Base description which applies to whole site
+Toon begrotingsfasen

2. NATIONAAL ARCHIEF

2.1 Algemene toelichting

Het Nationaal Archief beheert de archieven van de rijksoverheid, maar ook archieven van maatschappelijke organisaties en individuele personen die van nationaal belang zijn (geweest). In de depots ligt bijna duizend jaar geschiedenis van Nederland opgeslagen in archieven en in duizenden kaarten, tekeningen en foto’s.

De missie van het Nationaal Archief is het dienen van ieders recht op informatie en het geven van inzicht in het verleden van ons land door:

  • inzet voor een sterk archiefbestel, een afgewogen beleid voor archiefwaardering en selectie en optimale zorg voor alle rijksarchieven;

  • de nationale archiefcollectie in Den Haag te beheren en online te presenteren.

Nationaal Archief en Regionale Historische Centra

Op basis van de Archiefwet 1995 heeft de minister van OCW een specifieke verantwoordelijkheid voor alle rijksarchiefbewaarplaatsen, zijnde het Nationaal Archief in Den Haag en 11 rijksarchiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden. De archiefbewaarplaatsen in de provinciehoofdsteden maken deel uit van de Regionale Historische Centra (RHC’s). De RHC’s zijn zelfstandige openbare lichamen, die vanuit het Rijk en andere partners een financiële bijdrage ontvangen.

Deze begroting handelt alleen om de baten en lasten van het Nationaal Archief. De rijksbijdragen aan de afzonderlijke RHC’s zijn onderdeel van artikel 14 van de begroting van OCW.

Tabel 1 Begroting Nationaal Archief 2014 (bedragen x € 1.000)
 

2014

Totaal baten

42.927

Totaal lasten

42.927

Saldo van baten en lasten

0

   

Kapitaalontvangsten

Kapitaaluitgaven

2.648

Tabel 2 Begroting van agentschap Nationaal Archief voor het jaar 2014 (bedragen x € 1.000)
 

2012 Slotwet

2013 Vastgestelde begroting

2014

2015

2016

2017

2018

Baten

             

Omzet moederdepartement

23.374

19.794

38.242

39.058

24.807

21.899

21.899

Omzet overige departementen

700

0

0

0

0

0

0

Omzet derden

2.447

3.449

2.505

690

690

690

690

Rentebaten

0

0

0

0

0

0

0

Mutatie vooruit ontvangen middelen

– 1.242

2.851

2.180

1.880

280

0

0

Bijzondere baten

             

Totaal baten

25.279

26.094

42.927

41.628

25.777

22.589

22.589

               

Lasten

             

Apparaatskosten

23.130

25.265

40.416

39.130

24.894

21.721

21.736

– personele kosten

10.425

13.673

19.437

19.318

11.809

10.330

10.330

waarvan eigen personeel

9.100

10.211

12.537

12.818

8.830

8.830

8.830

waarvan externe inhuur

1.325

3.462

6.900

6.500

2.979

1.500

1.500

– materiële kosten

12.705

11.592

20.979

19.812

13.085

11.391

11.406

waarvan apparaat ICT

542

479

672

700

740

774

789

waarvan bijdrage aan SSO

0

0

0

0

0

0

0

Rentelasten

7

159

93

80

65

50

35

Afschrijvingskosten

2.036

670

2.418

2.418

818

818

818

– materieel

446

662

818

818

818

818

818

waarvan apparaat ICT

   

138

138

138

138

138

– immaterieel

1.590

8

1.600

1.600

0

0

0

Overige kosten

– 12

0

0

0

0

0

0

– dotaties voorzieningen

 

0

0

0

0

0

0

– bijzondere lasten

 

0

0

0

0

0

0

Totaal lasten

25.161

26.094

42.927

41.628

25.777

22.589

22.589

               

Saldo van baten en lasten

118

0

0

0

0

0

0

Toelichting:

In 2012 heeft het Nationaal Archief het jaar afgesloten met een positief exploitatieresultaat van ruim € 0,1 miljoen.

