Inleiding
Het ministerie van Buitenlandse Zaken besteedt op een gestructureerde wijze aandacht aan de bedrijfsvoering. Op basis van de bestuurlijke informatievoorziening uit het management control systeem, waaronder de begroting- en jaarplancyclus en de managementactiepuntenlijst, wordt bewaakt of de doelstellingen op doelmatige wijze worden gerealiseerd. Waar nodig wordt bijgestuurd.
In deze paragraaf wordt ingegaan op de bedrijfsvoeringvraagstukken die zich gedurende het begrotingsjaar hebben voorgedaan en waarvan de informatieverstrekking voor het inzicht en de oordeelsvorming door de Tweede Kamer van belang is.
Toezeggingen aan de Algemene Rekenkamer, naar aanleiding van het rapport van bevindingen bij het jaarverslag 2009, maken integraal onderdeel uit van de bedrijfsvoeringparagraaf.
Rechtmatigheid
De omvang van de fouten en onzekerheden in de begrotingsuitvoering is binnen de wettelijke tolerantiegrenzen gebleven, zowel op totaal- als artikelniveau.
De totstandkoming van de beleidsinformatie
De basis voor een getrouwe weergave van de niet financiële beleidsinformatie in het jaarverslag vormen de procesbeschrijvingen per operationele doelstelling van de MvT. Voor 2011 zijn de procesbeschrijvingen direct gekoppeld aan de totstandkoming van de MvT 2011, waardoor deze organisatorisch beter zijn geborgd. De controleerbaarheid van de totstandkoming van beleidsinformatie wordt voorts bevorderd door de bronvermelding in conceptversies van de verslagen.
De MvT 2011 wijkt in een aantal opzichten af van die uit voorgaande jaren. In plaats van de beoogde effecten te benoemen in de beleidsagenda en de prestaties onder de operationele doelstellingen, is er in deze begroting voor gekozen om de drie VBTB-hoofdvragen integraal te beantwoorden onder elk beleidsartikel. Tevens zijn de ministeriële verantwoordelijkheid en de externe factoren die doelbereiking beïnvloeden expliciet benoemd. De prestaties zijn nu in veel grotere mate specifiek, meetbaar en tijdgebonden en er is naar gestreefd de (mix) van instrumenten helder toe te lichten. Daarnaast is per operationele doelstelling een paragraaf toegevoegd die de financiële inzet beschrijft. Daarmee wordt de beleidsinformatie op een meer samenhangende wijze gepresenteerd.
De MvT 2011 werd opgesteld door een kabinet met een demissionaire status en had dus een beleidsarm karakter. Na het aantreden van het kabinet Rutte is een aanvang gemaakt met het uitvoeren van de aanbevelingen die voortkwamen uit een gezamenlijk onderzoek met de Algemene Rekenkamer. Het publiceren van de zogenaamde Basisbrief Ontwikkelingssamenwerking vormde de eerste stap in het aanbrengen van meer focus en samenhang. In de loop van 2011 wordt dit verder uitgewerkt.
Het financieel en materieel beheer
Voorschottenbeheer
In 2010 is opvolging gegeven aan de aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer bij het Jaarverslag 2009. Het ministerie heeft wederom veel aandacht besteed aan het voorschottenbeheer met als resultaat dat er niet meer gesproken kan worden van een problematiek rond «oude» voorschotten.
In 2010 werd gemiddeld 93% van de rapportages tijdig gerappelleerd, waarmee de norm van 90% ruimschoots is gehaald. In 2011 zal worden nagegaan met welke mate van toezicht het goede resultaat van 2010 kan worden vastgehouden.
In overleg met het ministerie van Financiën en de Algemene Rekenkamer is de interne regelgeving met betrekking tot de bevoorschotting van multilaterale organisaties, multidonorfondsen en mondiale fondsen in overeenstemming gebracht met de internationale gangbare praktijk op het gebied van ontwikkelingssamenwerking. De Regeling Verlening Voorschotten 2007 van het ministerie van Financiën bood hiertoe de ruimte.
