Base description which applies to whole site
+Toon begrotingsfasen

6. Bedrijfsvoeringsparagraaf

Het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) besteedt op een gestructureerde wijze aandacht aan de bedrijfsvoering. Via de interne planning- en controlcyclus waaronder de begrotings- en jaarplancyclus en het toezichtsarrangement – bewaakt BZ of de doelstellingen op doelmatige en rechtmatige wijze worden gerealiseerd. Waar nodig wordt bijgestuurd.

Deze paragraaf gaat in op de bedrijfsvoeringvraagstukken die zich gedurende het begrotingsjaar 2020 hebben voorgedaan en waarvan de informatieverstrekking voor het inzicht en de oordeelsvorming door de Tweede Kamer van belang is. Op basis van de Rijksbegrotingsvoorschriften informeren wij u over toezeggingen aan de Algemene Rekenkamer (AR) naar aanleiding van het rapport van bevindingen bij het jaarverslag 2019, risico’s van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) en fraude, lopende ICT-projecten en het Audit Committee.

Paragraaf 1: Uitzonderingsrapportage

Rechtmatigheid

De controle van de uitgaven door de Auditdienst Rijk (ADR) over 2020 op artikel 2 op hoofdstuk V Buitenlandse Zaken is gebaseerd op een statistische steekproef. Uit de evaluatie van deze steekproef blijkt dat voor dit artikel de maximale fout de tolerantie overschrijdt.

De tolerantie bedraagt EUR 23,3 miljoen. De meest waarschijnlijke fout is EUR 9,6 miljoen en de maximale fout bedraagt EUR 25,3 miljoen. De overschrijding is met name veroorzaakt door één transactie waarbij de liquiditeitsbehoefte van de ontvangende partij de betaling niet rechtvaardigde. Bij een tweede transactie is te vroeg betaald.

Deze transactie was onderdeel van de steekproef en is volledig als fout aangemerkt.

Rapporterings- tolerantie

Verantwoord bedrag in EUR (omvangsbasis)

Rapporterings-tolerantie voor fouten en onzekerheden in EUR

Bedrag aan fouten in EUR

Bedrag aan onzekerheden

Bedrag aan fouten en onzekerheden in EUR

Waarvan bedrag aan fouten en onzekerheden gerelateerd aan noodmaatregelen in EUR

Percentage aan fouten en onzekerheden t.o.v. verantwoord bedrag

Artikel 2 Uitgaven en ontvangsten

233.297.000

23.329.700

9.574.561

0

9.574.561

0

-

Bij de verantwoordingen op hoofdstuk V Buitenlandse Zaken is tevens sprake van overschrijdingen, samenhangende met de statistische steekproef. De tolerantie bedraagt EUR 19,1 mln. De meest waarschijnlijke fouten en onzekerheden zijn EUR 11,1 mln. en de maximale fouten en onzekerheden zijn EUR 26,7 mln. De overschrijding is veroorzaakt door meerdere transacties met verschillende oorzaken, zoals afgeboekt zonder de vereiste rapportages.

Rapporterings- tolerantie

Verantwoord Bedrag in EUR (omvangsbasis)

Rapporterings-tolerantie voor fouten en onzekerheden in EUR

Bedrag aan fouten in EUR

Bedrag aan onzekerheden in EUR

Bedrag aan fouten en onzekerheden in EUR

Waarvan bedrag aan fouten en onzekerheden gerelateerd aan noodmaatregelen in EUR

Percentage aan fouten en onzekerheden t.o.v. verantwoord bedrag

Verantwoor-dingen

190.855.000

19.085.500

7.361.134

3.783.906

11.145.040

0

-

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Inkopen 

Het ministerie heeft in 2020 de inkooporganisatie en het inkoopbeheer stapsgewijs verder versterkt. Allereerst is de kwaliteit van de inkoopdata verbeterd. Daarna zijn de belangrijkste onderwerpen (key controls), de informatiebehoeften en rapportagebehoeften geïnventariseerd. In 2020 is gestart met de ontwikkeling van een informatie-dashboard voor het inkoopbeheer. Het inrichten van het dashboard is vergevorderd. In 2021 zullen de key controls verder zijn ingebed in de interne procedures.