Baten

Omzet moederdepartement

De omzet van het moederdepartement betreft de inkomsten van het Nationaal Archief voor de geleverde producten en diensten. Deze bestaat uit structurele middelen voor de primaire activiteiten (1e geldstroom) en incidentele middelen voor projectmatige activiteiten (2e geldstroom).

Voor 2013 tot en met 2015 heeft het Nationaal Archief incidenteel een bedrag van € 28,0 miljoen beschikbaar voor de structurele werkzaamheden rond de digitalisering van het Rijksarchief (digitale taken rijksarchieven). Deze ontwikkeling is zichtbaar in de stijging van de post omzet moederdepartement waarin het budget voor de digitale taken rijksarchieven is opgenomen. Van deze € 28 miljoen is € 3,0 miljoen beschikbaar in 2013 en € 25 miljoen wordt verdeeld over de jaren 2014 en 2015. In de begroting 2013 is deze € 3,0 miljoen niet opgenomen omdat de honorering van dit budget pas ná de vastgestelde begroting heeft plaatsgevonden.

Vanaf 2016 is voor de digitale taken rijksarchieven geen budget verantwoord in de post omzet moederdepartement omdat het budget nog niet structureel is toegekend door het ministerie. In de voorbereidingen voor de digitale taken rijksarchieven wordt in 2013 de organisatiestructuur van het Nationaal Archief al wel aangepast mede om de digitale taken te kunnen uitvoeren. Vanwege het structurele karakter van de digitale taken rijksarchieven is continuering van deze taken na 2015 het uitgangspunt.

In de omzet moederdepartement over 2016 tot en met 2018 is de taakstelling Rutte II verwerkt (€ 1 miljoen). De verdeling door het moederdepartement is nagenoeg definitief, op onderdelen kan nog een wijziging plaatsvinden. De taakstelling zal door het Nationaal Archief voornamelijk worden gerealiseerd in efficiency resultaten in de synergie tussen het Nationaal Archief en de RHC’s bij de uitvoering van de digitale taken. In deze ontwerpbegroting is dit effect nog niet verwerkt en is de taakstelling vanaf 2016 voorlopig verwerkt in de materiële uitgaven van het Nationaal Archief.

CBG

Vanaf 2012 is de subsidie aan het Centraal Bureau voor Genealogie (CBG) opgenomen, die namens het moederdepartement wordt verstrekt. De subsidie voor 2014 bedraagt € 1.77 miljoen.

Omzet derden

De omzet derden bestaat hoofdzakelijk uit projectmatige inkomsten van derde partijen (o.a. de Europese Unie) voor specifieke producten en diensten (projecten). Deze baten ontwikkelen zich op dit moment met een dalende lijn als gevolg van afloop van projecten zoals Apex (Europees project), en Metamorfoze (samenwerkingsproject met de Koninklijke Bibliotheek).

Mutatie vooruit ontvangen middelen

Dit betreft projectgelden die zijn vooruit ontvangen voor de ontwikkeling van specifieke eenmalige producten en diensten (projecten) voor verschillende opdrachtgevers. Ook voor deze post geldt dat een dalende lijn wordt verwacht als gevolg van afloop van projecten.

Lasten

Apparaatskosten

– Personele kosten

Personele kosten zijn gebaseerd op een formatie van 137,43 fte eind 2013. In 2014 tot en met 2015 stijgen de personele kosten als gevolg van de digitale taken rijksarchieven en is er daarnaast sprake van een dalende trend als gevolg van de taakstellingen en afloop van projecten.

In de post externe inhuur zijn tevens de uitgaven voor uitbesteding opgenomen.

– Materiële kosten

Dit betreft onder andere de huisvestingskosten zoals de huurkosten en servicekosten samenhangend met de huisvesting en kantoorautomatisering. Tevens zijn onder deze post de materiële uitgaven verantwoord die worden gedaan in het primaire proces, voor de digitale taken rijksarchieven en in de projecten.

