Inleiding
Het ministerie van Buitenlandse Zaken besteedt op een gestructureerde wijze aandacht aan de bedrijfsvoering. Op basis van de bestuurlijke informatievoorziening uit het management control systeem, waaronder de begroting- en jaarplancyclus en de managementactiepuntenlijst, wordt bewaakt of de doelstellingen op doelmatige wijze worden gerealiseerd. Waar nodig wordt bijgestuurd.
In deze paragraaf wordt ingegaan op de bedrijfsvoeringvraagstukken die zich gedurende het begrotingsjaar hebben voorgedaan en waarvan de informatieverstrekking voor het inzicht en de oordeelsvorming door de Tweede Kamer van belang is.
Toezeggingen aan de Algemene Rekenkamer, naar aanleiding van het rapport van bevindingen bij het jaarverslag 2010, maken integraal onderdeel uit van de bedrijfsvoeringparagraaf.
Rechtmatigheid
De omvang van de fouten en onzekerheden in de begrotingsuitvoering is binnen de wettelijke tolerantiegrenzen gebleven, zowel op totaal- als artikelniveau.
De totstandkoming van de beleidsinformatie
De Algemene Rekenkamer heeft eind 2011 vastgesteld dat de indeling en formulering van de operationele doelstellingen in de begroting 2012 gewijzigd zijn conform de gestelde prioriteiten en posterioriteiten. Deze begroting geeft richting aan zowel een fundamentele koerswijziging van het buitenlandbeleid als bezuinigingen. Volgens de AR komen de bezuinigingen op onderwijs en investeringen in voedselzekerheid, water, veiligheid en rechtsorde ook tot uiting in de cijfers.
Eén van de wettelijke aspecten waaraan de kwaliteit van het departementale jaarverslag wordt getoetst is het totstandkomingsproces van de beleidsinformatie. Tot en met 2011 vormden de procesbeschrijvingen per operationeel doel in de Memorie van Toelichting de basis voor de getrouwe weergave van de informatie in het jaarverslag.
Met betrekking tot de totstandkoming van niet-financiële informatie in het jaarverslag 2012 zijn geen procesbeschrijvingen per operationele doelstelling opgesteld. Als gevolg van de nieuwe begrotingspresentatie «verantwoord begroten» zal de verslaggeving moeten worden aangepast.
Zodra duidelijk is welke niet-financiële beleidsinformatie in het jaarverslag 2012 opgenomen moet worden, zal het instrumentarium voor het totstandkomingsproces worden bepaald.
Financieel en materieel beheer
Begroting- en Jaarplancyclus
In de attaché notitie (2010) «Samen uit, samen thuis» staat dat de Nederlandse belangen in het buitenland eenduidig en optimaal behartigd moeten worden door één gecoördineerd en geïntegreerd Nederlands beleid waar deelbelangen in zijn verdisconteerd.
Om hieraan uitvoering te geven is de jaarplancyclus een aantal maanden naar voren gehaald en is het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie voor 2012 geheel betrokken in de jaarplanaanschrijving. De goedkeuring van het jaarplan liep parallel aan de reductie van beleid-fte's op de posten en beoordeling van 15 Meerjarige Strategische Plannen (MJSP’s) en 15 exit strategieën (inclusief de operationele gevolgen) voor de landen Bolivia, Burkina Faso, DRC, Egypte, Georgië, Guatamala, Kosovo, Moldavië, Mongolië, Nicaragua, Pakistan, Senegal, Suriname, Tanzania en Zambia. De centrale rol van de jaarplancyclus in de aansturing van posten en directies is gegroeid.
Als onderdeel van de geïntegreerde aanpak zijn 6 Meerjarige Interdepartementale Beleidskaders (MIB’s) geschreven en interdepartementaal goedgekeurd voor Rusland, Frankrijk, China, Duitsland, Indonesië en Zuid-Afrika. De MIB methodologie is aangenomen en verankerd in de BZ-organisatie. Een MIB is de meerjarige strategie van Nederland (niet alleen van de post) richting een MIB land. Zowel de post (inclusief Consulaten-generaal, Honorair consuls, NBSO’s, etc. binnen het postennet van het MIB land) als Den Haag moet bereid zijn zich in de CoRIA te committeren aan het MIB en te investeren in de opstelling en de uitvoering van het MIB.
Door de versnelling van de jaarplancyclus was de besluitvorming over budget en capaciteit meer integraal en meer interdepartementaal dan voorheen. Aandachtspunten waren de belasting van het apparaat ten tijde van de begrotingsbehandeling en een langdurige en complexe besluitvorming. Het proces en het tijdstip van afhandeling zullen worden geëvalueerd, waarbij onder andere zal worden gekeken hoe knelpunten kunnen worden weggenomen en nog meer interdepartementale afstemming kan plaatsvinden.
