Inleiding
FMHaaglanden (FMH) verzorgt de facilitaire dienstverlening voor de volgende departementen:
Buitenlandse Zaken (BZ), Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW), Infrastructuur en Milieu (IenM), Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en Veiligheid en Justitie (VenJ).
Per 1 januari 2012 sluiten de departementen Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) en Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) aan.
Missie
FMHaaglanden (voormalig 4FM) wil de klant gemak in zijn of haar werk bieden, in elk gebouw en in elk ministerie, door het leveren van alle faciliteiten op en rond de werkomgeving en wil een organisatie zijn waar haar facilitair professionals met plezier werken, waardoor de klant zich goed bediend voelt.
Visie
De twee bovenstaande bouwstenen Klanten en Medewerkers vormen het belangrijkste kapitaal van FMH (voormalig 4FM) en zijn dan ook het uitgangspunt in ons denken en handelen.
Producten en diensten
FMHaaglanden levert producten en diensten op het gebied van gebouwbeheer, exploitatie, consumptieve diensten, risicobeheersing, schoonmaak, verhuizen, post en reprografie, verstrekken van inrichting, voorzieningen, vervoer, facility management en overige diensten.
Klanttevredenheid
Voormalig 4FM heeft zich bij de start als doel gesteld dat de dienstverlening door de eindgebruikers als gelijk wordt ervaren als voor de start (vóór 1 april 2010).
Het Klanttevredenheidsonderzoek (KTO) is eind 2011 afgenomen bij SZW en BZK (voormalig VROM = Rijnstraat en Oranje Buitensingel). IenM heeft eigenstandig een geïntegreerd onderzoek gedaan, waarvan de facilitaire resultaten zijn gedeeld.
De doelstelling «gelijkblijvende klanttevredenheid» is niet op alle onderdelen gehaald. De onderdelen waarbij de resultaten nagenoeg gelijk zijn aan de nulmeting zijn onder andere schoonmaak, meubilair op de werkplek, bewaking en beveiliging en verhuisdiensten.
De onderdelen waarbij sprake is van een lagere score ten opzichte van de nulmeting hebben met name betrekking op het servicepunt en de communicatie in het algemeen rondom de dienstverlening. Daarnaast zijn de restauratieve voorzieningen aan de locatie Rijnstraat lager beoordeeld.
In 2012 worden deze aandachtspunten opgepakt en zal de voortgang nauwlettend worden gemonitord.
Samenwerking 4FM en FaSam
Per 1 januari 2011 zijn 4FM en FaSam samengegaan en verder gegaan als FMHolding. Per 1 juli is de naam gewijzigd naar FMHaaglanden. Vooruitlopend op de verdere integratie, is een start gemaakt met de integratie van de bedrijfsvoeringonderdelen van voormalig FaSam en 4FM.
Er zijn in 2011, naast de integratie van bedrijfsvoering, geconsolideerde tertaalrapportages, een gezamenlijke productendienstencatalogus en één jaarplan opgesteld. Daarnaast is het kostprijsmodel zoveel mogelijk geharmoniseerd en zal er per 1 januari 2012 sprake van één financiële administratie.
FMHaaglanden als facilitaire dienstverlener van de regio Haaglanden
In lijn met het uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst hebben de Belastingdienst Centrum voor Facilitaire Dienstverlening (B/CFD) en FMHaaglanden een viertal gebouwen voor facilitaire dienstverlening aan elkaar over te dragen. FMHaaglanden draagt de dienstverlening in Hoofddorp (231 werkplekken), Zwolle (125 werkplekken) en Winschoten (174 werkplekken)over aan B/CFD. Omgekeerd draagt B/CFD aan FMHaaglanden de dienstverlening over van het Beatrixpark in Den Haag (1 500 werkplekken). De overdracht is per 1 januari 2012 gerealiseerd en is hiermee een mooi voorbeeld van samenwerking tussen de twee facilitaire dienstverleners.
