Base description which applies to whole site

7. Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Betaalgedrag

De betalingstermijn voor de Nederlandse overheid is op dertig dagen gesteld. De norm is om 90% van de nota’s op tijd te betalen.

In 2014 is 96,7% van de facturen van het Ministerie van Financiën op tijd (binnen 30 dagen) betaald. De betalingstermijn van het ministerie voldoet daarmee aan de norm.

Grote lopende ICT-projecten

Bij de Belastingdienst loopt een aantal grote ICT-projecten om beleidsambities te realiseren. Over de stand van zaken ten aanzien van deze projecten wordt in het Rijksdashboard gerapporteerd. De risico’s voor de uitvoering, waaronder eventuele privacyrisico’s, maken daar onderdeel van uit. De stand van zaken bij deze projecten geeft geen aanleiding tot het maken van nadere opmerkingen.

Audit Committee (AC)

In 2014 is het AC vier keer onder leiding van een externe voorzitter en met een meerderheid aan externe leden bij elkaar geweest. Met name het laatste half jaar is bijzondere aandacht besteed aan de Belastingdienst die te kampen heeft met een grote complexiteit en daardoor overbelasting van de uitvoering en de ICT systemen. In combinatie met de brief van de Staatssecretaris over de «Brede Agenda Belastingdienst» aan de Tweede Kamer heeft het AC besloten een zeer substantieel deel van de tijd te besteden aan de Belastingdienst en een deel aan het kerndepartement. In de «Brede Agenda»zijn de belangrijke pijlers als complexiteitsvermindering, robuuster maken van de werkprocessen en inrichting van de governance verankerd. Het bovenstaande heeft tevens geleid tot een wijziging in de samenstelling van het AC waarbij de DG Belastingen lid is geworden van het AC.

Naast extra aandacht voor de ontwikkelingen bij de Belastingdienst zijn ook reguliere onderwerpen als uitkomsten audits, het risicomanagement en de uitkomsten van de planning & controlcyclus aan de orde geweest. Daarnaast heeft het AC gefocust op de risico’s in de bedrijfsvoering en actuele thema’s bij Financiën zoals de voortgang van het Agentschap om het financieel beheer op orde te krijgen.

Het AC heeft verder een zelfevaluatie uitgevoerd naar het eigen functioneren. Algemeen beeld is tevredenheid over het functioneren en het AC ziet geen aanleiding om drastische wijzigingen door te voeren. Wel zullen een aantal bedrijfsvoeringvraagstukken en onvolkomenheden geconstateerd door de AR nadrukkelijker aandacht krijgen. Van elke bijeenkomst wordt een verslag gemaakt en waar mogelijk voorzien van een advies aan de ambtelijke en politieke top.

Mobiliteitskaart

In 2014 is de mobiliteitskaart conform planning ingevoerd. Om de reisgegevens van medewerkers te kunnen controleren op rechtmatig gebruik is een rijksbreed interne controleplan opgezet. In 2014 zijn door het departement passende maatregelen van interne controle getroffen om de grootste financiële risico’s met betrekking tot het gebruik van de mobiliteitskaart te mitigeren. De interne controle zal in 2015 worden voortgezet conform de opgestelde planning.

BIR

Door Financiën is op 11 februari 2015 een ICV-BIR voor de verschillende organisatieonderdelen afgegeven. De Belastingdienst rapporteert hierbij vanwege de onderlinge afhankelijkheden en verwevenheid over het systeemlandschap als geheel en niet afzonderlijk over de 10 meest kritische systemen. De in de ICV-BIR opgenomen afwijkingen zijn verder niet van dien aard dat deze hier behoeven te worden gemeld.

