Base description which applies to whole site
+Toon begrotingsfasen

TIJDELIJKE BATEN-LASTENDIENST FMHAAGLANDEN

Inleiding

FMHaaglanden (FMH) verzorgt de facilitaire dienstverlening voor de volgende departementen:

Buitenlandse Zaken (BZ), Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), Infrastructuur en Milieu (IenM), Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en Veiligheid en Justitie (VenJ).

Per 1 januari 2012 sluiten de departementen Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) en Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) aan.

Missie

FMHaaglanden (voormalig 4FM) wil de klant gemak in zijn of haar werk bieden, in elk gebouw en in elk ministerie, door het leveren van alle faciliteiten op en rond de werkomgeving en wil een organisatie zijn waar haar facilitair professionals met plezier werken, waardoor de klant zich goed bediend voelt.

Visie

De twee bovenstaande bouwstenen Klanten en Medewerkers vormen het belangrijkste kapitaal van FMH (voormalig 4FM) en zijn dan ook het uitgangspunt in ons denken en handelen.

Producten en diensten

FMHaaglanden levert producten en diensten op het gebied van gebouwbeheer, exploitatie, consumptieve diensten, risicobeheersing, schoonmaak, verhuizen, post en reprografie, verstrekken van inrichting, voorzieningen, vervoer, facility management en overige diensten.

Klanttevredenheid

Voormalig 4FM heeft zich bij de start als doel gesteld dat de dienstverlening door de eindgebruikers als gelijk wordt ervaren als voor de start (vóór 1 april 2010).

Het Klanttevredenheidsonderzoek (KTO) is eind 2011 afgenomen bij SZW en BZK (voormalig VROM = Rijnstraat en Oranje Buitensingel). IenM heeft eigenstandig een geïntegreerd onderzoek gedaan, waarvan de facilitaire resultaten zijn gedeeld.

De doelstelling «gelijkblijvende klanttevredenheid» is niet op alle onderdelen gehaald. De onderdelen waarbij de resultaten nagenoeg gelijk zijn aan de nulmeting zijn onder andere schoonmaak, meubilair op de werkplek, bewaking en beveiliging en verhuisdiensten.

De onderdelen waarbij sprake is van een lagere score ten opzichte van de nulmeting hebben met name betrekking op het servicepunt en de communicatie in het algemeen rondom de dienstverlening. Daarnaast zijn de restauratieve voorzieningen aan de locatie Rijnstraat lager beoordeeld.

In 2012 worden deze aandachtspunten opgepakt en zal de voortgang nauwlettend worden gemonitord.

Samenwerking 4FM en FaSam

Per 1 januari 2011 zijn 4FM en FaSam samengegaan en verder gegaan als FMHolding. Per 1 juli is de naam gewijzigd naar FMHaaglanden. Vooruitlopend op de verdere integratie, is een start gemaakt met de integratie van de bedrijfsvoeringonderdelen van voormalig FaSam en 4FM.

Er zijn in 2011, naast de integratie van bedrijfsvoering, geconsolideerde tertaalrapportages, een gezamenlijke productendienstencatalogus en één jaarplan opgesteld. Daarnaast is het kostprijsmodel zoveel mogelijk geharmoniseerd en zal er per 1 januari 2012 sprake van één financiële administratie.

FMHaaglanden als facilitaire dienstverlener van de regio Haaglanden

In lijn met het uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst hebben de Belastingdienst Centrum voor Facilitaire Dienstverlening (B/CFD) en FMHaaglanden een viertal gebouwen voor facilitaire dienstverlening aan elkaar over te dragen. FMHaaglanden draagt de dienstverlening in Hoofddorp (231 werkplekken), Zwolle (125 werkplekken) en Winschoten (174 werkplekken)over aan B/CFD. Omgekeerd draagt B/CFD aan FMHaaglanden de dienstverlening over van het Beatrixpark in Den Haag (1 500 werkplekken). De overdracht is per 1 januari 2012 gerealiseerd en is hiermee een mooi voorbeeld van samenwerking tussen de twee facilitaire dienstverleners.

