Base description which applies to whole site
+Toon begrotingsfasen

5.2 Agentschap Nationaal Archief (NA)

5.2.1. Algemene toelichting

Het Nationaal Archief beheert de archieven van de Rijksoverheid en archieven van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest). In de depots ligt bijna duizend jaar geschiedenis van Nederland opgeslagen in archieven en in duizenden kaarten, tekeningen en foto’s.

De missie van het Nationaal Archief is het dienen van ieders recht op informatie en het geven van inzicht in het verleden van ons land door inzet voor een sterk archiefbestel, een afgewogen beleid voor archiefwaardering en selectie en optimale zorg voor alle rijksarchieven en de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en onsite en online te presenteren.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister van OCW een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchiefbewaarplaatsen, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en elf rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. De archiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van de Regionale Historische Centra (RHC’s). De RHC’s zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een financiële bijdrage ontvangen. Deze begroting handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s zijn onderdeel van artikel 14 (Cultuur) van de begroting van het Ministerie van OCW.

Tabel 85 Begroting van baten-lastenagentschap voor het jaar 2022 (bedragen x € 1.000)
 

Stand Slotwet 2020

Vastgestelde begroting 2021

2022

2023

2024

2025

2026

Baten

       

Omzet

46.243

44.221

45.739

44.838

44.080

44.256

46.556

waarvan omzet moederdepartement

45.016

42.920

44.438

43.537

42.779

42.955

45.255

waarvan omzet overige departementen

505

400

400

400

400

400

400

waarvan omzet derden

722

901

901

901

901

901

901

Vrijval voorzieningen

72

0

0

0

0

0

0

Mutatie projectgelden

0

0

0

0

0

0

0

Bijzondere baten

0

0

0

0

0

0

0

Rentebaten

0

0

0

0

0

0

0

Totaal baten

46.315

44.221

45.739

44.838

44.080

44.256

46.556

        

Lasten

       

Apparaatskosten

42.395

42.158

43.771

43.021

42.322

42.632

44.932

Personele kosten

19.845

19.988

21.583

21.658

21.733

21.733

21.733

waarvan eigen personeel

17.209

17.470

19.068

19.068

19.068

19.068

19.068

waarvan inhuur externen

2.102

1.411

1.311

1.386

1.461

1.461

1.461

waarvan overige personele kosten

534

1.107

1.204

1.204

1.204

1.204

1.204

Materiële kosten

22.550

22.170

22.188

21.363

20.589

20.899

23.199

waarvan apparaat ICT

1.255

1.140

1.142

1.142

1.142

1.142

1.142

waarvan bijdrage aan SSO's

6.126

6.128

6.080

6.484

6.484

6.447

6.447

waarvan overige materiële kosten

15.169

14.902

14.966

13.737

12.963

13.310

15.610

Afschrijvingskosten

1.775

2.058

1.965

1.815

1.757

1.623

1.623

Materieel

1.775

2.058

1.965

1.815

1.757

1.623

1.623

waarvan apparaat ICT

105

104

148

129

4

0

0

Immaterieel

0

0

0

0

0

0

0

Dotaties voorzieningen

4

0

0

0

0

0

0

Overige kosten

0

0

0

0

0

0

0

Bijzondere lasten

0

0

0

0

0

0

0

Rentelasten

5

5

3

2

1

1

1

Totaal lasten

44.179

44.221

45.739

44.838

44.080

44.256

46.556

Saldo van baten en lasten gewone bedrijfsuitoefening

2.136

0

0

0

0

0

0

Agentschapsdeel Vpb-lasten

       

Saldo van baten en lasten

2.136

0

0

0

0

0

0

Toelichting:

Baten

Omzet moederdepartement

De omzet van het moederdepartement betreft de inkomsten van het Nationaal Archief voor de geleverde producten en diensten. Deze bestaat uit structurele middelen voor de primaire activiteiten (1e geldstroom) en incidentele middelen voor projectmatige activiteiten (2e geldstroom). 

