In de uitvoering van het beleid op het terrein van Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (BH&OS) wordt gebruik gemaakt van het apparaat van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Het is om deze reden dat in deze bedrijfsvoeringparagraaf wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Uitzondering hierop zijn de onderdelen rechtmatigheid en totstandkoming van de beleidsinformatie.
Rechtmatigheid
Op artikel 2 «Duurzame ontwikkeling, voedselzekerheid en water» en artikel 4 «Vrede, veiligheid voor ontwikkeling» controleert de Auditdienst Rijk (ADR) onder meer door middel van een steekproef. Door de inherente onzekerheid bij het gebruik van steekproeven is de maximale fout groter dan de rapportagetolerantie. De overschrijding van de rapportagetolerantie op artikel 2 bedraagt EUR 8,8 miljoen (53%) en op artikel 4 EUR 3,9 miljoen (23%). De meest waarschijnlijke fout op artikel 2 bedraagt EUR 9,8 miljoen en op artikel 4 EUR 6 miljoen. Voor beide artikelen geldt dat de meest waarschijnlijke fout beduidend lager is dan de tolerantie van EUR 16,4 miljoen respectievelijk EUR 17,3 miljoen.
Totstandkoming van de beleidsinformatie
Verantwoord begroten
Sinds de invoering van de nieuwe begrotingssystematiek Verantwoord Begroten in 2013 dient voor iedere financiële verplichting het gebruikte financiële instrument juist te worden vastgelegd in het financiële administratie systeem. In 2014 is gebleken dat vastlegging van financiële instrumenten niet altijd of niet juist heeft plaatsgevonden. De achtergronden en noodzaak van de financiële instrumenten, mede in het licht van een juiste jaarverantwoording aan de Kamer zullen daarom opnieuw worden verduidelijkt. In 2015 zal dit onderwerp gemonitord worden vanuit FEZ.
Evaluaties
De opsplitsing van de BZ-begroting en de integratie van de DGBEB in BZ hebben gevolgen gehad voor de evaluatieprogrammering. Deze opsplitsing en de opnieuw geformuleerde beleidsdoelen hebben geleid tot twee afzonderlijke programmeringen en speciale aandacht voor de dekking per afzonderlijke programmering maar ook voor beide samen (vanwege coherentie en capaciteitsoverwegingen). Resultaat was de evaluatieprogrammering BZ 2014 en de evaluatieprogrammering BH&OS 2014 en nu die voor 2015. Ter verantwoording van 2013 zijn er twee jaarverslagen (BZ en BH&OS) gemaakt, maar wel op basis van de oude begrotingsartikelen en doelstellingen. De jaarverslagen voor 2014 zijn op basis van de nieuwe begrotingsartikelen en doelstellingen gemaakt.
Ter verbetering van de kwaliteit van decentrale evaluaties is er sinds 2013 een raamovereenkomst met acht deskundige partijen voor de uitvoering van kwalitatief goed evaluatieonderzoek. Er wordt nu voor 14 evaluaties gebruik gemaakt van dit raamwerk. In 2015 zullen de ervaringen worden geïnventariseerd en besloten worden tot eventuele verlenging. Daarnaast is in de nieuwe beoordelingssjablonen voor activiteiten een aparte paragraaf gewijd aan evaluaties waarin de criteria voor decentrale evaluaties zijn opgenomen en de redenen om een evaluatie te verrichten moeten worden geëxpliciteerd. Ter ondersteuning van de directies is een helpdesk ingericht en een handleiding opgesteld die te vinden is op het Rijksportaal.
Kwaliteit van de beleidsinformatie
Om de kwaliteit van de beoordeling vooraf van grote financieringen te verbeteren en meer inzicht te krijgen in de realisatie van de beleidsprioriteiten is in 2014 binnen BZ het Quality at Entry (Q@E) proces gestart. Een van de resultaten van het Q@E proces is de kwalitatieve verbetering van de standaard beoordelingsmemoranda voor activiteiten. De beoordeling van de beleidsrelevantie en van de kwalitatieve aspecten van de activiteiten wordt hiermee expliciet gemaakt. In 2014 is er geëxperimenteerd met een activiteitenschouw om eerder sturing te kunnen geven op de beleidsprioriteiten. Dit experiment is positief ontvangen en de kwaliteit van de gepresenteerde informatie is hoog geweest. IOB heeft het proces geëvalueerd en geadviseerd het uit te breiden naar de posten en het Q@E te verlengen. Dit advies is overgenomen. Het Q@E wordt vanaf 1 januari 2015 ook toegepast op de posten. Eind 2014 is de tweede activiteitenschouw gestart. Begin 2015 zal deze afgerond worden.
Betrouwbaarheid beleidsgegevens
Behalve vooraf bij de beoordeling en de registratie is het ook van belang dat er ten behoeve van de uitvoering betrouwbare informatie vastgelegd en bijgehouden wordt. Daarom zijn ten behoeve van interne sturing & monitoring, de ODA-rapportage aan OESO/DAC en de open data, binnen FEZ afspraken gemaakt over de registratie en verificatie van de beleidsgegevens van de ODA-activiteiten. Van deze data wordt onder andere gebruik gemaakt bij de boven vermelde activiteitenschouw, maar ook bij het in kaart brengen van de inzet op de minst-ontwikkelde landen, de verdeling van de OS-middelen over de verschillende kanalen, de omvang van activiteiten en het uitgavenritme. Voor de webpagina met de begroting is het van belang dat de ramingen van de uitgaven voortdurend bijgehouden worden om een zo realistisch mogelijk beeld te geven. Zowel voor intern gebruik als externe presentatie worden de data regelmatig uitgebreid met nieuwe elementen (bijvoorbeeld geo-locatie).