Base description which applies to whole site
+Toon begrotingsfasen

3.3 Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk

Inleiding

De Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR) heeft een breed aanbod aan producten en diensten en biedt hiermee integrale oplossingen. UBR bundelt haar kennis van onder andere interim-management, HRM, IT, inkoop en financiën en verbindt die met de andere rijksbrede SSO’s.

De Hervormingsagenda Rijk is mede aanleiding geweest om meer eenheid te brengen in de organisatieonderdelen van UBR en daarmee de organisatie van pionier naar professionele dienstverlener te brengen. UBR staat voor:

  • Integrale dienstverlening;

  • Hoge kwaliteit tegen zo laag mogelijke kosten;

  • Delen en ontwikkelen van kennis en kunde binnen de overheid.

Naast de reguliere dienstverlening voert UBR complexe transities en implementaties op het gebied van rijksbrede bedrijfsvoering uit. Dit doet het ontwikkelbedrijf van UBR in opdracht van de Interdepartementale Commissie Bedrijfsvoering Rijk (ICBR), het SG-Overleg of de ministerraad. Daarmee draagt UBR bij aan het verder ontwikkelen van een effectieve en efficiënte overheid.

Realisatie in 2014

Een heroverweging van de activiteiten van de organisatieonderdelen heeft ertoe geleid dat de activiteiten van Het Buitenhuis zijn gestopt, de activiteiten van de organisatieonderdelen IMR, Bhuro, Intercoach en Bureau Gateway zijn gebundeld in het organisatieonderdeel Interim-management, Coaching, Gateway (UBR|ICG). Gericht op uniformering, standaardisering en sharing van de interne bedrijfsvoering is eind 2014 de stafafdeling Bedrijfsvoering & Financiën gevormd. De samenwerkingsverbanden zijn zoveel mogelijk elders ondergebracht danwel beëindigd.

Ontwikkeling financiële positie

Het negatieve resultaat over 2014 van € 10,4 mln. is met name het gevolg van bijzondere baten en lasten en dotatie voorzieningen. Deze zijn ter grootte van € 11,134 mln. Wanneer deze posten niet worden meegenomen, is geen sprake van een negatief resultaat.

Na het opstellen van de ontwerpbegroting 2014 is besloten tot bovenstaande heroverweging van de activiteiten van UBR. De hiermee samenhangende saneringskosten in 2014 bedragen € 1,4 mln. Als gevolg van de overcapaciteit in de indirecte functies bij UBR|EC O&P (€ 1,5 mln.) is een reorganisatie doorgevoerd. Tezamen met de beëindiging van Het Buitenhuis heeft dit geleid tot Van Werk Naar Werk kandidaten. Voor de verwachte kosten uit de tweejarige VWNW-trajecten en voor de nog resterende saneringskosten bij een aantal andere organisatieonderdelen heeft UBR, na overleg met de Auditdienst Rijk, eind 2014 een voorziening gevormd ten laste van het resultaat (€ 7,3 mln.). Daarnaast zijn de aan UBR doorberekende ICT-kosten € 0,6 mln. hoger dan begroot.

Na verwerking van het negatieve resultaat resteert een negatief eigen vermogen van € 4,5 mln. Conform de Regeling agentschappen zuivert de eigenaar dit uiterlijk bij eerste suppletoire begroting 2015 aan tot niveau nihil.

Ontwikkeling dienstverlening

De activiteiten van UBR worden bekostigd uit de omzet gebaseerd op aan afnemers geleverde producten en diensten tegen jaarlijks vastgestelde tarieven (p x q). UBR|EC O&P heeft met ingang van 1 januari 2014 een belangrijk deel van haar dienstverlening budget-gefinancierd op basis van het doorberekenen van de jaarlijkse kosten naar rato van het aantal individuele arbeidsrelaties (IAR) bij de betreffende departementen. Uit de evaluatie van deze nieuwe financiering na een half jaar zijn overwegend positieve resultaten naar voren gekomen. Belangrijker nog is dat geen ongebreidelde vraag is ontstaan.

