Inleiding

Samen met de andere Shared Service Organisaties (SSO’s) en het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) draagt Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk (UBR) bij aan een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering van de rijksdienst. UBR levert (kennisintensieve) dienstverlening op het gebied van ICT, personeel, organisatie, inkoop, overheidspublicaties, beveiliging en logistiek.

Niet alleen ondersteunt UBR rijksoverheidsorganisaties door bedrijfsvoeringstaken voor hen uit te voeren, ook ondersteunt UBR hen in het realiseren van hun maatschappelijke opgaven. Onze hoogwaardige expertise en realisatiekracht zetten we in voor het begeleiden van (digitale) transformaties en het ontwikkelen van nieuwe dienstverlening.

Voor het ontwikkelen van nieuwe dienstverlening heeft UBR het Ontwikkelbedrijf. In opdracht van bestuurders worden hier nieuwe dienstverleningsconcepten ontwikkelt. Op het moment dat deze concepten stabiel uitontwikkeld zijn, wordt het dienstverleningsconcept/organisatie overgedragen aan een van de UBR-onderdelen dan wel een partij binnen/buiten de Rijksoverheid. Het Ontwikkelbedrijf zorgt ervoor dat onze dienstverlening voor het Rijk actueel en relevant is en blijft.

• – UBR|Rijksconsultants is ontstaan uit de integratie van Interimmanagement en Organisatieadvies. Rijksconsultants heeft in 2019 ruim 300 opdrachten uitgevoerd bij verschillende onderdelen binnen het Rijk. De gemiddelde waardering van onze klanten is een 8+.

• – UBR|Ontwikkelbedrijf heeft in 2019 de logistieke HUB voor de regio Den Haag verder doorontwikkeld en succesvol aanbesteed. Het programma is eind 2019 afgerond, waardoor deze januari 2020 geopend kon worden door bewindspersoon Knops.

• – UBR|HIS heeft in 2019 gebouwd aan een inkoop ecosysteem. Zo is er een hoogleraarsstoel Publieke Inkoop gerealiseerd zodat het vakgebied een impuls krijgt. Daarnaast heeft HIS binnen de publieke sector als inspiratiebron en aanjager gefungeerd om aanbesteden op drie A4 pagina’s als uitgangspunt te hanteren.

• – UBR|Personeel heeft met het oog op de invoering van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (WNRA) per 1-1-2020 haar eigen juristen omgeschoold naar het Civiel Recht. Tevens zijn bijna 2.000 HR adviseurs van de departementen opgeleid in de nieuwe regelgeving. Daarnaast zijn de personeelsreglementen per departement aangepast. Verder is ter ondersteuning van functieruilen de FunctieRuil app is gelanceerd. Hierop zijn reeds meer dan 1000 functieprofielen actief. Ten slotte publiceren we samen met Rijkspartners zo’n 9.000 vacatures per jaar op Werken voor Nederland.

• – UBR|KOOP was ook in 2019 de betrouwbare dienstverlener voor Officiële Bekendmakingen en publicatie van wetgeving. Daarnaast werden er opdrachten uitgevoerd omtrent het (door)ontwikkelen van Omgevingswet, modernisering Open Overheid, linked data en open data.

• – UBR|Rijks Beveiligings en UBR|Interdepartementale Post- en Koeriersdienst zijn in 2019 gestart met de integratie van hun dienstverlening met het oog op het vormen van een organisatie voor Rijks Beveiliging en Logistiek. Een bijzonder project afgelopen jaar was het verzorgen van de beveiliging van de Global Entrepreneurship Summit (GES). Dit internationaal congres vond begin juni plaats en trok zo’n 2.000 ondernemers, investeerders, beleidsmakers, CEO’s van grote bedrijven uit heel de wereld.

