Inleiding

FMHaaglanden (FMH) is de professionele facilitair dienstverlener voor rijksorganisaties in de Haagse regio. FMH levert werkplekken met faciliteiten die het mogelijk maken dat rijksambtenaren comfortabel kunnen werken, met aandacht voor service in nabijheid, klanttevredenheid en eenvoud in bekostiging en aansturing. Alle dienstverlening wordt gecontracteerd en geregisseerd en in samenhang op en rond de werkomgeving aangeboden.

In 2020 levert FMH dienstverlening voor de kerndepartementen (uitgezonderd de Ministeries van Algemene Zaken en Defensie) en diverse Rijksorganisaties in de regio Den Haag. Voor het Ministerie van Financiën levert FMH alleen personenvervoer. Daarnaast voert FMH DBFMO (Design, Build, Finance, Maintain, Operate)-contractmanagement uit voor de panden Bezuidenhoutseweg 30 en Rijnstraat 8.

Producten en diensten

FMH verzorgt producten en diensten zoals: vergaderservices en catering, inrichting van werkplekken, kunst, verhuizingen, post en reprografie, kantoorartikelen, schoonmaak, vervoer, gebouwbeheer en onderhoud, verbouwingen, telefonie, veiligheid, receptiediensten en advisering.

Levert FMH een product niet rechtstreeks zelf aan de klant, dan zorgt het voor de benodigde contractuele afspraken met markt- of rijkstoeleveranciers.

Speerpunten 2020

Veranderingen verzorgingsgebied

Per 1 oktober 2020 is de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) in het pand CentreCourt aan de Prinses Beatrixlaan 2 aangesloten op de facilitaire dienstverlening van FMH. Met een oppervlakte van bijna 37.000 m2 is de aansluiting van CentreCourt een forse uitbreiding van het verzorgingsgebied.

In 2020 is FMH actief betrokken geweest bij het masterplanproject «realisatie pop-up kantoor Terminal Noord Den Haag». FMH is verantwoordelijk voor de inrichting en het beheer van het gebouw met betrekking tot de facilitaire voorzieningen. In Terminal Noord is 67% van het meubilair hergebruikt.

Vormgeven en intensiveren samenwerking en partnerschap

Binnen het Directoraat-generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk (DGVBR) is verder gewerkt om de klantnabijheid op operationeel, tactisch en strategisch niveau beter en in verbinding te organiseren.

Daarnaast is intensief samengewerkt in de diverse crisisteams Covid-19. Met als resultaat Rijks -en VBR-brede afspraken, protocollen en maatregelen. Samen met het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) en Shared Service Center ICT (SSC-ICT) zijn deze maatregelen geïmplementeerd.

Ook met de overige concerndienstverleners Belastingdienst, Dienst Justitiële Inrichtingen en Rijkswaterstaat heeft intensief afstemming plaatsgevonden over de facilitaire aanpak tijdens de coronacrisis en wordt de impact van hybride werken op de dienstverlening van de toekomst verder onderzocht.

Toelichting

Baten

Omzet

De toename van de omzet moederdepartement is een verschuiving van overige departementen naar het moederdepartement. De departementen Buitenlandse Zaken (BZ) en Infrastructuur en Waterstaat (IenW) zijn per 1 januari 2020 voor de generieke dienstverlening overgegaan naar de centrale bekostiging. Dit betekent dat de budgetten voor de facilitaire dienstverlening (het generieke pakket) zijn overgeheveld naar het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).

De omzet derden betreft de facilitaire dienstverlening die geleverd wordt aan de Kansspelautoriteit, het Centraal Orgaan opvang asielzoekers, Autoriteit Persoonsgegevens en Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid.

De baten kunnen als volgt worden gespecificeerd:

Generiek

De Productgroep Generiek is een afgesproken pakket producten en diensten dat wordt afgenomen waarvoor een vaste prijs per vaste verrekeneenheid wordt betaald. De prijs (p) en hoeveelheid (q) staan gedurende het jaar vast. Bij substantiële wijzigingen in de dienstverlening zijn aanpassingen gedurende het jaar mogelijk.

De standaard dienstverlening in de DBFMO-panden die wordt geleverd door de consortia is ook verantwoord onder generieke dienstverlening.

