Het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) besteedt op een gestructureerde wijze aandacht aan de bedrijfsvoering. Via de interne planning- en controlcyclus waaronder de begrotings- en jaarplancyclus en het toezichtarrangement bewaakt BZ of de doelstellingen op doelmatige en rechtmatige wijze worden gerealiseerd. Waar nodig wordt bijgestuurd.

Deze paragraaf gaat in op de bedrijfsvoeringvraagstukken die zich gedurende het begrotingsjaar 2022 hebben voorgedaan en waarvan de informatieverstrekking voor het inzicht en de oordeelsvorming door de Tweede Kamer van belang is. Op basis van de Rijksbegrotingsvoorschriften informeren wij u over onder meer risico’s van misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O), verduurzaming van de BZ-organisatie en informatiebeveiliging.

Paragraaf 1: Uitzonderingsrapportage

Rechtmatigheid Er hebben zich geen overschrijdingen en/of bijzonderheden voorgedaan.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatieEr zijn geen bijzonderheden te melden.

Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

InkopenHet ministerie heeft in 2022 de inkooporganisatie en het inkoopbeheer verder versterkt. Zo is gewerkt aan inbedding van de inkoopbeheeractiviteiten in de lijn bij BZ-directies en de Financiële Service Organisatie. Tevens is het informatie-dashboard voor het inkoopbeheer op basis van de verkregen inzichten doorontwikkeld . Als onderdeel van het BZ proces Grip op Inkoop is in 2022 voor het eerst een in-control verklaring afgegeven.

De spendanalyse laat een verbetering van de kwaliteit van de contractadministratie zien, al is er ruimte voor verdere verbetering van het contractenregister. Soms zijn ten onrechte alleen de uitgaven als verplichting vastgelegd in plaats van het contractbedrag. Omdat deze bedragen niet op doelmatige wijze zijn te achterhalen, heeft het CDI-office (Coördinerend Directeur Inkopen) de mate van onrechtmatigheid niet exact kunnen vaststellen. Het CDI-office is van mening dat gelet op aard van de verplichtingen - veelal kortlopend - er geen sprake is van een materieel verschil als nader dossieronderzoek had plaatsgevonden. In 2023 wordt ingezet op verdere verbetering van het contractenregister.

Overbruggingsovereenkomsten CategoriemanagementBZ is door het Ministerie van IenW geïnformeerd dat de ADR overbruggingscontracten (Interim Management & Organisatieadvies, Inkoopadvies en Auditdiensten) als «onrechtmatig» heeft beoordeeld. In 2022 zijn de raamovereenkomsten voor Inkoopadvies, en Auditdiensten (percelen 1 en 3) rechtmatig tot gunning gekomen. Het ministerie van IenW heeft dit toegelicht in de Bedrijfsvoeringsparagraaf van haar jaarverslag. Als gevolg daarvan worden verplichtingen die op deze nadere overeenkomsten onder de overbruggingsovereenkomsten worden aangegaan als onrechtmatig bestempeld. Over 2022 gaat het bij BZ om circa 1,1 miljoen euro. Het ministerie van IenW verwacht in 2023 te kunnen voorzien in de rechtmatige raamovereenkomsten voor Auditdiensten perceel 2 en Interim Management & Organisatieadvies.

Beheer vastgoed en huisvestingIn 2022 heeft de Directie Huisvesting en Facilitaire Zaken (DHF) stappen gezet om de huisvestingsvisie te implementeren. Zo is een investeringspakket voor de komende jaren op hoofdlijnen opgesteld, zijn de duurzaamheidsdoelstellingen vastgesteld en geïntegreerd in de besluitvorming van de directie en is de fysieke component van hybride werken geborgd in het werk van DHF. Met de organisatieontwikkeling van de directie ligt DHF grotendeels op koers: nagenoeg alle functies zijn vervuld, de reorganisatie is geëvalueerd en waar nodig kan DHF snel schakelen om huisvestingsprojecten op te pakken, zoals bijvoorbeeld rond de verwerving en ontwikkeling van nieuwe huisvesting in Brussel. Zoals ook wordt geconstateerd door de Algemene Rekenkamer, heeft DHF nog belangrijke uitdagingen. Met name gaat het om de noodzakelijke verbetering van het informatiemanagement rondom de huisvestingsprocessen. Daarnaast betreft het nadenken over een alternatieve financieringswijze voor de instandhouding van de BZ-huisvestingsportefeuille, voor na de periode van het genoemde investeringspakket, dat nog geheel wordt gefinancierd uit de opbrengst van een grote verkoop die op dit moment wordt voorbereid.

