| Balans 31-12-2011 | Balans 31-12-2010 | |
|---|---|---|
| ACTIVA | ||
| Immateriële activa | 6 198 | 0 |
| Materiële vaste activa | 3 396 | 10 047 |
| – grond en gebouwen | 277 | 341 |
| – installaties en inventarissen | 3 119 | 8 352 |
| – overige materiële vaste activa | 0 | 1 354 |
| Voorraden | 34 | 78 |
| Debiteuren | 821 | 583 |
| Nog te ontvangen | 635 | 1 011 |
| Liquide middelen | 3 486 | 6 617 |
| Totaal activa | 14 569 | 18 336 |
| PASSIVA | ||
| Eigen vermogen | 617 | 377 |
| – exploitatiereserves | 377 | 1 360 |
| – verplichte reserves | 0 | 0 |
| – onverdeeld resultaat | 239 | – 983 |
| Voorzieningen | 92 | 206 |
| Leningen bij het Ministerie van Financiën | 100 | 191 |
| Vooruit ontvangen middelen (langlopend) | 4 866 | 5 412 |
| Vooruit ontvangen projectgelden | 5 174 | 7 964 |
| Crediteuren | 2 045 | 2 851 |
| Nog te betalen | 1 676 | 1 335 |
| Totaal passiva | 14 569 | 18 337 |
Toelichting:
Activa
Er hebben in 2011 verschillende mutaties plaatsgevonden in de vaste activa. Naast de investeringen in dNA (software en automatiseringsapparatuur), is in de aankleding van de nieuwe kantoren en kantoormeubilair geïnvesteerd. Daarnaast heeft een nauwkeurige inventarisatie plaatsgevonden waardoor desinvesteringen nodig waren. Tevens is de rubriek «Software» ondergebracht onder de immateriële vaste activa. In voorgaande jaren is deze gepresenteerd onder materiële vaste activa.
Passiva
Het eigen vermogen van het Nationaal Archief bedroeg eind 2010 oorspronkelijk € 418 818 negatief. Het Nationaal Archief heeft de opdracht gekregen van het moederdepartement dit negatieve eigen vermogen te herstellen binnen het lopende begrotingsjaar. Er is gestuurd op een begroting met een positief resultaat om het negatieve eigen vermogen minstens tot een nulpositie aan te zuiveren. Het Nationaal Archief is deze afspraak nagekomen door stevige bezuinigingen op de materiële lasten uit te voeren en een strenge interne controle uit te voeren.
Het eigen vermogen eind 2010 in het jaarverslag 2010 bevatte echter een fout: in de vooruitontvangen projectmiddelen waren bedragen uit voorgaande jaren opgenomen die niet als schuld maar als eigen vermogen gepresenteerd hadden moeten worden. Om dit te corrigeren is het eigen vermogen eind 2010 voor de volgende bedragen aangepast:
-
– Fonds publieke ruimte € 374 161
-
– Fonds bewerken particuliere archieven € 421 964
Het totaal van deze correcties is opgeteld bij de exploitatiereserve 2010, waardoor in 2011 een exploitatiereserve 2010 wordt gepresenteerd die anders is dan vermeld in de jaarrekening 2010.
De leningen bij het Ministerie van Financiën (€ 100 000) omvatten alleen het langlopende deel. Het kortlopende deel van de schuld (€ 104 913) is opgenomen onder de balanspost «Nog te betalen». De totale schuld aan leningen bij het Ministerie van Financiën is € 204 913. Er zijn in 2011 geen nieuwe leningen aangegaan; er is alleen afgelost.
In de afgelopen jaren heeft het Nationaal Archief projectmiddelen ontvangen, die bestemd zijn voor investeringen en de bijbehorende afschrijvingslasten. Voor deze afschrijvingslasten is een fonds gevormd.
De voorziening wachtgeld is voor de wachtgeldregelingen ex-medewerkers van het Algemeen Rijksarchief (de voorloper van het Nationaal Archief) (€ 73 120) en de voorziening FPU is voor de FPU-regeling van medewerkers van de Rijksarchiefdienst (€ 19 064). De voorziening voor het wachtgeld is berekend op basis van het salaris van de betreffende medewerkers tot de pensioengerechtigde leeftijd van 65 jaar. De voorziening voor de FPU-regeling is gebaseerd op de regelingen die met het ABP zijn getroffen. Daarnaast is de voorziening voor het hulpdepot van het Nationaal Archief te Schaarsbergen niet meer opgenomen. De onvoorspelbaarheid van deze voorziening is te groot om een goede inschatting te maken van een bedrag en daarom is deze afgevoerd. Per 1 januari 2013 zal het depot in Schaarsbergen worden afgestoten en zal duidelijk worden wat de mogelijke claims betreffen. Dit bedrag zal wel beschikbaar blijven binnen het eigen vermogen in 2012 en 2013 om mogelijke claims te kunnen dekken.
| Voorzieningen wachtgelden/FPU | 31-12-2011 | 31-12-2010 |
|---|---|---|
| € | € | |
| Stand per 1 januari | 146 001 | 242 073 |
| Dotatie | 0 | 0 |
| Onttrekking | – 53 816 | – 96 072 |
| Vrijval voorziening | 0 | 0 |
| Stand per 31 december | 92 185 | 146 001 |
| Voorziening hulpdepot Schaarsbergen | 31-12-2011 | 31-12-2010 |
| € | € | |
| Stand per 1 januari | 60 000 | 60 000 |
| Dotatie | 0 | 0 |
| Onttrekking | – 60 000 | 0 |
| Vrijval voorziening | 0 | 0 |
| Stand per 31 december | 0 | 60 000 |
De post «Vooruitontvangen projectgelden» bestaat uit twee delen:
-
– Projectgelden voor afschrijvingenlasten € 1 346 352
-
– Projectgelden van onderhanden projecten € 3 827 241
Het deel voor de projecten is enerzijds gestegen doordat er nieuwe projecten worden gestart en daarvoor nieuwe projectgelden zijn ontvangen (€ 1 200 000 voor het project «DWR-archief»). Anderzijds worden voor lopende projecten kosten gemaakt, die ten laste van de projectgelden worden gebracht.