Base description which applies to whole site
+Toon begrotingsfasen

BATEN-LASTENDIENST DE WERKMAATSCHAPPIJ

Inleiding

De Werkmaatschappij (DWM) is een concernbreed platform en thuisbasis voor interdepartementale samenwerking op het terrein van de bedrijfsvoering in brede zin binnen de gehele Rijksoverheid. DWM bestaat inmiddels uit 17 bedrijfseenheden. Een bedrijfseenheid is het resultaat van een interdepartementale samenwerking die tot volle wasdom is gekomen, en aldus in staat concrete producten en diensten te leveren en de daarmee samenhangende kosten in rekening te brengen bij de opdrachtgevers. Als blijkt dat er betere alternatieven zijn voor de positionering van een eenheid binnen de Rijksoverheid dan stroomt de betreffende eenheid uit. In januari 2011 is daarom de eenheid Facilitaire Samenwerking (FaSam) uitgestroomd naar FMHaaglanden.

DWM biedt ook onderdak aan de volgende interdepartementale samenwerkingsverbanden: Bureau Inspectieraad (vanaf 2008), Expertisecentrum Leren en Ontwikkelen (vanaf 2010) en I-Interim Rijk (vanaf 2010). Deze kunnen bij DWM terecht voor de afname van PIOFACH-ondersteuning, zij maken echter geen deel uit van DWM.

De 17 bedrijfseenheden van DWM leveren een breed scala aan producten en diensten op het terrein van de bedrijfsvoering aan onderdelen van de Rijksoverheid. Bijvoorbeeld HRM diensten zoals arbeidsmarktcommunicatie, arbeidsjuridische ondersteuning of bedrijfsmaatschappelijk werk, maar ook post- en koeriersdiensten, grafische en ICT-dienstverlening, het bieden van coaching, en financiële dienstverlening.

Door op concernniveau producten en diensten aan te bieden wordt schaalvoordeel bereikt. Het is een forse impuls voor de gewenste kwaliteitsverhoging en levert concrete besparingen op bij de afnemende departementen zowel in fte’s als in geld.

Naast de producten en diensten die door de bedrijfseenheden van DWM voor de onderdelen van de Rijksoverheid worden geleverd heeft DWM een aanvullende taak. DWM stimuleert ondernemerschap en creëert een omgeving -waarbinnen kansrijke initiatieven tot wasdom kunnen komen. DWM helpt aangesloten organisaties bij het implementeren en optimaal benutten van bedrijfsprocessen en systemen. Daarbij wordt zoveel mogelijk ingezet op standaardisatie, ketenintegratie en efficiencywinst. Naast de centrale inkoop van diensten biedt DWM ondersteuning op het gebied van strategie, management, onderzoek, ontwikkeling en begeleiding naar een baten-lastenorganisatie. Dankzij de ondersteuning van DWM kunnen de bedrijfseenheden een hogere kwaliteit van producten en diensten realiseren tegen een vergelijkbare of lagere prijs. Innovatie is daarbij een dragende kracht.

In 2011 is een Gateway review uitgevoerd naar DWM. Een van de conclusies was dat DWM haar toegevoegde waarde in de afgelopen jaren heeft bewezen en dat de koers die is ingezet de juiste is. Alle aanbevelingen van de review zijn door DWM overgenomen.

Bedrijfsvoering

Financieel Beheer

Het financiële beheer en de financiële verantwoording van DWM moeten voldoen aan de voorschriften voor baten-lastendiensten. Daarnaast wordt er een aantal algemene bedrijfseconomische beginselen als uitgangspunt genomen. Algemeen uitgangspunt is dat getrouw, duidelijk en stelselmatig inzicht wordt gegeven in de grootte en samenstelling van het vermogen van de baten-lastendienst en de omvang van de baten en lasten, het saldo van baten en lasten, kapitaaluitgaven en kapitaalontvangsten.