In 2022 zijn projecten opgeleverd in o.a. Juba, Milaan, Seoul en Bangalore en aankopen gerealiseerd in Dublin, Rabat en Brussel. Door de oorlog in Oekraïne zijn huisvestingsprojecten in Rusland stil te komen liggen en heeft BZ te maken met significant hogere (energie)prijzen.

Huisvesting NLIn 2022 is de BZ-organisatie terug naar kantoor gegaan. In de cijfers zien we dat het aantal medewerkers dat op kantoor werkt, lager is dan voor de COVID periode, maar iets hoger dan bij andere ministeries. In samenspraak met alle departementen heeft BZK besloten dat elk departement voorlopig naar een flexnorm van 0,7 werkplek per fte gaat. BZ heeft momenteel minder werkplekken dan deze norm. Afgesproken is dat additionele werkplekken in het gebouw Rijnstraat 8 vrijgemaakt zullen worden.

Voor de tijdelijke maar noodzakelijke extra fysieke beveiliging op Rijnstraat 8 is een bouwkundig ontwerp gemaakt, aangevuld met elektronische en organisatorische maatregelen. Dit gehele pakket wordt in 2023 ingevoerd, voor de resterende tijd dat BZ nog in Rijnstraat 8 blijft.

BZK is bezig met een plan voor de middellange termijn, waar een zgn. unilocatie voor BZ deel van uitmaakt: een gebouw uitsluitend voor BZ, waarin de hele organisatie weer in hetzelfde gebouw gehuisvest wordt.

Misbruik en oneigenlijk gebruik en fraude en corruptieIn deze rapportage worden misbruik en oneigenlijk en fraude en corruptie separaat beschreven. Misbruik en oneigenlijk gebruik ziet op het opzettelijke handelen van externe partijen in de BZ-activiteitencyclus waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding om een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen. Het onderdeel fraude en corruptie ziet op het onrechtmatig handelen van BZ-medewerkers. De Minister van Buitenlandse Zaken is verantwoordelijk voor de integrale bedrijfsvoering, met uitzondering van de projectmatige beheersing van de activiteitencyclus inclusief het beleid ten aanzien van misbruik en oneigenlijk gebruik. Deze valt onder de verantwoordelijkheid van de Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.

Risico’s op misbruik en oneigenlijk gebruikBZ beschikt over beleid en procedurebeschrijvingen, die zijn opgenomen in het Handboek Bedrijfsvoering Buitenlandse Zaken (HBBZ). Conform afspraak worden vermoedens en gevallen van misbruik en oneigenlijk gebruik in de BZ-activiteitencyclus, gemeld bij het Expertisecentrum Malversaties (ECM) van het ministerie. Parallel is het meldpunt integriteit van VCI verantwoordelijk voor meldingen ten aanzien van interne fraude of grensoverschrijdend gedrag. Vermoedens van grensoverschrijdend gedrag bij uitvoerende partners binnen de activiteitencyclus worden afgehandeld door het Expertisepunt SEAH.

Meldingen misbruik en oneigenlijk gebruikIn 2022 zijn 7 vermoedens van misbruik en oneigenlijk gebruik rond BZ activiteiten gemeld bij ECM (ter vergelijking 2021: 4). Meer informatie ten aanzien van (vermoedens van) misbruik en oneigenlijk gebruik rond BHOS activiteiten is opgenomen in de bijlage «sanctiebeleid en malversaties» van het jaarverslag Buitenlandse Zaken 2022.

