Base description which applies to whole site
+Toon begrotingsfasen

13. Jaarverantwoording agentschap FMHaaglanden (FMH) per 31 december 2020

Inleiding

FMHaaglanden (FMH) is de professionele facilitair dienstverlener voor rijksorganisaties in de Haagse regio. FMH levert werkplekken met faciliteiten die het mogelijk maken dat rijksambtenaren comfortabel kunnen werken, met aandacht voor service in nabijheid, klanttevredenheid en eenvoud in bekostiging en aansturing. Alle dienstverlening wordt gecontracteerd en geregisseerd en in samenhang op en rond de werkomgeving aangeboden.

In 2020 levert FMH dienstverlening voor de kerndepartementen (uitgezonderd de Ministeries van Algemene Zaken en Defensie) en diverse Rijksorganisaties in de regio Den Haag. Voor het Ministerie van Financiën levert FMH alleen personenvervoer. Daarnaast voert FMH DBFMO (Design, Build, Finance, Maintain, Operate)-contractmanagement uit voor de panden Bezuidenhoutseweg 30 en Rijnstraat 8.

Producten en diensten

FMH verzorgt producten en diensten zoals: vergaderservices en catering, inrichting van werkplekken, kunst, verhuizingen, post en reprografie, kantoorartikelen, schoonmaak, vervoer, gebouwbeheer en onderhoud, verbouwingen, telefonie, veiligheid, receptiediensten en advisering.

Levert FMH een product niet rechtstreeks zelf aan de klant, dan zorgt het voor de benodigde contractuele afspraken met markt- of rijkstoeleveranciers.

Speerpunten 2020

Veranderingen verzorgingsgebied

Per 1 oktober 2020 is de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) in het pand CentreCourt aan de Prinses Beatrixlaan 2 aangesloten op de facilitaire dienstverlening van FMH. Met een oppervlakte van bijna 37.000 m2 is de aansluiting van CentreCourt een forse uitbreiding van het verzorgingsgebied.

In 2020 is FMH actief betrokken geweest bij het masterplanproject «realisatie pop-up kantoor Terminal Noord Den Haag». FMH is verantwoordelijk voor de inrichting en het beheer van het gebouw met betrekking tot de facilitaire voorzieningen. In Terminal Noord is 67% van het meubilair hergebruikt.

Vormgeven en intensiveren samenwerking en partnerschap

Binnen het Directoraat-generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk (DGVBR) is verder gewerkt om de klantnabijheid op operationeel, tactisch en strategisch niveau beter en in verbinding te organiseren.

Daarnaast is intensief samengewerkt in de diverse crisisteams Covid-19. Met als resultaat Rijks -en VBR-brede afspraken, protocollen en maatregelen. Samen met het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) en Shared Service Center ICT (SSC-ICT) zijn deze maatregelen geïmplementeerd.

Ook met de overige concerndienstverleners Belastingdienst, Dienst Justitiële Inrichtingen en Rijkswaterstaat heeft intensief afstemming plaatsgevonden over de facilitaire aanpak tijdens de coronacrisis en wordt de impact van hybride werken op de dienstverlening van de toekomst verder onderzocht.

Tabel 54 Staat van baten en lasten van het baten-lastenagentschap FMH 2020 (bijdragen x € 1.000)

Omschrijving

(1) Vastgestelde begroting

(2) Realisatie

(3)=(2)-(1) Verschil realisatie en vastgestelde begroting

(4) Realisatie 2019

Baten

    

- Omzet

137.321

128.810

‒ 8.511

135.286

waarvan omzet moederdepartement

96.318

113.498

17.180

86.815

waarvan omzet overige departementen

38.097

12.537

‒ 25.560

44.920

waarvan omzet derden

2.906

2.775

‒ 131

3.551

Rentebaten

0

0

0

0

Vrijval voorzieningen

0

0

0

0

Bijzondere baten

0

0

0

0

     

Totaal baten

137.321

128.810

‒ 8.511

135.286

     

Lasten

    