Beheer proces vliegtickets
Met ingang van april 2010 is een nieuwe raamovereenkomst met de huidige reisagent in werking getreden. Onder deze raamovereenkomst vallen niet alleen de budgethouders op het departement maar ook de posten in het buitenland voor zover het de aanschaf van vliegtickets van en naar Nederland betreft. In dat kader is er voor de posten een beschrijving van het boekingsproces evenals boekingsvoorschriften opgesteld, die met ingang 15 september 2010 in werking is getreden. Daarmee is opvolging gegeven aan de aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer om het proces in opzet ordelijk en controleerbaar te maken. Voor de werking in de praktijk blijft bewustwording een belangrijk aandachtspunt. Het ministerie zal actief voorlichting geven aan posten en directies over de nieuwe procedures. In 2011 zal een externe audit op de administratie van de reisagent worden uitgevoerd. Mede op basis hiervan zal een conclusie worden getrokken over de werking van de nieuwe opzet.
Toezicht op het NIMD
Het toezicht op het NIMD heeft tot resultaat geleid waardoor de toezeggingen aan de Algemene Rekenkamer volledig zijn nagekomen. Naar aanleiding van de uitkomsten van een extern onderzoek naar het financieel management en het beheer bij het NIMD zijn afspraken gemaakt om de Haagse kosten terug te brengen. Hiermee is de weg vrijgekomen voor de goedkeuring van de rapportages over 2007–2009. Het ministerie heeft daarmee alles gedaan wat redelijkerwijs mogelijk is. Er is sprake van een zorgvuldig financieel beheer.
Toezicht op beheer huisvestingsprojecten
In 2010 zijn procedures en modellen ontwikkeld en afspraken gemaakt met de posten om een goed beheer van huisvestingsprojecten af te kunnen dwingen. Basis voor deze procedures en afspraken is een systeem van periodieke onderhoudsinspecties van panden door deskundigen op basis van objectieve normen. Met deze maatregelen is opvolging gegeven aan de aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer.
Dossier- en archiefbeheer op de posten
De Algemene Rekenkamer heeft in 2009 geconstateerd dat het dossier- en archiefbeheer op de posten niet op orde is. In 2010 heeft het departement ondersteunings- en opleidingsmissies uitgevoerd om de kennis van de medewerkers op de posten te vergroten en ondersteuning te geven bij het verwerken van achterstanden. Zo is 16 maal een opleidingsmissie op een post uitgevoerd om medewerkers in te werken en is extra telefonische ondersteuning geboden om op de werkplek te coachen. Ook zijn stages aangeboden op het departement waarbij medewerkers een tijdje meedraaien. De opzet van het beheersysteem is beschreven en begin 2011 door het Audit Committee vastgesteld.
Betaalgedrag
In augustus 2010 verscheen de tweede rapportage naar aanleiding van de rijksbrede audit naar het betaalgedrag van de departementen. Buitenlandse Zaken scoorde met 94% wederom ruim boven de norm van 90% en bevindt zich daarmee nog steeds in de top van de departementen die hun facturen tijdig betalen.
Analyse van corruptierisico’s
Op grond van eigen onderzoek in 2010 heeft de concerncontroller geconstateerd dat de bestaande regelgeving beperkt inhoudelijke aanwijzingen geeft voor de beoordeling van corruptierisico’s t.a.v. de activiteiten en de contractpartijen. In 2011 zal worden bezien op welke wijze budgethouders een handreiking kan worden geboden voor een meer eenduidige invulling van de corruptieanalyse in het bestaande instrumentarium.