Voor het ontwikkelbedrijf (UBR|OW) heeft 2014 in het teken gestaan van de implementatie van kabinetsvoornemens rond lage loonschalen bij de onderdelen UBR|RBO, UBR|IPKD en UBR|VKB De hiermee gepaard gaande incidentele projectmatige en/of frictiekosten zijn als bijzondere lasten verantwoord en de financiering hiervan als bijzondere baten. Eind 2014 is de aanbesteding van de grafische dienstverlening afgerond met de gunning aan een marktpartij. Dit betekent dat de activiteiten van UBR|VKB per 1 februari 2015 stoppen en een groot deel van de medewerkers overgaan naar de marktpartij. UBR|OW is belast met de afbouw van de UBR|VKB organisatie en de begeleiding van de achterblijvende medewerkers in de Van Werk Naar Werk trajecten. De hiermee gepaard kosten zijn gedekt door bijdragen van de departementen.

UBR|IPKD voert voor het gehele rijk de post- en koeriersdiensten uit en geeft met de uitbreiding van de daarvoor benodigde capaciteit invulling aan het lageloonschalen beleid. UBR|RBO geeft hier invulling aan door alle aanbestedingscontracten die aflopen op het gebied van rijksbeveiliging de komende jaren over te nemen. Hierdoor zijn 91 voormalig DJI-ers geplaatst.

Ontwikkelingen bedrijfsvoering Rijk

UBR heeft actief geparticipeerd in de verschillende rijksbrede projecten. Met name in de projecten SGO 5 en Lage Loonschalen. De positieve ervaringen met het nieuwe financieringsmodel voor UBR|EC O&P maakt dat voor UBR|HIS en ook bij de doorontwikkeling van de UBR|RBO en UBR|IPKD eenvoud in bekostiging wordt nagestreefd.

Bedrijfsvoering Financieel Beheer

In oktober 2014 is een onderzoek door ABP Topconsult gestart naar het herijken van het financieringsmodel van UBR als geheel met het oog op de toekomstbestendigheid, mede in het perspectief van SGO 5. Het onderzoek is in januari 2015 afgerond. Het bestuurlijk overleg UBR vervult een belangrijke rol bij doorvoeren van de consequenties naar aanleiding van dit onderzoek in 2015.

Het begin 2013 gestarte programma Redesign Financiële Functie heeft als doel de kwaliteit van de financiële functie te verhogen, de kosten te verlagen en zorg te dragen voor standaardisatie en uniformering. De implementatie in oktober 2014 van het ontwikkelde nieuwe financiële systeem zal vervolgens bij een aantal organisatieonderdelen nog leiden tot (gedeeltelijke) aanpassing van hun interne processen en werkwijzen.

Tot oktober 2014 heeft UBR heeft meer dan 92% van haar facturen binnen 30 dagen betaald. Door de conversie naar en implementatie van het nieuwe financiële systeem is vertraging in de verwerking van de inkoopfacturen ontstaan en is in de periode oktober–december 2014 74% van de facturen binnen 30 dagen betaald. Voor 2014 geldt dat UBR daardoor de norm net niet heeft kunnen realiseren (88% in plaats van > 90%).

Staat van baten en lasten van het baten-lastenagentschap UBR

(bedragen x € 1.000)
 

(1)

(2)

(3)=(2)-(1)

(4)

Omschrijving

Oorspronkelijk vastgestelde begroting

Realisatie

Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting

Realisatie 2013

Baten

       

Omzet moederdepartement

32.838

36.598

3.760

33.194

Omzet overige departementen

67.205

85.718

18.513

65.493

Omzet derden

7.602

5.633

– 1.969

2.010

Rentebaten

4

4

5

Vrijval voorzieningen

184

184

343

Bijzondere baten

1.722

1.722

1.288

Totaal baten

107.645

129.859

22.214

102.333

     

