Base description which applies to whole site

5.5 P-Direkt

Inleiding

Het kabinet heeft zich ten doel gesteld om de kwaliteit van de HRM-functie te verhogen. Zowel binnen afzonderlijke ministeries als binnen de Rijksdienst in zijn geheel. P-Direkt speelt in de verwezenlijking van dit streven een belangrijke rol. Het doel van P-Direkt is om een efficiënte en kwalitatief hoogwaardige salaris- en personeelsadministratie te leveren. Hoe we dat doen en hoeveel het kost, staat in een analyse van kosten en baten.

P-Direkt is dé innovatieve en efficiënte HR-dienstverlener van en voor de ministeries. De verwerking van de personeels- en salarisadministratie voor twaalf ministeries, de Hoge Colleges van Staat en het Kabinet der Koningin is samengebracht in één organisatie. De dienstverlening bestaat uit HRM-informatie, de personeelsadministratie en salarisverwerking, het contactcenter, digitale zelfbediening via het P-Direktportaal, de personeelsdossiers en managementrapportages.

In 2011 sluiten als laatste de Ministeries van VWS, EZ, VenW en Financiën aan op het totale dienstverleningspakket van P-Direkt. Dit betekent een groei van 60 000 eindgebruikers op 1 januari 2010 tot 125 000 eindgebruikers van het P-Direktportaal in het najaar van 2011.

Waar staat P-Direkt?

P-Direkt is volledig gereed voor het uitvoeren van de totale beoogde dienstverlening.

Ruim 50% van de eindgebruikers maakt nu al gebruik van het totale dienstverleningspakket. De transitie van projectorganisatie naar dienstverleningsorganisatie is uitgevoerd. De overdrachtsprotocollen van de per 1 januari 2010 aangesloten ministeries zijn ondertekend en het Service Charter 2010 en de Producten- en Dienstengids is gereed. De nieuwe governancestructuur is operationeel.

De doelstellingen voor 2011 zijn:

  • het leveren van stabiele en betrouwbare dienstverlening conform het met de klanten overeengekomen Service Charter 2010;

  • het aansluiten van de laatste 4 ministeries;

  • het ontwikkelen van nieuwe dienstverlening en verbeteren van de bestaande;

  • het afronden van de opbouw van de organisatie en de bedrijfsvoering van P-Direkt.

Exploitatie

Tabel 5.5.1 Begroting van baten en lasten voor het jaar 2011 (x € 1 000)
Baten-lastendienst P-Direkt
 

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

Baten

       

Opbrengst moederdepartement

2 278

1 911

1 919

1 881

1 824

1 770

1 734

Opbrengst overige departementen

48 399

67 967

68 706

67 332

65 312

63 352

62 086

Opbrengst derden

0

0

0

0

0

0

0

Rentebaten

16

0

0

0

0

0

0

Bijzondere baten

0

0

0

0

0

0

0

Bijdrage moederdepartement

3 586

0

0

0

0

0

0

Totaal baten

54 279

69 878

70 625

69 213

67 136

65 122

63 820

        

Lasten

       

Apparaatskosten

       

– personele kosten

12 054

28 983

26 696

25 968

24 227

22 783

21 986

– materiele kosten

1 809

9 817

10 120

10 120

10 120

10 120

10 120

– opbouwkosten

486

0

0

0

0

0

0

– inkoop ICT

31 861

16 850

17 635

17 510

17 388

17 268

17 150

Rentelasten

3 174

4 780

4 100

3 690

3 321

2 989

2 690

Afschrijvingskosten

       

– materieel

72

70

70

70

70

70

70

– immaterieel

4 791

8 750

11 750

11 750

11 750

11 750

11 750

Overige kosten

       

– dotaties voorzieningen

0

0

0

0

0

0

0

– bijzondere lasten

0

0

0

0

0

0

0

Totaal lasten

54 247

69 250

70 371

69 108

66 875

64 980

63 766

        

Saldo van baten en lasten

32

628

254

104

261

142

53

Baten en lasten van de dienstverlening

De baten uit de dienstverlening bestaan uit de doorbelasting aan departementen van de HRM-informatie, de personeelsadministratie en salarisverwerking, het contactcenter, digitale zelfbediening via het P-Direktportaal, de personeelsdossiers en managementrapportages. Naarmate het volume van de dienstverlening voor de jaren 2010 en 2011 toeneemt, stijgen tevens de lasten voor het onderhoud en beheer voor de ICT infrastructuur van de dienstverlening.

