Dit is de openbaarheidsparagraaf bij het jaarverslag van 2024 van het Ministerie van EZ/KGG en de bijbehorende concernonderdelen.50Met deze openbaarheidsparagraaf laten we zien hoe we uitvoering geven aan onze plannen op het gebied van informatiehuishouding, actieve- en passieve openbaarmaking.
Met deze activiteiten maken we de omslag naar een meer open departement, dat zoveel mogelijk transparant is in haar handelen, besluitvorming en verantwoording. Deze omslag is een langdurig traject, waarin wij continu bijsturen en ons blijven ontwikkelen.
Verbetering van de informatiehuishouding
Het op orde zijn van de informatiehuishouding is een belangrijke randvoorwaarde voor het goed functioneren van het ministerie en ligt ten grondslag aan het kunnen afleggen van verantwoording naar de samenleving. De roep om verbetering van de informatiehuishouding blijft groot, net zoals de welwillendheid om hier stappen in te zetten. EZ/KGG heeft de ambitie om in 2027 alle informatie volledig, betrouwbaar en duurzaam toegankelijk te krijgen en te houden. In de zomer van 2024 is daarom het Groeiplan Informatiehuishouding (IHH) voor het kerndepartement vastgesteld om het volwassenheidsniveau van de IHH te verhogen. De eerste projecten en producten worden in 2025 opgeleverd, de verwachting is dat we hiermee een grote stap naar niveau 3 kunnen realiseren.
In 2024 zijn de volgende activiteiten uitgevoerd en doelen gerealiseerd:
– Groeiplan IHH. Met het Groeiplan IHH wordt voor EZ/KGG praktische invulling gegeven aan de actielijnen uit het generieke actieplan ‘Open op orde’. Het doel van het groeiplan is dat het ministerie eind 2026 op een volwassenheidsscore van 3,0 uitkomt. Dit volwassenheidsniveau betekent dat de organisatie inzicht, overzicht en grip heeft op informatie en dat medewerkers weten wat hun verantwoordelijkheid is ten aanzien van die informatie.
– Informatieprofessionals. Binnen EZ/KGG werken we aan een betere inbedding van de informatieprofessionals in de organisatie. In 2024 zijn we gestart met het opzetten van de eerst contouren van een IHH-organisatieontwerp, dat inzicht geeft in welke expertises en (informatie)professionals er structureel nodig zijn voor een goed functionerende IHH-keten. Alle nieuwe medewerkers krijgen standaard een IHH-training en bij directies zijn archiefdagen georganiseerd om medewerkers te helpen bij het goed beheren van informatie. Daarnaast is een toolkit informatiebeheer gelanceerd met daarin richtlijnen en instructies voor medewerkers over hoe informatie op te slaan en te beheren.
– Volume en aard van de informatie. Met behulp van informatiebeheerplannen werken we aan het creëren van overzicht waar informatie te vinden is, wie er toegang toe hebben en hoe er voor de informatie gezorgd wordt. Daarbij kijken we ook naar een goede standaardindeling van de mappenstructuur en zoekprotocollen om de vindbaarheid van informatie te waarborgen.
– Informatiesystemen. Om ervoor te zorgen dat de ICT-systemen die we gebruiken zoveel mogelijk de organisatie en onze werkprocessen ondersteunen, is gestart met de ontwikkeling van een richtlijn die hier handvatten voor zal bieden. Daarbij is ook gestart met het uitvoeren van een DUTO-scan in samenwerking met het Nationaal Archief over duurzame toegankelijkheid van informatie. Deze scan helpt ons om veel eerder in de ontwikkeling van processen rekening te houden met de informatieketen en de waarde van informatie die openbaar gemaakt moet worden.
– Bestuur en naleving. Met het Groeiplan werken we binnen de kerndepartementen toe naar een kwalitatief hoogwaardige informatiehuishouding voor nu en in de toekomst. Een belangrijke stap daarin is het inrichten van een goede IHH-organisatie met de passende governance en een heldere beschrijving van verantwoordelijkheden, rollen en taken. In 2024 is de visie op IHH en de inrichting van de IHH-organisatie uitgewerkt. Na afstemming in verschillende gremia zal de implementatie hiervan in 2025 starten.
– N-meting. De kerndepartementen en concernonderdelen van EZ/KGG hebben in het laatste kwartaal van 2024 de jaarlijkse meting afgenomen om de staat van onze informatiehuishouding te scoren. In de concerntotaalscore van de 3-meting 2024 zien we een mooie progressie van bijna 0,2 procentpunt ten opzichte van de 2-meting in 2023: concerntotaal scoren we 2,27 ten opzichte van 2,09 in 2023. De kerndepartementen scoren gemiddeld 2,16 ten opzichte van 2,26 in 2023. Op de actielijnen 3 (informatiesystemen) en 4 (bestuur en naleving) is de score hoger, terwijl op actielijn 1 (informatieprofessionals) en 2 (aard en volume van informatie) de score iets lager is dan vorig jaar. De grote concernonderdelen met meer dan 500 fte scoren dit jaar 2,36 ten opzichte van 2,08 in 2023. Het schrijven en afstemmen van het hierboven genoemde Groeiplan IHH heeft tijd gekost, en pas in het vierde kwartaal van 2024 zijn de eerste projecten van start gegaan. Verwachting is dat de resultaten hiervan zichtbaar zullen worden in 2025.
