.500

1.500

 

Cijfer bezoeker tevredenheid:

7,5

8

 

8

 

8

 

3

Voldoen aan webrichtlijnen Rijk:

(1-2-3- sterren)

3

3

3

3

3

3

2

4

Beschikbaarheid – bereikbaarheid organisatie:

               

–  fysieke dienstverlening; geopend:

             

–  informatiecentrum en studiezaal

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

 

–  tentoonstelling

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

 

–  ontvangst schoolgroepen

 

ma t/m vr

ma t/m vr

ma t/m vr

ma t/m vr

ma t/m vr

ma t/m vr

 

–  Digitale dienstverlening eDepot (basisdienstverlening):

               

–  helpdesk openingstijden op werkdagen

8:30–17:00

8:30–17:00

8:30–17:00

8:30–17:00

8:30–17:00

8:30–17:00

8:30–17:00

 
1

Uitgaande van de kosten / beschikbare capaciteit

2

Op basis van verantwoording uurtarieven jaarrekening 2018

3

Per twee jaar wordt een landelijk onderzoek gedaan door de branchevereniging archiefveld naar de kwaliteit van de dienstverlening.

4

Betreft de toekenning van het drempelvrij keurmerk; toekenning op basis van een jaarlijks onderzoek; toekenning in de vorm van een jaarlijks certificaat met waardering in aantal sterren (1-2-3- sterren)

Toelichting:

De ingevulde indicatoren voor «prijs per m1 fysiek archief» en «prijs per Terabyte digitaal archief» komen uit het integrale kostprijsmodel dat is opgesteld naar aanleiding van de aanbevelingen uit de agentschapsdoorlichting door het Ministerie van Financiën in 2016. De opzet van het nieuwe kostprijsmodel is in 2017 afgerond en in 2018 en 2019 verder geïmplementeerd. Met de opzet en implementatie van het integrale kostprijsmodel is het mogelijk om per product en dienst de kosten inzichtelijk te maken.

Toelichting doelmatigheidsindicatoren:

De consequenties van de uitbreiding van de depotcapaciteit door de nieuwe opslaglocatie in Emmen (in 2019) zijn niet meegenomen in de kostprijs berekening voor papieren archieven.

Het Nationaal Archief biedt een landelijke infrastructuur aan voor producten en diensten voor digitale archivering aan Regionale Historische Centra (RHC’s), departementen en andere instellingen met een publieke taak. Aan de dienstverlening is een kostprijsmodel verbonden die inzichtelijk maakt tegen welke kosten producten en diensten kunnen worden afgenomen. In tabel benoemde prijs / Tb digitaal archief is gebaseerd op het kostprijsmodel van digitale archieven uit 2019.

Licence