Bedrijfsvoering en COVID-19

Veel werk dat binnen de bedrijfsvoering plaatsvindt, is ‘vitaal’. Dat wil zeggen dat dit werk altijd door moet kunnen gaan. Zo ook tijdens de COVID-19 pandemie. De continuïteit van de financiële administratie en hieraan gekoppelde processen waren in 2020 vitaal. Dit gold ook voor de legalisatie van documenten en de afgifte van diplomatieke paspoorten en visa. Logistieke uitdagingen waren er rondom de aanpassing en herberekening van de (buitenland)vergoedingen, de tijdelijke huisvesting van uitgezonden collega’s in Nederland, de mogelijkheden rondom dienstreizen en de inzet van de diplomatieke koerier. Tot slot was er aandacht voor de individuele persoonlijke omstandigheden en vragen van medewerkers.

De COVID-19 pandemie heeft ook op digitaliseringsgebied invloed gehad. De ICT-voorzieningen voor BZ-medewerkers in Nederland faciliteerden het thuiswerken. In korte tijd zijn bestaande voorzieningen voor videobellen uitgebreid en verbeterd. Ook medewerkers op de posten werken vanuit huis. In een aantal landen zijn bijvoorbeeld internetverbindingen minder goed dan in Nederland, wat het digitaal (samen)werken bemoeilijkt. Het wereldwijde IT-netwerk zal in 2021 verder worden gemoderniseerd en verbeterd. 

De COVID-19-uitbraak begin 2020 en de opdracht aan de medewerkers om sindsdien thuis te werken, hebben geleid tot minder gebruik van de kantoorruimte. Voor het huisvestingsgebruik van de posten en de panden in Den Haag zijn COVID-19-pandplannen gemaakt.

In de huidige situatie kunnen BZ-medewerkers en leveranciers niet reizen. Hierdoor zijn veel huisvestingsprojecten en verkopen van onroerend goed vertraagd. Of de achterstanden op de uitgestelde projecten nog in 2021 kunnen worden ingehaald, hangt af van het moment dat het weer mogelijk wordt te reizen.

COVID-19 leidt tot extra drukte. Het ministerie zet zich in die drukte het hoofd te bieden, maar zal gericht keuzes maken als de uitvoeringscapaciteit te beperkt is.

Beheer vastgoed

Het huisvestingsbeleid van het ministerie is gericht op het moderniseren, verduurzamen en rationaliseren van de vastgoedportefeuille. Ambassadekantoren worden functioneel en doelmatig ingericht conform Het Nieuwe Werken (HNW) en ter ondersteuning van de modernisering van de diplomatie, tenzij bijvoorbeeld de politieke situatie of de veiligheidssituatie dit niet toelaten. In 2020 is een begin gemaakt met deze nieuwe strategie. Randvoorwaarden hierbij zijn de veiligheid van de ambassadekantoren en de medewerkers. Deze veiligheidseis legt een steeds zwaarder beslag op de personele en financiële middelen van BZ. De veiligheidsrisico’s op hoog risicoposten nemen toe door veranderende geopolitieke ontwikkelingen. Specifiek voor de posten in Irak, Afghanistan en Zuid-Soedan zijn daarom substantiële investeringen nodig. De veiligheid van medewerkers is een belangrijke randvoorwaarde om het Nederlandse beleid ten aanzien van deze landen en regio’s te kunnen uitvoeren. Zoals ook in de Voorjaarsnota en in de eerste suppletoire begroting 2020 is gemeld, investeert het ministerie voor de periode 2020–2024 in de veiligheid van de huisvesting van deze posten. Zonder deze investeringen zou de diplomatieke slagkracht van Nederland in de betreffende regio's kleiner worden en zou de versterking van het postennet van de afgelopen regeerperiode (deels) ongedaan worden gemaakt. Tegelijk leiden deze investeringen op de korte termijn tot een temporisering van een aantal huisvestingsprojecten.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Archivering