Tabel 86 Omzet moederdepartement per productgroep/dienstgroep (bedragen x € 1.000)
 

Realisatie 2020

Vastgestelde begroting 2021

2022

2023

2024

2025

2026

Fysiek archief

8.500

9.800

10.200

10.000

9.800

9.800

10.400

Digitaal archief

9.600

10.800

11.200

11.000

10.800

10.900

11.400

Publiek

9.500

9.700

9.900

9.700

9.600

9.700

10.200

Digitalisering

8.900

8.000

8.300

8.100

8.000

8.000

8.500

Kennis en advies

6.300

4.600

4.800

4.700

4.600

4.600

4.800

Totaal

42.800

42.900

44.400

43.500

42.800

43.000

45.300

De bijdrage 2022 van het moederdepartement is ten opzichte van 2021 gestegen vanwege vooral de loon- en prijscompensatie en een nieuwe systematiek voor de bijdragen aan projectkosten en -investeringen. Tot 2021 werden investeringsbijdragen in de balans opgenomen. Vanaf 2021 zijn de investeringsbijdragen vervangen door leningen en worden de bijdragen voor de afschrijvingen op investeringen via de omzet ontvangen. Het gaat met name om de bijdragen voor het programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR) en het masterplan Concentratie Archiefdepot.

Omzet overige departementen

Het Nationaal Archief fungeert als rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Zuid-Holland en ontvangt daarvoor een jaarlijkse bijdrage.

Omzet derden

De omzet derden bestaat hoofdzakelijk uit inkomsten van derde partijen voor specifieke producten en diensten.

Mutatie projectgelden

Vanaf 2021 zijn, in lijn met de Rijksbegrotingsvoorschriften, de bijdragen voor investeringen en projectgelden in de omzet opgenomen. Daardoor staan er geen mutatie projectgelden meer in de begroting.

Lasten

Personele kosten

De personele kosten zijn gebaseerd op een formatie van circa 200–210 FTE. In 2022 tot en met 2026 blijft de personele inzet stabiel op een niveau waarop het Nationaal Archief met voldoende kwaliteit diensten en producten kan leveren.

Materiële kosten

Dit betreffen onder andere de huisvestingskosten zoals de huurkosten en servicekosten samenhangend met de huisvesting en kantoorautomatisering. Tevens zijn onder deze post de materiële uitgaven verantwoord die worden gedaan in het primaire proces, zoals voor het fysieke depot, de digitale taken rijksarchieven, tentoonstellingen, dienstverlening en in de projecten.

Afschrijvingskosten

Forse nieuwe investeringen in het fysieke depot en e-Depot zijn de komende jaren niet te verwachten, omdat deze investeringen recent zijn gedaan en er geen investeringen verwacht worden op basis van de huidige prognose van de datagroei. Er zijn wel vervangingsinvesteringen in met name de ICT hardware gepland in de periode 2022–2026.

Rentelasten

De rentelasten dalen de komende jaren vanwege de aflossing op bestaande leningen. Over de nieuwe leningen is als gevolg van de zeer lage rentestanden een rente van 0.0 procent verschuldigd.

Tabel 87 Kasstroomoverzicht over het jaar 2022 (bedragen x € 1.000)
  

Stand Slotwet 2020

Vastgestelde begroting 2021

2022

2023

2024

2025

2026

1.

Rekening courant RHB 1 januari +  depositorekeningen

28.794

19.960

15.692

16.311

15.861

15.631

16.215

 

+/+ totaal ontvangsten operationele kasstroom

45.057

44.221

45.739

44.838

44.080

44.256

46.556

 

-/- totaal uitgaven operationele kasstroom

‒ 42.686

‒ 42.162

‒ 43.771

‒ 43.021

‒ 42.322

‒ 42.632

‒ 44.932

2.

Totaal operationele kasstroom

2.371

2.059

1.968

1.817

1.758

1.624

1.624

 

-/- totaal investeringen

‒ 428

‒ 1.232

‒ 900

‒ 1.468

‒ 1.142

‒ 800

‒ 1.500

 

+/+ totaal boekwaarde desinvesteringen

 

0

0

0

0

0

0

3.

Totaal investeringskasstroom

‒ 428

‒ 1.232

‒ 900

‒ 1.468

‒ 1.142

‒ 800

‒ 1.500

 

-/- eenmalige uitkering aan moederdepartement

‒ 95

‒ 13.606

0

0

0

0

0

 

+/+ eenmalige storting door moederdepartement

0

0

0

0

0

0

0

 

-/- aflossingen op leningen

‒ 160

‒ 2.889

‒ 1.349

‒ 2.299

‒ 1.946

‒ 1.040

‒ 1.040

 

+/+ beroep op leenfaciliteit

 

11.400

900

1.500

1.100

800

1.500

4.

Totaal financieringskasstroom

‒ 255

‒ 5.095

‒ 449

‒ 799

‒ 846

‒ 240

460

5.

Rekening courant RHB 31 december + stand  depositorekeningen (=1+2+3+4)

30.482

15.692

16.311

15.861

15.631

16.215

16.799

Toelichting

De operationele kasstroom in 2022 is positief vanwege de bijdrage van het moederdepartement voor de afschrijving van nieuwe investeringen en bestaande activa die voorheen met investeringsbijdragen van het Ministerie van OCW waren gefinancierd.