Apparaatskosten

130.471

122.122

‒ 8.349

128.643

- Personele kosten

44.947

42.814

‒ 2.133

40.469

waarvan eigen personeel

39.651

39.302

‒ 349

35.592

waarvan inhuur externen

5.296

3.512

‒ 1.784

4.877

waarvan overige personele kosten

0

0

0

0

- Materiële kosten

85.524

79.308

‒ 6.216

88.174

waarvan apparaat ICT

61

68

7

45

waarvan bijdrage aan SSO's

52.052

54.907

2.855

60.831

waarvan overige materiële kosten

33.411

24.333

‒ 9.078

27.298

Rentelasten

258

190

‒ 68

242

Afschrijvingskosten

6.592

6.297

‒ 295

5.840

- Materieel

6.592

6.297

‒ 295

5.840

waarvan apparaat ICT

0

0

0

0

waarvan overige materiële afschrijvingskosten

6.592

6.297

‒ 295

5.840

- Immaterieel

0

0

0

0

Overige lasten

0

0

0

0

waarvan dotaties voorzieningen

0

0

0

0

waarvan bijzondere lasten

0

0

0

0

     

Totaal lasten

137.321

128.609

‒ 8.712

134.725

     

Saldo van baten en lasten gewone bedrijfsuitoefening

0

201

201

561

Agentschapsdeel Vpb-lasten

0

0

0

0

     

Saldo van baten en lasten

0

201

201

561

Toelichting

Baten

Omzet

De toename van de omzet moederdepartement is een verschuiving van overige departementen naar het moederdepartement. De departementen Buitenlandse Zaken (BZ) en Infrastructuur en Waterstaat (IenW) zijn per 1 januari 2020 voor de generieke dienstverlening overgegaan naar de centrale bekostiging. Dit betekent dat de budgetten voor de facilitaire dienstverlening (het generieke pakket) zijn overgeheveld naar het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK).

De omzet derden betreft de facilitaire dienstverlening die geleverd wordt aan de Kansspelautoriteit, het Centraal Orgaan opvang asielzoekers, Autoriteit Persoonsgegevens en Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid.

De baten kunnen als volgt worden gespecificeerd:

Tabel 55 Omzetverdeling FMH 2020 (bedragen x € 1.000)

Omschrijving

(1) Vastgestelde begroting

(2) Realisatie

(3)=(2)-(1) Verschil realisatie en vastgestelde begroting

Generiek

119.602

117.118

‒ 2.484

Specifiek

17.719

11.631

‒ 6.088

Overige opbrengsten

0

61

61

    

Totaal omzet

137.321

128.810

‒ 8.511

Generiek

De Productgroep Generiek is een afgesproken pakket producten en diensten dat wordt afgenomen waarvoor een vaste prijs per vaste verrekeneenheid wordt betaald. De prijs (p) en hoeveelheid (q) staan gedurende het jaar vast. Bij substantiële wijzigingen in de dienstverlening zijn aanpassingen gedurende het jaar mogelijk.

De standaard dienstverlening in de DBFMO-panden die wordt geleverd door de consortia is ook verantwoord onder generieke dienstverlening.

De lagere omzet van de generieke dienstverlening is het gevolg van een latere aansluiting van Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) op de dienstverlening van FMH. De aansluiting is per 1 oktober 2020 gerealiseerd in plaats van 1 januari 2020.

Specifiek

De productgroep Specifiek heeft betrekking op producten en diensten waarvoor de opdrachtgever afhankelijk van de afgenomen hoeveelheid, een prijs per product/dienst betaalt (o.a. catering) en/of producten en diensten waarover tussen opdrachtgever en opdrachtnemer aparte afspraken worden gemaakt (o.a. uitvoering van maatwerkprojecten).

De lagere omzet van de specifieke dienstverlening is het gevolg van de coronamaatregelen. Doordat het merendeel van de Rijksdienst thuiswerkt is er sprake van een forse afname bij de producten/diensten catering en overig vervoer. Daarnaast kon het uitvoeren van maatwerkprojecten op de diverse panden beperkt doorgang vinden.

Overige opbrengsten

De overige opbrengsten hebben betrekking op de verkoop van roerende zaken.

