A: Personele en materiële uitgaven

Dit artikel betreft de apparaatsuitgaven van zowel het postennetwerk in het buitenland als het departement in Den Haag, exclusief de personele uitgaven voor de politieke leiding en attachés van andere ministeries. Het omvat de verplichtingen voor en uitgaven aan het ambtelijk personeel, de overige personele uitgaven en het materieel.

Personeel:

De personele uitgaven vallen uiteen in de volgende categorieën: (1) Uitgaven voor het ambtelijk personeel; Dit betreft de algemene ambtelijke leiding van het departement (met uitzondering van de secretaris-generaal, plaatsvervangend secretaris-generaal en directeuren-generaal12), de beleidsdirecties en de ondersteunende diensten. (2) Uitgaven voor het uitgezonden personeel op de ambassades (zoals salaris, vergoedingen en dienstreizen). (3) Uitgaven voor het lokaal aangenomen personeel op de buitenlandse vertegenwoordigingen van Nederland.

Materieel:

De materiële uitgaven hebben betrekking op de uitgaven voor de exploitatie van en investeringen in het departement in Den Haag en de vertegenwoordigingen in het buitenland. Hieronder vallen onder andere de verplichtingen en uitgaven voor (1) huisvesting zoals huur van kanselarijen, residenties, personeelswoningen en het kantoor in Den Haag, klein onderhoud en bouwkundige projecten, (2) beveiligingsmaatregelen, (3) ICT uitgaven zoals automatisering en communicatiemiddelen en (4) bedrijfsvoeringsuitgaven. Specifiek wordt van de materiële uitgaven aangegeven welk deel hiervan betrekking heeft op ICT-uitgaven en hoeveel van de uitgaven via een Rijksbrede shared service organisatie (SSO) worden verricht. De ICT uitgaven die door een SSO worden verricht staan opgenomen onder de categorie» bijdragen aan SSO’s».

Budgettaire gevolgen:

B: Totaaloverzicht apparaatsuitgaven en -kosten Buitenlandse Zaken

Buitenlandse Zaken heeft geen baten-lastendienst of ZBO.

C: Verdeling apparaatsuitgaven naar beleid

De Minister van Financiën heeft de Kamer, in het kader van «verantwoord begroten», toegezegd de apparaatsuitgaven indicatief te verdelen over de beleidsartikelen. Omdat de apparaatsuitgaven niet specifiek toe te rekenen zijn aan beleidsartikelen, kiest Buitenlandse Zaken ervoor een splitsing te maken naar uitgaven op het kerndepartement en op de posten. Van de totale apparaatskosten van EUR 815 miljoen in 2020 kan circa EUR 292 miljoen (circa 36%) worden toegerekend aan het kerndepartement. Bij de verdeling van de kosten hieronder is het aantal fte’s per directoraat generaal als uitgangspunt genomen. Het restant (EUR 523 miljoen, circa 64%) zijn uitgaven die toegerekend worden aan het postennetwerk. Verder is op basis van een inventarisatie van de thematische invulling van de personele inzet in het postennetwerk een schatting gegeven van de kosten op een aantal terreinen. Deze terreinen zijn: economische diplomatie, cultuur, politiek, ontwikkelingssamenwerking, management, consulair en beheer, waarbij de categoriën beheer en management uiteindelijk ingezet worden voor de vijf overige thema’s. In onderstaande overzichten is de verdeling schematisch opgenomen.

D: Actuele ontwikkelingen

Bundeling ondersteunende diensten door taakspecialisatie

In 2010 heeft het Ministerie van Buitenlandse Zaken besloten om consulaire, financiële en bedrijfsvoeringstaken, die op de verschillende posten werden uitgevoerd en waarvan het niet noodzakelijk was deze ter plekke uit te voeren, onder te brengen in Regionale Service Organisaties. Deze regionalisering van werkzaamheden vond plaats tussen 2010 en 2014 en heeft bijgedragen aan een kwaliteitsverbetering en het realiseren van de taakstelling waar het Ministerie voor stond. Daarnaast is in 2016 de financiële dienstverlening op het departement gebundeld in de Financiële Service Organisatie (FSO).

In januari 2018 is het ministerie begonnen met de uitvoer van het taakspecialisatieproject. Dit project streeft ernaar de kwaliteit, doelmatigheid en continuïteit van de wereldwijde consulaire diensten en bedrijfsvoering verder te verbeteren.

Tussen januari 2018 en december 2019 zullen de huidige zeven Regionale Service Organisaties formeel ophouden te bestaan en voor het grootste deel hun werkzaamheden overhevelen naar Den Haag. De financiële dienstverlening voor de posten zal worden belegd bij de recent opgerichte Financiële Service Organisatie (FSO). De niet-financiële bedrijfsvoering bij de interdepartementale Shared Service Organisatie 3W. Ten slotte is voor de consulaire backofficetaken de Consulaire Service Organisatie (CSO) opgericht. Eind 2020 zullen ook alle consulaire backoffice taken naar de CSO zijn overgeheveld. Doelstelling is een optimale, doelmatige en klantgerichte ondersteuning van het postennet.

