Base description which applies to whole site
+Toon begrotingsfasen

3.4 FMHaaglanden

Inleiding

FMHaaglanden (FMH) is één van de vier landelijke concerndienstverleners en verzorgt de facilitaire dienstverlening voor het Rijk in de regio Haaglanden.

FMH verzorgt in 2014 de facilitaire dienstverlening voor de departementen Buitenlandse Zaken (BZ), Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), Infrastructuur en Milieu (IenM), Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), Veiligheid en Justitie (VenJ), Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en Economische Zaken (EZ). Daarnaast faciliteert FMH diverse rijkskantoren in de regio Haaglanden.

Visie en missie

FMH wil de professionele dienstverlener zijn in de regio Haaglanden die gefaciliteerde rijkswerkplekken levert zodat klanten comfortabel kunnen werken. De bouwstenen «klanten» en «medewerkers» vormen het belangrijkste kapitaal en zijn dan ook uitgangspunt in het denken en handelen.

De missie is om dit zo goed te doen dat klanten en medewerkers ons desgevraagd aanbevelen bij anderen.

Producten en diensten

FMH levert producten en diensten op het gebied van gebouwbeheer, exploitatie, consumptieve diensten, risicobeheersing, schoonmaak, verhuizen, post en reprografie, verstrekken van inrichting, voorzieningen, vervoer, facility management en overige diensten.

Klantgericht samenwerken

Om de kernwaarde Klantgericht samenwerken meer specifiek te maken heeft FMH drie sleutelwoorden benoemd. De sleutelwoorden zijn:

  • Verantwoordelijkheid: we zijn aanspreekbaar op de integrale dienstverlening en dragen hier samen zorg voor;

  • Denken we mee: we verplaatsen ons in de ander en zoeken naar oplossingen, we treden elkaar open en energiek tegemoet;

  • Daadkrachtig: we stellen ons actief op, gebruiken de processen als richtlijn en doen wat nodig is.

Aansluitingen

EZ en het Rijksbedrijvencentrum zijn respectievelijk per 1 februari en 1 mei 2014 aangesloten op de facilitaire dienstverlening van FMH. De verwachting is dat Financiën (FIN) uiterlijk medio 2017 aansluit bij FMH. De aansluiting van AZ wordt na de renovatie van het Binnenhof opnieuw bezien.

Samenwerking in het Landelijk Facilitair Management Overleg (LFMO)

De rijksbrede PDC is gereed. Inmiddels is een beheergroep Rijksbrede PDC facilitair opgericht die het wijzigingenbeheer verzorgd.

Het kostprijsmodel is opgeleverd en geeft een goed inzicht in integrale kostprijzen van de Concern Dienstverleners (CDV’s). Het onderling tussen CDV’s verrekenen – om te komen tot een vaste verrekenprijs tussen CDV en klant – is ingehaald door de ontwikkeling «verrekenen op basis van centraal budget» (programma SGO 5).

De masterplannen kantoorhuisvesting zijn vertaald naar een toedeling van de CDV’s en voorzien van een globale impactanalyse op de CDV’s.

Het LFMO heeft een gezamenlijke scope vastgesteld (strategisch, tactisch, operationeel) voor de inrichting van de klantcontactprocessen.

De personele gevolgen door aansluiting bij één van de vier CDV’s van andere organisaties vragen om zorgvuldige en eenduidige afspraken. Inmiddels is door SGO 5 een uitgangspuntennotitie personeel opgesteld bij het vormgeven van transities.

De ontwikkeling van 1 serviceportaal is nog niet gestart omdat er nog geen gedeelde visie is. Er is wel een globaal eindbeeld geschetst (elke rijksambtenaar dient op dezelfde wijze zijn behoefte aan producten en diensten kenbaar te maken), maar dit behoeft nog verdere verdieping en concretisering.

SGO 5 (Herinrichting Governance Bedrijfsvoering Rijk)

FMH participeert in de domeinprojecten «Facilitair, Huisvesting en Inkoop» (FHI) en Bedrijfvoeringsbreed (BVB) van het programma SGO 5.

Binnen de pijler Kwaliteit is een set van algemeen toepasbare kritieke prestatie-indicatoren (KPI's) opgeleverd, die door FMH gebruikt gaan worden. Daarnaast is de performance audit door de ADR ontwikkeld en toegepast bij FMH.

In 2014 is gewerkt aan de herinrichting van de aansturing van FMH op basis van de vastgestelde SGO 5 kaders. In januari 2015 start het Bestuurlijk Overleg (BO) bij FMH.