In 2011 zijn vanuit het verbeterprogramma Beweging in balans belangrijke verbeteringen doorgevoerd in het financieel beheer. De regiegroep Informatievoorziening is uitgebreid naar de totale bedrijfsvoering. Alle geledingen van DWM zijn daarin vertegenwoordigd. Dit betekent een verdere stroomlijning van de infrastructuur.

Veel energie is gaan zitten in het gereed maken van DWM voor Digi-Inkoop. De projectmatige aanpak heeft het gewenste resultaat. Ook is veel geïnvesteerd in het stroomlijnen van de websites en het voldoen aan de webrichtlijnen. Uitgangspunt is dat de Werkmaatschappij zoveel mogelijk gebruik maakt van Rijksportaal en www.rijksoverheid.nl.

De kwaliteit van de vier-maandsafsluitingen is verder verbeterd door meer op basis van een interne risicoanalyse invulling te geven aan de control-functie. Geheel 2011 was Bureau Bedrijfsvoering & Control onderdeel van de houdster. In 2011 is de fusie met het Administratiekantoor voorbereid. De nieuwe eenheid heeft de naam Financiën & Control.

In 2011 zijn de door de Rijksauditdienst geconstateerde fouten en onzekerheden ruim onder de daarvoor geldende tolerantiegrenzen gebleven.

Ontwikkelingen

Tussen verschillende Bedrijfseenheden ontstaat steeds meer samenhang. De Expertisecentra op het terrein van HRM hebben in 2011 de formele bundeling tot het Expertise Centrum Organisatie & Personeel (ECOP) doorgemaakt. Alle formele stappen zijn doorlopen. De nieuwe organisatie start op 1 februari 2012.

DWM heeft actief geparticipeerd in de verschillende projecten in het kader van het uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst.

Het jaar 2011 laat zien dat het concept dat achter DWM zit steeds verder inhoud krijgt. In 2011 zijn de tarieven grotendeels gelijk gebleven. Op een aantal terreinen zijn tarieven verlaagd. Tevens is de tendens zichtbaar dat grote uitvoeringsorganisaties producten en diensten van DWM afnemen. De opstelling van DWM is om zoveel mogelijk in partnership met andere dienstverleners te komen tot een optimale dienstverlening (zowel in tarief als geleverde kwaliteit) voor de opdrachtgevers.

Ontwikkeling financiële positie

Met het negatieve resultaat 2011 resteert eind 2011 een eigen vermogen van 2% van de gemiddelde omzet over de afgelopen drie jaar. Voor 2012 zijn met de eigenaar een aantal belangrijke afspraken gemaakt om de (vaste) lasten 2012 meer in overeenstemming te brengen met de verwachte omzet 2012. De bundeling van de 8 bedrijfseenheden tot één bedrijfseenheid EC O&P, leidt tot belangrijke kostenbesparingen. Ook de bundeling van het administratiekantoor en het bedrijfsbureau leidt tot efficiencyvoordelen. Bij vijfkeerblauw is een pakket aan maatregelen doorgevoerd om de afnemende vraag als gevolg van «digitaal tenzij...» te kunnen opvangen. Voor 2012 wordt dan ook een positief resultaat uit normale bedrijfsuitoefening verwacht.

Exploitatie

Baten-lastendienst DWM
Gespecificeerde verantwoordingstaat 2011
Bedragen x € 1 000
 

(1)

(2)

(3)=(2)–(1)

(4)

Omschrijving

Oorspronkelijk vastgestelde begroting (incl ISB)

Realisatie

Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting

Realisatie 2010

Baten

       

Omzet moederdepartement

34 859

31 177

– 3 682

53 616

Omzet overige departementen

83 107

62 992

– 20 115

74 294

Omzet derden

5 128

1 692

– 3 436

1 683

Rentebaten

10

106

96

3

Vrijval voorzieningen

0

252

252

0

Bijzondere baten

503

686

183

716

Totaal baten

123 607

96 905

– 26 702

130 312

         