Exploitatie

Baten-lastendienst FMH
Gespecificeerde verantwoordingstaat 2011
Bedragen x € 1 000
 

(1)

(2)

(3)=(2)–(1)

(4)

Omschrijving

Oorspronkelijk vastgestelde begroting (incl ISB)

Realisatie

Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting

Realisatie 2010

Baten

       

Omzet moederdepartement

0

30 711

30 711

0

Omzet overige departementen

67 519

60 202

– 7 317

44 884

Omzet derden

0

18

18

0

Rentebaten

0

10

10

0

Vrijval voorzieningen

0

15

15

15

Bijzondere baten

1 000

966

– 34

1 330

Totaal baten

68 519

91 922

23 403

46 229

         

Lasten

       

Apparaatskosten

64 042

84 334

20 292

39 616

– personele kosten

14 494

21 023

6 529

9 363

– materiële kosten

49 548

63 311

13 763

30 253

Afschrijvingskosten

3 810

3 556

– 254

2 697

– immaterieel

0

0

0

0

– materieel

3 810

3 556

– 254

2 697

Overige lasten

667

1 257

590

2 105

– dotaties voorzieningen

0

0

0

0

– rentelasten

667

294

– 373

266

– bijzondere lasten

0

963

963

1 839

Totaal lasten

68 519

89 147

20 628

44 418

         

Saldo van baten en lasten

0

2 775

2 775

1 811

De hogere realisatie voor zowel de baten als lasten ten opzichte van de oorspronkelijk vastgestelde begroting is het gevolg van de samenvoeging van voormalig 4FM en FaSam tot FMHaaglanden. De oorspronkelijk vastgestelde begroting heeft alleen betrekking op voormalig 4FM. De gerealiseerde baten en lasten van voormalig FaSam bedragen respectievelijk € 30,1 mln en € 28,7 mln.

Baten

De lagere omzet overige departementen is het gevolg van de interdepartementale herindeling. Hierdoor is een deel van de omzet (circa € 16 mln) verschoven van overige departementen naar het moederdepartement.

De baten kunnen als volgt worden gespecificeerd:

 

(1)

(2)

(3)=(2)–(1)

Omschrijving

Oorspronkelijk vastgestelde begroting

Realisatie

Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting

Productgroepen

     

Basis

47 629

68 076

20 447

Basis+

5 014

7 262

2 248

Maatwerk

2 811

6 224

3 413

Werkelijk

11 305

8 031

– 3 274

Opstartkosten

760

0

– 760

Overige opbrengsten

0

1 338

1 338

Totaal

67 519

90 931

23 412

       

Vrijval voorzieningen

0

15

15

       

Rentebaten

0

10

10

 

 

 

 

Bijzondere baten

1 000

966

– 34

       

Totaal baten

68 519

91 922

23 403

De Productgroep Basis is een afgesproken pakket producten en diensten dat wordt afgenomen waarvoor een vaste prijs per vaste verrekeneenheid wordt betaald. De prijs (p) en hoeveelheid (q) staan gedurende het jaar vast.

De productgroep Basis+ heeft betrekking op producten en diensten waarvoor de opdrachtgever afhankelijk van de afgenomen hoeveelheid een prijs per product/dienst betaalt. De prijs (p) staat gedurende het jaar vast, de hoeveelheid (q) is afhankelijk van de afname.

Bij de productgroepen maatwerk en werkelijke kosten zijn zowel de prijs (p) als de hoeveelheid (q) afhankelijk van de afname/vraag.

De omzet op bovenstaande producten, is met uitzondering van de werkelijke kosten, hoger dan begroot.

De opstartkosten zijn niet in rekening gebracht door FMHaaglanden.

De overige opbrengsten van € 1,3 mln hebben met name betrekking op de werkzaamheden ten behoeve van de aansluiting van OCW en VWS per 1 januari 2012.

Bijzondere baten

Het programma bureau Vernieuwing RijksDienst heeft aan voormalig 4FM een bedrag toegekend van in totaal € 4,35 mln. Hiervan heeft € 3,35 mln betrekking op 2010 en € 1,0 mln op 2011.

Lasten

De toename van de lasten is zoals eerder beschreven het gevolg van de samenvoeging van voormalig 4FM met voormalig FaSam.

Materiële kosten

De materiële kosten zijn onder te verdelen in kosten voor het eigen apparaat en de inkoopkosten van derden voor de dienstverlening. De inkoopkosten bedragen circa 89% van de totale materiële kosten.

Rentelasten en afschrijvingslasten

De rentelasten en afschrijvingslasten zijn lager dan begroot omdat de investeringen lager zijn dan gepland. Daarnaast is het rentepercentage lager dan begroot.

Bijzondere lasten

Dit zijn de kosten die betrekking hebben op het programma Vernieuwing RijksDienst.

Resultaat

Het resultaat over 2011 bedraagt circa € 2,8 mln en wordt voor een belangrijk deel veroorzaakt doordat minder middelen nodig waren om de afgesproken basisdienstverlening te kunnen leveren. Bij de bepaling van de kostprijzen is rekening gehouden met een risico-opslag van € 1,1 mln voor eventuele tegenvallers. Deze blijkt achteraf niet nodig te zijn geweest.