• – versterking van internationale informatie- en kennisuitwisseling t.a.v. detectie en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik;

• – lancering van een melderspagina waarop externe melders (vermoedens van) misbruik en oneigenlijk gebruik eenvoudiger kunnen melden.

BZ heeft een werkend stelsel van interne beheersingsmaatregelen die zijn gericht op het mitigeren van bovenstaande risico’s. Zo voert BZ op halfjaarlijkse basis een totaalomspannende verbandscontrole uit op de ontvangsten inzake reisdocumenten. In de keten van factuurverwerking tot en met betalen zijn waarborgen ingebouwd om te voorkomen dat ongeautoriseerde betalingen plaatsvinden. Zo wordt bijvoorbeeld in het betaalproces gewerkt met prestatieverklaring en een vier-ogen-principe. Ook moeten kasverschillen boven de € 150 voorgelegd worden aan de directeur FEZ. In 2022 heeft de directie Veiligheid, Crisiscoördinatie en Integriteit een risicoanalyse integriteit uitgevoerd. Naar aanleiding daarvan is een handreiking ontwikkeld voor hoog-risicoposten om het risico op integriteitsschendingen bij het inkoop- en aanbestedingsproces te reduceren. De handreiking is eind 2022 vastgesteld.

In 2022 hebben bovengenoemde risico’s zich in beperkte mate voorgedaan. Onder meer is op een van de posten op lokale schaal fraude gepleegd met cheques. Op een andere post is corruptie vastgesteld in het consulaire proces. Gezien de beperkte financiële omvang per visum is de inschatting dat de schade die hiermee gepaard ging, beperkt is. N.a.v. alle geconstateerde fraudezaken zijn brede passende maatregelen genomen.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Archivering In het kader van het rijksbrede programma «Open op Orde» is verder gewerkt aan het structureel verbeteren van de informatiehuishouding van BZ. Hiervoor is het Actieplan Informatiehuishouding BZ geactualiseerd. Belangrijkste onderdeel van dit actieplan betreft de realisatie van de vernieuwde SharePoint-omgeving die als basisvoorziening voor de informatiehuishouding voor de BZ-organisatie zal worden ingezet. De voorbereiding hiervoor is grotendeels afgerond en het systeem zal in de eerste helft van 2023 in gebruik worden genomen. Het deelproject ‘Webarchivering’ is afgerond. In het vierde kwartaal van 2022 is het rijksbrede implementatietraject e-mailarchivering gestart. BZ neemt deel aan dit traject en zal aansluiten op de rijksbrede voorziening die in dit kader wordt gerealiseerd. De overige deelprojecten van het actieplan lopen nog. Verder is de in het actieplan beschreven formatieve uitbreiding van functies binnen de informatiehuishouding verder uitgewerkt in een herinrichtingsplan voor het cluster Informatiemanagement. De Ondernemingsraad heeft over dit plan een positief advies uitgebracht. De werving voor de nieuwe functies is gestart.

