In deze bijlage wordt informatie gegeven over meldingen van malversatie ten aanzien van activiteiten gefinancierd vanuit begrotingshoofdstuk V Buitenlandse Zaken (hierna: BZ-activiteiten).

Meer informatie ten aanzien van meldingen van malversatie rond activiteiten gefinancierd vanuit begrotingshoofdstuk XVII Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (BHOS), staat in bijlage 3 van het jaarverslag van begrotingshoofdstuk XVII.

Meldingen van malversatie 2022

In 2022 zijn 121 vermoedens van malversatie gemeld bij het Expertisecentrum Malversaties (ECM) van het ministerie, waarvan 7 met betrekking tot BZ-activiteiten en 114 met betrekking tot BHOS-activiteiten. In 2021 waren er 4 meldingen ten aanzien van BZ-activiteiten.

Proces omtrent meldingen van malversatie

Het ministerie voert een zero-tolerance for inaction beleid aangaande (vermoedens van) malversatie. Dit houdt in dat het ministerie verwacht dat ieder gefundeerd vermoeden van malversatie wordt onderzocht, dat het ministerie hierover geïnformeerd wordt en passende maatregelen worden genomen.

Meldingen van (vermoedens van) malversatie worden door ECM geregistreerd en afhankelijk van de ernst en inhoud van de melding worden vervolgstappen bepaald. Vervolgstappen zijn bijvoorbeeld het instellen van een (accountants)onderzoek, een gesprek met de betrokken organisatie en/of melder, en het opschorten van lopende betalingen.

Wanneer, op basis van een (forensisch- of accountants-)onderzoek, een malversatie als gegrond wordt aanmerkt, worden stappen genomen om de financiële schade niet ten laste te laten komen van de begroting van het ministerie. Dit kan onder andere door het in gang zetten van een terugvorderingsprocedure, of door het lager vaststellen van een subsidie.

Conform de Nota Beheer en Toezicht (1998) publiceert het ministerie jaarlijks de gegrond verklaarde malversaties in het departementaal jaarverslag. Tussentijds wordt de Tweede Kamer middels een brief geïnformeerd over gegrond verklaarde malversaties met een Nederlandse financiële omvang van EUR 100.000 of meer, zoals vastgelegd tijdens de Begrotingsbehandeling BHOS 2021.

Met «financiële omvang» wordt hier bedoeld: het Nederlands (i.e. ten laste van het ministerie) aandeel van een gegrond verklaarde malversatie. Hierbij is dit aandeel toegekend aan het jaar waarin de malversatie door het ministerie is geregistreerd. (Toekomstige) succesvolle terugvorderingen en verrekeningen (dan wel door het ministerie, dan wel door de contractpartner) zijn niet meegenome. Zodoende wordt niet gesproken van 'financiële schade'.

Tot slot worden alle gegrond verklaarde malversaties ook digitaal vermeld op het openbaar toegankelijke OS-portaal.

Preventie van malversatie

Een deel van de door het ministerie gefinancierde activiteiten vindt plaats in fragiele en volatiele regio's en omstandigheden, waarbinnen het risico op malversatie per definitie groter is.

Het ministerie zet permanent in op de toepassing en doorontwikkeling van risicomanagement om de kans op succesvolle en efficiënte projectimplementatie te vergroten en de kans op onregelmatigheden en afwijkingen te verkleinen. Het ministerie speelt hier primair op in door de inzet van risicomanagers, toepassing van een organisational risk and integrity assessment voor contracten boven EUR 1 mln, en het opstellen van een zogeheten risicoparagraaf voor alle (potentiële) nieuwe activiteiten.

Bij de risicoparagraaf worden malversatie risico's op context-, programma-, en organisatieniveau ingeschat, alsmede mitigerende maatregelen geformuleerd om de kans en impact van dergelijke risico's te minimaliseren.

In het geval van een gegronde malversatie sluit het ministerie de betreffende organisatie dan wel uit van vervolgfinanciering, dan wel wordt er toegezien op implementatie van geleerde lessen en verbeterde controle- en monitoringsmechanismen om de kans op herhaling te minimaliseren. Evengoed scherpt het ministerie haar eigen procedures en monitoring aan op basis van geleerde lessen.

Gegrond verklaarde malversaties BZ-activiteiten 2022

Hieronder volgt een overzicht van in 2022 gegrond verklaarde malversaties die betrekking hebben op door het ministerie gefinancierde BZ-activiteiten. Omwille van de relevantie en beperking van de beheerslast is in dit overzicht alleen de gegrond verklaarde malversatie opgenomen waarvan het Nederlands aandeel meer dan EUR 10.000 is. Het totale Nederlands aandeel van deze melding bedroeg EUR 13.327.

In 2022 zijn twee malversaties gegrond verklaard waarvan de omvang van het Nederlands aandeel lager dan EUR 10.000 was. Het totale Nederlands aandeel van deze twee malversaties tezamen bedroeg EUR 7.620.

Een overzicht van malversaties die in 2022 gegrond zijn verklaard met betrekking tot BHOS-activiteiten is opgenomen in het jaarverslag van begrotingshoofdstuk XVII Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.