Het versneld op orde brengen van onze informatiehuishouding en het vergroten van de transparantie naar de samenleving en parlement zijn belangrijke lessen uit het verslag ‘Ongekend onrecht’ van de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK, december 2020). Daarnaast heeft de Wet open overheid (Woo) per 1 mei 2022 de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) vervangen. Dit betekent dat de overheid (nog) transparanter moet worden.
SZW heeft de verbetering van haar informatiehuishouding en de implementatie van de Wet open overheid belegd in het programma ’ENIGMA, Informatiehuishouding Open op Orde 2021 ‒ 2026’. Het programma heeft tot doel om het informatiebeheer van SZW te verbeteren, transparanter te maken en om het bewustzijn van de omgang met openbaarheid van informatie in het DNA van medewerkers en in het werk van SZW te verankeren.
In 2024 zal het verbeteren en het transparanter maken van de informatiehuishouding van SZW verder worden vormgegeven. In deze paragraaf worden deze inspanningen voor 2024 inhoudelijk nader toegelicht voor de drie hoofdonderdelen van deze opgave, namelijk de verbetering van de informatiehuishouding (langs de vier actielijnen van het programma ENIGMA) en de actieve en passieve openbaarmaking (implementatie Woo). Ten slotte wordt ingegaan op de financiën van het programma ENIGMA.
Verbetering van de informatiehuishouding (highlights)
Actielijn 1. Informatieprofessionals
De afgelopen jaren is veel aandacht besteed aan de bewustwording en het vergroten van de kennis van de SZW-medewerkers op het gebied van informatiebeheer. In 2024 wordt hiermee verdergegaan. In 2023 is het Kwaliteitsraamwerk Informatievoorziening (KWIV) geïmplementeerd. Het KWIV geeft aan welke eisen en competenties noodzakelijk zijn voor het profiel van de informatieprofessional. Vanaf 2024 maakt het KWIV onderdeel uit van het (strategisch) personeelsbeleid en -planning van de organisatie. De werving van informatieprofessionals was in de afgelopen jaren een grote uitdaging gezien de afhankelijkheid en huidige schaarste op de arbeidsmarkt. Voor 2024 wordt verwacht dat het uiteindelijk wel zal lukken om medewerkers te werven. Daarom is het van belang tijdig met de werving te beginnen.
Actielijn 2. Volume en aard van de informatie
Op 6 april 2023 is de kabinetsreactie gepubliceerd op het rapport van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed (IO&E), op de adviezen van de Adviescommissie Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) en de Regeringscommissaris Informatiehuishouding (RIHH). In 2023 is een interdepartementaal traject gestart om te komen tot nieuw rijksbreed beleid en daaraan ondersteunende technische voorzieningen. De verwachting is dat dit in 2024 wordt afgerond. Tot die tijd blijft SZW haar huidige werkwijze hanteren: chatberichten van bewindspersonen en bestuursraadleden worden veiliggesteld, geschoond en gearchiveerd.
Voor e-mailarchivering worden in 2024 nieuwe rijksbrede hulpmiddelen aangeboden om e-mailarchivering te verbeteren.
De oude Archiefwet wordt gemoderniseerd zodat deze volledig is toegespitst op het digitale tijdperk. De tijd om belangrijke informatie over te brengen naar het Nationaal Archief is van 20 jaar naar 10 jaar ingekort. De inwerkingtreding van de wet is begin 2025 voorzien. SZW zal de voorziene wijzigingen gaan implementeren.
In 2023 wordt de eerste pilot opgestart voor social media archivering en de verwachting is dat deze geïmplementeerd wordt in 2024.
Actielijn 3. Informatiesystemen
Een goed werkend Document Management systeem (DMS) is randvoorwaardelijk voor het op orde brengen van de informatiehuishouding (goed kunnen opslaan, archiveren en eenvoudig/snel/goed terugvinden van informatie). DigiDoc Online wordt in 2023 opgeleverd en geïmplementeerd, waarna heel SZW hier in 2024 mee werkt.
In 2023 zijn de eerste ontwikkelingen op het gebied van het opschonen van de netwerkschijven uitgevoerd. Er is beleid opgesteld en er zijn twee pilots uitgevoerd. Op basis van uitkomsten wordt in 2024 de start gemaakt om in de tweede fase het opschonen breder uit te voeren.
