Algemeen

Onze opdracht is om uitvoering te geven aan de missie van het Nationaal Archief: het dienen van ieders recht op informatie en geven van inzicht in het verleden van ons land door ons in te zetten voor een sterk archiefbestel en door de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en onsite en online te presenteren.

In 2014 heeft het NA een belangrijke stap gezet in het realiseren van de digitale infrastructuur om zowel interne- als externe gebruikers te faciliteren.

De collectie van het Nationaal Archief bestaat uit archieven van nationale betekenis met het accent op archieven van de rijksoverheid.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de Minister een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchieven, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en de rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. Deze bewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van Regionale Historische Centra (RHC’s). Deze centra zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een bijdrage ontvangen.

Deze jaarrekening handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s worden elders verantwoord op artikel 14 van de Rijksbegroting.

Toelichting:

De realisatie over 2014 sluit met een positief exploitatieresultaat van € 0,6 miljoen. Een nadere beschouwing over de totstandkoming van dit resultaat is opgenomen in de toelichting op tabel 2.

De kapitaalsontvangsten sluiten aan op het kasstroomoverzicht en betreffen de boekwaarde van desinvesteringen, het bedrag aan ontvangen financiering (leenfaciliteit) en de eenmalige bijdragen van het moederdepartement. De kapitaalsuitgaven zijn gelijk aan de investeringen en de aflossingen op de leenfaciliteit.

Toelichting:

Baten

De omzet van het moederdepartement over 2014 bedraagt € 34,9 miljoen. In de omzet moederdepartement zijn de 2^e geldstroom projecten van totaal € 12,6 miljoen opgenomen. De ontvangen budgetten voor 2^e geldstroom projecten in 2014 betreffen hoofdzakelijk de programma’s Digitale Taken Rijksarchieven (DTR), Archief 2020 en Gemeenschappelijk Cultureel erfgoed.

Het verschil tussen de begroting en de realisatie is voornamelijk veroorzaakt door lagere bijdrage aan het programma Digitale Taken Rijksarchieven.

De bijdrage van de Provincie Zuid Holland (€ 400.000) is voor het beheer van de archieven Zuid Holland.

De omzet derden betreft de subsidies afkomstig van derde partijen (onder andere EU) zoals het Europese project Apex en digitaliseringsprojecten zoals Metamorfoze. Daarnaast zijn in deze omzet ook de opbrengsten van de overige dienstverlening verantwoord.

De mutatie in de projectgelden betreft het bedrag aan projectgelden dat per saldo wordt overgeheveld naar het volgende boekjaar. Dit wordt met name veroorzaakt door vertragingen in het programma DTR en het project Masterplan Archiefdepots.

Lasten

De apparaatskosten bedragen € 28,2 miljoen en liggen circa € 12,2 miljoen onder de begroting. Dit is het resultaat van vertragingen in het programma DTR en het project Masterplan Archiefdepots. De vertraging in het programma DTR is ontstaan door problemen met de werving van personeel, geen investeringen in een nieuwe eigen serverruimte wegens toekomstige overgang naar een ODC, vertraagde aanbesteding van scanners en op onderdelen een andere fasering van het programma DTR.

Het project Masterplan Archiefdepots is voor de voortgang afhankelijk van het Rijksvastgoedbedrijf. Door de vertragingen is minder personeel in dienst genomen en minder personeel ingehuurd dan gepland. Daardoor is minder personeel in dienst genomen en minder personeel ingehuurd dan gepland. Ook de materiële kosten zijn door de vertragingen achtergebleven op de begroting.

De afschrijving van de materiele vaste activa bedraagt € 0,9 miljoen en is € 0,1 miljoen hoger dan begroot. De oorzaken van dit verschil zijn investeringen die samenhangen met het programma DTR (scanners) en het project Masterplan Archiefdepots (archiefstellingen).

In 2014 zijn geen afschrijvingen van immateriële vaste activa, omdat in 2013 de immateriële vaste activa volledig zijn afgeboekt. De begroting (€ 1,6 miljoen) is opgesteld vóór doorvoering van deze stelselwijziging.