De lagere omzet van de generieke dienstverlening is het gevolg van een latere aansluiting van Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) op de dienstverlening van FMH. De aansluiting is per 1 oktober 2020 gerealiseerd in plaats van 1 januari 2020.

Specifiek

De productgroep Specifiek heeft betrekking op producten en diensten waarvoor de opdrachtgever afhankelijk van de afgenomen hoeveelheid, een prijs per product/dienst betaalt (o.a. catering) en/of producten en diensten waarover tussen opdrachtgever en opdrachtnemer aparte afspraken worden gemaakt (o.a. uitvoering van maatwerkprojecten).

De lagere omzet van de specifieke dienstverlening is het gevolg van de coronamaatregelen. Doordat het merendeel van de Rijksdienst thuiswerkt is er sprake van een forse afname bij de producten/diensten catering en overig vervoer. Daarnaast kon het uitvoeren van maatwerkprojecten op de diverse panden beperkt doorgang vinden.

Overige opbrengsten

De overige opbrengsten hebben betrekking op de verkoop van roerende zaken.

Lasten

Apparaatskosten

Personele kosten

De lagere personele kosten zijn het gevolg van een lagere gemiddelde bezetting over 2020. Daarnaast is sprake van een lagere realisatie bij onder andere de reiskosten, de opleidingskosten en dienstkleding. Dit is mede het gevolg van de coronamaatregelen.

Materiële kosten

De lagere materiële kosten zijn het gevolg van minder afname van specifieke dienstverlening waaronder catering, overig vervoer en maatwerkprojecten.

De toename van de post bijdrage aan shared service organisaties (SSO’s) is het gevolg van de uitbreiding van de dienstverlening van de Rijksschoonmaakorganisatie (RSO) binnen het verzorgingsgebied van FMH.

Rentelasten

De lagere rentelasten zijn het gevolg van de aflossing van de oudere leningen waar het rentepercentage relatief hoog is en de nieuwe leningen waar het rentepercentage bijna nihil is.

Afschrijvingskosten

De lagere afschrijvingskosten ten opzichte van de begroting zijn het gevolg van het later investeren in audiovisuele middelen dan vooraf was begroot. Hierdoor is er sprake van een kortere afschrijvingsperiode in 2020.

Saldo van baten en lasten

FMH heeft in 2020 minder dienstverlening geleverd als gevolg van de coronamaatregelen. De afname in de dienstverlening is dan ook de oorzaak van de afname in zowel de omzet als de kosten. De kosten laten echter een grotere daling zien door lagere materiële kosten. Dit heeft geresulteerd in een positief resultaat van bijna € 0,2 mln.

Toelichting

Vaste activa

Materiële vaste activa

De afschrijvingen zijn iets hoger dan de investeringen waardoor de stand eind 2020 iets lager is dan eind 2019. 

Vlottende activa

Debiteuren

De post debiteuren bestaat uit: moederdepartement (€ 0,5 mln.), overige departementen (€ 2,2 mln.).

De daling wordt voornamelijk veroorzaakt door een snellere betaling van de departementen.

Overige vorderingen en overlopende activa

De post overige vorderingen en overlopende activa bestaat uit vooruit ontvangen en vooruitbetaalde facturen (€ 0,6 mln.), nog te factureren bedragen (€ 5,0 mln.) en onderhanden werk (€ 2,4 mln.).

Het aandeel van het moederdepartement in de overige vorderingen en overlopende activa is € 5,0 mln., van overige departementen € 2,7 mln. en van derden € 0,3 mln.

Eigen vermogen

De Regeling Agentschappen stelt dat het eigen vermogen van een baten-lastenagentschap gebonden is aan een maximum van 5% van de gemiddelde jaaromzet over de afgelopen 3 jaar.

FMH mag hierdoor een maximum eigen vermogen hebben van iets meer dan € 6,5 mln. Het eigen vermogen ultimo 2020 komt uit op circa € 6,6 mln. en is € 77.000. hoger dan de maximumomvang. Het surplus op het eigen vermogen zal bij de eerste suppletoire begroting 2021 worden afgeroomd door de eigenaar.

Het surplus over 2019, circa € 0,2 mln., heeft FMH in 2020 afgedragen aan de eigenaar.

Kortlopende schulden

Crediteuren

Het aandeel in de crediteuren van het moederdepartement is € 0,1 mln., van overige departementen € 0,3 mln. en van derden € 0,9 mln.