In 2020 is de geplande koppeling tussen de samenwerkingsruimtes in SharePoint en het archiefsysteem in gebruik genomen. Het ministerie heeft hiermee tevens opvolging gegeven aan de laatste bevinding van de ADR rondom het archiefbeheer. In 2021 zullen de samenwerkingsruimtes gefaseerd worden gekoppeld. Parallel hieraan is een aantal instrumenten voor het archiefbeheer vernieuwd: de informatiemanagementplannen voor een groot aantal dienstonderdelen, en het Handboek Informatiemanagement. In het laatste kwartaal is gestart met de bewustwordingscampagne rond de informatiehuishouding, »Stay Linked to Information Management». Deze campagne loopt door in 2021. Voor de verwerking van de papieren archiefachterstanden in de periode 2020-2024 heeft BZ een overeenkomst gesloten met Doc-Direkt.

Informatiebeveiliging

Het ministerie hecht belang aan informatiebeveiliging (IB). Onvoldoende informatiebeveiliging brengt immers risico’s met zich mee voor BZ. Over 2019 heeft het onderwerp informatiebeveiliging geleid tot een ernstige onvolkomenheid van de AR en een gemiddelde bevinding van de Auditdienst ADR. Om daaraan opvolging te geven is het Olympia-project gestart, dat voorziet in strakkere sturing en meer capaciteit. Dit project heeft in 2020 geleid tot resultaten. Zo is de IB-visie doorvertaald in de IT-strategie en zijn er voor een groot deel van de accreditatiewaardige BZ-systemen IATO’s verkregen. Een IATO is een tijdelijke accreditatie. Bij de meer permanente accreditatie van de systemen (FATO) is vertraging opgelopen. Voor wat betreft de EU-systemen, waar BZ gebruik van maakt, zijn er twee Statements of Compliance afgegeven. Voor een derde systeem is een Statement of Compliance in de laatste fase van het goedkeuringsproces. Een Statement of Compliance voor EU-systemen betreft een verantwoording aan de EU voor gebruik en inzet van deze systemen voor de periode van 3 jaar. Een aantal mijlpalen in de aanpak van de duurzame verbetering van informatiebeveiliging valt nog in 2021 en het onderwerp zal bovendien permanent aandacht blijven vragen.

Daarnaast zijn het risicomanagement- en incidentmanagementproces geactualiseerd. Voor alle kritieke systemen heeft het ministerie Quickscans uitgevoerd en zijn voor het grootste deel daarvan ook de risicoanalyses afgerond. De borging van de vervolgacties zoals maatregelen om de mogelijke risico’s te mitigeren staan gepland voor 2021.

Medewerkers zijn getraind op digitale vaardigheid en bewustzijn rondom informatiebeveiliging. Ook heeft BZ gecommuniceerd over veilig gebruik van digitale middelen in de thuiswerksituatie.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) 

In 2020 heeft BZ zich gericht op projectfase 3, de AVG planning en control (PDCA)-cyclus en de borging van de AVG op de lange termijn. De departementsleiding heeft decharge verleend voor het AVG-project fase 3. De projectmatige fase is hiermee afgerond. Het ministerie heeft de AVG-handleiding, de PDCA-cyclus en de rol van AVG-coördinatoren verder uitgewerkt. In het kader van de PDCA-cyclus zijn bij risicovolle bedrijfsvoeringsdirecties en twee beleidsdirecties controles verricht op de juistheid en actualiteit van verwerkingen in het AVG-register. De resultaten zijn teruggekoppeld aan de verantwoordelijke directies en op hoofdlijnen besproken met de departemensleiding. Naar aanleiding van deze controles zijn acties gedefinieerd en bekrachtigd door de departementsleiding. BZ onderzoekt de toegevoegde waarde van ondersteunende ICT-middelen voor directies en posten nader in het eerste kwartaal 2021.