Balans

Baten-lastendienst FMH
Balans per 31 december 2011
Bedragen x € 1 000
 

Balans 2011

Balans 2010

Activa

   

Immateriële activa

 

0

Materiële activa

11 576

13 571

– grond en gebouwen

 

0

– installaties en inventarissen

11 172

13 298

– overige materiële vaste activa

404

273

Voorraden

0

0

Debiteuren

3 236

397

Nog te ontvangen

2 501

2 331

Liquide middelen

16 388

14 747

Totaal activa

33 701

31 046

     

Passiva

   

Eigen Vermogen

5 672

1 811

– exploitatiereserve

2 897

0

– onverdeeld resultaat

2 775

1 811

Voorzieningen

44

59

Leningen bij het MvF

7 702

10 781

Crediteuren

8 208

8 640

Nog te betalen

12 075

9 755

Totaal passiva

33 701

31 046

Activa

Materiële activa

De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de aanschafprijs, vermindert met afschrijvingen en bijzondere waardeveranderingen. Afschrijvingen op materiële vaste activa zijn gebaseerd op de geschatte economische levensduur, rekening houdend met eventuele restwaarde. Deze afschrijving vindt lineair plaats. De afschrijvingstermijnen zijn als volgt:

Installaties en inventaris

 

Meubilair

10 jaar

Computerhardware en software

3 jaar

   

Overige materiële vaste activa

 

Vervoersmiddelen

4 jaar

Overige materiële vaste activa

5 jaar

Debiteuren

Het saldo debiteuren betreft vorderingen op departementen.

Nog te ontvangen

De post nog te ontvangen is als volgt samengesteld:

 

31-12-2011

(x € 1 000)

Vooruitbetaalde en vooruitontvangen facturen

555

Nog te factureren bedragen

1 543

Onderhanden werk

403

 

2 501

Liquide middelen

De rekening courant bij het ministerie van Financiën per 31 december 2011 bedraagt € 16,39 mln.

Passiva

Eigen vermogen

De Regeling Baten- en lastendiensten 2011 stelt dat het eigen vermogen van een baten-lastendienst gebonden is aan een maximum omvang van 5% van de gemiddelde jaaromzet, berekend over de laatste 3 jaar. Indien een baten-lastendienst korter bestaat dan 3 jaar, wordt de gemiddelde jaaromzet berekend over deze kortere periode.

Voor de berekening van het maximum eigen vermogen is 2011 als eerste jaar van de 3-jaarscyclus genomen. Aan de gekozen insteek liggen een aantal argumenten ten grondslag.

Ten eerste is er over 2010 geen sprake van een jaaromzet in zin van de Regeling baten-lastendiensten. Immers FMH is pas op 1 april opgericht.

Ten tweede dient de berekeningswijze van een gemiddelde jaaromzet ervoor dat het Eigen Vermogen niet gaat fluctueren naar boven en naar beneden; er wordt stabiliteit gecreëerd. Een jaar meetellen, waarin er een (omzetgenererende) bedrijfseenheid minder (Fasam) is en sprake is van een periode korter dan 12 maanden omzet, vertroebelt dat beeld.

Ten derde nu alleen de berekening loslaten op 2011 ligt veel meer in lijn met de geraamde omzet van de toekomst. De baten 2012 liggen slechts 10 mln hoger dan de realisatie nu als gevolg van 2 nieuwe toetreders. Deze trend zet zich voort. Om die reden is 2011 gekozen als maatstaf omdat dat het eerste jaar is met een jaaromzet (waarin ook Fasam zit).

Over deze berekeningswijze heeft afstemming plaatsgevonden met de RAD.

Het eigen vermogen komt uit op bijna € 5,7 mln en is € 1,1 mln hoger dan de maximumomvang. Conform de regeling baten-lastendienst zal de eigenaar actie ondernemen om het eigen vermogen naar het maximum van 5% terug te brengen.

Leningen bij het MvF

FMHaaglanden is voor de overgenomen activa van de deelnemende departementen een lening aangegaan bij het ministerie van Financiën.

Voorzieningen

Dit betreft een voorziening ambtsjubilea. In overeenstemming met de Regeling baten-lastendiensten 2011 heeft 4FM besloten de voorziening niet verder op te bouwen maar deze in vijf jaar af te bouwen.

Crediteuren

De post crediteuren is als volgt samengesteld:

 

31-12-2011

(x € 1 000)

Crediteuren moederdepartement

2 684

Crediteuren ministeries

178

Crediteuren overig

5 346

 

8 208

Onder de crediteuren overig zijn de van leveranciers ontvangen inkoopfacturen opgenomen.