In opdracht van SGO 5 is in 2014 de vereenvoudiging van de bekostiging van FMH onderzocht. Doelstelling is per 1 januari 2016 over te gaan op centrale bekostiging van de generieke producten en diensten. In 2014 zijn de fase 1 (Uniforme gemeenschappelijke DVA / centrale financiering) en fase 2 (Bekostigingsmodel op orde) afgerond.

Er zijn voor het domein Facilitair en Huisvesting 37 resttaken geïnventariseerd, die kunnen worden overgedragen aan concerndienstverleners of Rijksvastgoedbedrijf i.o. In 2014 is FMH gestart met een eerste verkenning van de resttaken.

Sturing op locatie

Om invulling te geven aan «Sturing op locatie» is door FMH op de twee locaties Bezuidenhoutseweg 67 en Turfmarkt 147 een pilot gestart. Hierbij is een nieuwe rol geïntroduceerd, namelijk die van Facilitair Manager (FM). Met deze pilots beoogt FMH een effectievere facilitaire dienstverlening op locatie waardoor een hogere klanttevredenheid ontstaat. De ervaringen uit deze pilot zijn meegenomen in de definitieve inrichting waarvan de implementatie in 2015 zal plaatsvinden.

Staat van baten en lasten van het baten-lastenagentschap FMHaaglanden

(bedragen x € 1.000)
 

(1)

(2)

(3)=(2)-(1)

(4)

Omschrijving

Oorspronkelijk vastgestelde begroting

Realisatie

Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting

Realisatie 2013

Baten

       

Omzet moederdepartement

15.143

20.456

5.313

30.645

Omzet overige departementen

88.882

93.961

5.079

86.008

Omzet derden

170

170

181

Rentebaten

11

11

10

Vrijval voorzieningen

20

27

7

23

Bijzondere baten

 

 

Totaal baten

104.045

114.625

10.580

116.867

         

Lasten

       

Apparaatskosten

97.224

109.392

12.168

111.887

– personele kosten

28.777

34.416

5.639

29.598

waarvan eigen personeel

25.899

27.231

1.332

23.958

waarvan overige personele kosten

waarvan externe inhuur

2.878

7.185

4.307

5.640

– materiële kosten

68.447

74.976

6.529

82.289

waarvan apparaat ICT

2.128

2.319

191

1.285

waarvan bijdrage aan SSO's

7.458

20.723

13.265

19.888

Afschrijvingskosten

6.376

6.778

402

5.728

– immaterieel

 

– materieel

6.376

6.778

402

5.728

Overige lasten

444

488

44

472

– dotaties voorzieningen

20

 

– 20

 

– rentelasten

424

488

64

472

– bijzondere lasten

 

Totaal lasten

104.045

116.658

12.613

118.087

         

Saldo van baten en lasten

– 2.033

– 2.033

– 1.220

Toelichting

Baten

De toename van de omzet bij het moederdepartement betreft onder andere een verschuiving van overige departementen naar moederdepartement. Per 1 januari 2014 is de ICT-dienstverlening van Gemeenschappelijk Dienstencentrum ICT (GDI) (VenJ) overgegaan naar SSC-ICT Haaglanden van BZK. Daarnaast is het Rijksbedrijvencentrum (RBC) per 1 mei 2014 aangesloten op FMH. In het RBC zijn onderdelen van BZK gevestigd. Ook de omzet voor maatwerkprojecten is hoger dan begroot.

De toename bij overige departementen wordt veroorzaakt door een hogere omzet voor maatwerkprojecten en specifieke DVA afspraken.

De baten kunnen naar de volgende productgroepen worden gespecificeerd:

 

(1)

(2)

(3)=(2)-(1)

Omschrijving

Oorspronkelijk vastgestelde begroting

Realisatie

Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting

Productgroepen

     

Basis

86.453

86.852

399

Basis+

7.474

5.614

1.860-

Maatwerk

3.190

10.042

6.852

Werkelijk

6.619

8.151

1.532

Overige opbrengsten

289

3.928

3.639

Totaal

104.025

114.587

10.562

       

Vrijval voorzieningen

20

27

7

       

Rentebaten

11

11

       

Bijzondere baten

Totaal baten

104.045

114.625

10.580

Basis

De Productgroep Basis is een afgesproken pakket producten en diensten dat wordt afgenomen waarvoor een vaste prijs per vaste verrekeneenheid wordt betaald. De prijs (p) en hoeveelheid (q) staan in principe gedurende het jaar vast. Bij substantiële wijzigingen in de dienstverlening zijn aanpassingen gedurende het jaar mogelijk.