Lasten

Apparaatskosten

Personele kosten

De lagere personele kosten zijn het gevolg van een lagere gemiddelde bezetting over 2020. Daarnaast is sprake van een lagere realisatie bij onder andere de reiskosten, de opleidingskosten en dienstkleding. Dit is mede het gevolg van de coronamaatregelen.

Materiële kosten

De lagere materiële kosten zijn het gevolg van minder afname van specifieke dienstverlening waaronder catering, overig vervoer en maatwerkprojecten.

De toename van de post bijdrage aan shared service organisaties (SSO’s) is het gevolg van de uitbreiding van de dienstverlening van de Rijksschoonmaakorganisatie (RSO) binnen het verzorgingsgebied van FMH.

Rentelasten

De lagere rentelasten zijn het gevolg van de aflossing van de oudere leningen waar het rentepercentage relatief hoog is en de nieuwe leningen waar het rentepercentage bijna nihil is.

Afschrijvingskosten

De lagere afschrijvingskosten ten opzichte van de begroting zijn het gevolg van het later investeren in audiovisuele middelen dan vooraf was begroot. Hierdoor is er sprake van een kortere afschrijvingsperiode in 2020.

Saldo van baten en lasten

FMH heeft in 2020 minder dienstverlening geleverd als gevolg van de coronamaatregelen. De afname in de dienstverlening is dan ook de oorzaak van de afname in zowel de omzet als de kosten. De kosten laten echter een grotere daling zien door lagere materiële kosten. Dit heeft geresulteerd in een positief resultaat van bijna € 0,2 mln.

Tabel 56 Balans per 31 december 2020 (bedragen x € 1.000)
 

Balans 2020

Balans 2019

Activa

  

Vaste activa

23.990

24.086

Materiële vaste activa

23.990

24.086

waarvan grond en gebouwen

0

0

waarvan installaties en inventarissen

23.545

23.008

waarvan projecten in uitvoering

0

682

waarvan overige materiële vaste activa

445

396

Immateriële vaste activa

0

0

Vlottende activa

31.655

32.052

Voorraden en onderhanden projecten

0

0

Debiteuren

2.699

3.549

Overige vorderingen en overlopende activa

7.997

5.921

Liquide middelen

20.959

22.582

   

Totaal activa

55.645

56.138

   

Passiva

  

Eigen Vermogen

6.612

6.636

Exploitatiereserve

6.411

6.075

Onverdeeld resultaat

201

561

Voorzieningen

0

0

Langlopende schulden

18.446

19.848

Leningen bij het Ministerie van Financiën

18.446

19.848

Kortlopende schulden

30.587

29.654

Crediteuren

1.295

3.725

Belastingen en premies sociale lasten

0

0

Kortlopend deel leningen bij het Ministerie van Financiën

5.176

5.279

Overige schulden en overlopende passiva

24.116

20.650

   

Totaal passiva

55.645

56.138

Toelichting

Vaste activa

Materiële vaste activa

De afschrijvingen zijn iets hoger dan de investeringen waardoor de stand eind 2020 iets lager is dan eind 2019. 

Vlottende activa

Debiteuren

De post debiteuren bestaat uit: moederdepartement (€ 0,5 mln.), overige departementen (€ 2,2 mln.).

De daling wordt voornamelijk veroorzaakt door een snellere betaling van de departementen.

Overige vorderingen en overlopende activa

De post overige vorderingen en overlopende activa bestaat uit vooruit ontvangen en vooruitbetaalde facturen (€ 0,6 mln.), nog te factureren bedragen (€ 5,0 mln.) en onderhanden werk (€ 2,4 mln.).

Het aandeel van het moederdepartement in de overige vorderingen en overlopende activa is € 5,0 mln., van overige departementen € 2,7 mln. en van derden € 0,3 mln.

Eigen vermogen

De Regeling Agentschappen stelt dat het eigen vermogen van een baten-lastenagentschap gebonden is aan een maximum van 5% van de gemiddelde jaaromzet over de afgelopen 3 jaar.