Exploitatie
| (1) | (2) | (3)=(2)–(1) | (4) | |
|---|---|---|---|---|
| Omschrijving | Oorspronkelijk vastgestelde begroting (incl ISB) | Realisatie | Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting | Realisatie 2010 |
| Baten | ||||
| Omzet moederdepartement | 0 | 30 711 | 30 711 | 0 |
| Omzet overige departementen | 67 519 | 60 202 | – 7 317 | 44 884 |
| Omzet derden | 0 | 18 | 18 | 0 |
| Rentebaten | 0 | 10 | 10 | 0 |
| Vrijval voorzieningen | 0 | 15 | 15 | 15 |
| Bijzondere baten | 1 000 | 966 | – 34 | 1 330 |
| Totaal baten | 68 519 | 91 922 | 23 403 | 46 229 |
| Lasten | ||||
| Apparaatskosten | 64 042 | 84 334 | 20 292 | 39 616 |
| – personele kosten | 14 494 | 21 023 | 6 529 | 9 363 |
| – materiële kosten | 49 548 | 63 311 | 13 763 | 30 253 |
| Afschrijvingskosten | 3 810 | 3 556 | – 254 | 2 697 |
| – immaterieel | 0 | 0 | 0 | 0 |
| – materieel | 3 810 | 3 556 | – 254 | 2 697 |
| Overige lasten | 667 | 1 257 | 590 | 2 105 |
| – dotaties voorzieningen | 0 | 0 | 0 | 0 |
| – rentelasten | 667 | 294 | – 373 | 266 |
| – bijzondere lasten | 0 | 963 | 963 | 1 839 |
| Totaal lasten | 68 519 | 89 147 | 20 628 | 44 418 |
| Saldo van baten en lasten | 0 | 2 775 | 2 775 | 1 811 |
De hogere realisatie voor zowel de baten als lasten ten opzichte van de oorspronkelijk vastgestelde begroting is het gevolg van de samenvoeging van voormalig 4FM en FaSam tot FMHaaglanden. De oorspronkelijk vastgestelde begroting heeft alleen betrekking op voormalig 4FM. De gerealiseerde baten en lasten van voormalig FaSam bedragen respectievelijk € 30,1 mln en € 28,7 mln.
Baten
De lagere omzet overige departementen is het gevolg van de interdepartementale herindeling. Hierdoor is een deel van de omzet (circa € 16 mln) verschoven van overige departementen naar het moederdepartement.
De baten kunnen als volgt worden gespecificeerd:
| (1) | (2) | (3)=(2)–(1) | |
|---|---|---|---|
| Omschrijving | Oorspronkelijk vastgestelde begroting | Realisatie | Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting |
| Productgroepen | |||
| Basis | 47 629 | 68 076 | 20 447 |
| Basis+ | 5 014 | 7 262 | 2 248 |
| Maatwerk | 2 811 | 6 224 | 3 413 |
| Werkelijk | 11 305 | 8 031 | – 3 274 |
| Opstartkosten | 760 | 0 | – 760 |
| Overige opbrengsten | 0 | 1 338 | 1 338 |
| Totaal | 67 519 | 90 931 | 23 412 |
| Vrijval voorzieningen | 0 | 15 | 15 |
| Rentebaten | 0 | 10 | 10 |
|
|
|
| |
| Bijzondere baten | 1 000 | 966 | – 34 |
| Totaal baten | 68 519 | 91 922 | 23 403 |
De Productgroep Basis is een afgesproken pakket producten en diensten dat wordt afgenomen waarvoor een vaste prijs per vaste verrekeneenheid wordt betaald. De prijs (p) en hoeveelheid (q) staan gedurende het jaar vast.
De productgroep Basis+ heeft betrekking op producten en diensten waarvoor de opdrachtgever afhankelijk van de afgenomen hoeveelheid een prijs per product/dienst betaalt. De prijs (p) staat gedurende het jaar vast, de hoeveelheid (q) is afhankelijk van de afname.
