Base description which applies to whole site
+Toon begrotingsfasen

3. Financieel en materieelbeheer

EU-aanbestedingen

De aandacht voor fouten in EU-aanbestedingen heeft ertoe geleid dat het aantal onderdelen met dergelijke fouten is gedaald ten opzichte van 2010. De totale budgettaire omvang van de fouten is in 2011 echter wel gestegen. Zowel bij het kerndepartement als bij enkele baten-lastendiensten zijn aanbestedingsfouten geconstateerd. Bij FMHaaglanden betreft het bijvoorbeeld onrechtmatigheden met een totaalbedrag van € 11,7 miljoen. De aanpak in 2012 is erop gericht het aantal fouten verder te verminderen.

Huurtoeslag

De huurtoeslag wordt uitgevoerd door de Belastingdienst. De uitgaven worden verantwoord op de begroting van BZK. In 2011 zijn in tegenstelling tot voorgaande jaren de fouten en onzekerheden in de uitgaven voor de huurtoeslag niet de tolerantiegrens voor het betreffende beleidsartikel gepasseerd.

Baten-lastendiensten

Centrale Archiefselectiedienst

Voorzien was dat de Centrale Archiefselectiedienst per 31 december 2010 als baten-lastendienst van BZK zou worden beëindigd. Voor de intrekking is op basis van de Regeling baten-lastendiensten een goedkeurende controleverklaring bij de slotbalans vereist. De administratie en het beheer van onderhanden werk van Centrale Archiefselectiedienst was niet voldoende op orde, waardoor het afgeven van de verklaring in 2011 niet mogelijk was.

Na afstemming met het ministerie van Financiën is in november 2011 besloten om de Centrale Archiefselectiedienst als baten-lastendienst te laten voortbestaan, om zodoende een adequate afwikkeling in 2012 mogelijk te maken.

Doc-Direkt

De tijdelijke baten-lastendienst Doc-Direkt is op 1 januari 2011 gestart als nieuwe organisatie. In 2011 is hard gewerkt aan het inrichten en op orde krijgen van Doc-Direkt. Doc-Direkt heeft 2011 afgesloten met een negatief bedrijfsresultaat, vanwege onder meer het achterblijven van aanbod aan nieuw werk, en een substantieel lager aantal productieve uren dan begroot. In 2011 heeft Doc-Direkt direct ingezet op een uitgebreid pakket aan besparingsmaatregelen.

Mede door problematiek in het beheer en de afsluiting bij de Centrale Archiefselectiedienst kon in eerste instantie geen definitieve openingsbalans voor Doc-Direkt worden opgesteld. Deze is begin 2012 alsnog opgesteld en voorzien van de benodigde goedkeurende verklaring.

Het financieel beheer bij Doc-Direkt is ultimo 2011 nog in ontwikkeling. Over geheel 2011 was geen sprake van bedrijfsprocessen die als (voldoende) ordelijk en beheerst zouden kunnen worden gekenmerkt. Bij het opstellen van het jaarverslag bij Doc-Direkt hebben zich dan ook problemen voorgedaan. De betrouwbaarheid van de financiële jaarverantwoording over 2011 kon om diverse redenen niet worden gegarandeerd. Door onder meer het ontbreken van contracten, een betrouwbare registratie van productiegegevens, een solide tijdsverantwoording en het (beperkte) functioneren van de onvervangbare interne controle, is er onvoldoende controlebewijs om de juistheid en volledigheid vast te stellen van de verantwoorde omzet en daaraan gerelateerde balansposities (onderhanden werk, debiteuren en nog te vorderen bedragen).

Het gebrek aan controlebewijs bij de jaarrekening van Doc-direkt leidt ertoe dat de Rijksauditdienst geen controleverklaring kan afgeven bij de jaarrekening van Doc-direkt. Als Doc-Direkt dit bewijs levert kan alsnog een controleverklaring worden afgegeven.

Daar waar extra sturing en beheersing gewenst was zijn halverwege 2011, met de instelling van een monitorteam en een taskforce, reeds maatregelen getroffen om de bedrijfsvoering verder te ontwikkelen en te verbeteren. Doc-Direkt zal in 2012 op basis van een verbeterplan inzetten op het verder implementeren van de bedrijfsvoering en het verbeteren ervan.

P-Direkt: keten in control

In 2010 stelde de Algemene Rekenkamer een onvolkomenheid vast in de gecentraliseerde personeelsadministratie van P-Direkt. In 2011 heeft P-Direkt stappen gezet om de controlketen op orde te brengen, waaronder:

  • de doorontwikkeling van het interne beheerstelsel;

  • de verbetering van managementinformatie;

  • afstemming in de keten met financial auditors;

  • verbeteren processen rondom wijzigingen, autorisaties e.d.

In 2012 zal de uitwerking van de in 2011 geïnitieerde maatregelen worden gemonitord en blijft P-Direkt verder werken aan het op orde brengen van het beheersstelsel.

Licence