Digitalisering

Digitale informatievoorziening is een essentiële factor voor het internationaal functioneren van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, de samenwerking met partners en de dienstverlening aan burgers en bedrijven. Vanuit de «Digitaliseringsvisie voor BZ 2019–2022» richt BZ zich in 2020 op hoe het ministerie, ondersteund met de juiste digitale middelen, wereldwijd diplomatiek, beleidsmatig en in de consulaire dienstverlening het verschil kan blijven maken. In 2020 is er aandacht voor het op orde houden van de huidige informatiesystemen en de vernieuwing van het wereldwijde netwerk. Daarnaast wordt ingezet op noodzakelijke innovaties zoals met bigdata-analyse en kunstmatige intelligentie, met aandacht voor zowel de kansen als de risico’s die digitalisering biedt. Op die manier groeit BZ mee met de (inter)nationale omgeving die snel digitaal verandert (maatschappij, internationale diplomatie, ketenpartners, rijksdienst etc.).

In 2020 wordt een deel van de meerjarige visie m.b.t. digitalisering gerealiseerd:

• 1. Digitalisering in het buitenlandbeleid

  Informatietechnologie is een geopolitiek en wereldeconomisch onderwerp en instrument geworden. BZ kan door zijn positie in het buitenland een belangrijke bijdrage leveren aan de ambitie van toonaangevende diplomatie. Digitalisering wordt steeds meer meegenomen als onderdeel van het BZ-beleid.

• 2. Informatiegestuurd werken

  Voor BZ is informatie een belangrijke grondstof. Voor een internationaal opererende diplomatie is het cruciaal om altijd goed, tijdig en snel geïnformeerd te zijn over ontwikkelingen in de wereld. BZ past in toenemende mate data-analyse toe in buitenlandbeleid, consulaire dienstverlening en bedrijfsvoering en investeert in een moderne informatiehuishouding waar het optimaal zoeken, vinden, bewerken en beveiligen van informatie voorop staat.

• 3. Digitaal veilig en vaardig BZ

  Digitalisering biedt BZ grote kansen om effectiever en efficiënter te werken. Maar digitale spionage en cybercrime geven ook risico’s. BZ investeert in voorlichting, opleiding en training van medewerkers om I-bewust en digitaal vaardig te kunnen netwerken, communiceren en samenwerken. Ook dit levert een belangrijke bijdrage aan het verhelpen van eerder geconstateerde tekortkomingen in de informatiebeveiliging.

• 4. Optimale digitale werkomgeving BZ

  De voortdurende opkomst van nieuwe informatietechnologieën biedt BZ de kans om steeds effectiever en efficiënter te kunnen werken. Op dit moment zijn er nog dagelijkse problemen met de robuustheid en stabiliteit van de basis-ICT bij BZ. BZ heeft in samenwerking met ICT-leveranciers de komende jaren daarmee nog de nodige stappen te zetten. BZ blijft uitgebalanceerd en gedoseerd digitaal moderniseren met investeringen in mensen, organisatie en technologie.

Rijnstraat 8

In 2017 verhuisde het Ministerie van Buitenlandse Zaken van de Bezuidenhoutseweg naar de Rijnstraat 8. Het Ministerie voor Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is in samenwerking met de bewoners (waaronder Buitenlandse Zaken) bezig om de werkomstandigheden in de Rijnstraat 8 te verbeteren. Met betrekking tot de reeds genomen en nog voorziene maatregelen, zal één en ander geëvalueerd worden met medeneming van de bevindingen uit het ADR onderzoek Rijnstraat 8 en de ADR mid-term review van het Rijkshuisvestingsstelsel.

Meerjarenplan huisvesting

Het huisvestingsbeleid van het Ministerie van Buitenlandse zaken is gericht op het moderniseren, verduurzamen en rationaliseren van de vastgoedportefeuille. Hierbij moet veiligheid van de ambassadekantoren en de medewerkers altijd gegarandeerd zijn. Ambassadekantoren worden functioneel en doelmatig ingericht conform Het Nieuwe Werken (HNW) en ter ondersteuning van de modernisering van diplomatie, tenzij de omstandigheden (bijvoorbeeld vanwege de veiligheid of politieke situatie) dit niet toelaten.

Middelenafspraak

De modernisering van de vastgoed portefeuille van BZ blijft op koers volgens planning. De komende jaren vinden bij een aantal grote posten – te weten Moskou, Peking, Paramaribo, Ankara, Londen en Washington – huisvestingsprojecten plaats. Een deel van de nieuw te openen posten in het kader van de intensiveringsmiddelen zijn opgeleverd 2019, de andere posten zullen worden naar verwachting geopend in 2020 of 2021.

Hieronder volgt per jaar nog een toelichting waaruit de opbrengsten en investeringen bestaan.