Staat van baten en lasten

Toelichting

Omzet

De omzet van UBR is voor de meeste dienstonderdelen gestegen. De belangrijkste reden is de toegenomen vraag vanuit de verschillende opdrachtgevers/afnemers vanaf het moment van begrotingsindiening tot de uiteindelijke begrotingsrealisatie per jaareinde 2019. Naast de stijging van de vraag is de omzet ook gestegen vanwege kostenstijgingen en daarmee de verkooptariefstijgingen. Belangrijkste reden daarvoor is de niet in de ontwerpbegroting verwerkte CAO-stijging voor 2019. Daarnaast valt op dat de omzetgroei bij het moederdepartement hoog is. Dit wordt bijna volledig veroorzaakt door de omzetgroei die is gerealiseerd bij UBR|RBO met betrekking tot de dienstverlening aan FM-Haaglanden (FMH). FMH fungeert daarbij als tussenpersoon op facilitair terrein voor alle departementale afnemers van het Rijk.

• – De stijging bij UBR|Personeel i.o. is deels het gevolg van een stijging van maatwerkopdrachten (€ 4 mln.). De indexering van de budgetgefinancierde dienstverlening (€ 3 mln.) heeft ook tot een extra omzetstijging geleid;

• – UBR|Organisatie.i.o heeft meer omzet gerealiseerd als gevolg van overname van taken vanuit UBR|Personeel i.o.;

• – UBR|HIS heeft meer omzet gerealiseerd (€ 2 mln.) als gevolg van gestegen vraag naar dienstverlening;

• – Specifiek voor UBR|KOOP geldt dat er veel extra (incidentele) werkzaamheden zijn verricht voor onder andere de implementatie van de Omgevingswet. Ten opzichte van de ontwerpbegroting is er € 9 mln. meer omzet gerealiseerd bij UBR|KOOP.

• – Bij UBR|Rijksbeveiligingsorganisatie (RBO) is als gevolg van uitbreiding van het leveringsgebied en een aantal incidentele opdrachten de omzet gestegen (€ 12 mln.).

Vrijval voorzieningen

De gerealiseerde vrijval van € 0,9 mln. heeft betrekking op posten die eind 2018 waren opgenomen in de voorziening dubieuze debiteuren, die grotendeels wel inbaar zijn gebleken.

Personele kosten

De loonkosten eigen personeel zijn gestegen als gevolg van de nog niet in de ontwerpbegroting verwerkte CAO-afspraken. De externe inhuur 2019 is € 14,0 mln. hoger dan de ontwerpbegroting 2019. De toename is vraaggestuurd en is met name veroorzaakt bij UBR|Personeel i.o. en UBR|KOOP. De overige personele kosten zijn € 1,2 mln. lager uitgevallen dan begroot in de ontwerpbegroting. Dit wordt met name veroorzaakt door onderuitputting op het opleidingsbudget (€ 0,7 mln.) en overige personele uitgaven (€ 0,5 mln.).

Materiële kosten

De materiële kostenpost met betrekking tot de bijdrage aan SSO’s is hoger uitgevallen dan begroot, voornamelijk door hogere kosten van SSC-ICT en kosten met betrekking tot arbeidsparticipanten. Ook de realisatie van de post ICT is hoger dan verwacht. Dit betreft met name UBR|KOOP. De hogere inkoop ten behoeve van productie wordt met name gerealiseerd bij UBR|RBO.

Afschrijvingskosten

De materiële afschrijvingskosten op vervoersmiddelen zijn lager uitgevallen dan begroot. Daarnaast zijn de immateriële afschrijvingskosten gedaald doordat de kosten voor het project Ontwikkeling In Beeld lager zijn dan waren begroot.

Dotatie voorzieningen

De dotatie aan de voorziening dubieuze debiteuren is een gevolg van een aantal oninbare debiteurenvorderingen.