Deze controles in combinatie met de IB & Privacy vragenlijst vervangen de «In Control verklaringen» die in 2019 zijn afgeven. De IB & Privacy vragenlijsten zijn uitgezet bij alle directies en posten. BZ heeft daarnaast AVG workshops gegeven aan de AVG-coördinatoren, waarbij o.a. het onderwerp verwerkingsovereenkomsten is behandeld. In 2020 zijn 49 verwerkingen gepubliceerd op Rijksoverheid.nl.

Professionalisering Wob-proces

Het ministerie heeft in 2020 de herinrichting van de organisatie en het proces in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) afgerond. Decharge voor dit project is in het eerste kwartaal 2021 aan de departementsleiding gevraagd. De centralisatie van de ondersteuning rondom Wob-verzoeken biedt de mogelijkheid dienstonderdelen beter te begeleiden en de kwaliteit van afwikkeling van deze verzoeken te waarborgen. De ICT-middelen helpen in deze ondersteuning, echter verdere verbetering op dat vlak is mogelijk. De tijdige registratie van Wob-verzoeken en de termijnbewaking is in 2020 beter ingebed in de organisatie. Het ministerie heeft een aparte ruimte bestemd voor Wob-verzoeken. Er zijn trainingen gegeven in de omgang met informatie.

Risicomanagement

Voor belangrijke processen in de bedrijfsvoering, zoals Betalen en Lokaal personeel in dienst, zijn in 2020 de risico’s en beheermaatregelen in kaart gebracht. Taken, rollen en verantwoordelijkheden binnen deze processen zijn verhelderd. Dit is belangrijk voor het beheersen van deze processen en het verder verankeren van het toezicht binnen het ministerie.

Om deze taken effectiever en efficiënter uit te kunnen voeren, zet BZ in op digitale ondersteuning. Het ministerie beoogt hiermee dat op een efficiënte manier inzicht verkregen kan worden in risico’s, beheermaatregelen en de kwaliteit van de interne beheersing. Dit ondersteunt het risicogericht toezicht.

Paragraaf 2: Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Misbruik en oneigenlijk gebruik/ fraude

De minister van Buitenlandse Zaken is verantwoordelijk voor de integrale bedrijfsvoering, met uitzondering van de procesmatige beheersing van de activiteitscyclus bij projecten en programma’s in het kader van ontwikkelingssamenwerking. Dit laatste valt onder de verantwoordelijkheid van de minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, die bij medewerkers aandacht besteedt aan malversaties door derden en de maatregelen om deze te voorkomen en te signaleren.

Voor een nadere toelichting omtrent misbruik en oneigenlijk gebruik/ fraude rondom de activiteitencyclus bij projecten en programma’s in het kader van ontwikkelingssamenwerking wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van BHOS.

Grote ICT Projecten: Eidos

Het ministerie ontwikkelt met het project Eidos een nieuw en verbeterd backoffice systeem om Schengen en Caribische visumaanvragen te verwerken. Dit systeem maakt het mogelijk het visumproces volledig digitaal uit te voeren en past binnen de digitaliserings- en innovatiedoelstellingen rondom consulaire dienstverlening. Implementatie van het backoffice systeem moet leiden tot een efficiënter en effectiever visumproces.

In het backoffice systeem worden persoonsgegevens verwerkt, inclusief biometrie van de aanvragers. Voor de afdekking van risico’s op datalekken is een privacy impact analyse (PIA) opgesteld. Risico’s en gedefinieerde maatregelen neemt het ministerie mee in de ontwikkeling en implementatie van het systeem.