Informatiebeveiliging Informatiebeveiliging is voor BZ van cruciaal belang. Het lijdt geen twijfel dat onvoldoende informatiebeveiliging vergaande en ontregelende gevolgen kan hebben. De focus lag in 2022 op het afronden en structureel borgen van de activiteiten en resultaten van het Olympia project. Dit project had tot doel tekortkomingen op het gebied van governance, organisatie, accreditaties en risicomanagement en incidentmanagement weg te nemen. Hiervoor zijn o.a. de Governance Risk management & Compliance (GRC)-tool en Incidentregistratietool geïmplementeerd. Daarnaast zijn beheersmaatregelen uit de BZ-baseline nader uitgewerkt en deels geïmplementeerd. Ook zijn in 2022 accreditaties verleend en heeft BZ het proces van bewaken, aanvragen en afgeven van accreditaties geborgd in de lijnorganisatie. Tot slot zijn de controles op toegang tot gevoelige informatie aangescherpt. Het verder aanscherpen van de toegang tot BZ-informatie wordt de komende jaren programmatisch aangepakt.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) In 2022 heeft BZ de verantwoordelijkheid voor het verwerken van persoonsgegevens in de lijn versterkt door het reeds bestaande AVG-coördinatorenoverleg en het AVG-managementoverleg aan te vullen met themasessies. Onder meer over het updaten van de Standard Contractual Clauses. Dit met het oog op het actualiseren van het overzicht van de persoonsgegevens die doorgegeven worden buiten de Europese Economische Ruimte (EER), waarvoor BZ in 2022 een start heeft gemaakt. Op basis van dit overzicht zijn directies gestart met het uitvoeren van Data Transfer Impact Assessments (DTIA’s) en het updaten van de Standard Contractual Clauses (SCC’s) aan de hand van de nieuwe modellen. Uit onderzoek van het privacyteam in 2022 blijkt dat het huidige AVG Verwerkingsregister geen mogelijkheid biedt voor het publiceren van gegevensverwerkingen die geregistreerd zijn in het verwerkingsregister. In 2023 wordt verdere invulling gegeven aan de opgestelde planning voor publicatie.

Op basis van feedback van de AVG-coördinatoren heeft het privacyteam in het vierde kwartaal een aanpassing in de werkwijze gemaakt. Het team werkt bijvoorbeeld met het vier-ogen-principe, wat onder meer de uniformiteit en kwaliteit zal bevorderen in gegeven adviezen. Hierbij is de focus verlegd van kwantiteit naar kwaliteit. In 2022 is de Informatiebeveiliging- & privacyvragenlijst verstuurd naar alle risicovolle directies en posten. Naast opvolging van de aanbevelingen uit de vragenlijst monitort het Information Security Centre de opvolging van aanbevelingen door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) op de gegevensverwerking met betrekking tot het Schengen Visa.

In februari 2022 heeft de AP BZ een boete opgelegd die betrekking heeft op de huidige applicatie die wordt gebruikt bij het afhandelen van Schengen visumaanvragen. BZ informeerde visum-aanvragers onvoldoende over de gegevens die gedeeld werden met andere partijen (art. 13 AVG). Ook was de beveiliging van de verwerking van de persoonsgegevens onvoldoende gewaarborgd (art. 32 AVG). Op beide onderdelen heeft de AP tevens een last onder dwangsom opgelegd om de overtreding te beëindigen. BZ heeft in maart 2022 aan de opvolging van het eerste lastonderdeel voldaan. Dit is schriftelijk bevestigd door de AP. Om opvolging te geven aan het tweede lastonderdeel heeft BZ een Plan van Aanpak opgesteld en voorgelegd aan de AP. In oktober zijn de benodigde documenten ingeleverd bij de AP. De AP heeft op onderdelen ingestemd met de maatregelen die door BZ zijn voorgedragen en doorgevoerd. Goedkeuring op de resterende onderdelen en een formele bevestiging over het voldoen aan het tweede lastonderdeel is eind 2022 nog niet gegeven.

Paragraaf 2: Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

Grote ICT-projecten Het project FOBO (Front Office Back Office) heeft tot doel consulaire klanten moderne dienstverlening te bieden en de afhandeling van visumaanvragen digitaal te administreren. Het digitale loket (de frontoffice) voor visumaanvragen is al enige tijd operationeel. Onder de naam EIDOS is in het Rijks ICT-dashboard het nieuwe backofficesysteem om Schengen- en Caribische visumaanvragen mee te verwerken geregistreerd. Dit systeem ondersteunt het visumproces met een digitale werkstroom en past binnen de digitaliserings- en innovatiedoelstellingen rondom consulaire dienstverlening. Implementatie van het backofficesysteem moet leiden tot een efficiënter en effectiever visumproces. In maart 2022 is de applicatie voor het digitaal verwerken van de Caribische visumaanvragen operationeel geworden. Naar verwachting start in 2023 de implementatie van de applicatie voor het digitaal verwerken van Schengen visumaanvragen.