Lasten

       

Apparaatskosten

117 559

96 395

– 21 164

129 680

– personele kosten

56 397

59 852

3 455

71 573

– materiële kosten

61 162

36 543

– 24 619

58 107

Afschrijvingskosten

3 195

1 109

– 2 086

658

– immaterieel

290

335

45

557

– materieel

2 905

774

– 2 131

101

Overige lasten

1 303

996

– 307

690

– dotaties voorzieningen

148

821

673

307

– rentelasten

700

175

– 525

146

– bijzondere lasten

455

0

– 455

237

Totaal lasten

122 057

98 500

– 23 557

131 028

         

Saldo van baten en lasten

1 550

– 1 594

– 3 144

– 716

Toelichting op belangrijke verschillen:

  • De effecten van de uittreding van FaSam op de omzet (€ – 21 565), kosten (€ – 20 870) en resultaat (€ – 695) zijn in de 1e suppletoire begroting 2011 (kamerstukken II, 32 780 VII, nr. 2) verwerkt.

  • Enkele aannames in de begroting 2011 zijn niet gerealiseerd wat resulteert in belangrijk lager omzet. Met name bij de bedrijfseenheden van EC O&P is de omzet belangrijk achtergebleven, zonder dat dit in dezelfde mate met kostenbesparende maatregelen is opgevangen. Ook bij Vijfkeerblauw is de omzet achtergebleven en zijn extra investeringen in de bedrijfsvoering doorgevoerd.

  • Bij de bedrijfseenheid DWR heeft de lagere aansluitingsgraad geleid tot minder investeringen in benodigde licenties en als gevolg daarvan lagere afschrijvingskosten. Doordat DWR in 2010 minder gebruik heeft gemaakt van de leenfaciliteit werkt dit door in lagere rentelasten dan begroot.

  • Actief incassobeleid heeft geleid tot vrijval voorziening dubieuze debiteuren in plaats van de begrote dotatie.

  • Het vormen van een voorziening voor flankerend personeelsbeleid en een voorziening verliesgevende projecten was niet begroot.

  • De bijzondere baten van € 0,686 mln bestaan vooral uit een bijdrage van DGOBR van € 0,6 mln in de ontwikkelkosten EC O&P ter grootte van € 0,681 mln.

Toelichting op saldo van baten en lasten per groep van activiteiten

Houdster, AK en BB&C

Het vormen van de voorziening sociaal flankerend beleid, heeft geleid tot een lager dan begroot resultaat bij de houdster. Bij AK en BB&C zijn meer opdrachten binnen komen dan verwacht.

Pijler EC O&P

Bij het Cluster Advies heeft Arbeidsjuridisch een substantieel hoger resultaat dan begroot. Het werkaanbod uit reorganisaties binnen de Rijksoverheid in 2011 was hoger dan voorzien. Bij het Cluster Arbeid, Vitaliteit en Welzijn [AVW] is afzet weggevallen i.v.m. de departementale herindeling. Kostenbesparingen hebben de daling in afzet in 2011 nog niet kunnen opgevangen. Bij het Cluster In-, Door- en Uitstroom [IDU] is bij de Mobiliteitsorganisatie de hoeveelheid werk substantieel achtergebleven. Bij overkomst van medewerkers kwam onvoldoende werk mee over. De genomen besparingsmaatregelen hebben het verlies in 2011 nog niet kunnen mitigeren. Het verlies bij Flexchange komt door een 33% lager inkoopbemiddelingsvolume

Pijler Facilitair

Het positieve resultaat van DWR is een gevolg van de herinrichting van de hosting. Daarnaast zijn delen van de beheerkosten lager uitgepakt dan begroot. Bij vijfkeerblauw zijn het uitblijven van omzet vanuit «Voorlichting op Aanvraag» en een vergaande digitalisering bij de departementen de oorzaken van het fors lagere resultaat. De lagere productiekosten konden het verlies aan omzet niet mitigeren. Door sturing van het management van vijfkeerblauw op afzet en andere bedrijfseconomische verbetermaatregelen is een groter verlies in 2011 voorkomen.

