Goede informatiehuishouding en informatievoorziening zijn essentiële elementen van onze democratische rechtsstaat. Burgers, bedrijven, NGO’s, het parlement, journalisten en de wetenschap moeten toegang hebben tot de voor hen noodzakelijke informatie. Tijdens en na afloop van het maken van beleid en wetgeving dienen keuzes transparant te zijn. Juiste en toegankelijke informatie is ook nodig voor de degelijke bedrijfsvoering van de overheid zelf. Informatie is tenslotte de grondstof waarmee ambtenaren en overheidsorganisaties hun werk doen.
Binnen het Ministerie van BZK loopt sinds 2021 het programma BZK Transparant, dat als doel heeft het verbeteren van informatiehuishouding en informatievoorziening en de implementatie van de Wet open overheid (Woo). Het programma ondersteunt alle (beleids)onderdelen, agentschappen en uitvoeringsorganisaties van BZK bij de stappen om deze doelen te behalen.
Na ruim twee jaar begint deze gezamenlijke inspanning vruchten af te werpen op de voornaamste aandachtsgebieden van het programma: actieve openbaarmaking, openbaarmaking op verzoek, organisatieontwikkeling en verbetering van de informatiehuishouding.
Actieve openbaarmaking
Sinds Prinsjesdag 2022 worden de beslisnota’s bij alle Kamerstukken openbaargemaakt. De ondersteuning van deze verandering werd gedaan door het programma BZK Transparant, maar is in 2024 overgedragen naar de lijnorganisatie van BZK. Via het programma BZK Transparant zal nog wel inzet worden gepleegd op het vlak van sociale veiligheid en de kennis en kunde om zo te schrijven dat stukken makkelijk openbaar kunnen worden gemaakt. Dit gaat bijvoorbeeld over de leesbaarheid en begrijpelijkheid van stukken voor zowel de Staten-Generaal en bewindspersonen als de buitenwereld en het rekening houden met de AVG.
In 2024 worden de ervaringen uit de pilots die in 2023 zijn uitgevoerd meegenomen in een verdere intensivering van het aantal openbaargemaakte dossiers. In 2023 zijn de dossiers Vreemdelingenbewaring Curaçao en het dossier Woningbouwimpuls openbaargemaakt. Uit die ervaringen blijkt dat maatschappelijke partijen door openbaargemaakte informatie meer inzicht en vertrouwen kunnen krijgen in overheidshandelen. Daarnaast kan het openbaarmaken van informatie zorgen voor effectiever overheidshandelen omdat duidelijker is waaraan bijvoorbeeld subsidieaanvragen aan moeten voldoen. Bovendien geeftactieve openbaarmaking een stimulans om structuur en overzicht aan te brengen in de dossiervorming. Voorwaarden hiervoor zijn wel voldoende capaciteit, vakbekwaamheid van beleidsmedewerkers op dit vlak en heldere procedures. Hierin zal in 2024 verder in worden geïnvesteerd.
Openbaarmaking op verzoek
De doorlooptijd en de omvang van Woo-verzoeken blijven grote uitdagingen. Ook hier wordt in 2024 voortgebouwd op inzichten die in 2023 gehouden pilots hebben opgeleverd. Speerpunten bij het inkorten van de huidige afhandeltermijn zijn efficiëntere procesinrichting, goede coördinatie, betere gesprekken met indieners over wat hun vragen zijn, de implementatie van dashboards en het workflowsysteem om beter te kunnen sturen op de tijdige afronding van Woo-verzoeken en de implementatie van technologische hulpmiddelen om sneller documenten te vinden en te lakken waar dat op basis van wettelijke gronden moet. Daarnaast zal de capaciteit om WOO-verzoeken af te handelen worden versterkt en de kennis hierover binnen het departement worden verbeterd. Interessant in dit verband is wat de effecten in 2024 zullen zijn van de invoeringstoets van de Woo die in 2023 wordt gestart.
Verbetering van de informatiehuishouding
Informatie die je niet kunt vinden kun je niet openbaar maken. Goede informatiehuishouding (IHH) is de basis voor een open en transparante overheid. Alle beleidsdirecties van BZK hebben daarom verbeterplannen opgesteld. Een eerste stap daarbij is het maken van werkafspraken om de kwaliteit van de informatiehuishouding te borgen. Concreet heeft BZK zich tot doel gesteld om het volwassenheidsniveau van de informatiehuishouding omhoog te brengen naar niveau 3 (van 4). In het najaar van 2023 wordt opnieuw een meting uitgevoerd, zodat kan worden nagegaan waar BZK staat in het bereiken van dit doel en waar verdere intensivering van de inzet in 2024 nodig is.
De activiteiten van BZK Transparant zijn, in navolging van het rijksbrede programma, ingericht langs vier actielijnen. Dit wordt in 2024 gecontinueerd.
Actielijn 1, Informatieprofessionals. In de deze actielijn wordt gewerkt aan organisatieontwikkeling en communicatie. Het takenpakket van een team van informatiecoördinatoren omvat onder meer het ondersteunen van beleidsdirecties bij het opstellen en implementeren van werkafspraken en verhogen van het kennisniveau van medewerkers. Daarnaast is er een aanspreekpunt om de inzet uitvoeringsorganisaties van BZK te ondersteunen.
Actielijn 2, Aard en volume van informatie. Binnen deze actielijn wordt gewerkt aan het beter archiveren en doorzoekbaar en vindbaar maken van informatie. Een belangrijke stap daarbij is de overgang naar een online versie van Digidoc, het documentmanagementsysteem van BZK. Met deze online versie kan een stap worden gemaakt ten opzichte van de gebruiksvriendelijkheid van de eerdere, lokaal geïnstalleerde versie van Digidoc. Daarnaast wordt ingezet op het goed archiveren van chatberichten, te beginnen bij die van bewindspersonen, en emailberichten.
Binnen het programma BZK wordt actief samengewerkt met onderwijsinstellingen, via het programma I-partnerschap. Deze samenwerking wordt in 2024 voortgezet. In 2023 is samengewerkt met studenten van de TU Delft, om te komen tot nieuwe ideeën rond gedragsontwikkeling en de inzet van innovatieve technieken ten behoeve van het verbeteren van informatiehuishouding. Vanaf september 2023 bouwen studenten van het MBO Rijnland samen met softwareontwikkelaars van BZK aan software gericht op het automatiseren van emailarchivering. Dit zal doorlopen tot medio 2024. Daarnaast wordt er samen met I-Partnerschap onderzocht wat er mogelijk is voor een meer structurele inzet van MBO Studenten op dit gebied.
Actielijn 3, informatiesystemen. Hierbij wordt aangesloten bij een initiatief vanuit CIO-Rijk om te werken aan een Werkomgeving van de Toekomst.
Actielijn 4, Bestuur en naleving. Binnen deze actielijn wordt onder meer gewerkt aan de ontwikkeling van dashboards en workflowsysteem om beter te kunnen sturen op de kwaliteit van informatiehouding en het tijdig afhandelen van Woo verzoeken.