Activiteiten Audit Committee Het Strategisch Audit Committee van BZ heeft met de departementsleiding van gedachten gewisseld over onderwerpen zoals verduurzaming, IT, wendbaarheid postennet, strategische evaluatieagenda, huisvesting buitenland, auditprogrammering, (interim) auditrapport en verantwoordingsonderzoek van de Algemene Rekenkamer. Het Strategisch Audit Committee is vier keer bijeengekomen. Er is een evaluatie uitgevoerd onder de leden. Uitkomst daarvan was dat men over het algemeen tevreden is over de invulling van de aanbevelingen van de evaluatie van 2019/2020. Een van de verbetersuggesties uit de zelfevaluatie van 2022 is dat de vraagstelling voor advies nog concreter kan. Het Strategisch Audit Committee heeft drie externe leden. De benoeming van een extern lid waarvan de zittingstermijn begin 2023 afloopt is met twee jaar verlengd.

Paragraaf 3: Belangrijkste ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

PersoneelsbeleidSociaal psychologische en arbeidsmarkt begeleiding van voormalig collega’s uit AfghanistanDe begeleiding van voormalige collega’s uit Afghanistan op het vlak van sociaal psychologische begeleiding en oriëntatie op de arbeidsmarkt is per 30 december 2022 beëindigd. De psychosociale zorg is voltooid. De inspanningen van de Hoofddirectie Personeel en Organisatie (HDPO) en de ingeschakelde bedrijfsmaatschappelijk werkers en tolken zijn per 1 mei 2022 afgerond. SPARK is als intermediaire organisatie opgetreden en heeft, met de inzet van jobcoaches, tenminste tien voormalige stafleden aan een baan in Nederland geholpen, waarvan twee bij BZ.

Banenafspraak - positieve ervaring met het nieuwe format voor Meet & Match bijeenkomsten In 2022 is het format voor kennismakingen van leidinggevenden en sollicitanten gewijzigd; bij de interne Meet & Match lag de focus op wat de kandidaat nodig heeft om goed te kunnen functioneren. Dit blijkt succesvol. Verder werden trainingen gevolgd over job carven/craften door HR Adviseurs van HDPO.

Evaluatie HR-Adviseur voor de Medewerker De pilot ‘HR-Adviseur voor de Medewerker (HRAM)’ is positief geëvalueerd. De functie blijkt aan een grote behoefte te voldoen en levert een positieve bijdrage aan arbeidsrust en arbeidsverhoudingen. De pilot zal tot medio 2025 worden voortgezet. De structurele inbedding van deze rol zal worden meegenomen in de evaluatie van het P-beleid.

Start evaluatie personeelsbeleid De Terms of Reference voor de tweede evaluatie van het personeelsbeleid werd 18 november 2022 door de Bestuursraad goedgekeurd. In november en december 2022 is de ADR (de evaluator) aan de slag gegaan om een voorstel te formuleren voor de evaluatie. Tevens werd in deze maanden door HDPO gewerkt aan de samenstelling van de referentiegroep en adviesgroep voor deze evaluatie, die tussen januari en juni 2023 zal plaatshebben.

Start onderzoek Diversiteit in doorstroom in (top) managementfuncties bij andere organisaties In juli 2022 werd de opdracht bevestigd aan de ADR om voor BZ een onderzoek te doen naar hoe andere organisaties in Nederland (overheid en bedrijfsleven) de doorstroom van groepen die onder de doelstellingen voor diversiteit en inclusie (D&I) bij BZ vallen hebben georganiseerd. Aan de ADR is concreet gevraagd wat deze andere organisaties doen om de doorstroom van vrouwen, personen met een bi-culturele achtergrond en LHBTIQ+ personen in (top) managementfuncties te bevorderen met als doel na te gaan wat BZ daarvan kan leren. Dit onderzoek ging in 2022 van start, het finale rapport wordt verwacht in het eerste kwartaal van 2023.