In 2014 is als gevolg van een afspraak over een afvloeiingsregeling een voorziening getroffen van € 0,2 miljoen.

Toelichting:

Activa

De balans van het Nationaal Archief vertoont een relatief stabiel beeld.

De debiteuren en nog te ontvangen bedragen zijn als volgt te specificeren:

De liquide middelen zijn per saldo gestegen als gevolg van minder uitgaven aan projecten.

Passiva

Het eigen vermogen bedraagt ultimo 2014 € 3,5 miljoen. Hiermee komt het eigen vermogen boven de maximumomvang van 5% van de gemiddelde jaaromzet, berekend over de laatste drie jaar. Uiterlijk per eerste suppletoire begrotingswet is het surplus aan eigen vermogen afgeroomd naar de eigenaar. Het verloop van het vermogen ziet er als volgt uit:

Conform de Regeling agentschappen is in het eigen vermogen als onderdeel van de exploitatiereserve de directe vermogensmutatie voor een bedrag van € 1,6 miljoen verantwoord (2013: € 2,4 miljoen). De overige directe mutaties in 2014 betreffen kosten die in 2013 ten laste zijn gekomen van dit geoormerkte budget, maar pas bij de verdeling van het resultaat in 2014 zijn verwerkt. De directe vermogensmutatie is een geoormerkt budget binnen de exploitatiereserve. In voorgaande jaren was de directe vermogensmutatie apart zichtbaar in de jaarrekening. De vergelijkende cijfers over 2013 zijn daarom aangepast aan de presentatie zoals in 2014 is toegepast. In 2014 zijn er uitgaven geweest ten laste van dit geoormerkte budget voor een bedrag van € 0,4 miljoen. Deze uitgaven zijn nog niet in de exploitatiereserve verwerkt, omdat de balans vóór resultaatverdeling moet worden opgesteld. De verdeling van het resultaat komt tot uitdrukking in de jaarrekening 2015.

De voorzieningen zijn licht gestegen tot € 0,4 miljoen als gevolg van de toename van de voorziening voor wachtgeldverplichtingen en de mutatie van een reorganisatievoorziening. Het verloop van de voorzieningen is als volgt weer te geven:

De belangrijkste mutatie in de investeringsbijdrage betreft de dotatie vanwege investeringen in activa voor het project DTR en het project Masterplan Archiefdepots. Verder is de investeringsbijdrage voor het Masterplan Archiefdepots voor een bedrag van € 5,1 miljoen verantwoord onder de projectegelden. Tegenover deze gelden staan nog geen investeringen. Hierdoor staan in de post «investeringsbijdrage» alleen bedragen waartegenover investeringen staan.

De vooruitontvangen projectgelden zijn gestegen met bijna € 10,5 miljoen. De belangrijkste mutatie in de projectgelden betreft enerzijds de overboeking van investeringsbijdrage naar projectgelden (€ 5,1 miljoen) en anderzijds onderbestedingen aan DTR (€ 4,7 miljoen), Archief 2020 (€ 0,6 miljoen) en overige projecten.

De crediteuren en nog te betalen bedragen zijn als volgt te specificeren:

Toelichting:

De operationele kasstroom is hoger dan oorspronkelijk begroot door fors lagere uitgaven op projecten dan in de oorspronkelijke begroting vastgesteld.

De investeringen hebben voornamelijk betrekking op de verbouwingen van het depot in het kader van het project Masterplan Archiefdepots en investeringen in ICT ten behoeve van het programma DTR.

De financieringskasstroom betreft de aflossing van de leningen bij het Ministerie van Financiën.

Doelmatigheid

Voor de eindverantwoording 2014 is – evenals voor 2013 – geen tabel met doelmatigheidsindicatoren opgenomen omdat deze ook niet weergegeven is in de begroting over 2014. De reden hiertoe is dat het Nationaal Archief in 2013 en 2014 een reorganisatie uitvoert en op basis van de nieuwe organisatiestructuur nieuwe doelmatigheidsindicatoren opstelt.