In de omzet van de basisdienstverlening is de tariefverlaging aan de opdrachtgevers van € 2,39 mln. verwerkt. Dit betreft het surplus van het eigen vermogen over 2013.

Basis+

De productgroep Basis+ heeft betrekking op producten en diensten waarvoor de opdrachtgever afhankelijk van de afgenomen hoeveelheid een prijs per product/dienst betaalt. De prijs (p) staat gedurende het jaar vast, de hoeveelheid (q) is afhankelijk van de afname.

De lagere omzet voor Basis+ doet zich met name voor bij de producten verhuizingen standaard, extra beveiliging en spoedstukken en aangetekende post.

Maatwerk

Bij de productgroep maatwerk is zowel de prijs (P) als de hoeveelheid (q) afhankelijk van de afname/vraag.

In 2014 zijn veel maatwerkprojecten uitgevoerd. Dit betreft onder andere de huisvesting van SSC-ICT Pijler 2, gezamenlijke servicebalie Turfmarkt, de NSS top en de afronding van een aantal projecten met betrekking tot «het nieuwe werken». Dit was bij het opstellen van de ontwerpbegroting nog niet in te schatten.

Werkelijke kosten

De werkelijke kosten hebben betrekking op de nutsvoorzieningen en de belastingen en heffingen.

De hogere omzet voor de werkelijke kosten komt door de Turfmarkt. Bij opstellen van de ontwerpbegroting was er nog geen inzicht in het energieverbruik.

Overige opbrengsten

De overige opbrengsten hebben betrekking op de specifieke DVA afspraken met de departementen (€ 2,8 mln.), vergoeding voor de extra afschrijvingskosten als gevolg van de afstoot van het pand Anna van Hannoverstraat (0,8 mln.), de werkzaamheden ten behoeve van aansluitingen, ontwikkelkosten LFMO en verkoop van auto’s.

Personele kosten

De hogere realisatie van het eigen personeel is onder andere het gevolg van de aansluiting van EZ.

De hogere realisatie externe inhuur wordt veroorzaakt door de benodigde inzet van FMH op ontwikkeltrajecten zoals SGO 5 en LFMO, extra inzet op de Turfmarkt, inhuur ter vervanging bij ziekte en niet ingevulde vacatures. FMH vult zo weinig mogelijk vacatures in wegens toekomstige krimp.

Materiële kosten

De materiële kosten omvatten de uitgaven voor huisvesting, communicatie, automatisering, kantoorkosten, adviesopdrachten en overige kosten ten behoeve van het apparaat. Daarnaast zijn de directe inkoopkosten voor de dienstverlening opgenomen onder de materiële kosten.

Bij de ontwerpbegroting is voor de bijdrage aan de SSO’s alleen rekening gehouden met de bijdrage ten behoeve van het apparaat van FMH. Echter de SSO’s zijn ook leveranciers voor de dienstverlening van FMH aan de departementen, zoals RBO voor de beveiliging en IPKD voor de koeriersdiensten. Deze kosten zijn wel meegenomen in de realisatiecijfers.

De hogere realisatie bij apparaat ICT is het gevolg van hogere kosten voor kantoorautomatisering.

Het aandeel van de inkoopkosten in de materiële kosten bedraagt 86%.

Resultaat

Het negatieve resultaat van circa € 2 mln. is het gevolg van de tariefverlaging van de basisdienstverlening met € 2,39 mln. om het surplus van het eigen vermogen ultimo 2014 op te heffen. Om het surplus van het eigen vermogen op het maximum van 5% uit te laten komen heeft FMH dus bewust gestuurd op een negatief resultaat.

Het resultaat exclusief tariefverlaging bedraagt circa € 0,4 mln. De hogere kosten als gevolg van de extra vraag naar facilitaire dienstverlening is gedekt door een hogere omzet. De extra vraag doet zich met name voor bij de productgroepen maatwerk en specifieke DVA-afspraken.

Balans per 31 december 2014

(bedragen x € 1.000)
 

Balans 2014

Balans 2013

Activa

   

Immateriële vaste activa

   

Materiële vaste activa

26.907

24.828

– grond en gebouwen

 

– installaties en inventarissen

26.107

24.058

– overige materiële vaste activa

800

770

Voorraden

0

Debiteuren

2.003

3.520

Nog te ontvangen

6.086

7.052

Liquide middelen

18.903

7.391

Totaal activa

53.899

42.791

     

Passiva

   

Eigen vermogen

5.570

7.603

– exploitatiereserve

7.603

8.823

– onverdeeld resultaat

– 2.033

– 1.220

Voorzieningen

43

46

Leningen bij het MvF

16.827

15.540

Crediteuren

7.093

4.582

Nog te betalen

24.366

15.020

Totaal passiva

53.899

42.791

Toelichting

Materiële activa

De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de aanschafprijs, verminderd met afschrijvingen en bijzondere waardeveranderingen.