FMH mag hierdoor een maximum eigen vermogen hebben van iets meer dan € 6,5 mln. Het eigen vermogen ultimo 2020 komt uit op circa € 6,6 mln. en is € 77.000. hoger dan de maximumomvang. Het surplus op het eigen vermogen zal bij de eerste suppletoire begroting 2021 worden afgeroomd door de eigenaar.

Het surplus over 2019, circa € 0,2 mln., heeft FMH in 2020 afgedragen aan de eigenaar.

Kortlopende schulden

Crediteuren

Het aandeel in de crediteuren van het moederdepartement is € 0,1 mln., van overige departementen € 0,3 mln. en van derden € 0,9 mln.

Overige schulden en overlopende passiva

Het aandeel van het moederdepartement in de overige verplichtingen en overlopende passiva is € 18,7 mln., van overige departementen € 2,9 mln. en derden € 2,5 mln.

De stijging wordt met name veroorzaakt door nog te ontvangen facturen voor de generieke dienstverlening.

Tabel 57 Kasstroomoverzicht over 2020 (bedragen x € 1.000)
  

(1) Vastgestelde begroting

(2) Realisatie

(3)=(2)-(1) Verschil realisatie en vastgestelde begroting

1.

Rekening-courant RHB 1 januari + stand depositorekeningen

11.334

22.570

11.236

 

Totaal ontvangsten operationele kasstroom (+)

137.321

130.895

‒ 6.426

 

Totaal uitgaven operationele kasstroom (-/-)

‒ 130.729

‒ 124.585

6.144

2.

Totaal operationele kasstroom

6.592

6.310

‒ 282

 

Totaal investeringen (-/-)

‒ 4.088

‒ 6.224

‒ 2.136

 

Totaal boekwaarde desinvesteringen (+)

0

23

23

3.

Totaal investeringskasstroom

‒ 4.088

‒ 6.201

‒ 2.113

 

Eenmalige uitkering aan moederdepartement (-/-)

0

‒ 225

‒ 225

 

Eenmalige storting door moederdepartement (+)

0

0

0

 

Aflossingen op leningen (-/-)

‒ 5.114

‒ 5.279

‒ 165

 

Beroep op leenfaciliteit (+)

4.088

3.774

‒ 314

4.

Totaal financieringskasstroom

‒ 1.026

‒ 1.730

‒ 704

5.

Rekening-courant RHB 31 december + stand depositorekeningen  (=1+2+3+4)

12.812

20.949

8.137

Toelichting

Operationele kasstroom

De lagere ontvangsten zijn het gevolg van het leveren van minder dienstverlening in 2020 als gevolg van de coronamaatregelen.

Investeringskasstroom

De investeringen hebben betrekking op het vervangen van audiovisuele middelen op met name de locaties Turfmarkt 147 en Rijnstraat 50. Daarnaast zijn er investeringen gedaan voor de inrichting van de locatie Terminal Noord.

Financieringsstroom

De eenmalige uitkering aan het moederdepartement betreft de afroming van het eigen vermogen vanwege het overschrijden van het toegestane maximum van het eigen vermogen in 2019.

Het beroep op de leenfaciliteit is lager omdat voor de investeringen in audiovisuele middelen geen beroep op de leenfaciliteit is gedaan vanwege de overdracht naar SSC-ICT per 1 januari 2021.

Tabel 58 Overzicht doelmatigheidsindicatoren per 31 december 2020

Omschrijving generiek deel

Realisatie

Vastgestelde begroting

 

2017

2018

2019

2020

2020

Omschrijving generiek Deel

     

Tarieven generieke dienstverlening

n.b.

n.b.

n.b.

196

n.b.

Omzet per productgroep (PxQ) (x € 1.000)

121.362

127.994

135.286

128.810

137.321

*Generiek

108.155

109.345

108.986

117.118

119.602

*Specifiek

13.106

18.856

26.206

11.631

17.719

*Overig

101

‒ 207

94

61

0

Tarieven/uur

n.b.

n.b.

n.b.

n.b.

n.b.