Rentelasten

De rentelasten vloeien voort uit het beroep op de leenfaciliteit in 2013.

Afschrijvingskosten

De stabiele lijn van de afschrijvingskosten wordt veroorzaakt door instandhoudingsinvesteringen in het fysieke depot en de ICT hardware. Vanaf 2013 worden de uitgaven voor softwareontwikkeling niet meer geactiveerd maar direct ten laste van de exploitatie gebracht.

Tabel 3 Kasstroomoverzicht Nationaal Archief over het jaar 2014 (bedragen x € 1.000)
 

2012 Slotwet

2013

Vastgestelde begroting

2014

2015

2016

2017

2018

Rekening-courant RHB per 1 januari

3.486

13.724

7.694

7.464

7.234

7.004

6.774

               

Totaal operationele kasstroom

2.811

670

2.418

2.418

2.418

2.418

2.418

totaal investeringen

– 464

– 9.600

– 2.418

– 2.418

– 2.418

– 2.418

– 2.418

totaal boekwaarde desinvesteringen

– 4

0

0

0

0

0

0

Totaal investeringskasstroom

– 469

– 9.600

– 2.418

– 2.418

– 2.418

– 2.418

– 2.418

               

eenmalige uitkering aan moederdepartement (-/-)

             

eenmalige storting door moederdepartement (+)

5.643

3.000

0

0

0

0

0

aflossing op langlopende leningen (-/-)

– 50

– 1.400

– 230

– 230

– 230

– 230

– 230

beroep op leenfaciliteit (+)

2.300

1.300

0

0

0

0

0

               

Totaal financieringskasstroom

7.893

2.900

– 230

– 230

– 230

– 230

– 230

               

Rekening-courant RHB per 31 december

13.724

7.694

7.464

7.234

7.004

6.774

6.544

Toelichting:

De operationele kasstroom ontwikkelt zich stabiel. De belangrijkste oorzaak is dat wordt uitgegaan van een begroting met een nihil resultaat en een stabiel verloop van de afschrijvingen en mutaties in de vooruit ontvangen projectmiddelen.

De investeringskasstroom betreft de investeringen in ICT hardware en investeringen in het fysieke depot.

De financieringskasstroom betreft hoofdzakelijk de geplande vervroegde aflossing van de leenfaciliteit voor ICT investeringen en de leningen ten behoeve van de verbouwing van de publieke ruimte. De mutaties in 2014–2018 betreffen de aflossingen van de lening op de publieke ruimte.

Doelmatigheid

De tabel met doelmatigheidsindicatoren is voor 2014 niet weergegeven. De reden hiertoe is dat binnen het Nationaal Archief wordt gewerkt aan een nieuwe set van indicatoren.

In de begroting 2013 is aangegeven dat deze nieuw set aan indicatoren in de ontwerpbegroting 2014 voor het eerst zou worden opgenomen. In de begroting 2013 werd uitgegaan van een nieuwe set aan indicatoren voor de nieuwe fusieorganisatie (Nationaal Archief en Koninklijke Bibliotheek). In oktober 2012 is deze fusie echter bevroren. In de eerste vijf maanden van 2013 heeft het Nationaal Archief een strategische heroriëntatie uitgevoerd inclusief een heroriëntatie op de interne sturing van de organisatie. Tevens starten in 2013 de digitale taken rijksarchieven. De nieuwe set aan indicatoren dient aan te sluiten op het nieuwe sturingsmodel en dient tevens informatie te geven over de prestaties die samenhangen met de digitale taken rijksarchieven en de prestaties in de projecten.

Het Nationaal Archief heeft daarom besloten te wachten met een nieuwe set aan indicatoren totdat vast staat hoe de inrichting van de nieuwe organisatie eruit ziet en op basis daarvan de indicatoren te bepalen.

Licence