Saldo van baten en lasten

Het positief saldo van baten en lasten 2019 van € 7,3 mln. is ten gunste van de balanspost ‘onverdeeld resultaat’ gebracht. Het positieve saldo heeft een aantal oorzaken met een eenmalig karakter. Het saldo baten en lasten voorgaand boekjaar bedraagt € 1,8 mln. Deze post is hoger vanwege aangescherpt financieel/administratief beheer en vanwege vertraging in vastlegging van aangegane verkoopcontracten. De vrijval van de voorziening dubieuze debiteuren bedraagt € 0,9 mln.

Achterblijvende kosten (roosterplanning (RBO), opleidingen (IIR)) en meer vraag van klanten dan begroot leveren een bijdrage aan het positieve saldo. De vraag vanuit de afnemers in relatie tot de vaste budgetfinanciering bij UBR|Personeel i.o. is achtergebleven hetgeen tot een onderuitputtingsmarge heeft geleid van ruim € 2 mln. Tegelijkertijd is de declarabiliteit bij UBR|Personeel i.o. met 4% gestegen waardoor een positievere marge is ontstaan dan begroot.

Balans

Toelichting

Vorderingen

Debiteuren

De post debiteuren bestaat uit: moederdepartement inclusief de rijksbreed opererende agentschappen € 1,9 mln., overige departementen € 10,2 mln. en overige debiteuren € 3,5 mln.

Overige vorderingen en overlopende activa

De overige vorderingen bestaan voornamelijk uit € 15,7 mln. nog te factureren termijnen, overige nog te vorderen bedragen van € 0,1 mln. en € 1,4 mln. vooruitbetaalde kosten. Het aandeel van het moederdepartement inclusief de rijksbreed opererende agentschappen in deze vorderingen bedraagt € 4,5 mln., van de overige departementen € 10,8 mln. en van derden € 2,1 mln.

Eigen vermogen

Na verwerking van het resultaat 2019 resteert een positief eigen vermogen van € 7,5 mln. Het eigen vermogen van UBR bedraagt 3,1% van de gemiddelde omzet over de afgelopen 3 jaar en blijft daarbij onder de norm voor het maximum eigen vermogen van 5%.

Voorzieningen

IIn het kader van de sanering bij een aantal organisatieonderdelen van UBR hebben 20 medewerkers de VWNW-status gekregen en zijn met 19 medewerkers nadere afspraken (vaststellingsovereenkomsten) gemaakt over een aanstaande beëindiging van het dienstverband. De eind 2014 gevormde saneringsvoorziening (€ 7,3 mln.) bedraagt na de onttrekkingen in de jaren 2015 tot en met 2019 € 1,7 mln. In 2019 is € 0,4 mln. aan deze voorziening onttrokken.

Voor de afbouw van de grafische dienst is €12,1 mln. gereserveerd door verschillende departementen voor de periode 2014-2024. Na de onttrekkingen in 2014 tot en met 2018 en 2019 (€ 8,0 mln., resp. € 0,4 mln.) resteert eind 2019 een voorziening van € 3,7 mln.

Op basis van de huidige berekeningen kan worden geconcludeerd dat bovenstaande mobiliteitsvoorzieningen tot en met de einddatum van 2024 toereikend zijn.

De voorziening verliesgevende opdrachten is in 2019 verhoogd naar € 0,3 mln.

Vanwege een juridische claim als gevolg van onvolledige BTW-heffing voor dienstverlening bedrijfszorg heeft UBR eind 2018 een voorziening van € 1 mln. getroffen. In 2019 is € 0,8 mln. aan deze voorziening onttrokken. Daarnaast is er eind 2018 een voorziening getroffen als gevolg van een juridisch geschil over de kostenontwikkeling van een ICT-applicatie (€ 1,5 mln.), waarbij in 2019 nog geen onttrekking heeft plaatsgevonden. Daarmee resteert een eind 2019 een voorziening juridische geschillen van € 1,7 mln.