Naar aanleiding van het Bureau ICT (BIT) advies uit 2019 heeft het ministerie in 2020 de projectorganisatie, aanpak en planning aangepast. Hiermee heeft BZ alle randvoorwaarden gecreëerd voor een succesvolle afronding van het project Eidos. Voor nadere informatie rondom de uitvoering wordt verwezen naar het Rijksbrede ICT Dashboard.

Departementale checks and balances

Het ministerie hanteert voor iedere activiteit, waarvoor financiering wordt aangevraagd, waaronder subsidies, een standaard beleidsuitvoeringsproces.

Een financieringsaanvraag wordt volgens een standaardprocedure getoetst. Hierbij wordt vooraf vastgesteld in hoeverre deze past binnen de beleidskaders die het ministerie heeft en of er budget beschikbaar is voor financiering. Daarnaast wordt beoordeeld of een aanvrager beheersmatig de activiteiten kan verrichten. Naast deze analyses worden risico’s ingeschat ten aanzien van de omgeving waarin de activiteiten worden uitgevoerd, de aard van de activiteit, fraude en integriteit. De uitkomsten van de risicoanalyses kunnen aanleiding zijn voor het stellen van nadere eisen aan de financiering of voor het niet toekennen van financiering.

Specifiek voor subsidies geldt dat er individuele aanvragen kunnen worden ingediend maar ook dat een aanvrager kan deelnemen aan een subsidietender. Vanaf EUR 500.000 vindt een subsidietender plaats, met redenen omkleed kan hiervan worden afgeweken.

De beleidsmatige, financiële en beheersmatige toetsing en het oordeel hierbij bepalen uiteindelijk of een aanvraag voor een activiteit wordt gehonoreerd en welke vereisten aan de financiering worden gesteld.

Na toekenning van de financiering beoordeelt het ministerie middels een standaard beoordelingsprocedure periodiek de inhoudelijke en financiële voortgang van activiteiten. Na afloop evalueert het ministerie de doeltreffendheid en doelmatigheid van gefinancierde activiteiten. De beoogde en gerealiseerde resultaten van de activiteiten zijn ook input voor bredere beleidsevaluaties. Het ministerie heeft zijn eigen onafhankelijke dienst voor beleidsevaluaties en werkt met een evaluatieplanning. De departementale procedures zijn in 2020 ongewijzigd. Wel is verdergegaan met een project dat is gericht op optimalisering van het beleidsuitvoeringsproces en modernisering van het toezicht. Daarnaast zijn in verband met de COVID-19 pandemie aanvullende maatregelen getroffen. Voor een nadere toelichting rondom deze onderwerpen wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringsparagraaf in het jaarverslag van BHOS.

Activiteiten Audit Committee

Het Audit Committee adviseert de departementsleiding over onderwerpen als de kwaliteit van de bedrijfsvoering, inclusief de financiële vastlegging, de regie op het auditbeleid, het evaluatiebeleid, het risicomanagement en de uitkomsten daarvan. In 2020 heeft het Strategisch Audit Committee vier keer vergaderd. Het Operationeel Audit Committee vond in maart 2020 voor de laatste keer plaats. Conform de aanbeveling uit het evaluatierapport van het Audit Committee is het Operationeel Audit Committee opgeheven en zijn de onderwerpen geïntegreerd in de vergaderingen van de departementsleiding. Daarbij heeft de ADR agenda-lidmaatschap van die vergaderingen gekregen, zodat de dienst aan de vergaderingen kan deelnemen waarin de onderwerpen die voorheen in het Operationeel Audit Committee werden geagendeerd, worden besproken. Zo zijn die onderwerpen en het gesprek daarover met de ADR hechter in de lijn geborgd. Het Strategisch Audit Committee heeft aanbevelingen gegeven over onderwerpen zoals Strategisch Evalueren, BZ in de postcrisisfase van de COVID-19-crisis, informatiebeveiliging, huisvesting buitenland en de vraaggestuurde onderzoeken en auditprogrammering van de ADR.