Afschrijvingen op materiële vaste activa zijn gebaseerd op de geschatte economische levensduur, rekening houdend met eventuele restwaarde. Deze afschrijving vindt lineair plaats.

De post debiteuren is als volgt te specificeren:

 

31-12-2014 (x € 1.000)

31-12-2013 (x € 1.000)

Debiteuren moederdepartement

1.251

1.615

Debiteuren overige departementen

750

1.895

Debiteuren overigen

2

10

 

2.003

3.520

Het saldo debiteuren betreft voornamelijk vorderingen op de departementen voor de geleverde dienstverlening. De afname bij overige departementen heeft met name betrekking op VenJ. In 2014 zijn veel facturen uit voorgaande jaren betaald.

De post nog te ontvangen is als volgt samengesteld:

 

31-12-2014 (x € 1.000)

31-12-2013 (x € 1.000)

Vooruitbetaalde en vooruitvangen facturen

1.261

851

Nog te factureren bedragen

3.338

5.453

Onderhanden werk

1.487

748

 

6.086

7.052

Het saldo nog te ontvangen van € 6,1 mln. bestaat voor € 4,3 mln. uit rijksonderdelen en € 1,8 mln. uit derden (niet rijksonderdelen).

De post nog te factureren bedragen ultimo 2014 kan naar de volgende productgroepen worden gesplitst:

 

31-12-2014 (x € 1.000)

31-12-2013 (x € 1.000)

basis

592

663

basis+

880

1.443

Maatwerk

400

2.051

Werkelijk

1.054

1.182

Overige

412

114

 

3.338

5.453

De afname van de post nog te factureren doet zich met name voor bij de productgroepen maatwerk en basis+. Bij maatwerk komt dit doordat in 2014 veel projecten uit voorgaande jaren zijn gefactureerd. Bij basis+ heeft dit betrekking op de facturatie van vervoer.

Het onderhanden werk is ten opzichte van 2013 toegenomen doordat een aantal grote projecten doorloopt in 2015.

Liquide middelen

De rekening-courant bij het Ministerie van Financiën per 31 december 2014 bedraagt € 18,9 mln. De toename van de liquide middelen is onder andere het gevolg van de toename van de overlopende passiva. Dit heeft betrekking op de overname van activa van EZ dat aan het einde van het jaar is overgemaakt aan FMH. EZ moet hiervoor nog een factuur sturen.

Eigen vermogen

De Regeling Agentschappen stelt dat het eigen vermogen van een baten-lastenagentschap gebonden is aan een maximum van 5% van de gemiddelde jaaromzet over de afgelopen 3 jaar.

FMH mag een maximum eigen vermogen hebben van € 5,6 mln. Het eigen vermogen ultimo 2014 komt uit op € 5,57 mln. en blijft daarmee binnen het maximum.

Leningen bij het Ministerie van Financiën

De leningen hebben betrekking op de overname van activa van aansluitende departementen en de investeringen ten behoeve van het pand Turfmarkt. Het beroep op de leenfaciliteit heeft betrekking op de overname van de activa van EZ.

De post crediteuren is als volgt samengesteld:

 

31-12-2014 (x € 1.000)

31-12-2013 (x € 1.000)

Crediteuren moederdepartement

3.276

1.002

Crediteuren overige departementen

69

276

Crediteuren overigen

3.748

3.304

 

7.093

4.582

Onder de crediteuren overigen zijn de van de leveranciers ontvangen inkoopfacturen verantwoord.

De toename van het saldo op het moederdepartement heeft betrekking op de DVA voor de basisdienstverlening DCB en de doorbelasting van maatwerk ICT.

Nog te betalen

De post nog te betalen is als volgt samengesteld:

 

31-12-2014 (x € 1.000)

31-12-2013 (x € 1.000)

Nog te ontvangen facturen

18.721

9.546

Aflossing Lening MvF komend boekjaar

3.724

3.919

Personele verplichtingen (vakantiegeld, -dagen, 13e maand ed)

1.796

1.528

Overige schulden

125

27

 

24.366

15.020

De toename van de post nog te ontvangen facturen komt doordat een belangrijk deel van de kosten voor beheer en onderhoud via de RVB loopt en nog niet verrekend zijn. Daarnaast is de overname van activa van EZ aan het einde van het jaar overgemaakt aan FMH. EZ moet hiervoor nog een factuur sturen.