Bij de productgroepen maatwerk en werkelijke kosten zijn zowel de prijs (p) als de hoeveelheid (q) afhankelijk van de afname/vraag.
De omzet op bovenstaande producten, is met uitzondering van de werkelijke kosten, hoger dan begroot.
De opstartkosten zijn niet in rekening gebracht door FMHaaglanden.
De overige opbrengsten van € 1,3 mln hebben met name betrekking op de werkzaamheden ten behoeve van de aansluiting van OCW en VWS per 1 januari 2012.
Bijzondere baten
Het programma bureau Vernieuwing RijksDienst heeft aan voormalig 4FM een bedrag toegekend van in totaal € 4,35 mln. Hiervan heeft € 3,35 mln betrekking op 2010 en € 1,0 mln op 2011.
Lasten
De toename van de lasten is zoals eerder beschreven het gevolg van de samenvoeging van voormalig 4FM met voormalig FaSam.
Materiële kosten
De materiële kosten zijn onder te verdelen in kosten voor het eigen apparaat en de inkoopkosten van derden voor de dienstverlening. De inkoopkosten bedragen circa 89% van de totale materiële kosten.
Rentelasten en afschrijvingslasten
De rentelasten en afschrijvingslasten zijn lager dan begroot omdat de investeringen lager zijn dan gepland. Daarnaast is het rentepercentage lager dan begroot.
Bijzondere lasten
Dit zijn de kosten die betrekking hebben op het programma Vernieuwing RijksDienst.
Resultaat
Het resultaat over 2011 bedraagt circa € 2,8 mln en wordt voor een belangrijk deel veroorzaakt doordat minder middelen nodig waren om de afgesproken basisdienstverlening te kunnen leveren. Bij de bepaling van de kostprijzen is rekening gehouden met een risico-opslag van € 1,1 mln voor eventuele tegenvallers. Deze blijkt achteraf niet nodig te zijn geweest.
Balans
| Balans 2011 | Balans 2010 | |
|---|---|---|
| Activa | ||
| Immateriële activa | 0 | |
| Materiële activa | 11 576 | 13 571 |
| – grond en gebouwen | 0 | |
| – installaties en inventarissen | 11 172 | 13 298 |
| – overige materiële vaste activa | 404 | 273 |
| Voorraden | 0 | 0 |
| Debiteuren | 3 236 | 397 |
| Nog te ontvangen | 2 501 | 2 331 |
| Liquide middelen | 16 388 | 14 747 |
| Totaal activa | 33 701 | 31 046 |
| Passiva | ||
| Eigen Vermogen | 5 672 | 1 811 |
| – exploitatiereserve | 2 897 | 0 |
| – onverdeeld resultaat | 2 775 | 1 811 |
| Voorzieningen | 44 | 59 |
| Leningen bij het MvF | 7 702 | 10 781 |
| Crediteuren | 8 208 | 8 640 |
| Nog te betalen | 12 075 | 9 755 |
| Totaal passiva | 33 701 | 31 046 |
Activa
Materiële activa
De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de aanschafprijs, vermindert met afschrijvingen en bijzondere waardeveranderingen. Afschrijvingen op materiële vaste activa zijn gebaseerd op de geschatte economische levensduur, rekening houdend met eventuele restwaarde. Deze afschrijving vindt lineair plaats. De afschrijvingstermijnen zijn als volgt:
| Installaties en inventaris | |
|---|---|
| Meubilair | 10 jaar |
| Computerhardware en software | 3 jaar |
| Overige materiële vaste activa | |
| Vervoersmiddelen | 4 jaar |
| Overige materiële vaste activa | 5 jaar |
Debiteuren
Het saldo debiteuren betreft vorderingen op departementen.