Nog te betalen

Onder deze post is voor een bedrag van circa € 7,5 mln aan nog te ontvangen facturen opgenomen en € 3,1 mln voor de aflossing in 2012 van de lening bij het ministerie van Financiën. De overige posten hebben onder andere betrekking op personele verplichtingen (vakantiegeld, -dagen en 13e maand), onderhanden werk en overige schulden.

Kasstroomoverzicht

Baten-lastendienst FMH
Kasstroomoverzicht per 31 december 2011
Bedragen x € 1 000
   

Oorspronkelijk vastgestelde begroting (incl ISB) (1)

Realisatie (2)

Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting (3)=(2)–(1)

1.

Rekening-courant RHB 1 januari 20111

– 65

21 112

21 177

2.

Totaal operationele kasstroom

3 810

78

– 3 732

 

Totaal investeringen (–/–)

– 4 000

– 1 571

2 429

 

Totaal boekwaarde desinvesteringen (+)

0

14

14

3.

Totaal investeringskasstroom

– 4 000

– 1 557

2 443

 

Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–)

0

 

0

 

Eenmalige storting door het moederdepartement (+)

0

 

0

 

Aflossingen op leningen (–/–)

– 3 810

– 3 246

564

 

Beroep op leenfaciliteit (+)

4 000

 

– 4 000

4.

Totaal financieringskasstroom

190

– 3 246

– 3 436

5.

Rekening-courant RHB 31 december 2011 (=1+2+3+4)

– 65

16 387

16 452

1

waarvan 4FM € 14,7 mln en Fasam, ingebracht per 1 jan 2011, € 6,4 mln.

Door FMH is met name geïnvesteerd in inventaris.

Doelmatigheid

Doelmatigheidsindicatoren

Omschrijving Generiek Deel

realisatie 2008

realisatie 2009

realisatie1 2010

begroting1 2011

realisatie 2011

Kostprijzen per werkplek

nvt

nvt

4 924

5 693

nvt

Omzet per productgroep (pxq)

         

– Basis

nvt

nvt

34 918

47 629

68 076

– Basis+

nvt

nvt

2 255

5 014

7 262

– Maatwerk

nvt

nvt

1 086

2 811

6 224

– Werkelijk

nvt

nvt

6 392

11 305

8 031

           

Saldo van baten en lasten (in €)

nvt

nvt

1 811

0

2 775

Saldo van baten en lasten (%)

nvt

nvt

4%

0%

3%

           

Personele kosten als % van de totale kosten

nvt

nvt

21,1%

21,2%

23,6%

Materiële kosten als % van de totale kosten

nvt

nvt

68,1%

72,3%

71,0%

           

Apparaatskosten (in €)

nvt

nvt

12 634

14 887

27 902

           

Kostenbesparing aanbestedingen (5%) 4FM

nvt

nvt

1 432

461

 

 

 

 

 

 

FTE-totaal (excl. externe inhuur)

nvt

nvt

 

 

283,9

1

Betreft alleen 4FM.

Algemeen

De realisatie 2010 en de begroting 2011 hebben betrekking op voormalig 4FM, waarvan 2010 voor een periode van 9 maanden.

Kostprijzen per werkplek

Om tot een kostprijs per werkplek te komen voor FMHaaglanden moeten eerst de Producten en Diensten Catalogi (PDC) en de kostprijsmodellen (KPM) van voormalig 4FM en FaSam op elkaar afgestemd worden. Dit is voor 2012 gedaan. Realisatiecijfers kunnen over 2012 worden opgeleverd.

Indicatoren specifiek deel

In de begroting 2011 zijn specifieke indicatoren opgenomen voor alleen 4FM. Fasam was hierin dus niet begrepen. Het opleveren van realisatiecijfers van alleen 4FM geeft een incompleet beeld. Derhalve is opname achterwege gelaten. In plaats daarvan zijn de personele en materiele kosten als percentage van de totale kosten voor beide eenheden opgenomen.

Kostenbesparing aanbestedingen 4FM (5%)

De aanbestedingen hebben geleid tot een inkoopbesparing van € 0,46 mln in 2011. Deze inkoopbesparing is lager dan begroot (€ 1,4 mln). Dit wordt vooral veroorzaakt door vertraging van grote aanbestedingen. Hierdoor wordt de periode waarop de lagere tarieven doorwerken korter. Wanneer gekeken wordt naar de inkoopbesparing op 1 januari 2013 dan zal het gestelde doel van 5% worden gehaald.

Licence