Ministerie van Veiligheid en Justitie
Verslagjaar 2011
De Minister van Veiligheid en Justitie verklaart dat:
In het begrotingsjaar 2011 is, uitgaande van het normenkader bedrijfsvoering, op een gestructureerde wijze aandacht besteed aan de primaire- en ondersteunende processen en de hiermee samenhangende beheertaken bij de organisatieonderdelen van het ministerie van Veiligheid en Justitie. De in het jaar 2010 aan de Algemene Rekenkamer gedane toezeggingen maakten hier onderdeel van uit.
De naar aanleiding van de departementale herindeling uit te voeren integratie en overdracht van organisatie onderdelen en de daarmee gepaard gaande aanpassingen in de financiële administratie hebben in het jaar 2011 hun beslag gekregen.
Op basis van risicoanalyses is een systematische afweging gemaakt inzake de in te zetten instrumenten van sturing en beheersing. Dit omvat mede het vaststellen van het van toepassing zijnde normenkader en de uitgangspunten voor opname van de relevante aandachtspunten in deze bedrijfsvoeringsparagraaf.
Een en ander heeft in het jaar 2011 geresulteerd in beheerste bedrijfsprocessen. Daarbij zijn de volgende punten van aandacht naar voren gekomen:
Rechtmatigheid (en getrouwheid)
Vastgesteld is dat niet in voldoende mate gesteund kan worden op de accountantscontrole van de SiSa-bijlage van de gemeenten en provincies over het jaar 2010. Het niet kunnen steunen op deze derdengegevens dient aangemerkt te worden als een tekortkoming in de werking van het onderdeel accountantscontrole in het M&O-beleid. Hierdoor wordt de artikeltolerantie op artikel 14 met € 182,7 miljoen overschreden. De financiële overzichten geven verder een getrouw beeld van de uitkomsten van de begrotingsuitvoering. In de toelichting is één en ander nader uiteengezet.
Totstandkoming beleidsinformatie
De betrouwbaarheid van centrale (management) informatie uit decentrale systemen is in het jaar 2011 een continu aandachtspunt geweest. Op basis van de beschikbare informatie zijn geen tekortkomingen in de totstandkoming van beleidsinformatie op artikelniveau geconstateerd.
Financieel en materieel beheer
De inzet van de organisatie op een verbetering van het inkoopbeheer heeft geleid tot een verscherpte monitoring van het bedrag aan onrechtmatige inkopen en een verbetering van het inkoopproces.
Het betaalproces heeft naar aanleiding van de rijksbrede gemaakte afspraken continu aandacht gekregen. De rijksbrede doelstelling van 90% van de facturen tijdig betaald, is ondanks de stijgende lijn in het jaar 2011 uiteindelijk niet gerealiseerd. Er zal daarom in het jaar 2012 wederom extra inzet worden gepleegd om organisatiebreed verbeteringen van het betaalgedrag te realiseren.
De invoering van P-Direkt heeft in het jaar 2010 o.a. geleid tot onvolkomenheden in personeels- en salarisgegevens. Deze onvolkomenheden zijn door de getroffen maatregelen binnen het personeelsbeheer grotendeels weggenomen en heeft ook de hiermee in verband staande onvolledigheid van personeelsdossiers aandacht gekregen. In het jaar 2011 hebben verdere inspanningen het personeelsbeheer grotendeels op orde gebracht.
Uit onderzoek in IODAD-verband naar de werkzaamheden van accountants inzake specifieke uitkeringen bij gemeenten (en provincies) is gebleken dat er een onzekerheid bestaat met betrekking tot de accountantscontrole van de specifieke uitkeringen in de jaarrekeningen 2010 van gemeenten en provincies. Daardoor kan niet in voldoende mate op die accountantscontrole worden gesteund.
De SiSa-bijlage vormt de basis voor de vaststelling van de specifieke uitkeringen. De voorschotten staan los van de SiSa-bijlage en zijn gebaseerd op andere informatie dan in de SiSa-bijlage is vermeld. Samen met mijn ambtsgenoten van BZK en Financiën worden er maatregelen uitgewerkt die tot verbetering van de werking van de SiSa-systematiek moeten leiden. Deze zijn opgenomen in de bedrijfsvoeringsparagraaf van het ministerie van BZK, omdat BZK beleidsverantwoordelijke is voor SiSa.
