De Algemene Rekenkamer besteedt op een gestructureerde wijze aandacht aan het primaire proces, aan de ondersteunende processen en aan de hiermee samenhangende beheerstaken. Op basis van maandelijkse managementinformatie wordt beoordeeld of onze taken doelmatig en rechtmatig worden uitgevoerd. In kwartaalrapportages worden de inhoudelijk voortgang van ons werkprogramma en onze doelbereiking intern gevolgd. Indien nodig wordt hier op bijgestuurd. In deze paragraaf worden opvallende zaken in de bedrijfsvoering toegelicht.
1. Financiële rechtmatigheid
In 2012 zijn de tolerantiegrenzen voor de rechtmatigheid niet overschreden. Er is sprake van een getrouwe weergave.
2. Totstandkoming (niet financiële) informatie
De managementinformatiesystemen hebben voldaan aan de kwaliteitseisen. Er hebben zich in 2012 geen zodanige verstoringen voorgedaan dat de juistheid, volledigheid, tijdigheid, continuïteit en vertrouwelijkheid in gevaar zijn gebracht. De managementinformatie is reproduceerbaar. Naast de maandelijkse managementinformatie werden kwartaalrapportages opgesteld. Enerzijds is de kwartaalrapportage bedoeld om inzicht te krijgen in de impact van onze activiteiten en hieruit lessen te trekken voor de toekomst. Anderzijds wordt hiermee de uitvoering van het werkprogramma in kaart gebracht. Op basis van die informatie kan beter gestuurd worden op de uitvoering van ons werkprogramma en op verbetering van onze werkzaamheden.
3. Financieel en materieel beheer
De inzet van de beheersinstrumenten heeft in het verslagjaar 2012 geresulteerd in beheerste bedrijfsprocessen. Toch is er nog een aantal verbeterpunten. De belangrijkste hiervan zijn:
• Aanvullende interne controles
De tijdige uitvoering van aanvullende interne controles gedurende het jaar blijft ook in 2013 aandacht behoeven. De praktijk leert dat deze werkzaamheden door andere prioriteiten of problemen in de bezetting, soms in de verdrukking komen. In 2013 zullen we de controlsheets P-direkt implementeren.
• Budgetbeheersing
Hoewel de budgetbeheersing in 2012 is verbeterd ten opzichte van 2011, is in 2012 toch nog een behoorlijke onder uitputting gerealiseerd. In 2013 zullen we de eerste tranche van de aangegane inspanningsverplichting realiseren. Dit betreft een bedrag van € 800.000. In 2013 zal extra aandacht geschonken worden aan de budgetbeheersing om de inspanningsverplichting te kunnen realiseren.
• Open standaarden
De Algemene Rekenkamer voldoet volledig aan artikel 3, eerste lid van de Instructie rijksdienst bij aanschaf ICT-diensten of ICT producten. Wij zijn niet afgeweken van open standaarden.
4. Overige aspecten
• Tijdigheid betaling crediteuren
90,4% van de facturen is binnen dertig dagen na factuurdatum betaald. Hiermee voldoen we aan onze doelstelling om tenminste 90% van de facturen binnen 30 dagen te betalen. In een aantal gevallen ligt de oorzaak van niet-tijdige betaling overigens buiten de Algemene Rekenkamer doordat facturen bijvoorbeeld ver na de factuurdatum worden ontvangen.
• Terugdringen aantal werkplekken
In 2011 is gestart met het terugdringen van het aantal werkplekken. In 2012 is dit voortgezet en zijn bovenop de 90 werkplekken die in 2011 bij ministeries zijn opgeheven, nog eens 25 werkplekken bij ministeries opgeheven. In de eerste helft van 2013 worden voorzieningen getroffen in ons pand aan het Lange Voorhout om uiteindelijk eind 2013 de norm van 0,9 werkplek per fte te realiseren. Met het opheffen van veel van onze werkplekken op ministeries leveren we een bijdrage aan de bezuinigen van de Rijksoverheid. Bovendien stimuleert het de ontwikkeling richting het nieuwe werken.