Audit Committee
Het Audit Committee richt zich op het borgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering met nadruk op monitoren en oplossen van tekortkomingen of onvolkomenheden gesignaleerd door onder meer de auditdienst en de Algemene Rekenkamer. Om te voldoen aan de Regeling audit committees 2012 die op 1 april 2012 in werking treedt en om de rol van de onafhankelijke toezichtsfunctie van het Audit Committee te versterken worden in 2012 twee externe leden aan het Audit Committee toegevoegd. Naast operationele vergaderingen als intern tool of management zullen strategische vergaderingen worden belegd. Externe leden en leden van het Plv. DG Management Beraad nemen deel aan de strategische vergaderingen van het Audit Committee ter versterking van de regie op het auditbeleid en het risicomanagementbeleid.
Beheer huisvesting posten
De Algemene Rekenkamer heeft bij het Jaarverslag 2010 enkele beheeraspecten op het gebied huisvesting buitenland als een onvolkomenheid aangemerkt. De onvolkomenheid betreft de beheersing van nieuw- en inbouwprojecten. Vanaf begin 2011 is de wijze van toezicht aangepast zodat er nog eerder dan voorheen zicht is op overschotten of tekorten ten opzichte van de toegekende kasbudgetten per jaar. Dit vindt plaats door een maandelijkse rapportage aan de leiding van de directie.
Een ander punt van aandacht van de Algemene Rekenkamer betreft de tijdige uitvoering van evaluaties. Sinds maart 2011 wordt de tijdigheid van de evaluaties bewaakt door middel van workflow en tweemaandelijkse rapportages aan de leiding van de directie. De discipline om workflow actueel te houden is een belangrijke voorwaarde om de tijdigheid van evaluaties te kunnen monitoren. Ondanks de aandacht die de leiding van de directie daaraan geeft, is in 2011 gebleken dat evaluaties niet altijd tijdig hebben plaatsgevonden.
Daarnaast zijn in bredere zin in de loop van 2011 steeds meer elementen van proactief portfoliomanagement ingevoerd. Daardoor is meer sturing mogelijk en ontstaat meer control op de vastgoedportefeuille als geheel, de projecten daarbinnen en de budgetten die daarvoor benodigd zijn.
Toezicht op consulaire processen op de posten
In 2010 constateerde de auditdienst dat de rollen en bevoegdheden in het visumproces niet altijd op de voorgeschreven wijze waren geregeld in het visuminformatiesysteem NVIS. Om de doorbreking van functiescheiding op geautomatiseerde wijze te kunnen signaleren heeft de directie consulaire zaken en migratiebeleid het bestaande managementinformatiesysteem aangepast, een en ander in afwachting van de realisatie van het nieuwe managementinformatiesysteem MI-NVIS Fase II.
Het toezicht op de doorbreking van functiescheiding is onderdeel van een visie die de directie heeft ontwikkeld over haar monitorende rol met betrekking tot alle consulaire processen. Deze visie is gebaseerd op de volgende uitgangspunten:
-
– de post is primair verantwoordelijk voor de consulaire processen die daar plaatsvinden;
-
– de directie consulaire zaken en migratiebeleid zal monitoren of de post haar verantwoordelijkheid neemt door het voorschrijven van verbijzonderde interne controles en het monitoren van de uitvoering daarvan;
-
– het toezicht zal meer op basis van risicoanalyse gaan plaatsvinden bij de invoering van de RSO’s zal de monitoring zich stapsgewijs gaan richten op de RSO.
In 2012 zal de directie concreet invulling geven aan deze visie.
Corruptierisico’s
Medio 2011 is in de toelichting van de beoordelingsmemo’s en de Checklist Organizational Capacity Analysis sjablonen een handreiking opgenomen voor de analyse van corruptierisico’s van activiteiten en organisaties. In diverse cursussen, de bedrijfsvoeringconferenties en in het controllersoverleg heeft de concerncontroller aandacht gevraagd voor het onderwerp corruptierisico bij de beoordeling van activiteiten. Eind 2011 is de directie Financieel-Economische Zaken gestart met een onderzoek naar het expliciteren van corruptierisico’s in de bemo’s van activiteiten met een begindatum vanaf 1 juli 2011. Het doel van het onderzoek is om vast te stellen of al deze maatregelen hebben geleid tot een verbetering in de kwaliteit van de corruptieanalyses. In de loop van 2012 zullen de resultaten van het onderzoek bekend worden.