Actielijn 4. Bestuur en naleving
Er wordt een kwaliteitssysteem opgezet en ingericht om de kwaliteit van de IHH te kunnen meten. Naar verwachting zal dit begin 2024 gereed zijn,
Actieve openbaarmaking
In de Wet open overheid (Woo) is geregeld dat de overheid (nog) transparanter moet worden en daarom moet ook SZW een deel van haar informatie (documenten) tijdig actief openbaar maken naar de burger toe, daar waar de burger dat nu nog vaak via een Woo-verzoek moet opvragen.
Op 10 juni 2022 is de nieuwe versie van de Beleidslijn actieve openbaarmaking van beslisnota’s geaccordeerd in de ministerraad. Met ingang van 20 september 2022 worden door SZW bij alle categorieën Kamerstukken de achterliggende beslisnota’s openbaar gemaakt.
In de Woo staat beschreven welke 11 informatiecategorieën verplicht openbaar moeten worden gemaakt onder artikel 3.3. Daarnaast is er een inspanningsverplichting voor overige informatie. In 2023 en 2024 wordt verder gewerkt aan de inventarisatie van de documenten die openbaar moeten worden gemaakt in het kader van de bovengenoemde 11 informatiecategorieën.
Er is een project gestart om bij alle directies de documenten die verplicht openbaar gemaakt dienen te worden te inventariseren en te specificeren per informatiecategorie. Vervolgens worden deze gepubliceerd en via de Woo-index PLOOI gemeld welke informatiecategorie waar is gepubliceerd. PLOOI (Platform Open Overheidsinformatie) ontsluit de informatie met een centrale zoekoplossing waarmee eenieder alle gepubliceerde informatie van de overheid kan doorzoeken. Dit laatste zal waarschijnlijk in het eerste kwartaal van 2024 gaan plaatsvinden.
Passieve openbaarmaking (Woo-verzoeken)
Het is van groot belang om burgers, wetenschappers en journalisten tijdig van informatie te kunnen voorzien ingeval zij een Woo- of informatieverzoek indienen.
Hiervoor is het noodzakelijk om binnen SZW een goed ingericht werkproces te hebben. De Wet open overheid (Woo) schrijft voor dat een Woo-verzoek binnen 4 weken moet worden afgehandeld. Bij complexe verzoeken kan deze termijn eenmaal worden verdaagd met 2 weken. Deze termijn wordt door SZW niet in alle gevallen gehaald. SZW heeft in 2022 in 16% van de gevallen binnen de wettelijke termijn kunnen beslissen. SZW blijft continu investeren in en sturen op het op orde krijgen en houden van de arbeidsintensieve werkstroom afhandeling Woo-verzoeken om burgers, bedrijven en journalisten tijdig van informatie te kunnen voorzien en achterstanden te voorkomen.
In 2022 en 2023 is vooral getracht het proces rond de beantwoording van Woo-verzoeken te verbeteren. Zo zijn er procesbeschrijvingen van de Woo-deelprocessen bij de juridische directie opgesteld, heeft een projectleider de juridische directie ondersteund bij het opstellen en implementeren van het proces rond Woo-verzoeken en is er een SZW brede workshop georganiseerd over de Woo.
Er is ook een pilot geweest (2022/2023) met als focus het verbeteren van de afhandeltermijn van een Woo-verzoek. Er is in dit kader een verkenning/analyse uitgevoerd op het proces van een groot en complex Woo-verzoek welke twee beleidsdirecties raakt.
Op basis van de adviezen uit het adviesrapport is in 2023 een Handreiking afhandelen Woo-verzoek ontwikkeld voor medewerkers van SZW en de Nederlandse Arbeidsinspectie. Er wordt in 2023 met deze handreikingen getest zodat na eventuele aanpassingen deze beide handreikingen eind 2023 kunnen worden vastgesteld.
In 2024 gaat SZW zich met name richten op het werken met bovengenoemde handreikingen.
Financiën programma ENIGMA
In januari 2022 zijn de definitieve actieplannen IHH Open op Orde 2022 van SZW, SVB en UWV door de pSG aangeboden aan BZK. Op basis van fiches (financiële onderleggers van de projecten) in het actieplan van SZW is voor deze opgave in totaal € 6,2 miljoen ontvangen voor 2024. Daarnaast heeft SZW circa € 0,4 miljoen beschikbaar in het kader van de implementatie van de Woo.