Saldo van baten en lasten (%)

1,2%

2,9%

0,4%

0,2%

0,0%

      

Personele kosten als % van de totale kosten

30,0%

30,9%

30,0%

33,3%

32,7%

Materiële kosten als % van de totale kosten

70,0%

69,1%

70,0%

66,7%

67,3%

      

Omschrijving specifiek Deel

     

Apparaatskosten (x €1.000)

45.077

47.907

49.862

52.256

55.210

Klanttevredenheid KTO

n.v.t.

Tevreden

n.v.t.

n.v.t.

Tevreden

Tevredenheid maatwerk

7,7

7,7

9,3

8,0

7

Medewerkerstevredenheid

n.b.

Tevreden

n.b.

n.v.t.

Tevreden

Fte totaal (excl. externe inhuur)

451

476

472

518

531

Doorlichting uitgevoerd cq. gepland in

   

2020

 

Toelichting

Tarieven generieke dienstverlening

De eigenaar heeft met FMH een jaarlijkse efficiencytaakstelling op het apparaat afgesproken van 1,5%. FMH heeft deze taakstelling verwerkt in de tarieven.

FMH heeft in 2020 een regiotarief facilitair geïntroduceerd voor de generieke dienstverlening voor kantoorpanden in het verzorgingsgebied. Het regiotarief is een tarief gebaseerd op m2 bruto vloeroppervlak (bvo). Voor 2020 is deze vastgesteld op € 203 per m2. De realisatie over 2020 bedraagt € 196 per m2 maar geeft geen representatief beeld voor de toekomst omdat de coronamaatregelen een grote invloed hebben gehad op de dienstverlening van FMH.

Omzet per productgroep

De lagere omzet van de generieke dienstverlening is het gevolg van een latere aansluiting van Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) op de dienstverlening van FMH.

De lagere omzet van de specifieke dienstverlening is het gevolg van de coronamaatregelen. Doordat het merendeel van de Rijksdienst thuiswerkt is er sprake van een forse afname bij de producten/diensten catering en overig vervoer. Daarnaast kon het uitvoeren van maatwerkprojecten op de diverse panden beperkt doorgang vinden.

Tevredenheid maatwerk

Na de afronding van een project wordt een evaluatieformulier naar de klant gestuurd. De klant waardeert de uitvoering van maatwerkprojecten gemiddeld met een 8,0. Dit ligt ruim boven de streefwaarde van 7,0.

Fte totaal (excl. externe inhuur)

De lagere bezetting is mede het gevolg van de coronamaatregelen waardoor het invullen van vacatures is uitgesteld.

Doorlichting

Uit de doorlichting blijkt dat FMH in grote lijnen naar tevredenheid presteert en de rol als facilitaire dienstverlener goed oppakt. Er zijn wel een aantal zaken naar voren gekomen die blijvend om aandacht vragen. Enkele aandachtspunten overstijgen de onderzoeksonderwerpen, zijn niet nieuw en kunnen ook bij andere SSO’s spelen. Een terugkerende vraag is of deze aandachtspunten niet inherent zijn aan het SSO-stelsel, wat is geformuleerd in SGO5. Ten aanzien van de governance kan geconcludeerd worden dat deze voldoet aan de kaders en randvoorwaarden uit de Regeling agentschappen en de spelregels van SGO5. Er is geconstateerd dat op het gebied van rolvastheid van deelnemers van het Bestuurlijk Overleg nog verbetering mogelijk is. Verder is uit het onderzoek gebleken dat het geformuleerde aanbod aansluit bij de algemene belangen en behoeften van de relevante stakeholders. De verantwoording over geleverde prestaties heeft een degelijk niveau. Echter blijft het daadwerkelijk meten van doelmatigheid lastig, waardoor sturing hierop nog verbeterd kan worden. Tot slot is geconcludeerd dat bij het maken van beleidskeuzes soms onvoldoende rekening wordt gehouden met welke consequenties dit heeft voor FMH. De wisselwerking tussen beleid en uitvoering lijkt te knellen door onduidelijkheid over verantwoordelijkheid en financiering.

Licence