Het saldo nog te betalen van € 24,4 mln. bestaat voor € 21,4 mln. uit rijksonderdelen en circa € 3,0 mln. uit derden (niet rijksonderdelen).

Kasstroomoverzicht over 2014

(bedragen x € 1.000)
   

Oorspronkelijk vastgestelde begroting (1)

Realisatie (2)

Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting (3)=(2)–(1)

1.

Rekening-courant RHB 1 januari 2014 + stand depositorekeningen

11.235

7.391

– 3.844

2.

Totaal operationele kasstroom

4.981

19.276

14.295

 

Totaal investeringen (–/–)

– 8.400

8.857

– 457

 

Totaal boekwaarde desinvesteringen (+)

 

3.

Totaal investeringskasstroom

– 8.400

– 8.857

– 457

 

Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–)

 

Eenmalige storting door het moederdepartement (+)

 

Aflossingen op leningen (–/–)

– 4.981

– 3.918

1.063

 

Beroep op leenfaciliteit (+)

8.400

5.011

– 3.389

4.

Totaal financieringskasstroom

3.419

1.093

– 2.326

5.

Rekening-courant RHB 31 december 2014 + stand depositorekeningen (1+2+3+4)

(maximale roodstand 0,5 miljoen €)

11.235

18.903

7.668

Toelichting

De investeringen in installaties en inventaris hebben vooral betrekking op de overname van meubilair en audiovisuele middelen van het rijksverzamelkantoor Beatrixpark en het pand Bezuidenhoutseweg 73 (EZ).

De investeringen in overige materiële vaste activa hebben voornamelijk betrekking op de overname van dienstauto’s van EZ en vervanging van dienstauto’s.

Overzicht doelmatigheidindicatoren per 31 december 2014

Overzicht doelmatigheidsindicatoren per 31 december 2014

Omschrijving generiek deel

Realisatie

     

Oorspronkelijke begroting

 

2011

2012

2013

2014

2014

Verloop tarieven basisdienstverlening

100

95,7

92,2

98,3

119

(norm 2011)

         

Omzet per produktgroep (pxq)

         

* Basis

68.076

78.943

81.711

86.852

86.453

* Basis+

7.262

6.428

5.577

5.614

7.474

* Maatwerk

6.22

11.100

18.675

10.042

3.190

* Werkelijk

8.031

7.584

9.178

8.151

6.619

* Overige opbrengsten

1.338

902

1.693

3.928

289

           

FTE-totaal (excl. externe inhuur)

284

351

361

414

451

           

Saldo van baten en lasten (%)

3,0%

3,0%

– 1,0%

– 1,8%

0%

           

Klanttevredenheid KTO

 

tevreden

tevreden

nvt

tevreden

Medewerkerstevredenheid MTO

 

tevreden

tevreden

tevreden

tevreden

Doorlichting afgerond

 

2.012

     

Toelichting

Taakstellingen

Evenals de andere departementen en uitvoeringsorganisaties van het Rijk levert FMH een bijdrage aan de taakstelling van de departementen uit het regeerakkoord. Dit bestaat uit een generieke taakstelling van 6% op het eigen apparaat (2012 – 2015). Deze taakstelling is door FMH ook over 2014 ingevuld. De stijging van de prijs per werkplek ten opzichte van 2013 wordt veroorzaakt door het «nieuwe werken». Als gevolg van het nieuwe werken wordt dezelfde werkplek intensiever gebruikt. Een resultaat hiervan is dat ook de invulling van de dienstverlening wijzigt. Een vergelijking met voorgaande jaren geeft een vertekend beeld. In de begroting is hier reeds rekening meegehouden. De stijging per werkplek is in vergelijking met de begroting beperkt gebleken.

Indien gekeken wordt naar de omzet voor de basisdienstverlening van de departementen die ook in 2013 aangesloten waren, is een daling te constateren van circa € 5 mln.

De additionele taakstelling uit het regeerakkoord ligt bij de departementen en wordt ingevuld met een vermindering van taken dan wel versoberingen. FMH bekijkt samen met de opdrachtgevers wat de mogelijkheden zijn voor een versobering van het dienstverleningspakket. Dit wordt ook meegenomen bij nieuwe aanbestedingen.

Licence