Kwalitatief onderzoek naar obstakels en aanjagers doorstroom vrouwen bij BZ Dit onderzoek dat wordt uitgevoerd door een externe onderzoeker is eind 2022 van start gegaan. Het doel van het onderzoek is na te gaan hoe BZ de eigen doelstelling van genderpariteit op alle leidinggevende niveaus in de praktijk vormgeeft, en welke obstakels (negatieve factoren) en stimulerende maatregelen (positieve factoren) invloed hebben op de doorstroom. De verwachting is dat het onderzoeksrapport medio 2023 beschikbaar zal zijn.

Evaluatie NCIF In 2022 is de ADR gevraagd het Bureau van de Nationaal Coördinator Internationale Functies (NCIF) te evalueren. Dit bureau bevordert de benoeming van Nederlanders op strategische posities bij internationale organisaties. Uit de evaluatie blijkt dat het werk van Bureau NCIF nationaal en internationaal breed wordt gewaardeerd. Daarnaast geven de onderzoekers een aantal suggesties ter verbetering van het functioneren van het bureau en van de sturings- en verantwoordingscyclus. De aanbevelingen van de ADR-rapportage worden door BZ opgevolgd.

Omzetting tijdelijk dienstverband in vast dienstverband en interne werving IBBZ In 2022 heeft BZ een inhaalslag gemaakt om uitvoering te geven aan de rijksbrede koers naar vast dienstverband op vaste formatie. Zo is bijvoorbeeld een intern het traject Internationaal Beleidsmedewerker Buitenlandse Zaken (IBBZ, ‘klasje’) opgezet voor startende beleidsmedewerkers in tijdelijke dienst Deze exercitie is voor alle contractanten die per 1 september 2022 minimaal 1 jaar bij BZ in dienst waren eind 2022 afgerond. Contracten van medewerkers die het komende jaar 1 jaar in dienst zijn zullen ook op deze manier worden omgezet bij het voldoen aan de daarvoor geldende criteria. Nieuwe medewerkers die worden geworven op de vaste formatie krijgen nu in principe meteen een tijdelijk dienstverband met uitzicht op vaste dienst aangeboden. De interne IBBZ werving in 2022 heeft een groep van 55 nieuwe IBBZ medewerkers opgeleverd.

Diversiteit & Inclusie (D&I)2022 toont een gemengd beeld. Op alle niveaus ontplooit BZ activiteiten om D&I te bevorderen. HDPO richt zich vooral op training en opleiding van leidinggevenden en werving, selectie en doorstroom van medewerkers. BZ haalt de doelstellingen op medewerkers met een migratieachtergrond. Voor participatie van collega’s met een (arbeids)beperking groeit zowel het bewustzijn in de organisatie als de realisatie (vooral Binnenwerk). Voor LHBTIQ+-inclusie hoort BZ ook dit jaar weer tot de top: nummer twee in de categorie overheid bij de benchmark van Work Place Pride, waarmee overigens niet is gezegd dat BZ daar geen verdere ambitie meer heeft. Voor genderpariteit blijven resultaten vooralsnog achter bij de BZ-doelstelling (50% vrouwen op hogere functies in 2025). Per zomer 2022 is van de Plaatsvervangend Directeuren-Generaal/directeuren 43% vrouw en van de Chefs de Poste 38% vrouw.

Verkenning Racisme Op 12 december 2022 werd een verkennend onderzoek naar racisme bij het ministerie van Buitenlandse Zaken openbaar gemaakt. Dit rapport schetst met citaten uit diepte-interviews een indringend beeld van de vormen waarin racisme zich manifesteert en hoe dit door de medewerkers op het departement en op de posten in het buitenland wordt ervaren.

Een projectgroep, bestaande uit de directeuren van de inhoudelijk meest betrokken directies en onder leiding van de Plaatsvervangend Secretaris-Generaal, zet de aanbevelingen uit de verkenning om in concrete acties. Deze moeten leiden tot structurele veranderingen van zowel de cultuur als de processen van de organisatie. De uitwerking van de aanbevelingen verloopt langs drie sporen: 1) erkenning, bewustwording en structurele cultuurverandering; 2) verbeteren en vereenvoudigen van de meldingsstructuur; 3) bouwen aan een organisatie waar voor racisme, discriminatie en andere vormen van uitsluiting geen plaats is.