Overige aspecten van de bedrijfsvoering
Taakstelling
De taakstelling bij Buitenlandse Zaken betekent reductie met 391 fte’s in totaal op het departement in Den Haag en de posten in het buitenland. De uitvoering strekt zich uit over de periode 2008–2011 en ligt op schema. Het zwaartepunt van de afslanking in het kader van de taakstelling ligt bij de centrale beheersdiensten op het departement van Buitenlandse Zaken in Den Haag. Maatregelen zijn genomen om de kwaliteit van de bedrijfsvoeringdiensten te kunnen handhaven, in het bijzonder ook t.a.v. het financieel beheer. Daartoe is de controllingfunctie buiten de afslanking gehouden. Plannen zijn in voorbereiding om uitvoerende en administratieve taken op het gebied van het financieel beheer van de posten in het buitenland neer te leggen bij gespecialiseerde, professionele regionale steunpunten. Dit traject zal een aantal jaren in beslag nemen. Ook uitvoerend consulaire werkzaamheden worden in dit traject betrokken. Zie verder onder «Regionalisering postennet».
Regionalisering postennet
Op dit moment werken de 163 posten grotendeels zelfstandig, ondersteund door het departement. Dit is niet langer houdbaar om de volgende redenen:
• door aanhoudende bezuinigingen kan het departement niet langer alle posten gelijkmatig ondersteunen en controleren;
• er is onvoldoende capaciteit (kwalitatief en kwantitatief) om op alle posten alle administratieve en consulaire taken te blijven doen en om de toename van het consulair werkvolume op te vangen;
• er zijn rijksbrede ontwikkelingen om het Shared Service Centre concept als standaard administratiemodel te kiezen.
Eén van de concepten die hierop aansluit is Regionalisering: het door Regional Support Offices (RSO’s) laten uitvoeren van beheer- en consulaire taken. Het gaat daarbij om een andere architectuur van de relatie tussen Den Haag en het postennet enerzijds, en tussen de posten onderling anderzijds.
Regionalisering moet leiden tot een toename van kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening door schaalvergroting van de uit te voeren taken. Daarnaast leidt het tot efficiencywinst.
In de eerste helft van 2010 zijn de pilots regionalisering afgerond en is een business case uitgewerkt. Op basis van de business case heeft het S/DG beraad in juni 2010 besloten de regionalisering van het postennet gefaseerd in te voeren. Voor dit doel is vanaf juli 2010 een nieuwe projectorganisatie opgebouwd.
In de tweede helft van 2010 zijn startprogramma’s ontwikkeld en uitgevoerd waarin de geselecteerde implementatiemanagers voor RSO’s West Europa, Azië, Zuidelijk Afrika, Noord Amerika en Caribisch gebied, Zuid- en Midden Amerika en China zijn voorbereid op hun taak om een implementatieplan op te stellen en na goedkeuring hiervan de implementatie op te starten.
Eind 2010 hebben regionale startconferenties plaatsgevonden in de vijf eerstgenoemde regio’s waar vertegenwoordigers van de deelnemende posten zijn geïnformeerd over de aanpak en draagvlak is gecreëerd voor de implementatiemanagers RSO ten behoeve van de uitvoering van hun werkzaamheden. China werd, gezien de beperkte omvang, telefonisch geïnformeerd.
Shared Service Organisatie
In 2010 is een aantal baten-lasten-diensten dat organisatorisch deel uitmaakt van BZK volledig operationeel geworden.
De IPKD (Interdepartementale Post en Koerier Dienst), onderdeel van De Werkmaatschappij, is buitengewoon succesvol en efficiënt. Dit zal in 2011 zelfs leiden tot een significante prijsverlaging voor een dienstenpakket die gelijk is aan 2010.
De overgang van de uitvoering van een groot deel van de facilitaire dienstverlening van Buitenlandse Zaken naar 4FM is redelijk verlopen, maar er zijn nog wel verbeterpunten. In frequent en nauw contact tussen het departement en 4FM zijn minder goed lopende zaken specifiek benoemd en er is afgesproken om hier in 2011 aandacht aan te besteden.