Overige schulden en overlopende passiva

Het aandeel van het moederdepartement in de overige verplichtingen en overlopende passiva is € 18,7 mln., van overige departementen € 2,9 mln. en derden € 2,5 mln.

De stijging wordt met name veroorzaakt door nog te ontvangen facturen voor de generieke dienstverlening.

Toelichting

Operationele kasstroom

De lagere ontvangsten zijn het gevolg van het leveren van minder dienstverlening in 2020 als gevolg van de coronamaatregelen.

Investeringskasstroom

De investeringen hebben betrekking op het vervangen van audiovisuele middelen op met name de locaties Turfmarkt 147 en Rijnstraat 50. Daarnaast zijn er investeringen gedaan voor de inrichting van de locatie Terminal Noord.

Financieringsstroom

De eenmalige uitkering aan het moederdepartement betreft de afroming van het eigen vermogen vanwege het overschrijden van het toegestane maximum van het eigen vermogen in 2019.

Het beroep op de leenfaciliteit is lager omdat voor de investeringen in audiovisuele middelen geen beroep op de leenfaciliteit is gedaan vanwege de overdracht naar SSC-ICT per 1 januari 2021.

Toelichting

Tarieven generieke dienstverlening

De eigenaar heeft met FMH een jaarlijkse efficiencytaakstelling op het apparaat afgesproken van 1,5%. FMH heeft deze taakstelling verwerkt in de tarieven.

FMH heeft in 2020 een regiotarief facilitair geïntroduceerd voor de generieke dienstverlening voor kantoorpanden in het verzorgingsgebied. Het regiotarief is een tarief gebaseerd op m2 bruto vloeroppervlak (bvo). Voor 2020 is deze vastgesteld op € 203 per m2. De realisatie over 2020 bedraagt € 196 per m2 maar geeft geen representatief beeld voor de toekomst omdat de coronamaatregelen een grote invloed hebben gehad op de dienstverlening van FMH.

Omzet per productgroep

De lagere omzet van de generieke dienstverlening is het gevolg van een latere aansluiting van Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) op de dienstverlening van FMH.

De lagere omzet van de specifieke dienstverlening is het gevolg van de coronamaatregelen. Doordat het merendeel van de Rijksdienst thuiswerkt is er sprake van een forse afname bij de producten/diensten catering en overig vervoer. Daarnaast kon het uitvoeren van maatwerkprojecten op de diverse panden beperkt doorgang vinden.

Tevredenheid maatwerk

Na de afronding van een project wordt een evaluatieformulier naar de klant gestuurd. De klant waardeert de uitvoering van maatwerkprojecten gemiddeld met een 8,0. Dit ligt ruim boven de streefwaarde van 7,0.

Fte totaal (excl. externe inhuur)

De lagere bezetting is mede het gevolg van de coronamaatregelen waardoor het invullen van vacatures is uitgesteld.

Doorlichting

Uit de doorlichting blijkt dat FMH in grote lijnen naar tevredenheid presteert en de rol als facilitaire dienstverlener goed oppakt. Er zijn wel een aantal zaken naar voren gekomen die blijvend om aandacht vragen. Enkele aandachtspunten overstijgen de onderzoeksonderwerpen, zijn niet nieuw en kunnen ook bij andere SSO’s spelen. Een terugkerende vraag is of deze aandachtspunten niet inherent zijn aan het SSO-stelsel, wat is geformuleerd in SGO5. Ten aanzien van de governance kan geconcludeerd worden dat deze voldoet aan de kaders en randvoorwaarden uit de Regeling agentschappen en de spelregels van SGO5. Er is geconstateerd dat op het gebied van rolvastheid van deelnemers van het Bestuurlijk Overleg nog verbetering mogelijk is. Verder is uit het onderzoek gebleken dat het geformuleerde aanbod aansluit bij de algemene belangen en behoeften van de relevante stakeholders. De verantwoording over geleverde prestaties heeft een degelijk niveau. Echter blijft het daadwerkelijk meten van doelmatigheid lastig, waardoor sturing hierop nog verbeterd kan worden. Tot slot is geconcludeerd dat bij het maken van beleidskeuzes soms onvoldoende rekening wordt gehouden met welke consequenties dit heeft voor FMH. De wisselwerking tussen beleid en uitvoering lijkt te knellen door onduidelijkheid over verantwoordelijkheid en financiering.