Pijler Rijk/Innovatie

Bij het Buitenhuis zijn enkele grote verwachte opdrachten ter grootte van € 0,5 mln niet doorgegaan. De maatregelen van het management van het Buitenhuis hebben een vertraagd effect en worden pas in 2012 zichtbaar.

Balans

Baten-lastendienst DWM
Balans per 31 december 2011
Bedragen x € 1 000
 

Balans 2011

Balans 2010

Activa

   

Immateriële activa

1 275

1 557

Materiële activa

3 250

2 244

– grond en gebouwen

385

437

– installaties en inventarissen

2 400

1 493

– overige materiële vaste activa

465

314

Voorraden

144

183

Debiteuren

6 835

7 516

Nog te ontvangen

5 307

10 080

Liquide middelen

19 900

16 921

Totaal activa

36 711

38 501

     

Passiva

   

Eigen Vermogen

2 369

5 132

– exploitatiereserve

3 962

5 848

– onverdeeld resultaat

– 1 594

– 716

Voorzieningen

570

0

Leningen bij het MvF

1 693

293

Crediteuren

5 492

7 441

Nog te betalen

26 587

25 635

Totaal passiva

36 711

38 501

Eigen vermogen

Het eigen vermogen eind december 2011 is 2,0% van de gemiddelde omzet over de afgelopen drie jaar en blijft hiermee met € 3,5 mln onder het toegestane maximum van 5%. Zonder de onttrekking, als gevolg van de uittreding van FaSam per 1 januari 2011, zou het eigen vermogen eind 2011 € 3,5 mln bedragen.

Nog te ontvangen en nog te betalen bedragen

De nog te ontvangen bedragen bestaan uit € 1,2 mln voor vooruitbetaalde bedragen en € 3,1 mln nog te factureren omzet, voornamelijk bij de bedrijfseenheden RBO [€ 0,8 mln] en EC O&P [€ 1,2 mln].

De voorziening betreft de financiële gevolgen van de in 2011 gemaakte afspraken op het gebied van flankerend personeelsbeleid voor een aantal medewerkers in verband met het beëindigen van het dienstverband in 2012 en voor één medewerker op basis van een gerechtelijke uitspraak, waartegen DWM in hoger beroep gaat.

De nog te betalen bedragen bestaan uit € 2,2 mln te verrekenen met het moederdepartement, € 4.6 mln vooruitgefactureerde bedragen, € 4,4mln te verrekenen met uitzendbureaus uit inhuurbemiddeling via Flexchange, € 2,5 mln voor personeelsgerelateerde verplichtingen, € 3 mln nog te besteden gelden en € 7,8 mln nog te betalen kosten bij de bedrijfseenheden DWR [€ 2,7 mln], SBO [€ 0,5 mln], RBO [€ 0,8 mln], EC AMC [€ 0,6 mln], EC MO [€ 0,4 mln] en de houdster [€ 1,7 mln] en voor € 0,6 mln aflossingsverplichting op de leningen bij het MvF.

Kasstroomoverzicht

Baten-lastendienst DWM
Kasstroomoverzicht per 31 december 2011
Bedragen x € 1 000
   

Oorspronkelijk vastgestelde begroting (incl ISB) (1)

Realisatie (2)

Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting (3)=(2)–(1)

1.

Rekening-courant RHB 1 januari 2011

21 986

16 919

– 5 067

2.

Totaal operationele kasstroom

4 745

2 373

– 2 372

 

Totaal investeringen (–/–)

– 3 335

– 1 837

1 498

 

Totaal boekwaarde desinvesteringen (+)

0

5

5

3.

Totaal investeringskasstroom

– 3 335

– 1 832

1 503

 

Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–)

0

0

0

 

Eenmalige storting door het moederdepartement (+)

0

600

600

 

Aflossingen op leningen (–/–)

– 250

– 159

91

 

Beroep op leenfaciliteit (+)

0

1 997

1 997

4.