Met Doc-Direkt (archiefbewerkingorganisatie) is een 10-jarig contract gesloten om de archiefachterstanden en toekomstige aanwas van het ministerie weg te werken. In 2010 is begonnen met het overdragen van personeel en taken (beheer en bewerking van semistatisch archief). In 2011 richt de aandacht zich vooral op het goed inregelen van de werkprocessen. Interdepartementaal speelt Buitenlandse Zaken – met BZK, RAD, OCW en Doc-Direkt – een rol bij de vormgeving van het opdrachtgeverschap op praktisch, tactisch en strategisch niveau.
Integriteit en veiligheid
Er is veel aandacht besteed aan de bewustwording zowel op het terrein van veiligheid als op het terrein van integriteit. Voor integriteit en veiligheid prevaleert een onderling verschillende aanpak.
Informatiebeveiliging
De beveiligingsambtenaar draagt de specifieke verantwoordelijkheid betreffende de informatiebeveiliging en helpt bij het weerbaar maken van het ministerie tegen (digitale) spionageactiviteiten. De geactualiseerde «BZ Informatiebeveiliging Baseline» zal in 2011 van kracht worden.
Vertrouwensfuncties
Er is een evaluatie van de samenwerkingspraktijk met de AIVD uitgevoerd. Mede aan de hand van die bevindingen is een nieuwe versie van het Service Level Agreement (SLA) voorgelegd aan de AIVD. Er is ook een nieuwe werkwijze afgesproken met de AIVD voor de opvang van de piek rond de zomerronde. Met name deelname aan de pilot – waarmee een Verklaring van Geen Bezwaar (VGB) binnen veel ruimere bandbreedtes dan nu is toegestaan meegenomen mag worden naar een volgende functie – biedt ruimte om herhalingsonderzoeken beter te plannen en zo een piekbelasting in de zomermaanden te voorkomen. Gedurende 2010 is het registratiesysteem voor de vertrouwensfuncties ingrijpend opgeschoond en zijn vele achterstallige onderzoeken uitgevoerd. Eind 2010 was de administratie van de vertrouwensfuncties op orde. Met deze maatregelen zijn de aanbevelingen van de Algemene Rekenkamer opgevolgd.
Integriteit
In 2010 zijn 8 grote onderzoeken naar integriteitschendingen en 13 middelgrote onderzoeken verricht. In totaal zijn 73 meldingen geregistreerd, welk aantal kleiner is dan in 2009. Voor wat betreft het aantal integriteitschendingen wijkt Buitenlandse Zaken niet af van de rijksbrede vuistregel, die uitgaat van 5 incidenten per 1 000 werknemers.
Veiligheidsbewustzijn
Ter verbetering van het veiligheidsbewustzijn van medewerkers werd begin 2010 de notitie «Veiligheidsopleidingen» afgerond en worden veiligheidstrainingen georganiseerd. Ook medewerkers die regelmatig op dienstreis gaan naar risicogebieden, kunnen op basis van in 2010 opgesteld beleid deze trainingen volgen of krijgen tenminste een briefing. Voor de veiligheidsopleidingen is actief samengewerkt o.a. met de School voor Vredesmissies van Defensie. Er bestaat grote interesse en enthousiasme voor deze opleidingen en briefings; de opzet is geslaagd.
Voorts hebben de thema’s veiligheid, crisisbeheersing en integriteit een vaste plaats gekregen in bestaande opleidingsprogramma’s.
Veiligheids- en beveiligingsaudits
In 2010 is begonnen met de uitvoering van veiligheidsanalyses volgens een nieuwe opzet. Deze manier van analyseren en rapporteren is in lijn met de hiervoor internationaal gebruikelijke en erkende praktijk.
De nieuwe opzet is vergelijkbaar met de wijze waarop internationale organisaties als de VN, EU en internationale bedrijven zoals Control Risks hun dreigingsanalyses verrichten. De focus van het ministerie is gericht op gemiddeld- en hoog risicoposten. Ten behoeve van deze posten zal het ministerie veiligheidsanalyse opstellen met het doel het veiligheidsregime van de post te optimaliseren. De beveiligingscoördinatoren van de overige posten zullen dit zelf moeten doen aan de hand van door het departement aangeleverde instrumenten.