Het Strategisch Audit Committee heeft drie externe leden. Voor het externe lid waarvan de zittingstermijn in 2019 afliep is in 2020 een nieuw extern lid aangetreden. Voor de opvolging van een ander extern lid waarvan de zittingstermijn eind 2020 afliep is de selectieprocedure in gang gezet.

Paragraaf 3: Belangrijkste ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

Doorontwikkeling centralisatie dienstverlening departement en posten

Per einde 2019 heeft het ministerie de dienstverlening aan de posten gecentraliseerd, door overheveling van de taken van de zeven Regionale Service Organisaties (RSO’s) naar drie gespecialiseerde serviceorganisaties in Nederland. Dit zijn de Financiële Service Organisatie (FSO), de Consulaire Service Organisatie (CSO) en Wereldwijd Werken (3W). 2020 werd het jaar van consolidatie, waarbij financiële werkprocessen zijn gestandaardiseerd en geharmoniseerd. Zo zijn enkele processen efficiënter en effectiever gemaakt vanuit het klantperspectief. Dit waren de processen rondom kleine programma’s en de invoer van nieuwe leveranciers. Daarnaast is het aanvragen van de financiële dienstverlening vereenvoudigd door de invoering van een digitaal loket: Bzelf. Voor inkoopadviezen rondom meervoudige onderhandse aanbestedingen is door het inkoopteam een toolbox samengesteld die nu beschikbaar is in vijf talen. De afdeling voor internationaal betalingsverkeer is overgeheveld naar de FSO. In het najaar van 2020 is de aanbesteding van het internationaal betalingsverkeer afgerond.

Herinrichting bedrijfsvoering

In 2020 heeft het ministerie de uitvoering van de bedrijfsvoering gebundeld binnen één Hoofddirectie, met hieronder dienstonderdelen gericht op de diverse aspecten van de bedrijfsvoering. Deze nieuwe Hoofddirectie is verantwoordelijk voor de integraliteit van de operationele dienstverlening en is een eenduidig aanspreekpunt voor de posten. In 2020 heeft BZ zich gericht op de herinrichting van de bedrijfsvoering, het helder beschrijven van taken, rollen, verantwoordelijkheden en processen. Dit terwijl de dienstverlening aan de posten op het gebied van bedrijfsvoering onverminderd doorging. Vooruitlopend op de formele oprichting van de Hoofddirectie per 1 april 2021 zijn al een aantal aanpassingen in de bedrijfsvoering van BZ gerealiseerd. Zo zijn de centrale unit ter ondersteuning van de Operationeel Managers op de posten en de servicedesk voor personeel ingericht en is de HR-administratie herbelegd. Ook zijn de huisvestingstaken van oude Directie Bedrijfsvoering en die van de uitvoeringsorganisatie 3W gebundeld in een nieuwe Directie Huisvesting en Facilitair onder de Hoofddirectie. De ICT-taken van de oude directie zijn overgegaan naar een nieuwe directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie. Deze geeft uitdrukking aan de beweging van digitalisering van bedrijfsvoering naar integraal onderdeel van het primaire proces. Tot slot is de onder de oude directie bedrijfsvoering vallende afdeling Veiligheid, Crisiscoordinatie en Integriteit, waar ook toezichttaken onder vallen, verzelfstandigd in de vorm van een onder de PSG vallende directie. Om zo de onafhankelijkheid van het derdelijns toezicht, Beveiligingsambtenaar, Functionaris Gegevensbescherming en integriteitsonderzoeken verder te borgen.

Consulaire dienstverlening 

De COVID-19 pandemie heeft grote impact gehad op de dienstverlening van de Consulaire Service Organisatie (CSO). Vanaf half maart 2020 is deze met uitzondering van humanitaire gevallen stil komen te liggen. In het vierde kwartaal van 2020 was de dienstverlening voor Nederlandse reisdocumenten hersteld tot zo’n 83% ten opzichte van 2019. De visumverlening bleef ook in het vierde kwartaal beperkt tot uitzonderingscategorieën en bedroeg ten opzichte van 2019 zo’n 16,5%. Het wegvallen van deze dienstverlening heeft een grote mate van flexibiliteit gevraagd van de CSO en de medewerkers. Het gevolg is dat vooral visummedewerkers tijdelijk elders worden ingezet. Het ministerie verwacht dat de dienstverlening rondom reisdocumenten volledig herstelt in 2021. Voor de visumverlening verwacht BZ een voorzichtig meerjarig herstel vanaf medio 2021.