Overige aspecten van de bedrijfsvoering
Betaalgedrag
In augustus 2011 verscheen de rapportage naar aanleiding van de jaarlijkse rijks brede audit naar het betaalgedrag van de departementen. Buitenlandse Zaken scoorde met ruim 93 procent wederom ruim boven de norm van 90 procent en bevond zich in de top van departementen die hun facturen tijdig betalen.
Archief- en dossierbeheer
Posten
De Algemene Rekenkamer heeft geconstateerd dat het archief- en dossierbeheer op de posten nog onvolkomenheden kent. In 2011 heeft dit tot drie kamervragen geleid. In 2011 is gewerkt aan het opzetten van een kwaliteitssystematiek waarbij per post de stand van zaken van de archieven is opgenomen inclusief geplande maatregelen ter verbetering hiervan. Het kwaliteitssysteem houdt niet alleen rekening met de status van een archief maar ook met de omgevingsfactoren op een post (veiligheidssituatie, personele bezetting, soort post, e.d.). In 2012 wordt de werking van het kwaliteitssysteem bezien, waaronder de controleerbaarheid van de informatie.
Als gevolg van een afname van het aantal fulltime archiefmedewerkers en een toename van combifuncties (secretaresse/archivaris) op de posten staat het archiefwerk steeds vaker onder druk, wat ten koste gaat van de kwaliteit. Hierop is in 2011 al zoveel mogelijk ingespeeld door de posten intensiever te ondersteunen bij het op orde brengen van de archieven, het wegwerken van achterstanden in de vorm van ondersteunende archiefmissies en door de posten er op te wijzen een juiste taakverdeling toe te passen tussen secretariële- en archiefwerkzaamheden. Vooruitlopend op de digitalisering van het archief is besloten om in 2011 te beginnen met het opschonen van de archieven en daar waar mogelijk ter plaatse te vernietigen dan wel over te dragen aan Doc-Direkt in Nederland.
Doc-Direkt
In 2011 is de samenwerking met Doc-Direkt van start gegaan. Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de grootste afnemer van de diensten van Doc-Direkt en heeft als eerste van de aangesloten ministeries uit meerdere directies archieven geselecteerd, in archiefblokken geplaatst en ter bewerking aangeboden aan Doc-Direkt. Het betreft hier circa 1,5 strekkende kilometer. Er zijn 15 vaste medewerkers van het ministerie overgegaan naar Doc-Direkt in Nederland.
Taakstelling 2008–2011
In 2011 is de doelstelling voor de reductie van het aantal fte met 391 voor de periode 2008–2011 gerealiseerd.
Bezuinigingen en hervormingen BZ 2015
De departementsleiding heeft in 2011 plannen opgesteld die uitwerking geven aan de bezuinigingen en hervormingen uit het regeerakkoord en die bepalend zijn voor de vormgeving van het ministerie op weg naar 2015. In totaal moet het ministerie van Buitenlandse Zaken EUR 74 miljoen bezuinigen op de kosten van de organisatie. De plannen zijn vertaald in dertig deelprojecten verdeeld over vier clusters: Den Haag en overig, postennet, bedrijfsvoering en consulaire zaken, OS-beleid.
Shared Service Organisatie Internationale Functie (SSOIF)
In 2011 is invulling gegeven aan het voornemen te bezien in hoeverre de bedrijfsvoering ter ondersteuning van de Internationale functie van het Rijk kan worden gebundeld. Deze opdracht staat ook bekend als project 9 van het rijksbrede uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst «Shared Service Organisatie Internationale Functie (SSOIF)». Het ministerie van Buitenlandse Zaken is trekker van dit project. De inspanningen in 2011 hebben geleid tot een business case met een inventarisatie van diensten die in aanmerking komen voor onderbrenging in de SSOIF. De business case is goedgekeurd zodat begin 2012 kan worden gestart met de implementatie. Een belangrijk uitgangspunt voor de business case is dat dit proces stapsgewijs, via een plateauplanning, zijn beslag krijgt. Plateau 1 richt zich op de zogenaamde quick wins waarbij onderzocht wordt hoe efficiency en kwaliteitsvoordelen door het rijks breed bundelen van diensten gerealiseerd kan worden. Plateau 2 concentreert zich op het standaardiseren van vraag en aanbod en het harmoniseren van werkprocessen. Plateau 3 legt zich toe op de uitbreiding van het producten- en dienstenpakket waarbij ook meer complexe onderwerpen zullen worden betrokken. Het project bestaat uit 11 deelprojecten: ondersteuning dienstreizen, ICT-diensten, post- en goederenvervoer postennet, buitenlands betalingsverkeer, lokaal personeel postennet, materieel postennet, ondersteuning plaatsing Nederlanders bij internationale organisaties en Europese instellingen, uitzending personeel, vertaaldiensten, inkoop buitenland en ondersteuning internationale conferenties.