Informatiemanagement
Sturing van de informatievoorziening
In 2010 is een nieuwe departementale strategie voor informatievoorziening en automatisering vastgesteld voor 2010–2013. Speerpunten daarin liggen op het gebied van onder andere plaatsonafhankelijk werken, digitalisering, kennismanagement en ondersteuning van de primaire processen. Hierbij is aangesloten op het rijksbrede beleid op dit gebied.
In 2010 is gewerkt aan de professionalisering van de besturing van de informatievoorziening waarbij de focus ligt op meer vraagsturing en opdrachtgeverschap vanuit de lijnorganisatie, integratie van ICT en documentaire informatievoorziening, scheiding van beleid en uitvoering, intensivering van uitbesteding van taken en minder externe inhuur.
In 2010 is in die lijn gewerkt aan de verandering «van uitvoering naar regie» met een centrale coördinatie van vraag- en aanbodbundeling op informatiediensten, portfoliomanagement en leveranciersmanagement.
De departementale portfolio aan informatiseringsprojecten omvatte in 2010 circa 20 projecten, waaronder:
– Migratie ERP-systeem
Medio 2010 is de overgang van het beheer en onderhoud van het «Enterprise Resource Planning» (ERP) systeem van het ministerie van Oracle naar CapGemini succesvol verlopen.
– Digitalisering documentatie en informatievoorziening
Eind 2010 heeft het SG/DG-beraad een positief besluit genomen op de business case voor de ministerie- brede implementatie van het digitaal archief via Sophia. De implementatie van Sophia zal in 2011 van start gaan op het departement en mogelijk op een beperkt aantal posten.
Naast de inhoudelijke veranderingen heeft dit ook gevolgen voor de archiefmedewerkers zelf. In een digitale omgeving zijn minder fte’s nodig en worden andere opleidingseisen (inhoud en competenties) gesteld. DDI zal bij de invoering van Sophia hiermee rekening houden en initieert nu al activiteiten die hierop aansluiten (waaronder Doc-Direkt).
Voor de documentatie- en bibliotheekfunctie is een pilot met digitale nieuwsvoorziening (HowardsHome) uitgevoerd bij een aantal beleidsdirecties. Op basis hiervan is een business case voor het digitaliseren van het nieuws en de nieuwsachtergronden binnen BZ.
– E-facturering
Vanwege onvoorziene omstandigheden is de deelname van het ministerie aan de pilot scannen facturen en e-factureren niet gerealiseerd. De business case is niet zoals gepland begin 2010, maar medio 2010 goedgekeurd. Deze vertraging heeft ertoe geleid dat het project pas medio 2010 is voortgezet.
In 2011 wordt na onderzoek een softwarepakketkeuze gemaakt, de benodigde software ontwikkeld, getest en in productie genomen. Naar verwachting zal eind 2011 gestart zijn met een pilot op het departement en een post.
Voorts was in het kader van onderhoud 2010 het ontwerp- en voorbereidingsjaar voor de wereldwijde vervanging van de ICT-basisinfrastructuur (160 posten buitenland en departement).
Duurzame bedrijfsvoering
De Rijksoverheid heeft als beleid om in 2010 honderd procent duurzaam in te kopen. Het departement heeft duurzaamheid in het inkoopbeleid verankerd en neemt voor haar inkopen in Nederland de rijksbreed vastgestelde duurzaamheideisen op. Daarmee voldoet het resultaat van de inkoop aan de gestelde eisen. Voorbeelden zijn de aanbestedingen van klassieke taaltrainingen, kantoormeubilair voor de kanselarijen, satelliettelefoons en breedbandsatellietterminals en schoonmaakdiensten in Berlijn. Uitzondering is CBI, waar in 2010 duurzaamheid nog niet volledig was verankerd in de aanbesteding.
Een tweetal huisvestingprojecten in Amman en San Francisco zijn in 2010 onderscheiden vanwege de duurzaamheidsaspecten.