Totaal financieringskasstroom

– 250

2 438

2 688

5.

Rekening-courant RHB 31 december 2011 (=1+2+3+4)

23 146

19 898

– 3 248

Een lagere operationele kasstroom is het gevolg van een lager dan begroot activiteitenniveau. De investeringen in 2011 bestaan voornamelijk uit de aanschaffingen van licenties en de aanvullingen op en verbeteringen van bestaande geautomatiseerde primaire systemen. De behoefte bij DWR aan licenties is achtergebleven bij de verwachting. De eenmalige storting door het moederdepartement betreft de bijdrage in de ontwikkelkosten van het EC O&P. Het beroep op de leenfaciliteit betreft de financiering van de aanschaffingen van licenties bij de bedrijfseenheid DWR.

Doelmatigheid

De Werkmaatschappij brede indicatoren

Oorspronkelijk vastgestelde begroting 2011

Jaarplan 2011

Realisatie 2011

Klanttevredenheid departementen

7,1

7,1

n.b.1

Medewerkerstevredenheid

7,5

7,5

7.6

% fte overhead2 (obv benchmark)

n.b

n.b.

1x per 2 jaar

% fte primaire proces (obv benchmark)

n.b

n.b.

1x per 2 jaar

Omzet (in € X 1000)

123 094

101 988

95 861

Gemiddeld aantal fte3

6894

624

578

Omzet per fte in €

179 000

163 000

166 000

1

Niet uitgevoerd in 2011.

2

overhead inclusief verkoop

3

fte inclusief tijdelijk IF/detachering

4

na correctie uittreding FaSam resteert 613

Ontwikkeling omzet

Zie toelichting onder het kopje Exploitatie.

Omzet per fte

De begrote omzet per fte bedraagt bijna € 179 000 ten opzichte van een gerealiseerde omzet per fte van ruim € 166 000 (een daling van ruim 7%). De daling in de omzet is enerzijds een gevolg van de uittreding van FaSam en anderzijds de achterblijvende vraag. In 2011 houdt de daling in het aantal fte’s geen gelijke tred met de omzetdaling.

Ten opzichte van het jaarplan 2011 is sprake van een stijging van 3%. Een omzetgroei gaat niet altijd gepaard met een overkomst van ambtelijk personeel en bij een aantal bedrijfseenheden leidt dit tot inhuur van extern personeel om aan de (soms ook tijdelijke) vraag vanuit departementen te kunnen voldoen. Dit leidt wel tot een toename van de omzet, maar niet tot een toename van het aantal fte’s ambtelijk personeel, waarop het kengetal is gebaseerd.

Indicatoren per bedrijfseenheid

Gezien de veelheid aan producten/diensten bij DWM is ter bevordering van het inzicht gekozen voor de onderstaande samenvattende overzichten van indicatoren. In onderstaande tabel is de realisatie 2011 vergeleken met de begroting 2011.

Hieruit blijkt dat de realisatie over het algemeen in lijn is met de begroting 2011. Duidelijk is dat hoofdzakelijk bij Vijfkeerblauw, Flexchange, A&G en Het Buitenhuis de afname aantallen in de realisatie lager zijn dan begroot in het jaarplan 2011. Hierin is ook de verklaring van de lagere resultaten van deze bedrijfseenheden te vinden.

