Het managementteam van de Tweede Kamer stelt hoge eisen aan het op orde zijn van de bedrijfsvoering in het algemeen en het financieel beheer in het bijzonder. In de afgelopen jaren heeft het digitaliseren van diverse primaire en ondersteunende processen de aandacht gehad. Daarnaast heeft een interne werkgroep geselecteerde werkprocessen opnieuw beoordeeld op doelmatigheid en doeltreffendheid, waarbij kwaliteit en professionaliteit als leidraad dienen.
In het kader van het financieel beheer is de ZBB methode als budgetmethode geïntroduceerd. Door het differentiëren van uitgavencategorieën en het opnieuw bepalen van het benodigd budget, is de besluitvorming ten aanzien van exploitatie, vervanging en investeringen meer geconcentreerd op risicovolle uitgaven.
1. Rechtmatigheid
De begrotingsuitvoering is rechtmatig verlopen; het door de Tweede Kamer ingerichte contractbeheer en contractregister hebben overschrijdingen van de tolerantie voorkomen.
2. Totstandkoming beleidsinformatie
Er hebben zich geen bijzonderheden voorgedaan. De Tweede Kamer heeft voor de totstandkoming van de niet-financiële informatie de procedure gevolgd.
3. Financieel en materieelbeheer
Het financieel en materieelbeheer heeft permanent de aandacht van het managementteam en de diensten. Mede door de introductie van de ZBB methode is de kwaliteit van de vervangingsplannen toegenomen en wordt nog meer de nadruk gelegd op het goed functioneren van de bedrijfsmiddelen. Onderhoud en tijdig vervangen van bedrijfsmiddelen wordt structureel steeds professioneler beheerd.
In 2013 is zowel een technische als functionele migratie voorbereid van het financiële informatiesysteem en is een aantal administratieve personele processen gedigitaliseerd. Door het steeds verder digitaliseren van de werkprocessen neemt de afhankelijkheid en daarmee de kwaliteit en beschikbaarheid van de geautomatiseerde systemen toe. In dat kader wordt steeds meer aandacht besteed aan de kwaliteit van het technisch en functioneel beheer. In 2014 wordt het onderzoek van de Auditdienst Rijk naar de beheerorganisatie van de financiële applicaties afgerond. De aanbevelingen van de Auditdienst worden zeer op prijs gesteld. In 2014 wordt een groot deel van de aanbevelingen ingevoerd en wordt extra aandacht besteed aan het autorisatie- en wijzigingenbeheer.
In de afgelopen jaren heeft de controle op de personeelsuitgaven zich toegespitst op de ISAE-3402 verklaring, die wordt verstrekt door de organisatie die de salarisverwerking uitvoert voor de Tweede Kamer. Deze verklaring is slechts een onderdeel binnen het stelsel van (interne) controles om de rechtmatigheid en de juistheid van de uitbetaalde salarissen te garanderen. In 2014 zal op basis van het advies van de Auditdienst Rijk worden beoordeeld of deze verklaring tegemoet komt aan de zekerheidsbehoefte van het managementteam binnen het totale stelsel van interne controlemaatregelen.
4. Overige aspecten van de bedrijfsvoering
De Tweede Kamer heeft op veel terreinen een voorbeeldfunctie, mede door wetgeving die op verzoek van de Tweede Kamer tot stand komt. In dat kader staat het thema integriteit, inclusief fraudebestrijding, hoog op de agenda. In 2013 en 2014 wordt een programma uitgevoerd om iedereen (opnieuw) bewust te maken van onze positie en het omgaan met integriteitsdilemma’s. Door het aanstellen van vertrouwenspersonen en het invoeren van procedures wordt dit binnen de reguliere bedrijfsvoering geborgd.
Het jaar 2013 heeft het Audit Committee gebruikt om het eigen functioneren, zoals bedoeld in artikel 6 van de Regeling Audit Comittees 2012, te beoordelen. De discussie richtte zich voornamelijk op de huidige taak, de samenstelling en de ontwikkeling richting de toekomst. In 2013 zijn geen reguliere bijeenkomsten gehouden. De evaluatie wordt begin 2014 afgerond.