Het tarief van de doorbelasting per individuele arbeidsrelatie (IAR) aan de deelnemers van de totale dienstverlening komt op € 576,– (prijspeil 2010) waarbij het volgende in beschouwing moet worden genomen:

  • Tegenover deze kosten staan bij de departementen besparingen op het gebied van personeel, materieel en ICT-exploitatie;

  • Dit tarief zal met ingang van 1 januari 2011 integraal aan de deelnemende departementen in rekening worden gebracht uitgaande van een volledige afname van dienstverlening door alle departementen (125 000 individuele arbeidsrelaties);

  • P-Direkt heeft zich in haar BLD-vorming gecommitteerd aan een 2% netto tariefdaling jaarlijks als gevolg van betere doelmatigheid. Voor de periode 2013 en 2014 zal P-Direkt dit percentage zelfs verhogen tot 3%.

Apparaatskosten

De personeelskosten omvatten alle personele uitgaven van de ambtenaren in dienst en de gedetacheerde ambtenaren inclusief de kosten van uitzendkrachten en inhuur van externen. De materiële kosten omvatten de uitgaven voor overige personele lasten, de normale huisvesting, communicatie, automatisering, kantoorkosten, verkoopkosten, adviesopdrachten en overige kosten ten behoeve van het apparaat.

De inkoop ICT betreffen de directe inkoopkosten ten behoeve van het onderhoud en beheer van de dienstverleningssystemen cRMA, HRM-portaal, P-Direktportaal, SAPHR en Licenties.

Rentelasten

De rentelasten hebben betrekking op de financieringslasten voor de bij het Ministerie van Financiën aangegane leningen. Deze worden in de ontwikkelfase geactiveerd en in de beheerfase ten laste van de exploitatie gebracht.

Afschrijvingskosten

Dit betreffen de afschrijvingslasten uit hoofde van de investering in licenties en de ICT-dienstverleningscomponenten en de bedrijfsvoeringactiva. In 2011 worden de laatste ICT-dienstverleningscomponenten geactiveerd.

Investeringen

Tabel 5.5.2 Kasstroomoverzicht 2011 (x € 1 000)
Baten-lastendienst P-direkt
  

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

1.

Rekening-courant RHB 1 januari (incl. deposito)

17 641

22 174

20 380

20 883

20 238

20 498

20 640

2.

Totale operationele kasstroom

– 1 798

6 827

12 254

11 104

12 011

11 892

11 804

3a.

Totaal investeringen (-/-)

– 29 708

– 12 000

– 10 000

0

0

0

0

3b.

Totaal boekwaarde desinvesteringen (+)

0

0

0

0

0

0

0

3.

Totaal investeringkasstroom

– 29 708

– 12 000

– 10 000

0

0

0

0

4a.

Eenmalige uitkering aan moederdepartement (-/-)

0

0

0

0

0

0

0

4b.

Eenmalige storting door het moederdepartement(+)

3 100

0

0

0

0

0

0

4c.

Aflossingen op leningen (-/-)

– 2 061

– 8 621

– 11 750

– 11 750

– 11 750

– 11 750

– 11 750

4d.

Beroep op leenfaciliteit (+)

35 000

12 000

10 000

0

0

0

0

4.

Totaal financieringskasstroom

36 039

3 379

– 1 750

– 11 750

– 11 750

– 11 750

– 11 750

5.

Rekening-courant RHB 31 december (=1+2+3+4)

22 174

20 380

20 884

20 237

20 499

20 640

20 694

Toelichting

De aflossing van een lening start nadat een activum gereed is voor ingebruikname. Vanaf 2011 zijn alle investeringen in gebruik en als actief op de balans opgenomen.

Doelmatigheid

P-Direkt is opgericht om de doelmatigheid in de HR-kolom van de Rijksoverheid te verbeteren waarbij een bijdrage wordt geleverd aan het slagvaardiger maken van de rijksdienst. Naast deze «macro«- doelmatigheid streeft P-Direkt naar doelmatigheid van de eigen bedrijfsvoering. Door bundeling van taken van de bestaande dienstverlening uit de verschillende departementen binnen P-Direkt wordt een efficiencyslag gemaakt door verdere automatisering van taken. P-Direkt stelt zich tot doel in deze groeiperiode het huidige overheadpercentage te verlagen naar 17,5% waardoor de dienstverleningstarieven jaarlijks reëel kunnen worden verlaagd. Mede als gevolg daarvan realiseert P-Direkt al twee jaar de doelstelling om het dienstverleningstarief aan de afnemers jaarlijks met 2% te verlagen.