 

Lasten

   

 

Apparaatskosten

106.805

126.364

19.559

106.761

– personele kosten

79.534

90.067

10.533

83.213

waarvan eigen personeel

69.862

65.005

– 4.857

65.395

waarvan externe inhuur

5.660

18.905

13.245

11.412

waarvan overige personele kosten

4.012

6.157

2.145

6.406

– materiële kosten

27.271

36.297

9.026

23.548

waarvan apparaat ICT

6.818

3.701

– 3.117

3.323

waarvan bijdrage aan SSO's

9.282

10.962

1.680

10.330

waarvan overige materiële kosten

11.171

21.634

10.463

9.895

Afschrijvingskosten

410

853

443

909

– immaterieel

500

500

418

– materieel

410

353

– 57

491

Overige lasten

35

13.043

13.008

2.159

– dotaties voorzieningen

7.940

7.940

 

– rentelasten

35

3

– 32

5

– bijzondere lasten

5.100

5.100

2.154

Totaal lasten

107.250

140.260

33.010

109.829

     

 

Saldo van baten en lasten

395

– 10.401

– 10.796

– 7.496

Toelichting

Het negatief resultaat over 2014 bedraagt € 10,8 mln. en is met name het gevolg van bijzondere baten en lasten en de dotatie voorzieningen. Deze zijn ter grootte van € 11,134 mln. Wanneer deze posten niet worden meegenomen, is geen sprake van een negatief resultaat.

Na het opstellen van de ontwerpbegroting 2014 is besloten tot bovenstaande heroverweging van de activiteiten van UBR. De hiermee samenhangende saneringskosten in 2014 bedragen € 1,4 mln. Als gevolg van de overcapaciteit in de indirecte functies bij UBR|EC O&P (€ 1,5 mln.) is een reorganisatie doorgevoerd. Tezamen met de beëindiging van Het Buitenhuis heeft dit geleid tot Van Werk Naar Werk kandidaten. Voor de verwachte kosten uit de tweejarige VWNW-trajecten en voor de nog resterende saneringskosten bij een aantal andere organisatieonderdelen heeft UBR, eind 2014 een voorziening gevormd ten laste van het resultaat (€ 7,3 mln.). Daarnaast zijn de aan UBR doorberekende ICT-kosten € 0,6 mln hoger dan begroot.

Belangrijke verschillen:

  • In de oorspronkelijke ontwerpbegroting is zowel aan de omzet als kostenkant Het Buitenhuis opgenomen (circa € 1,3 mln.). UBR heeft besloten deze activiteiten eind 2013 te stoppen. De omzetstijging van bijna 19% is met name veroorzaakt door UBR|ECO&P. In de ontwerpbegroting 2014 is niet uitgegaan van omzet uit hoofde van Bedrijfsgeneeskundige zorg bij UBR|ECO&P. Evenmin is daarin het grote aantal aanvragen bij Workflow voorzien;

  • De hogere omzet vindt zijn weerslag in de hogere externe inhuur. UBR heeft bij een aantal diensten bewust gekozen voor een businessmodel met vraaggestuurde externe inhuur (o.a. van ZZP-ers) in plaats van uitbreiding van de formatie. Reden hiervoor is dat sprake is van een te grote fluctuatie in de verwachte vraag om de bestaande capaciteit structureel uit te breiden. Voor het eigen apparaat huurt UBR voor slechts € 1,6 mln. in;

  • In de ontwerpbegroting is 25% van de materiële kosten aangemerkt als ICT kosten. Deze raming is achteraf bezien abusievelijk te hoog geweest en blijkt nog geen 12% te zijn;

  • De overige materiële kosten en bijdrage SSO’s zijn hoger dan geraamd door de daarin begrepen inkoop ten behoeve van productie, die samenhangt met de gestegen omzet uit dienstverlening;

