Base description which applies to whole site
+Toon begrotingsfasen

BATEN-LASTENDIENST CENTRALE ARCHIEFSELECTIEDIENST (CAS)

Inleiding

De Centrale Archief Selectiedienst (CAS) van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, te Winschoten, was tot 2011 de belangrijkste archiefbewerker voor de rijksoverheid en heeft als taak om in opdracht van de zorgdragers werkzaamheden te verrichten in verband met archiefbewerking (KB CAS 12 december 1996).

Als facilitaire dienst (lees: Shared Services Organisatie) op het terrein van selectie, verrijking en beheer van overheidsinformatie beschikt de CAS over een pakket diensten en producten, waarmee een belangrijke rol wordt vervuld bij het komen tot een efficiënt informatiebeheer ter borging van de inzichtelijkheid van zowel recht- en doelmatig bestuur en bedrijfsmatige processen, alsook de verantwoording hiervan aan de burger.

De kerntaken van de CAS zijn:

  • Het bewerken en beheren van archieven van de rijksoverheid.

  • Het beschikbaar stellen van archieven van de rijksoverheid.

Bedrijfsvoering

De doelstelling om de CAS per ultimo 2010 te liquideren is niet haalbaar gebleken wegens onder meer onzekerheden in het onderhanden werk van CAS. De liquidatie zal op een nader te bepalen moment plaatsvinden. Bijgaande jaarrekening is derhalve ook de jaarrekening van een organisatie in transitie. De activa en passiva van de CAS zijn grotendeels per 31 december 2010 overgezet naar Doc-Direkt. Wat resteert zijn de aangepaste cijfers voor de eindbalans ultimo 2010. In principe betreft dit een financiële positie omdat de mensen naar Doc-Direkt zijn overgegaan. Daarom volstaan wij in deze jaarverantwoording met de tabellen.

Toelichting

Het was de bedoeling om de CAS per 1 januari 2011 volledig in te brengen in Doc-Direkt. In november 2011 is echter besloten om de CAS niet op te heffen.

Het bleek niet mogelijk de CAS te liquideren. Omdat de waardering van het Onderhanden Werk problemen opleverde kon de, op basis van de Regeling baten-lastendienst 2011 bij de slotbalans vereiste goedkeurende accountantsverklaring, niet worden afgegeven. De reden hiervoor was dat

de historische gegevens in de CAS administratie niet konden worden benaderd, contracten van het Onderhanden werk zijn niet opgeleverd of ontbreken mogelijk en de verliesvoorziening op het Onderhanden kon niet worden herijkt.

Na afstemming met het ministerie van Financiën, de Directeur-generaal Organisatie en Bedrijfsvoering Rijksdienst en directie Financieel-economische Zaken is in november 2011 besloten om de CAS als baten-lastendienst te laten voortbestaan, totdat de administratieve problemen zijn uitgezocht. Per 1 januari 2011 zijn wel een aantal activa en passivaposten van de CAS naar Doc-Direkt overgedragen. Het Onderhanden werk en de daaraan gerelateerde posten zijn achtergebleven in de CAS. Om dezelfde redenen als hierboven genoemd is de waardering van het Onderhanden werk per ultimo 2011 ad € 3,1 mln onzeker.

Exploitatie

Baten-lastendienst CAS
Gespecificeerde verantwoordingstaat 2011
Bedragen x € 1 000
 

(1)

(2)

(3)=(2)–(1)

(4)

Omschrijving

Oorspronkelijk vastgestelde begroting (incl ISB)

Realisatie

Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting

Realisatie 2010

Baten

       

Omzet moederdepartement

4 562

4 919

357

3 486

Omzet overige departementen

6 434

0

– 6 434

6 750

Omzet derden

0

0

0

0

Rentebaten

0

0

0

0

Vrijval voorzieningen

 0

0

0

0

Bijzondere baten

 0

411

411

315

Totaal baten

10 996

5 330

– 5 666

10 551

         

Lasten

       

Apparaatskosten

10 364

4 919

– 5 445

10 077

– personele kosten

7 419

0

– 7 419

7 035

– materiële kosten

2 945

4 919

1 974

3 042

Afschrijvingskosten

559

0

– 559

372

– immaterieel

559

0

– 559

372

– materieel

0

0

0

0

Overige lasten

73

450

377

239

– dotaties voorzieningen

0

0

0

0

– materiële kosten projecten

0

0

0

239

– rentelasten

73

0

– 73 

51

– bijzondere lasten

0

450

450

0

Totaal lasten

10 996

5 369

– 5 627

10 739

         

Saldo van baten en lasten

0

– 39

– 39

– 188

Toelichting

In 2011 is de werkvoorraad van de CAS, op het contractwerk inzake het bewerken van archieven na, uitgevoerd door d baten-lastendienst Doc-Direkt.

Balans

Baten-lastendienst CAS
Balans per 31 december 2011
Bedragen x € 1 000

 

Balans 2011

Balans 2010

Activa

   

Immateriële activa

 

0

Materiële activa

 

1 945

– grond en gebouwen

 

702

– installaties en inventarissen

 

535

– overige materiële vaste activa

 

708

Voorraden

 

52

Debiteuren

 

970

Nog te ontvangen

4 031

378

Liquide middelen

2 984

71

Totaal activa

7 015

3 416

     

Passiva

   

Eigen Vermogen

– 39

– 271

– exploitatiereserve

– 39

– 83

– onverdeeld resultaat

 

– 188

Voorzieningen

 

0

Leningen bij het MvF

 

1 156

Crediteuren

 

505

Nog te betalen

7 054

2 026

Totaal passiva

7 015

3 416

Toelichting

Toename vlottende activa is tweeledig. In 2011 is de materiéle vaste activa tegen boekwaarde overgedragen aan Doc-Direkt. Daarnaast is per abuis door het MvF de verkoopopbrengst van de archiefgerelateerde onderdelen van de Belastingdienst terechtgekomen bij de CAS. CAS stort in 2012 de ten onrechte ontvangen opbrengst door naar de Belastingdienst. De toename in de post nog te betalen is het gevolg van onderlinge transacties tussen de CAS en Doc-Direkt.

Kasstroomoverzicht

Baten-lastendienst CAS
Kasstroomoverzicht per 31 december 2011
Bedragen x € 1 000
   

Oorspronkelijk vastgestelde begroting (incl ISB) (1)

Realisatie (2)

Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting (3)=(2)–(1)

1.

Rekening-courant RHB 1 januari 2011

712

71

– 641

2.

Totaal operationele kasstroom

559

1 853

1 294

 

Totaal investeringen (–/–)

– 420

0

420

 

Totaal boekwaarde desinvesteringen (+)

0

1 945

1 945

3.

Totaal investeringskasstroom

– 420

1 945

2 365

 

Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–)

0

0

0

 

Eenmalige storting door het moederdepartement (+)

0

271

271

 

Aflossingen op leningen (–/–)

– 404

– 1 156

– 752

 

Beroep op leenfaciliteit (+)

420

0

– 420

4.

Totaal financieringskasstroom

16

– 885

– 901

5.

Rekening-courant RHB 31 december 2011 (=1+2+3+4)

867

2 984

2 117

Toelichting:

Vanwege de eerder gegeven toelichting over de opheffing van de CAS, zijn geen doelmatigheidsindicatoren opgenomen.

Licence