Overige aspecten van bedrijfsvoering
Het betaalproces heeft naar aanleiding van de rijksbrede gemaakte afspraken continu aandacht gekregen. De rijksbrede doelstelling van 90% van de facturen tijdig betaald is, ondanks de stijgende lijn in het jaar 2011 uiteindelijk niet gerealiseerd. Er zal daarom in het jaar 2012 wederom extra inzet worden gepleegd om organisatiebreed verbeteringen van het betaalgedrag te realiseren.
Er hebben zich geen knelpunten voorgedaan die buiten mijn verantwoordelijksgebied liggen en die een belemmering vormen voor het leveren van de prestaties.
De bovengenoemde punten verdienen de aandacht maar zijn niet zodanig dat deze een bedreiging vormen voor de goede uitvoering van de taken van het ministerie. Ik heb er alle vertrouwen in dat de getroffen maatregelen effect sorteren. De bedrijfsvoering van de organisatieonderdelen voldoen, met inachtneming van bovenstaande punten, aan de daaraan te stellen eisen.
De Minister van Veiligheid en Justitie,
Toelichting
Rechtmatigheid (en getrouwheid)
De resterende onzekerheid op artikel 14 bedraagt € 209 miljoen en daarmee wordt de artikeltolerantie overschreden. Dit wordt vrijwel geheel verklaard door het feit dat uit reviews onder regie van het IODAD is gebleken dat niet zonder meer gesteund kon worden op de accountantscontrole bij gemeenten en provincies (SiSa-verantwoording) over specifieke uitkeringen. Met deze omvang aan onzekerheden wordt de tolerantiegrens van € 26 miljoen voor het totaal van uitgaven en ontvangsten op artikel 14 overschreden.
Het betreft hier de verstrekte doeluitkeringen op basis van de Wet op de jeugdzorg. De doeluitkeringen worden betaald aan de provincies en aan drie stadsregio’s. Uit één nadere risicoanalyse en aanvullende werkzaamheden is voor de stadsregio Amsterdam en de provincies Overijssel, Zeeland en Groningen gebleken dat voldoende zekerheid is verkregen over de daar verstrekte specifieke uitkeringen. Dit heeft ertoe geleid dat de totale onzekerheid van € 349 miljoen met een bedrag van € 140 miljoen kon worden verminderd.
In 2012 zal in overleg met het ministerie van BZK dat verantwoordelijk is voor de SiSa-verantwoordingssystematiek, worden nagegaan welke beheersmaatregelen dat ministerie zal treffen en welke eventuele aanvullende maatregelen bij het ministerie van VenJ met betrekking tot specifieke uitkeringen nodig zijn. De beleidsdirecties zullen risicoanalyses opstellen en waar nodig andere maatregelen treffen om te voorkomen dat vergelijkbare onzekerheden zich volgend jaar zullen voordoen. De overige fouten en onzekerheden, genoemd bij financieel en materieel beheer, vormen een blijvend aandachtspunt.
Totstandkoming beleidsinformatie
De veelheid en diversiteit van onder verantwoordelijkheid van het ministerie fungerende organisaties is een reden dat de aggregatie en betrouwbaarheid van beleidsinformatie binnen het ministerie permanente aandachtspunten zijn binnen de bedrijfsvoering. De toevoeging van een omvangrijke organisatie als de Politie onderstreept deze aandacht des te meer. De implementatie van nieuwe bedrijfsprocessystemen binnen het ministerie maakt deze aandacht ook noodzakelijk. Naast de integratie en met het opzetten van de nieuwe hoofdstructuur van het ministerie is de verbetering van de (bestuurlijke) informatievoorziening en de centrale regie daarop daarom van groot belang. In 2011 zijn de introductie en implementatie van nieuwe systemen op het bestuursdepartement en binnen de financiële bedrijfsvoering voorbeelden die moeten leiden tot een bijdrage aan een verdere verbetering van de totstandkoming van de beleidsinformatie.
Financieel en materieelbeheer
Het financieel beheer is voor het ministerie een belangrijk aandachtspunt. Dit naar aanleiding van ontwikkelingen in de rechtmatigheid, maar ook zoals die zich op andere punten in het financieel beheer hebben voorgedaan.
