In de uitvoering van de begroting van BHO wordt gebruik gemaakt van het apparaat van het ministerie van BZ. Om deze reden wordt in deze bedrijfsvoeringparagraaf verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Uitzondering hierop zijn de onderdelen rechtmatigheid, totstandkoming van de beleidsinformatie, misbruik en oneigenlijk gebruik en activiteitenbeheer.

Rechtmatigheid

Ten aanzien van de uitgaven en verplichtingen is op artikel 1 een overschrijding van de rechtmatigheid geconstateerd. Deze overschrijdingen worden hieronder toegelicht.

Artikel 1 verplichtingen

De onrechtmatigheid voor de verplichtingen betreffen de verplichtingen aan IIPP. In het controleprotocol voor IIPP is rechtmatigheid van de verplichtingen onvoldoende afgedekt vanuit comptabel perspectief. Dit wordt in 2025 hersteld.

Artikel 1 uitgaven/ontvangsten

De uitgaven onder artikel 1 betreffen de uitvoering van een aantal regelingen (DGGF, DTIF, ORIO, D2B en DRIVE) door Invest International Public Programmes B.V (IIPP), een 100% dochter van staatsdeelneming Invest International.

Er zijn geen afspraken gemaakt tussen BZ en IIPP over het kunnen aantonen van de rechtmatigheid. BHO heeft geen assurance over de rechtmatigheid van de uitgaven op deze regelingen over 2024 kunnen verkrijgen. Ten behoeve van de verantwoording over 2025 wordt daarom gewerkt aan herijking van de verantwoordingskaders zodat ook rechtmatigheidsaspecten worden afgedekt. Er zijn bij BHO geen signalen binnen gekomen dat er zich in 2024 daadwerkelijk onrechtmatigheden hebben voor gedaan of dat middelen onjuist zijn besteed.

Verder zijn in 2024 ontvangsten van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) en IIPP voor een belangrijk deel ten onrechte in mindering van de uitgaven gebracht (in mindering van bezwaar). Hierdoor wordt de realisatie van de uitgaven en de ontvangsten in de verantwoording te laag weergegeven. Omdat het precieze bedrag niet bekend is, leidt dit met name op artikelen 17.1 en 17.2 tot niet-kwantificeerbare begrotingsonrechtmatigheden.

In 2024 is er door de accountant van IIPP een controleverklaring afgegeven over de getrouwheid van de administratie van de regelingen over 2023. Over 2024 wordt de verklaring van IIPP verwacht in mei 2025. Vooruitlopend daarop is door aanvullende werkzaamheden van de Auditdienst Rijk het risico op getrouwheidsfouten voor 2024 voldoende gemitigeerd. BHO zal met IIPP in 2025 afspraken maken over tijdige aanlevering van voorlopige cijfers en gecontroleerde cijfers.

Totstandkoming niet-financiële verantwoordingsinformatie

Er zijn geen bijzonderheden te melden.

Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering

Er is over 2024 een getrouw beeld fout geconstateerd ten aanzien van de uitgaven en ontvangsten die groter is dan is toegestaan, vanwege de hiervoor genoemde onzekerheid m.b.t. IIPP. Dit heeft geleid tot een verklaring met beperking. De onderliggende oorzaken van de geconstateerde onzekerheid worden planmatig in 2025 opgepakt.

BHO maakt gebruik van het apparaat van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Voor een nadere toelichting op Begrotingsbeheer, financieel beheer en de materiële bedrijfsvoering wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van het ministerie van Buitenlandse Zaken. IIPP is een uitvoeringspartner die onder mandaat van de minister regelingen uit hoofdstuk 17 uitvoert en is daarom hier wel benoemd.

Misbruik en oneigenlijk gebruik (externe fraude)

In deze rapportage wordt misbruik en oneigenlijk gebruik (hierna: externe fraude) beschouwd als het opzettelijk handelen van externe partijen in de activiteitencyclus, waarbij gebruik wordt gemaakt van misleiding om een onrechtmatig of onwettig voordeel te verkrijgen.