  • De dotatie voorziening betreft de vorming van een voorziening voor saneringskosten als gevolg van de kosten samenhangend met de tweejarige VWNW-trajecten (€ 6,3 mln.), de met medewerkers gesloten vaststellingsovereenkomsten in verband met beëindiging van dienstverband (€ 1,0 mln.) en de toevoeging aan de voorziening dubieuze debiteuren (€ 0,3 mln.) en een verwacht tekort op de financiering van de lageloonschaalprojecten bij UBR|RBO en UBR|IPKD (€ 0,3 mln.);

  • De bijzondere lasten komen voort uit niet aan de afnemers doorberekende ICT kosten, de programma kosten voor de lage loonschaalprojecten, de saneringskosten in 2014 en de overcapaciteitskosten in de indirecte functies van UBR|EC & OP. De kosten samenhangend met de lageloonschaalprojecten zijn niet tariefgefinancierd. De bijdrage in deze kosten zijn als bijzondere baten verantwoord.

Balans per 31 december 2014

(bedragen x € 1.000)
 

Balans 2014

Balans 2013

Activa

   

Immateriële vaste activa

3.455

1.423

Materiële vaste activa

1.465

1.288

– grond en gebouwen

280

– installaties en inventarissen

171

372

– overige materiële vaste activa

1.294

636

Voorraden

68

99

Debiteuren

18.106

8.966

Nog te ontvangen

14.663

8.885

Liquide middelen

13.883

16.311

Totaal activa

51.640

36.972

     

Passiva

   

Eigen Vermogen

– 4.489

12

– exploitatiereserve

5.912

7.508

– onverdeeld resultaat

– 10.401

– 7.496

Voorzieningen

19.020

Leningen bij het Ministerie van Financiën

760

Crediteuren

2.361

5.816

Nog te betalen

33.988

31.144

Totaal passiva

51.640

36.972

Toelichting

Immateriële vaste activa

De in 2013 en 2014 gemaakte ontwikkelkosten voor het nieuwe financiële systeem zijn geactiveerd en worden vanaf ingebruikname in 2014 in vijf jaar afgeschreven.

Debiteuren

De post debiteuren bestaat uit: moederdepartement (€ 3,9 mln.), overige departementen (€ 13,4 mln.) en overige debiteuren (€ 1,1 mln.).

Eigen vermogen

Op basis van de prognose 2014, heeft de eigenaar besloten het eigen vermogen te versterken met € 5,9 mln. Na verwerking van het negatieve resultaat resteert een negatief eigen vermogen van € 4,5 mln. Conform de Regeling agentschappen zuivert de eigenaar dit uiterlijk bij eerst suppletoire begroting 2015 aan tot niveau nihil.

Voorzieningen

In het kader van de sanering bij een aantal organisatieonderdelen van UBR hebben circa 20 medewerkers de VWNW-status gekregen en zijn met circa 15 medewerkers nadere afspraken gemaakt over een aanstaand beëindigen van het dienstverband. In tegenstelling tot voorgaande jaren heeft UBR, een saneringsvoorziening bepaald (€ 7,3 mln.).

Voor de afwikkeling van de grafische dienstverlening is een voorziening gevormd van € 12,1 mln. Eind 2014 is de aanbesteding van de grafische dienstverlening afgerond met de gunning aan een marktpartij. Dit betekent dat de activiteiten van UBR|VKB per 1 februari 2015 stoppen en een groot deel van de medewerkers overgaan naar de marktpartij. UBR|OW is belast met de afbouw van de UBR|VKB organisatie en de begeleiding van de achterblijvende medewerkers in de Van Werk Naar Werk trajecten.

Met het ICBR besluit van eind september 2014 tot financiering van de geraamde afwikkelingskosten grafische dienstverlening van € 12,1 mln. is voor UBR een mogelijk financieel risico voldoende gemitigeerd. Naar de huidige inzichten is er voor UBR geen sprake van een verliesgevende opdracht tot afwikkeling van de grafische dienstverlening. De ontvangen en nog te ontvangen bijdragen vanuit de departementen ter grootte van € 12,1 mln. heeft UBR in de jaarrekening verwerkt.