Openbaarmaking
In 2024 zijn de maatregelen om de afhandeltermijnen van Woo-verzoeken terug te dringen geïntensiveerd. Ook op openbaarmaking uit eigen beweging (actieve openbaarmaking) is actie ondernomen door het openbaar maken van de eerste verplichte categorieën uit artikel 3.3 van de Wet open overheid (Woo) en is verdere invulling gegeven aan de inspanningsverplichting tot actieve openbaarmaking uit artikel 3.1 van de Woo. Bij het organiseren van openbaarmaking binnen EZ/KGG is continu aandacht voor de dwarsverbanden tussen passieve en actieve openbaarmaking. Het doel daarbij is om alle processen en onderliggende organisatorische aspecten zoveel mogelijk te harmoniseren. Bij het verder implementeren van de Woo en het beter uitvoeren van de wet, werken we samen met andere overheden aan uitwerking van de maatregelen die zijn aangekondigd in de kabinetsreactie op de invoeringstoets naar de Woo.
In 2024 zijn de volgende activiteiten uitgevoerd en doelen gerealiseerd:
– Passieve openbaarmaking. In 2024 zijn verschillende acties ondernomen om de afhandeltermijnen van Woo-verzoeken terug te dringen. Voorbeelden hiervan zijn een training voor Woo-behandelaars over contact met verzoekers, een pilot om ervaringen op te doen met centraal zoeken van opgevraagde informatie en het inschakelen van een extern bureau om een deel van de voorraad langlopende verzoeken af te kunnen handelen. Binnen de Woo-unit bij het kerndepartement zijn alle medewerkers sinds augustus 2024 in accounts ingedeeld, waardoor medewerkers die Woo-verzoeken begeleiden steeds met dezelfde beleidsmedewerkers samenwerken. Door de kortere lijnen tussen beleid en de begeleiders van de Woo-unit wordt de snelheid, kwaliteit en efficiëntie verhoogd. Begin 2024 is het principebesluit genomen om de organisatie van de thema’s Woo en openbaarheid binnen EZ/KGG centraler te organiseren. Het organisatieadvies waarin dit besluit wordt uitgewerkt, bevat aanbevelingen voor het centraliseren van het proces, organisatie en sturing voor meer efficiëntie en uniformiteit.
– Actieve openbaarmaking van 17 informatiecategorieën. EZ/KGG voldoet aan de verplichtingen uit de Woo die in 2024 zijn ingegaan voor het openbaar maken van de eerste informatiecategorieën. Daarbij hebben we afgelopen jaar voorbereidingen getroffen voor het ingaan van de aanstaande verplichting tot openbaarmaking van de overige informatiecategorieën. Hieronder valt ook de samenwerking met andere ministeries op de ontwikkeling van het rijksbrede publicatieplatform.
– Inspanningsverplichting actieve openbaarmaking. Voor EZ/KGG is een basiskader voor het invullen van de inspanningsverplichting tot actieve openbaarmaking opgesteld. Dit kader zal getoetst worden in de praktijk en bevat afwegingskaders voor het kunnen selecteren van dossiers voor actieve openbaarmaking en een procesbeschrijving voor hoe deze informatie gereed kan worden gemaakt voor publicatie. Parallel nemen we deel aan de overheidsbrede werkgroep die beleid zal ontwikkelen voor de invulling van de inspanningsverplichting tot actieve openbaarmaking.
Overkoepelende activiteiten
– Netwerk informatiehuishouding, openbaarmaking en transparantie. In het najaar heeft de derde editie van de Week van de Transparantie plaatsgevonden. Met een divers programma is ingezet op zowel bewustwording als de praktische ondersteuning van medewerkers op de werkplek bij transparant werken. De week maakt onderdeel uit van verschillende communicatie- en netwerkactiviteiten gedurende het jaar. Zo zijn er de maandelijkse ‘Denk, deel en doe mee’-bijeenkomsten voor kennisuitwisseling en het versterken van samenwerking rondom verschillende onderwerpen op het gebied van IHH en openbaarmaking.
– Strategisch opleidingsplan. In 2024 is gestart met de ontwikkeling van een integraal opleidingsplan gericht op de Woo en openbaarmaking. Dit plan moet medewerkers van EZ/KGG toerusten met de benodigde kennis en vaardigheden om transparanter te kunnen werken en de wetgeving rondom openbaarmaking correct uit te voeren. De analysefase is in volle gang, waarbij via werksessies met inhoudelijke experts en diverse betrokken doelgroepen de opleidingsbehoeften in kaart worden gebracht. Deze grondige voorbereiding vormt de basis voor de ontwerpfase van het opleidingsplan die in 2025 van start gaat.
Financiële toelichting
De activiteiten op het gebied van openbaarmaking en verbetering van de informatiehuishouding worden deels gefinancierd uit de gelden die beschikbaar zijn gesteld voor de acties die volgen uit de Parlementaire ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (vanaf 2021) en Woo-gelden (vanaf 2022) en deels uit eigen middelen van het departement.
De POK- en Woo-gelden zijn meerjarig toegekend door het Ministerie van BZK. In 2024 was er vanuit POK- en Woo-gelden een totaalbudget van € 23,3 mln voor EZ/KGG en LVVN. Van dit budget was al eerder voor 2024 € 10,9 mln toegekend aan dienstonderdelen. Deze toekenningen zijn meerjarig doorgevoerd voor de planperiode t/m 2026.
In 2024 is er nagenoeg conform budget besteed. Er is sprake van een minimale onderbesteding van circa € 0,3 mln ten opzichte van het budget. Belangrijkste oorzaken hiervoor zijn dat enkele kosten lager zijn uitgevallen dan voorzien en dat binnen een aantal projecten vertraging is opgetreden. Aan de andere kant zijn er ook extra initiatieven uitgevoerd en is op sommige trajecten juist versneld. Hierdoor is de totale realisatie conform budget.