Dienstverlening

Ten aanzien van de volgende onderwerpen zijn prestatieafspraken dan wel KPI’s vastgesteld en vervolgens in de planning en control-producten opgenomen:

Klantgerichtheid

De dienstverlening van P-Direkt is er op gericht de medewerkers van de departementen te ondersteunen bij het uitvoeren van de personeelsprocessen. Vanuit deze externe focus worden afspraken gemaakt met de departementen over de kwaliteit van de diensten.

Kwaliteit en kostenefficiency

Naast de klantgerichte sturing op kwaliteit is kostenefficiency het middel om doelmatiger werken te bevorderen. Door afspraken te maken over de hoeveelheid en de kwaliteit van de te leveren diensten worden doelmatigheidsprikkels geïntroduceerd: als P-Direkt de afgesproken levels niet haalt hebben de betreffende afnemers recht op een schadevergoeding.

Naast de planning en control zijn er nog andere instrumenten die P-Direkt benut om haar doelmatigheid te vergroten. De belangrijkste zijn: Benchmarking, Audits, Gebruikerstevredenheidsonderzoek en Periodiek evaluatieonderzoek.

Eind 2008 is de HR Shared Service Center benchmark community 2009 gestart waarin P-Direkt participeert. Doel is om best practices van elkaar over te nemen! Gebleken is dat P-Direkt als enige het totale kostenpalet (inclusief afschrijvingen en rente op ontwikkelde systemen) in haar tarieven verdisconteerd.

Periodiek evaluatieonderzoek

Met betrekking tot de bijdrage van P-Direkt aan de doelmatigheid op rijksniveau wordt in 2010 een onafhankelijk evaluatieonderzoek uitgevoerd. De eigenaar, dgOBR, is opdrachtgever voor het evaluatieonderzoek. Onderdeel van deze evaluatie is het uitvoeren van een kosten-batenanalyse. Zijn de besparingen die vooraf voor reëel werden gehouden ook daadwerkelijk gerealiseerd? De uitkomsten van de evaluatie moeten er toe leiden dat op zowel het niveau van P-Direkt als het niveau van de individuele contracthouder voorstellen voor de ontwikkeling van de doelmatigheid en kwaliteit worden vastgesteld.

Optimaal beheer bedrijfsvoering

P-Direkt geeft uitvoering aan de doelmatigheidseis door bij een kwalitatief goede dienstverlening:

  • te sturen op een optimaal contractmanagement binnen de dienstverlening met leveranciers en afnemers. Onder andere door bij leveranciers afspraken te maken om de dienstverlening jaarlijks goedkoper af te nemen;

  • binnen een in opbouw zijnde organisatie een efficiënte inzet van personeel te realiseren om hiermee de overhead op een laag niveau te houden. Onder andere door functies die nog geen volledige capaciteit vergen te bundelen en door de inzet van externen in de bedrijfsvoeringfuncties te beperken;

  • te sturen op het niveau van kostprijzen om inzichtelijkheid te bieden in het kostenverloop en de resultaten van de dienstverlening.

Daarnaast heeft P-Direkt geparticipeerd in een benchmarkonderzoek voor baten-lastendiensten die de overheadcijfers van de baten-lastendiensten binnen het rijk in kaart moest brengen en vergelijken: Rijksbreed bedroeg dit percentage voor baten-lastendiensten 17,5%.

P-Direkt heeft in 2009 gestuurd op een percentage van 18% overhead en dit ook gerealiseerd (2007: 24,5%, 2008: 20%). In 2011 zal P-Direkt dit percentage trachten verder te verlagen naar minimaal het Rijksbrede percentage voor baten-lastendiensten van 17,5%. Mede door de bezuinigingstaakstelling in het primaire proces zal dit streefpercentage op de lange termijn niet verder verlaagd worden.