Nog te ontvangen
De post nog te ontvangen is als volgt samengesteld:
| 31-12-2011 (x € 1 000) | |
|---|---|
| Vooruitbetaalde en vooruitontvangen facturen | 555 |
| Nog te factureren bedragen | 1 543 |
| Onderhanden werk | 403 |
| 2 501 |
Liquide middelen
De rekening courant bij het ministerie van Financiën per 31 december 2011 bedraagt € 16,39 mln.
Passiva
Eigen vermogen
De Regeling Baten- en lastendiensten 2011 stelt dat het eigen vermogen van een baten-lastendienst gebonden is aan een maximum omvang van 5% van de gemiddelde jaaromzet, berekend over de laatste 3 jaar. Indien een baten-lastendienst korter bestaat dan 3 jaar, wordt de gemiddelde jaaromzet berekend over deze kortere periode.
Voor de berekening van het maximum eigen vermogen is 2011 als eerste jaar van de 3-jaarscyclus genomen. Aan de gekozen insteek liggen een aantal argumenten ten grondslag.
Ten eerste is er over 2010 geen sprake van een jaaromzet in zin van de Regeling baten-lastendiensten. Immers FMH is pas op 1 april opgericht.
Ten tweede dient de berekeningswijze van een gemiddelde jaaromzet ervoor dat het Eigen Vermogen niet gaat fluctueren naar boven en naar beneden; er wordt stabiliteit gecreëerd. Een jaar meetellen, waarin er een (omzetgenererende) bedrijfseenheid minder (Fasam) is en sprake is van een periode korter dan 12 maanden omzet, vertroebelt dat beeld.
Ten derde nu alleen de berekening loslaten op 2011 ligt veel meer in lijn met de geraamde omzet van de toekomst. De baten 2012 liggen slechts 10 mln hoger dan de realisatie nu als gevolg van 2 nieuwe toetreders. Deze trend zet zich voort. Om die reden is 2011 gekozen als maatstaf omdat dat het eerste jaar is met een jaaromzet (waarin ook Fasam zit).
Over deze berekeningswijze heeft afstemming plaatsgevonden met de RAD.
Het eigen vermogen komt uit op bijna € 5,7 mln en is € 1,1 mln hoger dan de maximumomvang. Conform de regeling baten-lastendienst zal de eigenaar actie ondernemen om het eigen vermogen naar het maximum van 5% terug te brengen.
Leningen bij het MvF
FMHaaglanden is voor de overgenomen activa van de deelnemende departementen een lening aangegaan bij het ministerie van Financiën.
Voorzieningen
Dit betreft een voorziening ambtsjubilea. In overeenstemming met de Regeling baten-lastendiensten 2011 heeft 4FM besloten de voorziening niet verder op te bouwen maar deze in vijf jaar af te bouwen.
Crediteuren
De post crediteuren is als volgt samengesteld:
| 31-12-2011 (x € 1 000) | |
|---|---|
| Crediteuren moederdepartement | 2 684 |
| Crediteuren ministeries | 178 |
| Crediteuren overig | 5 346 |
| 8 208 |
Onder de crediteuren overig zijn de van leveranciers ontvangen inkoopfacturen opgenomen.
Nog te betalen
Onder deze post is voor een bedrag van circa € 7,5 mln aan nog te ontvangen facturen opgenomen en € 3,1 mln voor de aflossing in 2012 van de lening bij het ministerie van Financiën. De overige posten hebben onder andere betrekking op personele verplichtingen (vakantiegeld, -dagen en 13e maand), onderhanden werk en overige schulden.