De verkenning heeft veel losgemaakt in de organisatie en er is duidelijk behoefte aan informatie, meedenken en meepraten. Via periodieke communicatie worden collega’s wereldwijd op de hoogte gehouden van de activiteiten van de projectgroep. Collega’s richten zich ook buiten deze kanalen tot (leden van) de projectgroep met creatieve ideeën over mogelijke stappen die bijdragen aan de noodzakelijke veranderingen. Verschillende sociale netwerken organiseren eigen activiteiten om het gesprek hierover op gang te houden.

Integriteit, veilige werkomgeving, diversiteit en inclusieEen veilige werkomgeving, integer gedrag en diversiteit & inclusie (hieronder afgekort tot D&I) zijn voor het ministerie van Buitenlandse Zaken belangrijke onderwerpen. Ook in 2022 kregen zij brede aandacht, ook omdat uit het in 2021 rijksbreed gehouden Medewerkertevredenheidsonderzoek (MTO) bleek dat te veel BZ-collega’s zich (nog) niet veilig voelen in de organisatie. Tevens bleek uit het externe onderzoek naar meldingsbereidheid bij BZ dat deze laag ligt. Publicatie van het eindrapport met bevindingen en adviezen, vergezeld van een managementreactie, volgen begin 2023. In de algehele aanpak van de directie Veiligheid, Crisiscoördinatie en Integriteit (VCI) lag de focus in 2022 zowel op aandacht voor preventie, als voor repressie (reactief).

PreventieEr is gewerkt aan een nieuwe ministeriële klachtenregeling en een nieuwe Klachtencommissie is samengesteld. Er zijn twee nieuwe factsheets over seksuele intimidatie ontwikkeld. Voor leidinggevenden die binnen hun team de onderwerpen integriteit en een veilige werkomgeving willen bespreken werden enkele nieuwe middelen met betrekking tot het voorkomen van seksuele intimidatie ontwikkeld. Het betrof de tool ‘Your Voice’ en de presentatie in (aanloop naar) de Week van de integriteit van een serie podcastvideo’s.

Ter ondersteuning van leidinggevenden, medewerkers en vertrouwenspersonen zijn opnieuw de ‘Leadershift training’ en de training ‘Integer en sociaal veilig werken: ‘Doing the right thing’ aangeboden. En in samenwerking met stichting Sexmatters vond een pilot training plaats waarin de rol van de omstander centraal stond. In de ‘Diversity and Accessibility week’ vonden bij BZ diverse evenementen plaats, waaronder een conversatie met de Italiaanse ambassadeur en enkele Webinars over discriminatie en racisme.

Het team vertrouwenspersonen is verder geprofessionaliseerd. Zo is het aantal departementale vertrouwenspersonen uitgebreid en meer divers samengesteld. Na opheffing van de beperkingen met betrekking tot Covid-19 kon in 2022 ook de training ‘Vertrouwenspersoon op een post’ weer in fysieke vorm worden aangeboden.

RepressieMet het D&I team werd een drietal sessies georganiseerd om directies en posten handvatten te geven hoe aan de slag te gaan met D&I/Veilige werkomgeving in het kader van het jaarplan. De best practices worden gedeeld om andere directies/posten te inspireren.

M.b.t. de in 2022 uitgevoerde risicoanalyse integriteit op het inkoop- en aanbestedingsproces van hoog-risicoposten wordt verwezen naar de paragraaf ‘Misbruik en Oneigenlijk Gebruik, Fraude’.

I-portfolioHet primaire proces en de bedrijfsvoering van BZ zijn in grote mate afhankelijk van digitale informatievoorziening en betrouwbare financiële informatie. Hieronder zijn projecten uit BZ’s I-portfolio uitgelicht die voor de ondersteunende processen het meest prioritair zijn.