Het inkoopproces, en meer in het bijzonder de naleving van de Europese aanbestedingsrichtlijnen, is in 2009 door Algemene Rekenkamer bestempeld tot een kritiek onderdeel binnen de bedrijfsvoering van het ministerie. In 2010 was sprake van een substantiële verbetering van het inkoopbeheer: het bedrag aan onrechtmatigheden bedroeg toen € 29,7 miljoen tegenover € 50 miljoen in 2009. De doelstelling van het ministerie was om in 2011 maximaal € 10 miljoen aan onrechtmatigheden te verwezenlijken. Mede in het licht van de toename in omvang van de inkopen ten gevolge van de departementale herindeling is informeel samen met de Algemene Rekenkamer geconstateerd dat dit geen reëel streven is. In 2011 is vooralsnog een bedrag van € 24,8 miljoen aan onrechtmatige inkoopuitgaven geconstateerd.
Het uitvoeren van het plan van aanpak Verbetering Inkoopbeheer heeft echter wel tot resultaat geleid. Het plan van aanpak betreft een verscherpte monitoring en sturing op de kwaliteit van het inkoopbeheer, onder andere door een verplichte maandelijkse rapportage door de betreffende diensten. Ook de verbetering van de opzet en werking van het management controlsysteem (op centraal en decentraal niveau), en versterking van de concerncontrol op inkoop hebben geleid tot een toenemende aandacht voor de inkoop als onderdeel van het bedrijfsvoeringsproces.
In het jaar 2011 zijn verder doorlichtingen naar het inkoopproces uitgevoerd, waarvan een doorlichting naar de interne controle en de control op de inkoop bij alle zelfstandig aanbestedende diensten (m.u.v. het KLPD) een belangrijk onderdeel was. Een belangrijke bevinding was dat er veel is geïnvesteerd in de versterking van de interne controle en control. De aandachts- en verbeterpunten die uit deze doorlichting naar voren kwamen zijn middels maatregelen geborgd in de organisatie.
De Tweede Kamer is verder specifiek geinformeerd over de rechtmatigheid van de aanbestedingsprocedures rond de vervanging van dienstwapens en politievoertuigen bij de Politie.
Het betaalproces heeft naar aanleiding van de rijksbreed getroffen maatregelen binnen het ministerie extra aandacht gehad. De maatregelen hebben geleid tot een betere bewaking van betalingstermijnen en invoering van een aangepast betaalregiem. Weliswaar was in december 87% van de facturen tijdig betaald, maar de doelstelling voor 2011 om 90% van de facturen tijdig betaald te hebben, is nog niet gerealiseerd. Het implementatietraject in 2012 van een nieuw systeem voor de financiële bedrijfsvoering kan mogelijk een negatieve invloed hebben op het behalen van de betalingstermijn in 2012. Het nieuwe systeem is echter wel een belangrijke voorwaarde om in de toekomst te kunnen voldoen aan die norm.Uiteraard wordt al het mogelijke gedaan om dit tot een minimum te beperken.
De implementatie van een groot aantal controlemaatregelen binnen P-Direkt is inmiddels gerealiseerd. De controle van de reiskosten en IKAP-regeling is hiermee mogelijk gemaakt. De personeelsdossiers en de rapportage functionaliteit binnen P-Direkt blijven echter een nadrukkelijk punt van aandacht.
Overige aspecten van bedrijfsvoering
Het betaalproces heeft naar aanleiding van de rijksbrede getroffen maatregelen binnen het ministerie extra aandacht gehad. De maatregelen hebben geleid tot een betere bewaking van betalingstermijnen en invoering van een aangepast betaalregiem. Weliswaar was in december 87% van de facturen tijdig betaald, maar de doelstelling voor 2011 om 90% van de facturen tijdig betaald te hebben, is nog niet gerealiseerd. Het implementatietraject in 2012 van een nieuw systeem voor de financiële bedrijfsvoering kan mogelijk negatieve invloed hebben op het behalen van de betalingstermijn in 2012. Het nieuwe systeem is echter wel een belangrijke voorwaarde om in de toekomst te kunnen voldoen aan die norm. Uiteraard wordt al het mogelijke gedaan om dit tot een minimum te beperken.
d.d. 16 maart 2012