Kasstroomoverzicht
| Oorspronkelijk vastgestelde begroting (incl ISB) (1) | Realisatie (2) | Verschil realisatie en oorspronkelijk vastgestelde begroting (3)=(2)–(1) | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Rekening-courant RHB 1 januari 20111 | – 65 | 21 112 | 21 177 |
| 2. | Totaal operationele kasstroom | 3 810 | 78 | – 3 732 |
| Totaal investeringen (–/–) | – 4 000 | – 1 571 | 2 429 | |
| Totaal boekwaarde desinvesteringen (+) | 0 | 14 | 14 | |
| 3. | Totaal investeringskasstroom | – 4 000 | – 1 557 | 2 443 |
| Eenmalige uitkering aan moederdepartement (–/–) | 0 | 0 | ||
| Eenmalige storting door het moederdepartement (+) | 0 | 0 | ||
| Aflossingen op leningen (–/–) | – 3 810 | – 3 246 | 564 | |
| Beroep op leenfaciliteit (+) | 4 000 | – 4 000 | ||
| 4. | Totaal financieringskasstroom | 190 | – 3 246 | – 3 436 |
| 5. | Rekening-courant RHB 31 december 2011 (=1+2+3+4) | – 65 | 16 387 | 16 452 |
Door FMH is met name geïnvesteerd in inventaris.
Doelmatigheid
| Omschrijving Generiek Deel | realisatie 2008 | realisatie 2009 | realisatie1 2010 | begroting1 2011 | realisatie 2011 |
|---|---|---|---|---|---|
| Kostprijzen per werkplek | nvt | nvt | 4 924 | 5 693 | nvt |
| Omzet per productgroep (pxq) | |||||
| – Basis | nvt | nvt | 34 918 | 47 629 | 68 076 |
| – Basis+ | nvt | nvt | 2 255 | 5 014 | 7 262 |
| – Maatwerk | nvt | nvt | 1 086 | 2 811 | 6 224 |
| – Werkelijk | nvt | nvt | 6 392 | 11 305 | 8 031 |
| Saldo van baten en lasten (in €) | nvt | nvt | 1 811 | 0 | 2 775 |
| Saldo van baten en lasten (%) | nvt | nvt | 4% | 0% | 3% |
| Personele kosten als % van de totale kosten | nvt | nvt | 21,1% | 21,2% | 23,6% |
| Materiële kosten als % van de totale kosten | nvt | nvt | 68,1% | 72,3% | 71,0% |
| Apparaatskosten (in €) | nvt | nvt | 12 634 | 14 887 | 27 902 |
| Kostenbesparing aanbestedingen (5%) 4FM | nvt | nvt | – | 1 432 | 461 |
|
|
|
|
| ||
| FTE-totaal (excl. externe inhuur) | nvt | nvt |
|
| 283,9 |
Algemeen
De realisatie 2010 en de begroting 2011 hebben betrekking op voormalig 4FM, waarvan 2010 voor een periode van 9 maanden.
Kostprijzen per werkplek
Om tot een kostprijs per werkplek te komen voor FMHaaglanden moeten eerst de Producten en Diensten Catalogi (PDC) en de kostprijsmodellen (KPM) van voormalig 4FM en FaSam op elkaar afgestemd worden. Dit is voor 2012 gedaan. Realisatiecijfers kunnen over 2012 worden opgeleverd.
Indicatoren specifiek deel
In de begroting 2011 zijn specifieke indicatoren opgenomen voor alleen 4FM. Fasam was hierin dus niet begrepen. Het opleveren van realisatiecijfers van alleen 4FM geeft een incompleet beeld. Derhalve is opname achterwege gelaten. In plaats daarvan zijn de personele en materiele kosten als percentage van de totale kosten voor beide eenheden opgenomen.
Kostenbesparing aanbestedingen 4FM (5%)
De aanbestedingen hebben geleid tot een inkoopbesparing van € 0,46 mln in 2011. Deze inkoopbesparing is lager dan begroot (€ 1,4 mln). Dit wordt vooral veroorzaakt door vertraging van grote aanbestedingen. Hierdoor wordt de periode waarop de lagere tarieven doorwerken korter. Wanneer gekeken wordt naar de inkoopbesparing op 1 januari 2013 dan zal het gestelde doel van 5% worden gehaald.