Brede agenda Belastingdienst

De Belastingdienst staat, mede in het licht van de moeilijke economische situatie voor de opdracht meerdere fiscale maatregelen respectievelijk wetswijzigingen te verwerken, de continuïteit van de huidige bedrijfsvoering te waarborgen en daardoor de kasstroom te garanderen en tegelijkertijd de weg naar vernieuwing te vinden. De vernieuwing behelst onder meer het overeenkomstig de verwachtingen en eisen van burger en bedrijf digitaliseren van de dienstverlening en het vernieuwen van de technische infrastructuur, softwareprogramma’s en bijbehorende processen van de dienst. Daarnaast ligt er de opdracht bestaande taakstellingen in te vullen, gestegen volumes te verwerken en de intensivering van het toezicht waar te maken. De realisatie van dit alles is een grote opgave voor de Belastingdienst, die qua programmering nauw luistert. Door de frequentie en omvang van nieuwe wet- en regelgeving fiscaliteit en overige maatregelen is de belasting op de uitvoering, en daarmee de ICT, de afgelopen jaren fors toegenomen. Voor de toch al kwetsbare massale heffings- en inningsprocessen dreigt dat steeds meer damages optreden, welke veel ongemak voor burger en bedrijf opleveren en voor de Belastingdienst grote hersteloperaties en een overbelasting van de telefonische dienstverlening met zich meebrengen. Door de Staatssecretaris is in mei 2014 een samenhangend verbeterprogramma «de Brede Agenda Belastingdienst» opgesteld (Kamerstukken II 2013/14, 31 066, nr. 201). De leidende gedachte is dat de Belastingdienst beter gaat functioneren als hij niet aanhoudend voor ondoenlijke opgaven wordt gesteld, als de processen tegelijkertijd worden verbeterd om te voldoen aan de eisen die we er vandaag en morgen aan stellen, en als ten slotte de prestaties kunnen worden afgezet tegen die eisen. Op basis van een zelf-assesment onderzoek afbreukrisico’s klantprocessen is ondermeer besloten de rol van het managementteam Belastingdienst te versterken bij uitvoeringstoetsen, bij besluitvorming over in uitvoering te nemen programma’s en strategische projecten en op het bewaken van bedrijfsonderdeel overstijgende processen (onderlinge samenhang), waarbij effecten op burgers en bedrijven leidend zijn.

De Brede agenda kent voor elk terrein een afzonderlijk spoor: (1) verminderen van de complexiteit, (2) robuuster maken van de werkprocessen, en (3) het helder stellen van verwachtingen en rapporteren van de (beoogde en geleverde) prestaties, plus een spoor om de veranderingen als gevolg van de andere sporen in de organisatie te borgen. Voor de overall-besturing van de Brede agenda is het managementteam Belastingdienst verantwoordelijk. De verantwoordelijkheid voor programma’s, projecten en overige activiteiten zijn daarbij bij individuele leden van het managementteam Belastingdienst belegd. De bewaking van de uit de Brede agenda voortvloeiende programma’s, projecten en overige activiteiten is belegd bij een programmadirecteur Brede Agenda. In dit kader wordt intern tweemaandelijks gerapporteerd. Over de stand van zaken van de Brede Agenda wordt de Kamer gerapporteerd in de halfjaarsrapportages van de Belastingdienst, beginnend met de 14e halfjaarsrapportage (Kamerstukken II 2014/15, 31 066, nr. 215). Het waarmaken van alle opdrachten met de huidige instrumenten en middelen is een zeer lastige opgave. Op dit moment wordt bezien wat nodig is om alle opdrachten te kunnen waarmaken. Dit jaar volgen voorstellen hoe de plannen voor de Brede Agenda meer in detail kunnen worden uitgewerkt.

Herinrichting Belastingen

De Belastingdienst heeft in 2013 de regio’s vervangen door een segmentstructuur, waarvan de inrichting in volle gang is. De concentratiebeweging krijgt hierbij inhoud: zo is er goede voortgang geboekt bij het concentreren van de klantregistratie, de middelenadministratie, toezicht particulieren bijzondere invordering en bezwaar. In 2015 zal de herinrichting goeddeels worden voltooid.

Portfoliomanagement en oplossen legacy problematiek

De Belastingdienst heeft daarnaast in 2014 aanpassingen aangebracht in het portfoliomanagement. Sturing en beheersing voor de korte termijn zijn verbeterd. Op het terrein van verkrijgen van een meerjarig inzicht in het portfolio lopen verbeterinitiatieven. Met dit inzicht kan aan het meerjarig stabilisatieprogramma Rationalisatie van systemen, benodigd voor het robuust maken van massale processen, beter vorm gegeven worden. Tevens kan een betere aansluiting gevonden worden tussen ambities, tijd, mensen en middelen. Het fragiele ICT-landschap blijft risico opleveren voor productiestoringen. Dit geldt met name voor de systeemlandschappen rondom inning, inkomstenheffing, omzetbelasting en houderschapsbelasting. De Belastingdienst geeft daarom prioriteit aan continuïteit boven functionele vernieuwing. Inzake het oplossen van de legacyproblematiek is besloten om eerst de systeemlandschappen rondom inning en inkomensheffing aan te pakken. De systeemlandschappen rondom omzetbelasting en auto volgen later. De Staatssecretaris heeft de Kamer over deze keuzes in de ICT ontwikkelagenda geïnformeerd (Kamerstukken II 2014/15, 31 066, nr. 215).

Conclusie

Bij het Ministerie van Financiën is, afgezien van de hiervoor genoemde punten, sprake geweest van ordelijk en beheerst verlopen bedrijfsprocessen, welke tevens voorzien in waarborgen voor een rechtmatige begrotingsuitvoering, inclusief een toereikend beleid ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Wat betreft de genoemde uitzonderingen zijn maatregelen getroffen om de bedrijfsvoering te verbeteren.

Licence