Kengetallen

P-Direkt heeft de transitie van projectenorganisatie naar een beheer- en dienstverleningsorganisatie uitgevoerd. De beheerorganisatie heeft een aantal HRM-oplossingen van de ministeries (onder andere Emplaza en PeRCC) overgenomen en heeft in 2008 en 2009 de nieuwe HRM-oplossingen vanuit de 1e fase in beheer genomen (onder andere de Payroll, het HRM-informatie en P-Direktportaal en de Personeelsdossierservice). In 2009 is de organisatiestructuur die dat beheer op een efficiënte wijze uitvoert verder opgezet. Onderdeel daarvan is het op eenduidige wijze vastleggen en administreren van afspraken met de leveranciers en de klanten. Dat laatste vindt plaats in een zogenaamd Service Charter waarin ook performance-indicatoren worden opgenomen. In 2010 wordt een nulmeting uitgevoerd die de basis zal vormen voor de doelmatigheidsmeting in de jaren 2011 en verder.

Bij P-Direkt wordt de basisdienstverlening doorberekend middels een IAR-tarief per maand. Momenteel is er nog sprake van een mix van productafname door verschillende aansluitmomenten van ministeries waardoor de financiële impact per ministerie verschillend is. In 2011 zal er echter sprake zijn van een integrale afname van de basisdienstverlening door alle ministeries: het gaat dan om het zelfbedieningsportaal, het personeelsinformatiesysteem, de salarisverwerking, het elektronisch personeelsdossier en de personeels- en salarisadministratie (contactcenter).

Om de doelmatigheid van P-Direkt aan te tonen zal sprake moeten zijn van een dalende kostprijs bij een (minstens) gelijk blijvende kwaliteit. Naast beschikbaarheid en betrouwbaarheid wordt ook gerapporteerd over de reactiesnelheid (calls, incidenten en serviceverzoeken opgelost binnen streeftijd voor alle klanten samen, per product).

Doelmatigheidsindicatoren

Tabel 6.5.3 Omschrijving Generiek Deel
 

2011

2012

2013

2014

2015

Kostprijzen per product per IAR per jaar (p) 1

565

554

537

521

511

Aantal IAR (q)

125 000

125 000

125 000

125 000

125 000

Omzet per integraal dienstverleningspakket (pxq)

70 625

69 213

67 136

65 122

63 820

      

FTE-totaal (excl. externe inhuur)

410

400

385

370

370

      

Saldo van baten en lasten (%) als percentage van de baten

0,36%

0,15%

0,39%

0,22%

0,08%

      

Klanttevredenheid algemeen

7

7

7

7

7

Betrouwbaarheid Informatievoorziening

98%

98%

98%

98%

98%

      

Omschrijving Specifiek Deel

     

ICT Diensten

     

Kwaliteitsindicatoren specifiek:

     

Tijdige afhandeling verwerkingsopdrachten:

     

– automatisch (SAP HR)

98%

98%

98%

98%

98%

– nabewerking (CRM)

90%

90%

90%

90%

90%

– centraal proces (CRM)

90%

90%

90%

90%

90%

Contactcenter responstijden

90%

90%

90%

90%

90%

klanttevredenheid

7

7

7

7

7

Portal beschikbaarheid

98%

98%

98%

98%

98%

klanttevredenheid

7

7

7

7

7

Rijksweb tijdige plaatsing wet- en regelgeving

98%

98%

98%

98%

98%

klanttevredenheid

7

7

7

7

7

1

P-Direkt heeft de jaarlijks prijsstijgingen op haar inkoop van resources van per saldo 2% niet in de tarieven verdisconteerd waarmee impliciet is voldaan aan de toezegging aan de afnemers om jaarlijks een efficiencywinst te realiseren van minimaal 2%. De bezuiniging wordt zowel intern (taakstelling personeel) als extern (efficiencykorting leveranciers) gerealiseerd.

De specifieke kwaliteitsindicatoren zijn hieronder kort toegelicht.

  • Tijdige afhandeling: opdrachten zijn verwerkt bij de afgesproken salarisbetaling. Dit is onder te verdelen in automatisch (directe invoer via SAP-HR), nabewerking (invoer via SAP-HR maar bewerking van P-Direktmedewerker nodig), centraal proces (binnenkomst via telefoon, mail of post; invoer door P-Direkt medewerker)

  • Contactcenter responstijden: afgehandelde vragen ingediend per telefoon, mail, post <5 dagen

  • Portal beschikbaarheid: beschikbaarheid portal gedurende de afgesproken tijden (service window).

  • Rijksweb wet- en regelgeving up-to-date: publicatie op rijksweb binnen 2 weken na plaatsing in Staatscourant.

Licence