De geplande transitie van de consulaire dienstverlening vanuit Praag naar Den Haag is volgens plan in het vierde kwartaal van 2020 gerealiseerd. Einde 2020 is besloten de centralisatie van visa backoffices naar het CSO, vanaf 2021, voort te zetten.

In het eerste kwartaal 2020 werden in toenemende mate wereldwijd preventieve maatregelen genomen in het kader van de COVID-19 pandemie. Hierdoor kwam een ongekend aantal Nederlandse reizigers wereldwijd in de problemen. Deze uitzonderlijke situatie vroeg om maatregelen. Het ministerie heeft hiervoor een projectorganisatie opgezet en het publiek-private convenant Bijzondere Bijstand Buitenland (BBB) afgesloten. Dit convenant kwam tot stand in samenwerking met private partijen, waaronder de reisbranche, de gezamenlijke Nederlandse alarmcentrales, verschillende luchtvaartmaatschappijen, het Verbond van Verzekeraars, de Stichting Garantiefonds Reisgelden en het Calamiteitenfonds Reizen. Op basis van dit convenant is hulp aan Nederlandse reizigers geboden die niet zelfstandig naar Nederland konden terugkeren. In geval repatriëring niet mogelijk was, zijn reizigers in urgente gevallen tijdelijk ondersteund om een veilig langer verblijf mogelijk te maken. In totaal hebben het ministerie en haar convenantpartners 55 BBB vluchten uitgevoerd met 12.000 passagiers en meer dan 50.0000 Nederlanders geholpen met repatriëring.

Personeelsbeleid

Voor het ministerie was de impact van de COVID-19 pandemie groot, en dit had invloed op het personeelsbeleid. Sinds maart 2020 hebben het wervings- en selectieproces maar ook trainingen en opleidingen van medewerkers geheel online plaatsgevonden.

Het tweejaarlijks departementsbrede medewerkers-tevredenheidsonderzoek dat was voorzien in 2020 is uitgesteld. Wel heeft BZ meerdere onderzoeken gedaan onder de medewerkers gericht op welzijn en werkvoorzieningen voor de (thuis)werksituatie. Managers vroegen vaker advies over personeelsmanagement en organisatieontwikkeling in deze nieuwe context. Dit heeft geleid tot het ontwikkelen van een gespreksleidraad voor leidinggeven op afstand. BZ gaf prioriteit aan crisisberaden en advisering over bijzondere individuele situaties op ambassades gerelateerd aan de COVID-19 pandemie. Veel uitgezonden werknemers en/of hun gezinsleden moesten tijdelijk hun standplaats verlaten. Dit vroeg om maatwerk of aanvullend beleid om de gevolgen van de pandemie voor deze uitgezonden en lokale medewerkers adequaat op te vangen. Richtlijnen voor stages zijn aangepast, en vond er intensief interdepartementale afstemming plaats, o.a. op het terrein van vitaliteit en gezondheid.

De implementatie van de Wet normalisering rechtpositie ambtenaren is in 2020 voor alle medewerkers soepel verlopen.

Drie met de bestuursraad afgesproken prioriteiten voor HR in 2020 – vacaturevervulling, verbeteren van integrale dienstverlening en uitwisseling met andere departementen - bepaalden de focus van het personeelsbeleid. De ADR deed op verzoek van BZ onderzoek naar vacaturevervulling. Op basis van de geschetste handelingsperspectieven in dat rapport werkt het ministerie aan verbetervoorstellen voor de volgende ronde van vacatures van medio 2021. De evaluatie van de huidige dienstverlening op HR gebied gaf inzicht in een aantal knelpunten en de departementsleiding heeft concrete verbeteracties besproken.