Kortlopende schulden

Crediteuren

Van het openstaande saldo heeft € 0,1 mln. betrekking op het moederdepartement inclusief de rijksbrede opererende agentschappen, € 0,6 mln. op de overige departementen en € 2,7 mln. op derden.

Belastingen en premies sociale lasten

De belastingen en premies sociale lasten bestaan voornamelijk uit af te dragen btw € 0,5 mln.

Overige schulden en overlopende passiva

Het aandeel van het moederdepartement in de overige schulden en overlopende passiva ad € 62,4 mln. is € 39,0 mln. en van overige departementen € 4,4 mln. en van derden € 19,0 mln.

De overige schulden en overlopende passiva bestaan uit € 28,7 mln. nog te betalen kosten, € 13,7 mln. vooruitgefactureerde bedragen, € 11,5 mln. voor personeelsgerelateerde verplichtingen, € 3,4 mln. nog te besteden gelden en € 5,1 mln. overige schulden.

Kasstroomoverzicht

Toelichting

Operationele kasstroom

De positieve operationele kasstroom is een gevolg een toename in de nog te betalen kosten en de vooruit gefactureerde bedragen.

Investeringskasstroom

De investeringen in 2019 bestaan voornamelijk uit investering in immateriële vaste activa van € 1,0 mln. bij UBR|Personeel i.o. en voor € 0,1 mln. aan hardware bij UBR|KOOP en UBR|Bv&F.

De desinvestering heeft betrekking op de verkoop van vervoersmiddelen bij UBR|IPKD en UBR|IIR.

Financieringskasstroom

De aflossingen op de leningen Ministerie van Financiën betreffen de drie aflossingsdelen van de leningen bij UBR|IPKD.

Overzicht doelmatigheidsindicatoren

Toelichting

Gezien de grote verscheidenheid aan productgroepen heeft UBR ervoor gekozen te werken met een indexcijfer. In de jaarrekening van UBR geeft de specificatie van de omzet per organisatieonderdeel het inzicht in de omzet per productgroep.

Verloop indexcijfers

UBR heeft rekening gehouden in haar kostprijzen en verkooptarieven met loon- en prijsstijgingen en compenserende factoren. De gehanteerde tarieven zijn gelijk aan de door de eigenaar goedgekeurde tarieven zoals opgenomen in het jaarplan UBR 2019. In 2019 heeft UBR de tarieven verhoogd ter dekking van de gestegen looncomponenten en een beperkte prijsstijging op materiële kosten. Het gerealiseerde indexcijfer voor de kostprijzen is minder gestegen dan het indexcijfer voor de verkooptarieven, vanwege een gerealiseerde stijging van de declarabiliteit en eenmalige meevallers in de kosten.

Omzet per fte

De begrote omzet per fte bedraagt € 143.906 ten opzichte van een gerealiseerde omzet per fte van € 168.920. De gerealiseerde omzet per fte is ruim hoger dan begroot. Omzetgroei heeft zich UBR-breed voorgedaan. Het onderliggende fte-aantal is beperkt meegegroeid. Groei in werkzaamheden is deels opgevangen door stijgende inzet van externe inhuur. Naast verhoging van de onderliggende prestaties is de stijging van omzet ook een gevolg van de gestegen verkooptarieven.

Saldo van baten en lasten

Het saldo van de baten en lasten uitgedrukt in een percentage van de omzet bedraagt 2,6%.

MTO en KTO

Het MTO vindt tweejaarlijks plaats en zal in 2020 weer plaatsvinden. De klanttevredenheid (KTO) is niet op UBR-niveau, maar per organisatieonderdeel gemeten. Daar waar de meting niet heeft plaatsgevonden is een n.b. (niet beschikbaar) gerapporteerd. In 2020 voert UBR voor elk onderdeel een KTO uit. Voor elk organisatieonderdeel waar de meting wel heeft plaatsgevonden geldt dat de score beter uitvalt dan de vastgestelde norm in de begroting.