Vermoedens van externe fraude en corruptie binnen de activiteitencyclus worden gemeld bij het Expertisecentrum Malversaties (ECM) van het ministerie. In 2024 zijn 184 vermoedens van externe fraude en corruptie rond BHO-projecten en -programma’s gemeld bij ECM. Meer gedetailleerde informatie hierover is opgenomen in de bijlage ‘sanctiebeleid en misbruik en oneigenlijk gebruik’.

Sinds het eerste kwartaal van 2024 is een meldpagina online die toegankelijk is via de Rijksoverheidspagina van Buitenlandse Zaken. Via het e-mailadres dat vermeld staat op deze pagina kan een vermoeden eenvoudig (anoniem) worden gemeld door externe melders.

Overige aspecten van de bedrijfsvoering

Versterking BZ in control

Managementinformatie

In 2024 zijn stappen gezet om de beschikbare data uit het bedrijfsvoering systeem SAP en het systeem ten aanzien van de activiteitencyclus IMPACT, middels het Managementinformatiesysteem (MI-BZ), op eenvoudige en eenduidige wijze te ontsluiten. Deze systemen moeten de kwaliteit van het beheer van de activiteitencyclus op een hoger niveau tillen en bijdragen aan meer efficiëntie. Verdere verbeteringen in het eenvoudiger ontsluiten van bepaalde financiële data zijn nog nodig, onder andere via extra koppelingen tussen systemen, en worden in 2025 verder opgepakt. In de bedrijfsvoering paragraaf voor hoofdstuk V wordt verder ingegaan op SAP, IMPACT en MIBZ.

Informatiebeveiliging

Informatiebeveiliging valt onder de minister van Buitenlandse Zaken en is toegelicht in de bedrijfsvoeringsparagraaf van Hoofdstuk V.

Voorschottenbeheer

In 2024 is een stelstelwijziging doorgevoerd met betrekking tot voorschottenbeheer. Besloten is om niet meer na ontvangst van jaarlijkse verantwoordingen af te boeken, maar alleen nog op basis van de eindrapportage. De voorschottenstand zal hierdoor de komende jaren oplopen. Nieuwe KPI’s om de voorschottenstand actueel te houden worden ontwikkeld.

Risico-afweging

In de huidige systematiek ten behoeve van de interne beheersing worden er op operationeel niveau risicoanalyses opgesteld per budgethouder. In 2024 is een eerste verkenning geweest om de risico-afweging meer op verantwoordingsniveau in te steken, op land, thema of uitvoerder. Dit is enerzijds ingegeven door de komende taakstelling en de behoefte om tot een meer overkoepelende risicoanalyse te komen en anderzijds om beter aan te sluiten op de werkwijze van de Auditdienst Rijk. Dit traject zal in 2025 verder worden opgepakt.

Specialistische kennis

Afgelopen jaren is het nodig geweest om voor een aantal kritische functies een beroep te doen op inhuurkrachten omdat de benodigde expertise binnen BZ niet vrij beschikbaar was. Dat is kwetsbaar en inefficiënt. In 2025 zal verbreding van de aanwezigheid van specialistische kennis met voorrang opgepakt worden.

Fraude- en corruptierisico's (intern)

Interne fraude valt onder de verantwoordelijkheid van de minister van Buitenlandse Zaken en is toegelicht in de bedrijfsvoeringsparagraaf van Hoofdstuk V.

Rijksbrede bedrijfsvoeringsonderwerpen

BHO maakt gebruik van het apparaat van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van Hoofdstuk V.

Belangrijke ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering

BHO maakt gebruik van het apparaat van het ministerie van Buitenlandse Zaken. Voor een nadere toelichting op de belangrijkste ontwikkelingen en verbeteringen in de bedrijfsvoering wordt verwezen naar de bedrijfsvoeringparagraaf in het jaarverslag van Hoofdstuk V.