Integriteit, veilige werkomgeving, diversiteit en inclusie( D&I)

Het ministerie gaf ook in 2020 aandacht aan de onderwerpen veilige werkomgeving, integriteit en diversiteit & inclusie. De COVID-19 pandemie bracht uitdagingen met zich mee. Zowel in Den Haag als op de posten moest BZ nieuwe manieren vinden om medewerkers bij de organisatie en het team betrokken te houden. Integriteitsonderzoeken vonden vrijwel uitsluitend online plaats.

In de geactualiseerde Gedragscode Integriteit Rijk is een paragraaf ‘Buitenland’ toegevoegd met daarin onder meer aandacht voor de onderwerpen vrijheid van meningsuiting, privérelaties en de meereizende partner. BZ heeft het stelsel van vertrouwenspersonen op basis van een interdepartementaal ontwikkelde leidraad verder geprofessionaliseerd met standaardisering en monitoring van benoemingen van vertrouwenspersonen. Het ministerie heeft de opvolging en communicatie van meldingen en onderzoeken verder verbeterd. Er zijn trainingen en hulpmiddelen aangeboden over het oppakken van signalen en het voeren van het goede gesprek. BZ werkte in 2020 mee aan een onderzoek naar de overwegingen van medewerkers om wel of niet melding te doen van mogelijke integriteitsschendingen. Dit externe onderzoek loopt door in 2021.

De Task Force D&I heeft een nieuw actieplan gemaakt met als doel om D&I verder te verankeren in de lijn in 2021. Om de invloed van onbewuste vooroordelen te verminderen zijn trainingen gegeven in D&I-sensitieve arbeidscommunicatie, genderneutrale & inclusieve wervingsteksten, pilot game-based assesments en een bias training voor leidinggevenden. Een meet & match voor kandidaten met een arbeidsbijzonderheid is georganiseerd. Bij de Academie voor Internationale Betrekkingen is het Inclusieleerhuis verder doorontwikkeld. Er wordt een module D&I en een module moreel kompas (integriteit en veilige werkomgeving) binnen het nieuwe leiderschapstraject aangeboden.

Huisvesting Den Haag 

Gedurende 2020 heeft het ministerie verder ingezet op het verbeteren van de werkomgeving in de Rijnstraat, het oplossen van de bouwtechnische knelpunten en het optimaliseren van de dienstverlening. Het Rijksvastgoedbedrijf en het consortium dat het pand beheren, hebben de nodige acties ondernomen. Zo zijn bijvoorbeeld uit veiligheidsredenen de glazen gevelplaten aan de stationszijde van beschermingsfolie voorzien en zijn de mogelijkheden in kaart gebracht om de vloerenproblematiek in de Rijnstraat te verhelpen. Eind 2019 heeft BZK de werkpleknorm voor IenW en BZ op de Rijnstraat gelijkgesteld met de andere departementen in Den Haag. Dat betekent dat er op de Rijnstraat meer ruimte moet worden gecreëerd om het aantal werkplekken voor IenW en BZ uit te breiden. In verband met de COVID-19-crisis is dit vraagstuk en de realisatie van de extra werkplekken bij BZK, als eigenaar van het Rijkshuisvestingsstelsel, stil komen te liggen. BZ blijft in gesprek met BZK over haar huisvesting in de Rijnstraat en Terminal Zuid. Het ministerie wil graag in één gebouw gehuisvest zijn, in een werkomgeving die past bij haar werkprocessen en met voldoende werkplekken. Belangrijk punt van discussie met BZK is ook de veiligheid van de huidige huisvesting. De uitkomsten van de EU- en NATO-inspecties geven aan dat deze huisvestingssituatie niet voldoet aan de eisen die deze organisaties stellen.

Licence