Regionalisering
De uitvoering van het programmaplan regionalisering ligt goed op schema. Op basis van de 6 vastgestelde implementatieplannen wordt de realisatie van de financiële doelstelling gehaald. Het gaat hier om de RSO’s Noord Amerika en Caribisch Gebied (NAC), Zuidelijk Afrika (ZAF), China (CHI), Zuid- en Midden Amerika (ZMA), West Europa (WEU) en Azië (AZI). De RSO’s NAC, ZAF en CHI zijn in januari 2012 formeel van start gegaan.
Eind december 2011 is het Besluit orgaanbeschrijving Regionale Service Organisatie vastgesteld. In deze regeling worden oprichting en taken van de RSO’s beschreven alsmede de taken en verantwoordelijkheden van de daarbij betrokken partijen (post, CdP, directies, DGCB, Regioraad). Daarnaast is ook een document opgeleverd dat de administratieve organisatie van de financiële processen en het OS-beheer ten behoeve van de regionalisering beschrijft.
Informatiemanagement en ICT
In het kader van de Compacte Rijksdienst heeft het ministerie van Buitenlandse Zaken actief bijgedragen aan de diverse projecten waar ICT een rol van betekenis speelt. Het gaat hierbij om de projecten 4 (Rijksbrede Infrastructuur), 7 (1 ICT dienstaanbieder voor de beleidskern), 5 en 8 (Rijksinkoopbundeling en Vraagfunctie).
Ten aanzien van project 9 (SSO Internationale Functie) is er een business case opgesteld voor de I-diensten van plateau 1 van het project. In interdepartementaal verband is bewaakt dat vanuit de rijksbrede trajecten op I-gebied steeds de relatie met project 9 wordt gelegd.
Eind 2011 is het CIO-office ingesteld en de Directie Informatiediensten (DID) van start gegaan vanuit het project Herinrichting van de Organisatie van de Informatievoorziening BZ. Binnen de I-organisatie zijn hiermee de beleids- en uitvoerende taken gescheiden en zijn IT-taken en archieftaken gebundeld binnen één cluster. Bovendien is de CIO rol definitief belegd bij DG Consulaire Zaken en Bedrijfsvoering en daarmee binnen het S/DG-beraad verankerd.
De implementatie van Pygmalion III op de posten en het departement is in 2011 afgerond, op de posten Sana’a en Tripoli na. De ontwikkelingen in Yemen en Libië van het afgelopen jaar maken de uitrol van Pymalion III voor deze posten pas mogelijk in 2012. Daarnaast is ook WWan 2.0 opgeleverd waarmee het rijk beschikt over een moderne wereldwijde infrastructuur.
Er is niet afgeweken van artikel 3, eerste lid van de Instructie Rijksdienst bij de aanschaf van IC-diensten of ICT producten.
Veiligheid, crisisbeheersing en integriteit
Gelet op de veranderende veiligheidssituatie in de wereld staat de veiligheid van medewerkers, gebouwen, processen en crisisbeheersing steeds meer centraal. In 2011 werd BZ geconfronteerd met de gevolgen van de escalerende onrust in Noord-Afrika en het Midden-Oosten, de aardbeving en tsunami in Japan, Wikileaks en de kwestie Diginotar. Naast de aandacht die deze gebeurtenissen vroegen is op het gebied van veiligheid het volgende in 2011 gerealiseerd:
-
– de veiligheid en beveiliging van de BZ-medewerkers die deelnemen aan de in 2011 opgestarte politietrainingsmissie in Kunduz;
-
– het opstellen van het veiligheidsassessment en het organiseren van adequate veiligheidswaarborgen voor heropening van HMA Tripoli.
-
– Vanwege de toenemende vraag uit de BZ-organisatie en organisatieontwikkelingen is specifiek beleid ontwikkeld inzake de veiligheid van kleine posten (o.a. ten gevolge van regionalisering, modernisering diplomatie) en de veiligheid van stagiaires en (Rijks)trainees op posten. Ook is de aanbesteding van de noodcommunicatiemiddelen van BZ succesvol afgerond.
-
– Op het gebied van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) heeft er een volledige update plaatsgevonden van de gegevensverwerkingen bij directies alsmede van de Wbp documentatie op het departement.
In 2011 is in overleg met de AIVD een vernieuwde lijst met vertrouwensfuncties vastgesteld. Uitgangspunt is meer maatwerk en het beter toesnijden van de aanwijzing van een vertrouwensfunctie op de specifieke omstandigheden. De nieuwe Service Level Agreement met de AIVD maakt een strakkere aansturing mogelijk van de uitvoering van de zomerpiek in de veiligheidsonderzoeken, met als doel de afronding van alle onderzoeken voor plaatsing van de medewerker.