Onder de financieringskasstroom staan investeringen. Voor deze investeringen wordt een beroep gedaan op de leenfaciliteit bij het Ministerie van Financiën. De financieringskasstroom betreft verder de aflossing op leningen die zijn aangegaan ten behoeve financiering van de verbouwing van de publieke ruimte, het fysieke depot en investeringen in ICT.

Kapitaaluitgaven

Tabel 88 Specificatie kapitaaluitgaven agentschap NA 2022 (bedragen x € 1.000)

Specificatie kapitaaluitgaven agentschap NA 2022 (bedragen x € 1.000)

Investeringen gebouw

50

Kantoormeubilair

60

Kantoormachines

0

Automatiseringsapparatuur

600

Depotinrichting

100

App. conservering & restauratie

90

Inrichting studiezaal

0

Totaal investeringen

900

Eenmalige uitkering aan moederdepartement

0

Aflossing op leningen

1.349

Totaal financieringskasstroom

1.349

Kapitaaluitgaven

2.249

Tabel 89 Overzicht doelmatigheidsindicatoren
 

Stand Slotwet 2020

Vastgestelde begroting 2021

2022

2023

2024

2025

2026

Omschrijving Generiek Deel

       

Gemiddeld gewogen kostprijs per productgroep:

       

- de (gem) prijs per km fysiek archief (capaciteit)1

18

20

20

20

20

20

20

- de (gem) prijs per Terabyte digitaal archief (capaciteit)1

1.514

1.300

1.300

1.300

1.300

1.300

1.300

Gemiddeld gewogen uurtarief intern personeel: primaire taken - activiteiten2

61

55

55

55

55

55

55

Aantal FTE:formatie op lumpsum en projecten

198

200-210

200-210

200-210

200-210

200-210

200-210

Saldo van baten en lasten

       

Ontwikkeling aantallen bezoekers:

       

- bezoekers

5.486

20.000

20.000

20.000

20.000

20.000

20.000

- onderwijs

2.427

13.000

13.000

13.000

13.000

13.000

13.000

- studiezaal - bezoekers

6.690

12.000

12.000

12.000

12.000

12.000

12.000

- studiezaal - raadplegingen archiefstukken

83.480

100.000

100.000

100.000

100.000

100.000

100.000

- Website Nationaal Archief

1.921.441

1.500.000

1.500.000

1.500.000

1.500.000

1.500.000

1.500.000

Cijfer bezoeker tevredenheid:3

7,5

 

7,5

 

7,5

 

7,5

Voldoen aan webrichtlijnen Rijk:(1-2-3- sterren)4

***

***

***

***

***

***

***

Beschikbaarheid - bereikbaarheidorganisatie:

       

- fysieke dienstverlening; geopend:

       

- informatiecentrum en studiezaal

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

di t/m vr

- tentoonstelling

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

di t/m zo

- ontvangst schoolgroepen

ma t/m vr

ma t/m vr

ma t/m vr

ma t/m vr

ma t/m vr

ma t/m vr

ma t/m vr

- Digitale dienstverlening eDepot(basisdienstverlening):

       

- helpdesk openingstijden opwerkdagen

8:30-17:00

8:30-17:00

8:30-17:00

8:30-17:00

8:30-17:00

8:30-17:00

8:30-17:00

1

Uitgaande van de kosten / beschikbare capaciteit.

2

Op basis van verantwoording uurtarieven jaarrekening 2017.

3

Per twee jaar wordt een landelijk onderzoek gedaan door de branchevereniging archiefveld naar de kwaliteit van de dienstverlening.

4

Betreft de toekenning van het drempelvrij keurmerk; toekenning op basis van een jaarlijks onderzoek; toekenning in de vorm van een jaarlijks certificaat met waardering in aantal sterren (1-2-3- sterren).

Toelichting

De consequenties van de uitbreiding van de depotcapaciteit door de nieuwe opslaglocatie in Emmen zijn vanaf 2021 meegenomen in de kostprijs berekening voor papieren archieven.

Het Nationaal Archief biedt een landelijke infrastructuur aan voor producten en diensten voor digitale archivering aan de RHC’s, departementen en andere instellingen met een publieke taak. Aan de dienstverlening is een kostprijsmodel verbonden dat inzichtelijk maakt tegen welke kosten producten en diensten kunnen worden afgenomen. De in de tabel benoemde kostprijzen zijn gebaseerd op het kostprijsmodel van digitale archieven uit 2020.

Licence