In 2014 heeft onttrekking ter grootte van € 0,7 mln. plaatsgevonden voor de in 2014 gemaakte kosten inzake de afwikkeling van de grafische dienstverlening bij UBR|VKB en BZK.

Tevens is een voorziening voor een verwacht tekort op de financiering van de lageloonschaalprojecten bij UBR|RBO en UBR|IPKD opgenomen (€ 0,3 mln.).

Crediteuren

Van het crediteuren bedrag heeft € 0,2 mln. betrekking op het moederdepartement, € 0,01 mln. overige departementen en € 2,2 mln. aan derden.

Nog te ontvangen bedragen

De nog te ontvangen bedragen bestaat voornamelijk uit € 9,8 mln. nog te factureren termijnen (minder dan 1 maand omzet), overige nog te vorderen bedragen van € 4,2 mln. en € 0,6 mln. vooruitbetaalde kosten.

Het aandeel van het moederdepartement in de nog te ontvangen bedragen is € 5 mln., van overige departementen € 3,5 mln. en van derden € 6,1 mln.

Nog te betalen bedragen

De nog te betalen bedragen bestaan uit € 17,6 mln. nog te betalen kosten, € 2,6 mln. vooruitgefactureerde bedragen, € 4,0 mln. voor personeelsgerelateerde verplichtingen, € 4,5 mln. nog te besteden gelden en € 5,3 mln. overige schulden.

Het aandeel van het moederdepartement in de nog te betalen bedragen is € 11,7 mln., van overige departementen € 10,8 mln. en van derden € 11,5 mln.

Kasstroomoverzicht over 2014

(bedragen x € 1.000)
   

Oorspronkelijk vastgestelde begroting (1)

Realisatie (2)

Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting (3)=(2)-(1)

1.

Rekening-courant RHB 1 januari 2014 + stand depositorekeningen

19.773

16.308

– 3.465

2.

Totaal operationele kasstroom

804

– 5.927

– 6.731

 

Totaal investeringen (-/-)

– 1.000

– 3.555

– 2.555

 

Totaal boekwaarde desinvesteringen (+)

491

491

3.

Totaal investeringskasstroom

1.000-

– 3.064

– 2.064

 

Eenmalige uitkering aan moederdepartement (-/-)

 

 

Eenmalige storting door het moederdepartement (+)

5.900

5.900

 

Aflossingen op leningen (-/-)

– 298

– 98

200

 

Beroep op leenfaciliteit (+)

1.000

760

– 240

4.

Totaal financieringskasstroom

702

6.562

5.860

5.

Rekening-courant RHB 31 december 2014 + stand depositorekeningen (1+2+3+4) (maximale roodstand 0,5 miljoen €)

20.279

13.879

– 6.400

Toelichting

De investeringen in 2014 bestaan voor € 0,9 mln. uit vervoersmiddelen bij de Interdepartementale Post- en Koeriersdienst (UBR|IPKD) en voor € 2,5 mln. uit de investeringen in het nieuwe financiële systeem bij Bedrijfsvoering & Financiën (UBR|BV&F). Voor de financiering van de investeringen bij UBR|IPKD heeft UBR een beroep gedaan op de leenfaciliteit bij het Ministerie van Financiën.

De desinvesteringen zijn het gevolg van in beheer nemen van de inventaris in het Rijkskantoorpand Beatrixpark door het baten-lastenagentschap FMHaaglanden, de afstoting van een aantal vervoermiddelen en de gedeeltelijke beëindiging van de huur van het pand van Vijfkeerblauw (UBR|VKB).

De storting door het moederdepartement betreft de versterking van het eigen vermogen.