 

Indicatoren per BE

Realisatie 2010

Begroting 2011

Realisatie 2011

Houdster

Inkooptarief Piofach dienstverlening (in €)

18 255

19 155

18 476

 

tarief houdster uitgedrukt in opslag % op direct inkooptarief

110,20%

109,70%

110,00%

 

klanttevredenheid eenheden

7,1

7,1

Niet uitgevoerd

Vijfkeerblauw

opslag printen zwart/wit (in €)

0,0265

0,0264

0,0268

 

volume zwart/wit

29,2 mln

45 mln

28,2 mln

 

opslag printen kleur (in €)

0,1114

0,1114

0,1225

 

volume kleur

13,5 mln

27 mln

8,8 mln

Intercoach

kostprijs coachtrajecten (in €)

775

704

547

 

deelnemers coachtrajecten

134

120

66

Flexchange

Tarief uitgedrukt in opslag % op directe inkoopkosten

3%

nvt

nvt

 

directe inkoopkosten uitzendkrachten (in €)

137 mln.

155 mln.

103 mln.

AJ

gemiddelde kostprijs per declarabel uur (in €)

103,82

100,04

99,25

 

aandeel declarabele uren uitgedrukt in totaal werkbare uren

65,31%

68,34%

64,73%

 

gem. aantal declarabele uren per declarabele fte

1 194

1 250

1 184

FA

gemiddelde kostprijs per declarabel uur (in €)

111

111

111

 

aandeel declarabele uren uitgedrukt in totaal werkbare uren

40,29%

52,00%

44,86%

 

gem. aantal declarabele uren per declarabele fte

1 046

1 275

1 100

RA

gemiddelde kostprijs per declarabel uur (in €)

130,07

128,71

131,66

 

aandeel declarabele uren uitgedrukt in totaal werkbare uren

47%

66,83%

69,36%

 

gem. aantal declarabele uren per declarabele fte

1 009

1 109

1 151

AMC

gemiddeld uurtarief maatwerkvacatureplaatsingen (in €)

112,5

112,5

101,55

 

gemiddeld tarief per standaardvacatureplaatsing in media (in €)

217,5

217,5

211,59

A&G

gemiddelde kostprijs/decl.uur (in €)

116,64

118,27

162,39

 

aandeel declarabele uren uitgedrukt in totaal werkbare uren

72,41%

75,55%

52.5

 

gem. aantal declarabele uren per declarabele fte

1 190

1 254

901

BMW

gemiddelde kostprijs per declarabel uur (in €)

84,8

84,8

95.90

 

aandeel declarabele uren uitgedrukt in totaal werkbare uren

57,00%

58,00%

60,80%

 

gem. aantal declarabele uren per declarabele fte

1 236

1 250

1 154

Bhuro

gemiddelde kostprijs per decl.uur (in €)

106,22

102,03

106,39

 

aandeel declarabele uren uitgedrukt in totaal werkbare uren

55,92%

62,50%

57,53%

 

gem. aantal declarabele uren per declarabele fte

1 278

1 225

1 130

Buitenhuis

gemiddeld tarief per declarabel uur GDR (in €)

125

125

125

 

gem. kostprijs per decl. uur sessie algemeen (in €)

125

125

125

 

gem. aantal declarabele uren per declarabele fte

949

1 120

534

IPKD

tarief basis/plusronde per adres (in €)

655

655

775

DWR

aandeel declarabele uren uitgedrukt in totaal werkbare uren

74,60%

74,60%

75,90%

 

SWF tarief

143,82

22,46

19,06

 

DWR Client tarief

n.v.t.

371,83

181,91

 

gem. aantal declarabele uren per declarabele fte

1 562

1 364

1 427

 

verhouding managementkosten vs. totale personeelskosten

8,11%

8,90%

4,04%

SBO

gemiddeld tarief per declarabel uur (in €)

118,12

129,31

126,49

 

gem. aantal declarabele uren per declarabele fte

1 373

1 354

1 283

BBR

gemiddeld tarief per declarabel uur ( in € )

134,68

134,68

135

 

gem. aantal declarabele uren per declarabele fte

1 252

1 152

1 099

RBO

gemiddeld tarief per decl. uur rijksbeveiligers ( in € )

52,18

53,28

52,61

MO

gemiddeld tarief per declarabel uur dienstverlening (in €)

108

102,29

108

 

gem. aantal declarabele uren per declarabele fte

924

1 250

661

Licence