Payment Factory In lijn met het streven naar verdere digitalisering van het betalingsverkeer is door de directie Financieel Economische Zaken in 2022 een zogenaamde payment factory geïmplementeerd. Handmatige handelingen in het betalingsverkeer zijn hierdoor sterk verminderd. Het aanmaken van betaalopdrachten en het versturen hiervan naar een groot deel van de banken wereldwijd verloopt nu automatisch, evenals de verwerking van de ontvangen dagafschriften. De implementatie krijgt een vervolg om de nog resterende handmatige betalingen waar nuttig te automatiseren.

Vervanging Bedrijfsvoeringsysteem (VBS) – SAP en BMS BZ heeft in 2021 een project geïnitieerd voor de verwerving en implementatie van een nieuw bedrijfsvoeringsysteem. Dit systeem bestaat uit SAP, voor de ondersteuning van de financiële kernprocessen en uit een maatwerkapplicatie voor de ondersteuning van de begrotings- en jaarplancyclus (BMS). De doelstelling om SAP op 1 januari 2023 in gebruik te nemen is niet gerealiseerd als gevolg van de technische en functionele complexiteit die groter bleek dan vooraf voorzien was. SAP zal per 1 januari 2024 in gebruik worden genomen.

MAC/IMPACT Het meerjarige project Modernisering Activiteitencyclus (MAC) richt zich op het stroomlijnen van werkprocessen rond het beheer van activiteiten – waaronder ontwikkelingssamenwerking – die door externe partijen worden uitgevoerd. In deze context is in 2022 een pilot-versie van de nieuwe gebruikersvriendelijke applicatie IMPACT in gebruik genomen door zeven directies in Den Haag en negen ambassades. Parallel aan implementatie is aandacht besteed aan optimalisatie van het proces van de activiteitencyclus en kennisopbouw van medewerkers. Verdere uitrol vindt plaats in 2023.

Crisismanagement Mede naar aanleiding van de ervaringen tijdens de Afghanistancrisis is in 2022 het Departementaal Crisiscoördinatie Centrum (DCC) formeel van start gegaan o.l.v. een vrijgestelde Centrale Crisiscoördinator. Naar verwachting is de personele bezetting van het DCC begin 2023 compleet. Ook bij andere BZ-directies is geïnvesteerd in versterking van de personele capaciteit op het terrein van crisisbeheersing. Met deze structurele versterking, en blijvende ondersteuning vanuit de flexibele schil, zijn belangrijke stappen gezet om de crisisgereedstelling van BZ te vergroten. In dit zelfde kader is ook een start gemaakt met het intensiveren van het opleiden, trainen en oefenen van de posten in het buitenland.

Verduurzaming van de BZ-organisatie: Mission SustainableTen behoeve van de verduurzaming van de BZ-organisatie is in 2022 gestart met de praktische uitvoering van het programma Mission Sustainable. Voor de eerste helft van 2022 betekende dit het invullen van de rollen van het programma en het werven van mensen voor het Mission Sustainable-team. Daarnaast is aansluiting gezocht bij BZ-onderdelen zoals Coördinerend Directeuren Inkoop, Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie en Directie Huisvesting en Facilitaire zaken.

Na afronding van diverse plannen van aanpak in het eerste kwartaal van 2022 is vanaf het tweede kwartaal begonnen met het uitvoeren van de verschillende activiteiten. Zo is in de tweede helft van het jaar het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI-manifest) geschreven, en door de minister voor BHOS ondertekend. Ook is een prioriteringskader ontwikkeld om te bepalen welke objecten van DHF als eerste moeten worden verduurzaamd en is de projectgroep duurzaam reizen gestart om een aanpak voor minder vliegen te ontwikkelen. Ook is duurzaamheid opgenomen in het toetsingskader van de eenheid Inspectie, Signalering en Begeleiding, is de projectgroep circulaire evenementen gestart en is Mission Sustainable prominenter in de jaarplanaanschrijving voor de posten en directies opgenomen.