Overzicht doelmatigheidindicatoren per 31 december 2014

Overzicht doelmatigheidsindicatoren per 31 december 2014

Omschrijving generiek deel

Realisatie

     

Oorspronkelijke begroting

 

2011

2012

2013

2014

2014

Kostprijzen per product (groep) (indexcijfer)

100

100,8

106

100

99

Tarieven/uur (indexcijfer)

100

98

98,5

100

99

Omzet per FTE

165.850

147.329

122.801

146.227

125.612

           

FTE-totaal (excl. externe inhuur)

578

762

820

875

857

           

Saldo van baten en lasten (%)

– 1,6%

– 4,9%

– 7,5%

– 8,1%

0,4%

           

Kwaliteitsindicator 1 – KTO

n.b.

6,2

6,8

in 2015

7,1

Kwaliteitsindicator 2 – MTO

7,6

7,5

n.b.

 

7,5

werkplezier

     

6,6

 

werkdruk

     

5,4

 

Doorlichting gepland

     

in 2015

2014

Toelichting

N.B. Gezien de grote verscheidenheid aan productgroepen heeft UBR ervoor gekozen te werken met een indexcijfer. In de jaarrekening van UBR geeft de specificatie van de omzet per organisatieonderdeel het inzicht in de omzet per productgroep.

Verloop indexcijfers

UBR heeft rekening gehouden in haar kostprijzen en verkooptarieven met loon- en prijsstijgingen, de taakstellingen en compenserende factoren. De gehanteerde tarieven zijn gelijk aan de door de eigenaar goedgekeurde tarieven zoals opgenomen in het jaarplan UBR 2014. In 2014 heeft UBR de kostprijsstijging van 2013 weten om te buigen naar een daling ten opzichte van vorig jaar.

Omzet per fte

De begrote omzet per fte bedraagt € 125.612 ten opzichte van een gerealiseerde omzet per fte van € 146.280. Dit is een stijging van 16%. De stijging wordt verklaard door toegenomen vraag en gemiddeld hogere declarabiliteit.

FTE-totaal (excl. externe inhuur)

De toename van het aantal FTE’s ten opzichte van 2013 is vooral een gevolg van de implementatie van de lageloonschaalprojecten; toename bij UBR|RBO (+ 81 fte’s) en UBR|IPKD (+11 fte’s) en een afname van 8 fte’s bij UBR|VKB.

Saldo van baten en lasten

Het resultaat 2014 is € 10,8 mln. lager dan begroot, als gevolg van bijzondere baten en lasten en dotatie voorzieningen. Exclusief de bijzondere baten en lasten en de mutaties voorzieningen, ter grootte van € 11,134 mln., resteert een positief resultaat van € 0,733 mln. Na het opstellen van de ontwerpbegroting 2014 is besloten tot heroverweging van de activiteiten van UBR. De hiermee samenhangende saneringskosten in 2014 bedragen € 1,4 mln. Als gevolg van de overcapaciteit in de indirecte functies bij UBR|EC O&P (€ 1,5 mln.) is een reorganisatie doorgevoerd. Tezamen met de beëindiging van Het Buitenhuis heeft dit geleid tot Van Werk Naar Werk kandidaten. Voor de verwachte kosten uit de tweejarige VWNW-trajecten en voor de nog resterende saneringskosten bij een aantal andere organisatieonderdelen heeft UBR eind 2014 een voorziening gevormd ten laste van het resultaat (€ 7,3 mln.).

Kwaliteitsindicator

In 2014 is een medewerkerstevredenheidsonderzoek gehouden. De scores op de indicatoren werkplezier en werkdruk geven goed de situatie bij UBR weer. In 2014 is namelijk veel van de organisatie gevraagd en is veel bereikt. Dit alles is gerealiseerd met een grote inzet van de medewerkers. Bij een aantal organisatieonderdelen heeft dit geleid tot hoge werkdruk. In het MT UBR is besloten maatregelen te treffen om de werkdruk te verminderen.

Licence